Cómo hacer nómina en Louisiana: lo que todo empleador necesita saber

Procesar la nómina en Luisiana es relativamente sencillo. Luisiana solo tiene un formulario de nómina específico del estado y no tiene impuestos locales. Su sistema de impuesto sobre la renta es progresivo frente a plano, por lo que cuanto más gana un empleado, más pagará en impuestos.

Guía paso a paso para ejecutar la nómina en Luisiana

Procesar la nómina de Luisiana no es un proceso complejo, pero intentar calcular el impuesto sobre la nómina de Luisiana a mano podría resultar en errores costosos. Estos son los pasos básicos para ejecutar la nómina en Luisiana.

Paso 1: Configure su empresa como empleador. Es posible que las nuevas empresas necesiten acceder al Sistema de Pago Electrónico de Impuestos Federales (EFTPS) para crear un nuevo Número de Identificación de Empleador Federal (FEIN). Se requiere su FEIN para pagar impuestos federales.

Paso 2: Regístrese en Luisiana. Si su empresa es nueva, debe registrarse en el sitio web de la Secretaría de Estado de Luisiana. Cualquier empresa que pague a sus empleados en Luisiana debe registrarse en el Departamento de Ingresos de Luisiana.

Paso 3: Cree su proceso de nómina. Deberá decidir con qué frecuencia pagará a los empleados y cómo (efectivo, depósito directo o cheque). Además, configurar un sistema que rija cómo recolectará y administrará los formularios de nómina lo ayudará a mantenerse organizado a medida que crece.

Paso 4: Pida a los empleados que completen los formularios pertinentes. Cuando su empresa contrata nuevos empleados, hay ciertos formularios de nómina que debe recopilar para cumplir. Cada empleado debe completar la verificación I-9 y debe enviar el formulario dentro de los tres días posteriores a la fecha de contratación. Los nuevos empleados también deben tener un formulario W-4 completo en el archivo. Louisiana también requiere que los empleados completen el Formulario L-4 de Louisiana para sus impuestos estatales.

Paso 5: Revise y apruebe las hojas de tiempo. Si tiene empleados por hora o no exentos, deberá realizar un seguimiento de sus horas de trabajo. La mayoría de los propietarios de pequeñas empresas crean sus propias hojas de tiempo utilizando una plantilla de hoja de tiempo o actualizan a un software de tiempo y asistencia. De cualquier manera, deberá asignar suficiente tiempo para revisar las hojas de tiempo de sus empleados para verificar su precisión mucho antes del día de pago, de modo que tenga tiempo para procesar y corregir cualquier error, si es necesario.

Paso 6: Calcule el salario bruto y los impuestos de los empleados. Hacer la nómina requiere muchos cálculos de nómina, comenzando con el cálculo del total de horas de trabajo, si está pagando por hora, y el salario bruto general; usar una calculadora de tarjeta de tiempo puede ayudar; una plantilla de nómina de Excel o un software de nómina también pueden ayudar a automatizar este paso.

Paso 7: Pague los salarios, beneficios e impuestos de los empleados. La mayoría de las empresas hoy pagan a todos los empleados a través de depósito directo. Pero el efectivo (no es la mejor manera) y el cheque en papel también son opciones. Louisiana no tiene un salario mínimo estatal, así que asegúrese de pagar a sus empleados al menos el salario mínimo federal de $7.25 por hora. Puede pagar sus impuestos federales y estatales de Luisiana en línea. Si usa un proveedor de beneficios, debería trabajar con usted para hacer que las deducciones sean simples, automáticas y electrónicas.

Paso 8: Guarde sus registros de nómina. Mantener los registros comerciales de su empresa es una buena práctica. La ley de Luisiana exige que las empresas conserven la siguiente información durante al menos un año:

  • Nombre, dirección y cargo de cada empleado
  • Las horas diarias y semanales trabajadas por cada empleado
  • Los salarios pagados a cada empleado por cada período de pago

Sin embargo, la ley federal requiere que mantenga registros de nómina durante al menos tres años y registros de impuestos sobre la nómina durante cuatro.

Paso 9: Presente los impuestos sobre la nómina ante el gobierno federal y estatal.

