Cómo calcular las horas extras para empleados por hora y asalariados

Al aprender a calcular las horas extra para sus empleados, debe tener en cuenta las excepciones y consideraciones, como las leyes federales y estatales de pago de horas extra. Dado que no hay límite en la cantidad de horas que los empleados de 16 años o más pueden trabajar en una semana laboral, debe determinar si debe pagarles horas extras a una tasa de al menos 1.5 veces su pago regular por las horas trabajadas más de 40 en una semana. semana de trabajo.

Si necesita ayuda para realizar cálculos de horas extra rápidamente, intente usar nuestra calculadora de horas extra. De forma predeterminada, calcula el pago de horas extra a la tarifa de tiempo y medio, pero puede sobrescribirlo si vive en un estado que tiene reglas diferentes, como el pago de tiempo doble.

Hemos desglosado el proceso de cálculo de horas extra para sus empleados por hora y asalariados en cinco sencillos pasos que se enumeran a continuación. Tenga en cuenta que algunos estados tienen reglas diferentes; aquí, discutimos las horas extraordinarias federales únicamente.

Paso 1: Calcular el pago regular

Para los empleados por horas, calcule el número de horas trabajadas por la tasa de pago. Agregue cualquier compensación adicional adicional (como bonos) y divídalo por la cantidad de horas trabajadas.

Para los empleados asalariados, comience por traducir el salario a su equivalente de semana laboral. Puede hacer esto dividiendo el salario anual por 52. (Alternativamente, tome el salario de los cheques de pago, multiplíquelo por la cantidad de cheques de pago en un año, luego divida por 52). Luego, tome esa cantidad, agregue cualquier compensación adicional para esa semana, y dividir por el número de horas trabajadas esa semana.

Paso 2: Verifique la tasa de horas extra

Consulte con su estado para verificar la tarifa de horas extra (las reglas estatales son más bajas en este artículo) ¿es 1.5 veces el pago regular por todas las horas trabajadas más de 40 en una semana o más? Asegúrese de anotar si necesita calcular las horas extra diarias o semanales, el doble de tiempo frente a tiempo y medio, y la cantidad máxima de horas trabajadas antes de que se apliquen las horas extra.

La tarifa de horas extra será la tarifa regular multiplicada por el porcentaje de horas extra, como 1.5 o 2. Siempre puede pagar más que el mínimo legal. Si tiene un software de nómina, es posible que ya tenga esas tablas como parte de su programa, por lo que no tiene que hacer la investigación.

Paso 3: Determinar el total de horas extra trabajadas

Para cualquier persona que se encuentre bajo la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA), que define el pago de horas extra para la nación, debe contar las horas superiores a 40 en una semana laboral, incluso si su estado tiene un umbral más alto. El número más alto es para negocios exentos de FLSA que aún están bajo la ley estatal. Por ejemplo, Minnesota requiere horas extras para las horas trabajadas más allá de las 48 en una semana laboral. Si FLSA se aplica a usted, debe comenzar las horas extras a las 40 horas o más. De lo contrario, puede comenzar a partir de los 48 años.

Paso 4: Calcule el pago de horas extras

Multiplique todas las horas extras trabajadas por la tasa de pago de horas extras. Según la ley federal, el total de horas sería (tarifa de pago regular x 40) + (horas extra x tarifa de pago regular x 1.5).

Paso 5: agregue el pago de horas extras al pago regular más otras compensaciones

Una vez que tenga el pago de las horas trabajadas (incluidas las horas extras), agregue la compensación adicional, como bonos o comisiones.

Si necesitas ayuda con otros cálculos de nómina, consulta nuestra guía sobre cómo calcular la nómina.

EJEMPLO: Cálculo de horas extra para empleados por hora

Jorge trabajó 50 horas la semana pasada, lo que incluye 10 horas extra, y ganó $200 adicionales en comisiones. Su tarifa regular por hora es de $10 por hora.

Su salario regular para la semana es $10 x 40 = $400
Su tarifa de horas extras es $10 x 1.5 = $15, lo que hace que su pago de horas extras sea de $15 x 10 = $150

Por lo tanto, su salario de la semana es: $400 + $150 + $200 (comisión) = $750


EJEMPLO: Cálculo de horas extras para empleados asalariados no exentos

Moira gana $30.000 al año, lo que se traduce en $576,92 a la semana. Normalmente, se le paga mensualmente y este mes recibirá un bono de $200. La semana pasada, trabajó 45 horas. (Nota: los números están redondeados).

