Cómo configurar y ejecutar la nómina con gusto

Ejecutar la nómina con Gusto es simple; puede finalizar el proceso de configuración en menos de una hora, a diferencia de algunos proveedores de renombre que requieren un tiempo de espera de algunas semanas. Si está considerando usar Gusto o se ha registrado recientemente en su servicio, saber cómo usar el software lo ayudará a decidir si vale la pena y le ayudará a asegurarse de ejecutar la nómina correctamente la primera vez.

Si aún no se ha registrado en el servicio de nómina de Gustos, puede seguir los pasos a continuación registrándose para una prueba gratuita de 30 días.

Prueba Gusto

Dependiendo de dónde se encuentre en el proceso y cómo acceda inicialmente a Gusto, algunas de las capturas de pantalla que proporcionamos pueden diferir de lo que realmente ve. En general, el proceso y la información necesaria deben ser los mismos. Si desea más que solo capturas de pantalla como soporte, siga nuestro video sobre cómo configurar y ejecutar la nómina con Gusto.

1. Crea tu cuenta

Para ejecutar la nómina con Gusto, primero debe crear una cuenta. Ingresará el nombre de su empresa y establecerá una contraseña para proteger la cuenta. También deberá responder algunas preguntas sobre cómo su empresa ha manejado la nómina en meses anteriores durante el año en curso y qué tipo de trabajadores planea pagar.

Sus respuestas a las preguntas de configuración inicial de Gustos guiarán qué información le pedirá más adelante; por ejemplo, si pagó a los empleados a principios de año, Gusto le pedirá que ingrese los montos totales del cheque de pago (e impuestos) para que sus números del año hasta la fecha sean precisos.

Una vez que termine de responder las preguntas, seleccione Crear mi cuenta. Verá un mensaje que le indica que revise su correo electrónico en busca de un mensaje de Gusto; contiene un enlace en el que deberá hacer clic para verificar su dirección de correo electrónico.

Consejo: si tiene problemas en algún momento, puede chatear con un representante de soporte de Gusto. Simplemente haga clic en el círculo verde en la esquina inferior derecha de la pantalla (como se muestra a continuación) cuando haya iniciado sesión en su cuenta y se abrirá una ventana de chat. También puede llamar al número de teléfono en la esquina superior izquierda de la pantalla si desea hablar con una persona en vivo.

Los representantes de servicio al cliente de Gustos usan el chat en línea para ayudarlo a configurar su cuenta. Un nuevo chat se iniciará automáticamente. El cuadro de chat es intuitivo y muestra cuáles son los tiempos de respuesta actuales.

2. Agregar información de la empresa

El primer paso para configurar Gusto es agregar información de la empresa. Se le pedirá que agregue algunos datos básicos, incluidos su nombre y razón social, número de teléfono y dirección(es). Esto ayuda a Gusto a determinar qué formularios específicos necesita para su estado. Si solo tiene una ubicación, terminará este paso en poco tiempo. Seleccione Continuar configuración.

El siguiente paso es agregar a su contador o tenedor de libros. Si tiene uno, seleccione Agregar su contador y agregue su nombre, dirección de correo electrónico y otra información para que Gusto pueda brindarles acceso seguro a su cuenta. Si no necesita otorgar derechos administrativos a un tenedor de libros sobre su cuenta, seleccione Omitir este paso.

Consejo: si desea asegurarse de mantenerse al día con la configuración de su cuenta de nómina, siga nuestro video sobre cómo hacer la nómina con Gusto.

