Cómo administrar las transacciones de tarjetas de crédito descargadas en QuickBooks Online


Esta guía cubrirá cómo administrar transacciones de tarjetas de crédito descargadas en QuickBooks Online. También le mostraremos cómo revisar las transacciones, relacionarlas con una transacción existente, aplicarlas a una factura impaga o categorizarlas como un gasto. También aprenderá a crear una regla para ayudar a QuickBooks a recordar mejor las transacciones.

Esperamos que este curso y nuestra serie de tutoriales de QuickBooks Online le resulten útiles a medida que aprende a aprovechar al máximo QuickBooks Online, nuestro mejor software de contabilidad para pequeñas empresas. Puede seguirlo en su cuenta para comprender mejor la lección, así que si no tiene una cuenta, elija entre una prueba gratuita de 30 días o un 50 % de descuento durante tres meses.

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Paso 1: Navegue al Centro Bancario

Navegue al Centro bancario pasando el cursor sobre Banca (anteriormente Transacciones) en la barra de menú de la izquierda y luego haciendo clic en el menú desplegable Banca, como se muestra a continuación.

Navegar al Centro Bancario


Paso 2: revisar las transacciones descargadas

La parte superior del Centro bancario muestra cada cuenta corriente y de tarjeta de crédito que ha conectado a su cuenta de QuickBooks. Si no ha conectado su cuenta de tarjeta de crédito, siga los pasos de nuestro tutorial sobre cómo importar transacciones de tarjeta de crédito. Una vez conectado, haga clic en el resumen de saldo en la parte superior del Centro bancario.

Seleccione su cuenta de tarjeta de crédito en el Centro Bancario

El cuadro de resumen muestra el saldo de la cuenta informado por su banco y el saldo de su registro de cuenta de QuickBooks. Las transacciones que se descargan en QuickBooks ya se reflejan en el saldo bancario. Sin embargo, las transacciones descargadas no afectan su saldo de QuickBooks hasta que las revise y las acepte.

No olvides reconciliarte.

El saldo bancario y el saldo de QuickBooks deben ser los mismos una vez que se revisen todas sus transacciones. Si hay una diferencia, debería poder encontrarla cuando concilie la cuenta de su tarjeta de crédito al final del mes.

El número naranja en la esquina inferior derecha del cuadro de resumen de la cuenta de la tarjeta de crédito es el número de transacciones descargadas de su cuenta bancaria que aún no se han revisado y aceptado, emparejado o excluido. Aparecerá una lista de transacciones para revisar en la mitad inferior del Centro bancario en la pestaña Para revisión, como se muestra a continuación.

Las transacciones con tarjeta de crédito para revisar se encuentran en la pestaña Para revisar

Ajustes avanzados:

Puede especificar qué columnas aparecerán en la pestaña Para revisión haciendo clic en la rueda dentada de configuración directamente encima de la última columna.


Paso 3: compare las transacciones descargadas con las transacciones existentes de QuickBooks

Para evitar transacciones duplicadas y saldos de tarjetas de crédito incorrectos, haga coincidir las transacciones de tarjetas de crédito descargadas con las que ya ingresó en QuickBooks Online. QuickBooks busca transacciones existentes que coincidan con la transacción importada automáticamente. Si se encuentra alguna, la coincidencia de palabras aparecerá en la columna Acción en el extremo derecho.

Al hacer clic en Coincidir, se conectarán las transacciones de inmediato, por lo que le sugerimos que no lo haga hasta que revise la coincidencia, lo que puede hacer haciendo clic en cualquier parte de la pantalla de transacciones, excepto en la columna Acción.

Ver el detalle de la transacción descargada en QuickBooks Online

Coincidencia de transacciones existentes

El ejemplo anterior (compra de equipo) es una coincidencia encontrada con una transacción existente. Esta coincidencia ocurrió porque el cargo de la tarjeta de crédito se ingresó manualmente en QuickBooks en el momento en que se realizó. Al hacer clic en el botón verde Coincidir, la transacción de la tarjeta de crédito pasará de la pestaña Para revisión a la pestaña Categorizado, pero no se creará ninguna transacción en el registro de QuickBooks porque la transacción ya existe.

Coincidencia de facturas impagas

Para determinar si la transacción de su tarjeta de crédito descargada es probable que sea un pago de factura, QuickBooks escaneará la lista de facturas impagas que ingresó. En el siguiente ejemplo, Pauls Plumbing ingresó una factura por la compra de un equipo por $394,06 el 7 de marzo de 2022. La factura se pagó con una tarjeta de crédito, pero el pago no se registró en QuickBooks.

Haga coincidir las transacciones de la tarjeta de crédito con las facturas impagas en QuickBooks Online

Al hacer clic en el botón verde Confirmar, QuickBooks puede crear una nueva transacción en su registro de QuickBooks, registrar el cargo de la tarjeta de crédito y compensar la factura impaga o las cuentas por pagar (A/P).

Encontrar otras coincidencias

Si realizó un pago parcial de una factura pendiente, QuickBooks no sugerirá una coincidencia automáticamente ya que el monto del cargo es diferente al de la factura. Haga clic en Buscar otras coincidencias en el detalle de la transacción para proporcionar una lista de facturas pendientes e indicar a qué factura se aplicará la tarjeta de crédito.