Primero, prorrateamos el bono a una cantidad semanal, ya que el bono es para todo el mes.
$200/4 = $50
Luego, determinamos su pago regular por semana: $576.92 + $50 = $626.92
Su tasa de pago regular es $626.92/45 = $13.93
Su tasa de horas extras es $13,93 x 1,5 = $20,90
Su pago de horas extras es $20.90 x 5 = $104.50

En lugar de calcular su salario de la semana, agregaríamos $104.50 de pago de horas extras a su cheque de pago mensual (más las horas extras que ganó en otras semanas en ese período de pago).


Cálculo de horas extras para el trabajo federal a destajo

Cuando paga a los empleados por pieza, tiene dos opciones para calcular las horas extra.

Opción 1: Sume la tarifa total por pieza ganada por el empleado, divídala por la cantidad de horas trabajadas para obtener la tarifa, luego pague 1.5 veces esa tarifa por las horas trabajadas más de 40.

O

Opción 2: Pague 1,5 veces la tarifa por pieza por cualquier pieza completada durante el tiempo extra. (Los estados pueden tener variaciones en esta regla).

EJEMPLO: Cálculo de horas extras para trabajo a destajo

Jenny trabajó 50 horas para completar dos sitios web, uno a $600 y otro a $400. Terminó el sitio web de $400 durante el tiempo extra. Bajo la primera opción, su pago es $600 + $400 = $1,000

Su tarifa regular es $1,000/50 = $20/hora
Su tarifa de horas extras es $20 x 1.5 = $30/hora

Por lo tanto, su pago final es su pago por pieza más el tiempo extra: $1,000 + ($30 x 10) = $1,300.
En la segunda opción, Jenny gana horas extras por el sitio web de $400, por lo que $400 x 1,5 = $600.
Su salario por semana es $600 + $600 = $1,200.


¿Quién cobra las horas extras?

La respuesta más simple es que a cualquiera que trabaje más de 40 horas en una semana laboral se le deben horas extras. Sin embargo, hay excepciones. Para estar exentos de las horas extra, sus empleados deben cumplir con un criterio específico basado en su salario y responsabilidades o deberes laborales.

A partir de enero de 2020, los empleados asalariados que ganen más de $684 a la semana, o $35 568 al año, pueden estar exentos de los requisitos de horas extra. Además, el umbral para los empleados altamente remunerados ahora es de $107,432 (de los cuales $684 deben pagarse semanalmente en base a un salario o una tarifa).

Las regulaciones estatales también pueden tener diferentes criterios.

¿Quién está exento del pago de horas extras?

Además de cumplir con el requisito de salario mínimo, un empleado puede estar exento si sus funciones principales incluyen cualquiera de las siguientes:

  • Ejecutivo: Gestión de dos o más empleados a tiempo completo
  • Administrativo: Oficina o trabajo no manual relacionado con la operación comercial
  • Profesional: Trabajo que requiere conocimientos avanzados
  • Computadora: computadora o diseño de programas
  • Ventas externas: Venta de productos o servicios en el lugar de trabajo o en el hogar del cliente.

Los contratistas también están exentos del pago de horas extras, al igual que ciertas ocupaciones. Consulte nuestro artículo sobre exenciones de horas extra para obtener más información.

Leyes de pago de horas extras

Comprender cómo se aplican las leyes federales y estatales de pago de horas extras a su negocio es clave para calcular correctamente las horas extras. Haga clic en las pestañas a continuación para obtener información más detallada.

  • Federal
  • Estado

La ley federal dice que para los empleados asalariados por hora y no exentos, debe pagar 1.5 (tiempo y medio) de la tasa de salario regular por las horas trabajadas más de 40 en una semana laboral. Hay mucho que desglosar en esta declaración antes de empezar a hacer la nómina.

¿Qué es una semana laboral?

Una semana laboral se define por 168 horas consecutivas (siete días). Puede comenzar en cualquier momento o día de la semana. Puedes elegir la semana laboral que mejor se adapte a tus necesidades. Incluso puede diferir entre los tipos de empleados. Sin embargo, una vez que se ha decidido una semana laboral, debe mantenerse constante.

Si su empleado trabaja en una semana laboral fluctuante, entonces puede hacer un arreglo con respecto a las horas extra para las semanas en las que su empleado trabaja regularmente más de 40 horas. Esto a menudo se aplica a los oficiales de policía, bomberos, profesionales de la industria de la salud (como médicos, enfermeras, otro personal del hospital y cuidadores) y roles similares. Sin embargo, hay algunas estipulaciones.