3. Agregar empleados

Similar a agregar la información de su negocio arriba, recopilará la información de los empleados y los agregará al sistema. Comenzará con alguna información básica:

  • Nombre del empleado: Ingrese el nombre que proporcionan en su formulario W-4, si es posible. Gusto utilizará esta información para todos los registros de los empleados, incluidos los formularios de impuestos de fin de año.
  • Dirección de trabajo: esta debe ser la dirección física de la ubicación comercial en la que trabajará el empleado. Si solo tiene una ubicación, usará la misma dirección en este campo para cada empleado que ingrese.
  • Dirección de correo electrónico del empleado: los empleados utilizarán esta dirección de correo electrónico para iniciar sesión en sus cuentas de Gusto; podrán recuperar talones de cheques, cambiar su información personal, etc.
  • Fecha de contratación: su fecha oficial de contratación.
  • Título del trabajo: Ingrese el título del trabajo de los empleados. Si el empleado realiza el mismo trabajo que un empleado existente que ya está en su cuenta de nómina de Gusto, podrá seleccionarlo de un menú desplegable en lugar de tener que ingresarlo.
  • Tipo de empleado: especificará si al empleado se le paga por hora o por salario, cuánto se le paga y con qué frecuencia (semanal, mensual, anual).
  • Tipos de compensación adicionales: marque esta casilla si este empleado puede recibir una comisión u otro tipo de compensación además del pago regular por hora o salario en el futuro.
  • Horas predeterminadas trabajadas por período de pago: esto se completará durante cada ejecución de pago y le evitará tener que volver a ingresar las horas en cada período de pago, si el tiempo trabajado es consistente).
  • Tiempo libre: este no es un campo en el que necesitará ingresar datos, pero verá un enlace en la parte inferior de la pantalla. Si sus empleados acumularán tiempo libre pagado (PTO), puede configurar la política dentro de Gusto, de modo que se rastree y actualice automáticamente para cada trabajador.

Documentos de incorporación de empleados

Gusto le notificará que le enviará a su empleado un formulario W-4 y un formulario de autorización de depósito directo para completar, ambos documentos muy comunes para los nuevos empleados. Seleccione Guardar y continuar.

Si el empleado es realmente nuevo, lo que significa que acaba de ser contratado, Gusto le enviará por correo electrónico documentos de bienvenida para expresar su entusiasmo por unirse al equipo. Sin embargo, si el empleado que agrega ha estado en su empresa por un tiempo, Gusto omitirá este paso. Por eso es importante ingresar la fecha de contratación correcta para todos los empleados cuando los configura.

Si ha ingresado todos los empleados que tiene en plantilla, seleccione Guardar y continuar. De lo contrario, vuelva a la pantalla de configuración de Gusto y seleccione Paso 3: Agregar empleados. Debería ver una lista de todos los empleados que ha agregado al sistema hasta el momento, su estado y un botón que puede seleccionar para agregar un nuevo empleado. Cuando haya terminado, seleccione Continuar la configuración de Gusto.

Puede agregar a sus empleados de uno en uno o agregar varios empleados a la vez cargando un archivo CSV. Si elige agregarlos uno a la vez, puede volver a esta página tantas veces como sea necesario hasta que haya agregado a todos sus empleados al sistema.

4. Agregar detalles de impuestos federales

El siguiente paso es agregar la información fiscal que Gusto necesitará para presentar sus impuestos sobre la nómina. Si no está seguro acerca de la información que solicita Gusto, consulte el lado derecho de la página para obtener más orientación. Necesitará saber su número de identificación de empleador (EIN), el tipo de entidad (propiedad única, sociedad o LLC) y el nombre comercial oficial. Si aún no tiene un EIN, Gusto le dará un enlace a la página del IRS que puede visitar para presentar su solicitud en línea. Cuando esté listo para ingresar la información que necesita Gusto, seleccione Agregar detalles de impuestos federales.

También habrá una pregunta sobre qué formulario de presentación federal le asignó el IRS, el Formulario 941 o el Formulario 944. El Formulario 941 se usa para presentar declaraciones de impuestos trimestrales y el Formulario 944 se usa para presentarlos anualmente.

5. Agregar detalles de impuestos estatales

Incluso si vive en un estado que no recauda impuestos sobre la renta (como Florida o Texas), deberá ingresar la información fiscal estatal. Seleccione Agregar detalles de impuestos (su nombre de estado). Gusto necesitará su tasa de seguro de desempleo estatal (SUI) y el número de identificación del empleador estatal. Algunos estados, como Louisiana, también requieren que tengas un número de cuenta de ingresos. Este diseño de página puede variar según la ubicación de su empresa.