Es posible que también deba usar el botón Buscar otras coincidencias para las transacciones coincidentes donde los montos son, por error, ligeramente diferentes. Deberá corregir el monto de la transacción de QuickBooks para que coincida con el cargo real de la tarjeta de crédito antes de poder igualar las transacciones.


Paso 4: Cree nuevas transacciones con tarjeta de crédito

Deberá crear una nueva transacción si la transacción con tarjeta de crédito no se ha registrado manualmente en QuickBooks y no es un pago de una factura pendiente.

Ver transacción de tarjeta de crédito sugerida por QuickBooks

En el ejemplo anterior, QuickBooks sugiere que el cargo de la tarjeta de crédito se clasifique como Gasto de servicios públicos. Le recomendamos encarecidamente que complete todos los campos de la transacción como si estuviera registrando la transacción manualmente.

Querrá completar el campo Proveedor/Cliente para que cada transacción con ese proveedor o cliente se agrupe en consecuencia en QuickBooks. También deberá marcar la casilla Facturable y agregar al campo Cliente si facturará al cliente el gasto; omitir esto significa que no podrá agregar su pago a su factura.

Crear una regla

Haga clic en Crear una regla en la parte inferior del detalle de la transacción para crear una regla basada en la información que ingresó en esta transacción.

Crear una regla para memorizar transacciones con tarjeta de crédito

El formulario Crear regla es similar al que aprendió en nuestro tutorial sobre cómo administrar las fuentes bancarias de QuickBooks Online.

Configuración de detalles de reglas automáticas en QuickBooks Online (pantalla 1 de 2).

Desplácese hasta la parte inferior del formulario para especificar otros campos, como beneficiario, clase, ubicación y nota.

Configuración de detalles de reglas automáticas en QuickBooks Online (pantalla 2 de 2)


Por qué es importante administrar las transacciones de tarjetas de crédito descargadas en QuickBooks Online

Después de importar transacciones de tarjetas de crédito a QuickBooks Online, debe indicarle a la plataforma cómo clasificar las transacciones. Las transacciones de tarjetas de crédito importadas no se transfieren automáticamente al registro de su cuenta. En su lugar, aparecen como transacciones en espera de revisión en el Centro bancario. Mediante el uso del Centro bancario, debe realizar una de las siguientes acciones para cada transacción con tarjeta de crédito:

  1. Haga coincidir la transacción con una transacción existente de QuickBooks.
  2. Aplicar la transacción contra una factura impaga en QuickBooks.
  3. Cree una nueva transacción de gastos y proporcione una categoría de gastos.
No excluir transacciones

Si bien la opción existe en QuickBooks, no debe excluir transacciones importadas de su cuenta de tarjeta de crédito. Cada transacción, incluidas las transacciones personales del propietario, debe registrarse en QuickBooks Online para que la cuenta de la tarjeta de crédito se reconcilie y sus libros estén completos. Lea nuestros consejos de contabilidad si necesita ayuda para manejar transacciones personales.

Envolver

Aprendió con éxito cómo administrar transacciones de tarjetas de crédito descargadas en QuickBooks Online y cómo relacionarlas con transacciones existentes y aplicarlas contra facturas impagas. También aprendió a crear una regla para que QuickBooks pueda brindar mayor detalle al sugerir nuevas transacciones. La siguiente guía en nuestro curso de capacitación en línea de QuickBooks es cómo ingresar un reembolso de tarjeta de crédito para cuando recibe uno de los proveedores.

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¿Cómo clasifico un pago de crédito en QuickBooks?

Siga los pasos a continuación para ser guiado:

  1. Ir + Nuevo.
  2. En Salida de dinero (si está en la vista Empresa) u Otro (si está en la vista Contador), seleccione Pagar tarjeta de crédito.
  3. Ingrese el monto del pago.
  4. Seleccione la cuenta bancaria con la que pagó la tarjeta de crédito.
  5. Si realizó un pago con cheque, seleccione Realicé un pago con cheque.

Qué tipo de gasto es un pago con tarjeta de crédito en QuickBooks

En QuickBooks Self-Employed, los pagos con tarjeta de crédito deben clasificarse como Transferencias, ya que se trata de un pago que realizó a su banco o tarjeta de crédito por compras comerciales que ya realizó.

Un pago con tarjeta de crédito es un gasto o una transferencia

Los pagos con tarjeta de crédito generalmente se consideran transferencias de su cuenta bancaria a su cuenta de tarjeta de crédito y no se contabilizan en el Flujo de caja.

¿Los pagos con tarjeta de crédito cuentan como gastos?

Conclusiones clave. Las tarifas de las tarjetas de crédito no son deducibles para individuos y son deducibles para empresas. Las empresas pueden deducir todas las tarifas de tarjetas de crédito, así como los cargos financieros. Las empresas son elegibles para deducir las tarifas de procesamiento de tarjetas de crédito o débito asociadas con el pago de impuestos, pero las personas no lo son.

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