Consulte las pautas de la FLSA para obtener más información.

¿Qué constituyen las horas trabajadas?

Las actividades laborales principales se consideran parte de las horas trabajadas, así como las actividades preliminares y posteriores si son parte indispensable de las funciones principales de los empleados.

Incluido en Horas Trabajadas Excluido de las horas trabajadas
  • Cambiarse a equipo de protección para ingresar a un lugar de trabajo
  • Comenzar un deber específico
  • Un empleado de guardia
  • tiempo fuera de servicio
  • tiempo libre pagado
  • Viajar hacia y desde el trabajo
  • Fichar entrada y salida

¿Qué constituye una tasa de pago regular?

La tasa de pago regular es el número de ingresos dividido por las horas trabajadas. Sin embargo, esto no es solo el salario o la tarifa por hora.

Incluido en el pago regular: Excluido del pago regular:
  • Bonos no discrecionales o de producción
  • Comisiones
  • Ajustes por costo de vida
  • primas de turno
  • Compensación retroactiva
  • Compensación no monetaria
  • Beneficios de estacionamiento
  • programas de bienestar
  • descuentos para empleados
  • Acceso al gimnasio
  • Permiso retribuido no utilizado
  • Reembolsos de gastos comerciales (teléfono celular, cuotas de membresía de la organización y gastos de viaje)
  • Algunas bonificaciones de inicio de sesión o longevidad
  • Aportaciones a planes de prestaciones por accidentes, desempleo y servicios jurídicos

Determinación de la tasa de pago regular a partir de tasas de pago múltiples

Algunos empleados pueden tener diferentes escalas salariales para diferentes tareas, como ventas o trastienda. En este caso, usted toma el promedio ponderado del pago ganado en esa semana laboral y lo usa para determinar las horas extras, independientemente del horario de pago bajo el cual se realizaron esas horas extras.

Trabajo a destajo

El trabajo a destajo es cuando le pagas a un empleado (no a un contratista) una cantidad fija por completar un trabajo, como un proyecto de paisajismo o la construcción de un sitio web. También están sujetos a horas extras. Vea a continuación cómo calcular las horas extras.

Muchos estados tienen diferentes reglas de horas extras. Estos excederán las reglas federales sobre el pago de horas extras, por lo que si las sigue, cumplirá con la nómina de la ley federal. En general, usted sigue las leyes estatales de pago de horas extras para los estados donde el empleado está haciendo el trabajo, una consideración importante cuando se emplean teletrabajadores.

Nuestras guías de nómina estatales desglosan todas las leyes y reglamentaciones que deberá tener en cuenta estado por estado, desde las reglamentaciones sobre el salario mínimo y las horas extra hasta los pagos de acumulación de vacaciones . Consulta aquí tu estado.

Si sus empleados trabajan horas extra de forma rutinaria y necesita ayuda con los cálculos, considere un software de nómina como Gusto. Contiene todas las tarifas de horas extras, tanto federales como estatales, y calculará automáticamente los cheques de pago de los empleados en función del tiempo trabajado. También actualiza todas las tarifas de horas extra dentro del sistema cada vez que cambia la ley para que no tenga que mantenerse al día. Pruébalo gratis durante 30 días.

Línea de fondo

Es importante entender y seguir las reglas de horas extras tanto para el gobierno federal como para el estatal. Si no paga con precisión a lo largo del tiempo, deberá pagarlo como pago atrasado y puede estar sujeto a multas. Si bien la regla general es simple, existen diferentes excepciones y exenciones, y en algunos estados (como California y Colorado), las reglas pueden volverse complejas.

La mayoría del software de nómina puede manejar cálculos de horas extras y, por lo general, se actualiza con las normas más recientes. Consulte nuestra guía sobre el mejor software de nómina para encontrar uno que funcione para su negocio.

¿Cuál es la fórmula para calcular la tasa de horas extras?

De acuerdo con la FLSA, la fórmula para calcular el pago de horas extras es la tarifa regular de pago del empleado no exento x 1.5 x horas extras trabajadas.

¿Cuál es el porcentaje de horas extras?

Los pagos de horas extras se denominan comúnmente la prima de horas extras o la tasa de pago de horas extras. La tarifa más común para las horas extras es el tiempo y medio, y eso es un 50% más que el salario estándar del empleado. Significa que por cada hora extra, recibes el equivalente a 1,5 de la tarifa horaria regular.

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