Al igual que en los pasos anteriores, Gusto le dará sugerencias sobre qué ingresar y proporcionará enlaces a las agencias donde sea necesario. Así es como se ve una de las páginas de configuración de impuestos.

Ejemplo de página de configuración de impuestos de Gustos; los enlaces a más información están en letra verde.

Seleccione Continuar la configuración de Gusto para pasar al siguiente paso.

6. Agregue su cuenta bancaria

A continuación, vinculará su cuenta bancaria comercial con Gusto. Esto es necesario para que Gusto pueda pagar a los empleados de su cuenta corriente de nómina comercial junto con las agencias de impuestos estatales y federales en su nombre. Necesitará la ruta bancaria y el número de cuenta que planea usar para la nómina. Seleccione Agregar cuenta bancaria.

Ingrese su cuenta bancaria y número de ruta. Gusto hará dos pequeños depósitos bancarios (que aparecerán en un día más o menos) que ingresará al sistema más adelante para verificar su cuenta. Tenga en cuenta que no podrá ejecutar la nómina hasta por dos días hábiles hasta que se complete la verificación bancaria. Seleccione verificar cuenta bancaria.

Gusto deberá vincularse a su cuenta bancaria en línea para que este proceso funcione. Ingresará o seleccionará el nombre de su banco y se le pedirá que inicie sesión. Una vez que inicie sesión, la conexión se completará y se mostrarán las transacciones. Esta es la forma más rápida de verificar su cuenta. También puede optar por hacerlo manualmente. Todo lo que tendrá que hacer es esperar uno o dos días para que aparezcan las transacciones. Cuando lo hagan, deberá ingresar las cantidades en esta página. Seleccione Continuar la configuración de Gusto.

Sugerencia: Recomendamos utilizar una cuenta bancaria separada de la que utiliza para realizar otras transacciones comerciales. Y su cuenta bancaria personal no es una opción. Si necesita una cuenta bancaria comercial, consulte nuestra lista de las mejores cuentas corrientes comerciales.

7. Agregar calendario de pago

Seleccione Agregar programa de pago. Ahora es el momento de ingresar información específica sobre la frecuencia con la que ejecutará la nómina.

  • Período de pago: ¿Se les pagará a los empleados cada semana, cada dos semanas, dos veces al mes o mensualmente?
  • Día de pago: ¿Qué día de la semana o mes será su día de pago comercial (si es semanal) o días si es dos veces al mes?
  • Primera fecha de pago: ¿Cuándo ejecutará la primera nómina? Debe ser posterior al día actual (al menos uno o dos días después si su cuenta bancaria se está verificando manualmente).
  • Por trabajo realizado durante qué período de tiempo: ¿Para qué período de pago cubrirá esa primera nómina? Algunos empleadores pagan la semana actual, mientras que otros pagan una o dos semanas atrasadas (lo que se denomina pago atrasado).

Ejemplo: Nómina semanal pagada con una semana de atraso

Si su período de pago se extiende desde la noche del domingo a la medianoche hasta el próximo domingo, es posible que desee pagar una semana atrasada a partir de cada viernes. Recogerá las horas de la semana anterior y pagará a los empleados el viernes por la semana laboral anterior.

Gusto sugerirá un programa de pago basado en lo que ingresó durante la configuración hasta el momento. Gusto tiene varios cronogramas de pago disponibles, y puede hacer clic en editar cronograma de pago para elegir el ciclo que desee si la sugerencia no es la mejor para su negocio.

Seleccione Continuar la configuración de Gusto para continuar.

8. Firmar documentos

Seleccione Firmar documentos. Con la información de impuestos federales y estatales ingresada y su programa de pago configurado, está casi listo para hacer la nómina. Sin embargo, antes de que pueda hacerlo, deberá proporcionar su firma electrónica que le da permiso a Gusto para ejecutar la nómina en su nombre (lo que incluye enviar el dinero y los documentos de la nómina).

Ingresará su nombre completo, número de Seguro Social, título, fecha de nacimiento, número de teléfono y domicilio. Seleccione Guardar y continuar.

Firmar oficialmente los documentos de la empresa

Para firmar los formularios, agréguese como firmante de la empresa. El firmante es la persona de su empresa que tiene la autoridad para aprobar estos formularios y futuros documentos enviados al gobierno (como formularios de impuestos sobre la nómina). Una vez ingresado, puede firmar los formularios electrónicamente.

Gusto le notificará por correo electrónico sobre cualquier formulario que necesite firmar. Así mismo, puedes añadir tu firma electrónica con un solo clic.

En este punto, deberá firmar electrónicamente tres documentos:

  1. Autorización de depósito directo: esto le da permiso a Gusto para debitar su cuenta bancaria para pagos de nómina e impuestos. Recomendamos exigir el depósito directo para todos los empleados a fin de evitar las molestias de los cheques en papel y la dependencia del correo postal, cuando sea posible.
  2. Acuerdo de autorización para impuestos de débito y crédito ACH: este formulario le da permiso a Gusto para debitar específicamente su cuenta para impuestos estatales. Puede o no ver esto durante su configuración.
  3. Formulario 8655: Autorización de agente informador: este formulario autoriza a Gusto a pagar sus impuestos federales.

Seleccione Firmar formulario para cada uno de estos documentos, ingrese su nombre (que se mostrará en letra cursiva para imitar una firma), marque la casilla que indica que acepta firmar electrónicamente este formulario y seleccione Firmar. Cuando haya terminado, seleccione Continuar la configuración de Gusto.

Nota: Si aún no ha verificado su cuenta bancaria, Gusto le recordará en este momento. Ya casi ha terminado con la configuración.

9. Seleccione Industria

Gusto tiene que cumplir con las regulaciones financieras y, por lo tanto, solicita que comparta su industria. Una vez que ingrese las primeras letras de su industria, verá un menú desplegable que, con suerte, incluirá el que necesita. Si es así, selecciónelo; si no, marque la casilla junto a No puedo encontrar mi industria. E ingrese una descripción de su industria debajo de ella. Luego, seleccione Continuar la configuración de Gusto.

10. Agregar seguro de compensación para trabajadores

Seleccione Agregar compensación para trabajadores y dígale a Gusto si ya está cubierto o no. La mayoría de los estados lo exigen, pero Gusto te lo hará saber con seguridad para que puedas cumplir.

Si tiene una póliza de compensación para trabajadores existente, puede ingresar los detalles en esta sección, el nombre de la compañía de seguros y la fecha de renovación. Si no lo tiene pero necesita que cumpla, puede inscribirse en un seguro de compensación para trabajadores directamente a través de Gusto. Su socio, AP Intego, puede encontrarle varias ofertas diferentes en su área. No hay costo adicional (además del costo del seguro), y las primas se calcularán y deducirán automáticamente cada mes de su cuenta bancaria comercial.

También puede optar por hacer este paso más tarde. Seleccione Continuar la configuración de Gusto para continuar.

11. Elija un plan

Si está utilizando una versión de prueba para probar Gusto, se le pedirá que elija un plan en este momento. Esto no detendrá su prueba ni requerirá que realice pagos anticipados. Hará que la transición sea más fácil si opta por suscribirse al servicio regular. Seleccione Elija el plan adecuado para usted.

Gusto tiene tres opciones de nómina de servicio completo entre las que puede elegir: Concierge, Core y Complete. Consulte nuestra revisión completa de Gusto para obtener más información sobre cada plan y los servicios que ofrece Gusto.

Haga clic en Seleccionar un plan y haga su selección. Luego, elija su horario de depósito directo, dos días o cuatro días. Esta es la cantidad de tiempo entre el momento en que envía la nómina y sus empleados reciben sus cheques de pago.

Consejo: El depósito directo al día siguiente está disponible, pero no para nuevos empleadores. Deberá ejecutar algunas nóminas y hablar con un representante de Gusto para activar esta opción.

Seleccione Guardar y continuar cuando haya terminado. Ahora está listo para ejecutar la nómina, lo cual, si ha estado ejecutando la nómina manualmente hasta este punto y tiene un proceso sólido implementado, será muy sencillo.

12. Ingrese las horas que trabajó el empleado

Tendrá algunas opciones para ingresar las horas que trabajó el empleado. Puede ingresar manualmente las horas de cada período de pago en función de la tarjeta de tiempo de los empleados, utilizar la solución simple de cronometraje de Gustos o usar un sistema de cronometraje separado como Homebase.

Si está utilizando Homebase, deberá sincronizar los dos sistemas para poder importar las horas trabajadas en Gusto.

Sugerencia: Ingrese un total de horas de trabajo predeterminado por período de pago en cada perfil de empleados por hora. Luego, Gusto lo incluirá automáticamente en su nómina, brindándole la opción de cambiarlo si es necesario. Esto le evitará tener que ingresar las horas de cada período de pago si se mantienen constantes.

La opción de nómina de ejecución intuitiva de Gusto le permite procesar la nómina en segundos.

Ingrese tiempo libre

Si creó una política de tiempo libre, tendrá la opción de ingresar cualquier tiempo libre pagado (PTO, por sus siglas en inglés) que los empleados tomaron durante el período de pago. Esto asegurará que su saldo de PTO esté siempre actualizado y que se les pague en consecuencia.

13. Revisar la nómina y enviar

En este punto, podrá hacer una revisión final de sus transacciones de nómina. Vuelva a verificar que los montos de sus impuestos y salarios netos parezcan razonables. Confirme que no ha olvidado nada (como bonos, propinas o deducciones de costos uniformes) ni ha cometido ningún error importante (como ingresar un cero adicional).

Cuantas más nóminas proceses, más fácil te resultará. Todavía puede hacer los ajustes necesarios. Esto también le da tiempo para ver exactamente cuánto dinero necesitará en su cuenta bancaria de nómina para pagar a los empleados, lo que le da tiempo para depositar dinero en esa cuenta.

Enviar nómina

Cuando esté seguro de que la nómina es correcta, seleccione Enviar nómina. En este punto, no puede revertir la transacción. Todos los empleados que estén configurados para el depósito directo recibirán su cheque de pago en dos a cuatro días hábiles, según cómo esté configurada su cuenta comercial.

Si está pagando a algún empleado con cheque, Gusto le pedirá que los imprima ahora. Asegúrese de tener tóner MICR en su impresora y existencias de cheques en blanco. Esto asegurará que sus empleados no tengan ningún problema en el banco.

¡Felicidades! Acabas de ejecutar tu primera nómina con uno de los mejores servicios de nómina online del mercado. Si está listo para más, lea nuestros consejos para obtener la mejor capacitación sobre nómina.

Línea de fondo

Usar Gusto para su nómina es rápido y simple, y siguiendo los pasos anteriores, puede configurar su cuenta y estar lista para funcionar en cuestión de minutos. Si aún no se ha registrado en el servicio de nómina de Gustos, regístrese para su prueba gratuita de 30 días.

Prueba Gusto

como le hablas a gusto

El número de atención al cliente de Gusto.com es 415.935. 0230 y están disponibles de lunes a viernes de 6 a. m. a 5 p. m. PST. Si tiene preguntas sobre su servicio, llámelos al 855.365. 2068.

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¿Es Gusto un RRHH?

Gusto es un servicio completo de nómina, recursos humanos y beneficios. y plataforma de recursos humanos que atiende a más de 100 000 pequeñas empresas en todo el país. Gusto brinda soluciones para planes de beneficios para empleados en más de 38 estados. Gusto también es una plataforma completamente basada en la nube que ofrece integraciones de software con plataformas como Xero y QuickBooks.

¿Gusto es un servicio de nómina?

Los tres planes de Gusto incluyen nómina automatizada para empleados asalariados, nóminas ilimitadas, depósito directo, declaraciones de impuestos, formularios W-2 y 1099, y mucho más. Gusto ofrece seguro médico en la mayoría de los estados y puede usarlo para crear un paquete de beneficios para sus empleados.

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