Todos los impuestos estatales de Luisiana deben pagarse a la agencia estatal correspondiente en el cronograma provisto, generalmente trimestralmente, lo que puede hacer en línea en el sitio web del Departamento de Ingresos de Luisiana. Para pagar impuestos federales, puede realizar esos pagos en línea utilizando el EFTPS en uno de los dos calendarios siguientes:

  • Mensual: cuando el IRS le asigna un cronograma mensual, debe depositar los impuestos sobre la nómina sobre los pagos realizados durante un mes calendario antes del día 15 del mes siguiente.
  • Bisemanal: cuando el IRS le asigna un cronograma bisemanal, debe depositar impuestos sobre la nómina para los pagos realizados los miércoles, jueves y viernes antes del miércoles siguiente, y para los pagos realizados los sábados, domingos, lunes y martes, antes del viernes siguiente.

Es importante tener en cuenta que los horarios de presentación de informes y el depósito de impuestos sobre la nómina son diferentes. Independientemente del cronograma de pagos que haya establecido, solo debe declarar impuestos trimestralmente en el Formulario 941 o anualmente en el Formulario 944.

Paso 10: Complete los informes de nómina de fin de año.

Cada año, deberá completar los informes de nómina, incluidos todos los formularios W-2 y 1099. Estos formularios deben estar en manos de los empleados y contratistas a más tardar el 31 de enero del año siguiente.

Para obtener más información general sobre cómo hacer la nómina para su pequeña empresa, siga nuestra guía sobre cómo hacer la nómina. Tiene una lista de verificación gratuita que puede descargar para asegurarse de no perder ningún paso.

Leyes, impuestos y regulaciones de nómina de Luisiana

Para garantizar la precisión cada vez que ejecuta la nómina, es vital que comprenda cómo calcular los impuestos sobre la nómina de Luisiana y las leyes y regulaciones aplicables. Con pocas excepciones, la mayoría de los empleadores en los EE. UU. deben pagar los impuestos de la Ley Federal de Contribuciones al Seguro (FICA). La tasa impositiva actual de FICA para el Seguro Social es del 6,2 % del sueldo de cada empleado y del 1,45 % para Medicare; deducirá los montos del salario bruto de todos y pagará un monto equivalente de su cuenta bancaria comercial.

Para asegurarse de mantener el cumplimiento de las regulaciones de nómina, revise los pasos específicos para hacer la nómina en Luisiana a continuación.

Impuestos de Luisiana

Luisiana no impone impuestos locales, pero usted es responsable de los impuestos estatales sobre la renta y el desempleo. La compensación de trabajadores, aunque no es exactamente un impuesto, también se requiere para la mayoría de los empleadores.

Impuestos sobre la Renta

Deberá retener los impuestos estatales sobre la renta del cheque de pago de cada empleado. Para calcular, usará los formularios W-4 estatales que proporcionan en el momento de la contratación y las tablas de retención de impuestos de Luisiana. Una cosa a tener en cuenta es que Louisiana no tiene reciprocidad fiscal con ningún otro estado. Esto significa que los empleados que trabajan y pagan impuestos en Luisiana pero viven en un estado vecino pueden terminar pagando doble impuesto; para evitar esto, debe recomendarles que completen el Formulario L-4 de Luisiana, el Certificado de Exención de Retención de Empleados.

Impuestos de desempleo del empleador

Todas las empresas en Luisiana deben pagar los impuestos de la Ley estatal de impuestos sobre el desempleo (SUTA). La base salarial actual es de $7.700 y las tasas oscilan entre el 0,09 % y el 6,20 %. Todos los nuevos empleadores en Luisiana pagarán una tasa SUTA que oscila entre el 1,16 % y el 2,89 %.

¿Sabías? Los empleadores también son responsables de pagar los impuestos federales de desempleo (FUTA), que son hasta el 6% de los primeros $7,000 del cheque de pago de cada empleado. Sin embargo, si paga SUTA a tiempo, puede obtener hasta un 5,4 % de descuento en FUTA, lo que le deja solo un 0,6 % para pagar.

Compensación de trabajadores

Las empresas de Luisiana deben tener un seguro de compensación para trabajadores para garantizar que estén cubiertos si un empleado se lesiona o enferma en el trabajo o como resultado del trabajo realizado en el trabajo. Hay, sin embargo, excepciones. Si su empresa cae en uno de los siguientes, es posible que no deba tener un seguro de compensación para trabajadores:

  • Su empresa no tiene empleados (solo socios o copropietarios)
  • Emplea solo trabajadores domésticos o vendedores de bienes raíces

Salario mínimo de Luisiana

Louisiana tiene un salario mínimo sencillo que refleja el salario mínimo federal. A $7.25 por hora, el salario mínimo se aumentó por última vez en Luisiana en 2008. Las empresas deben pagar a los empleados que reciben propinas al menos $2.13 por hora, siempre que sus propinas los lleven al salario mínimo por hora. Si no lo hacen, tendrás que pagar la diferencia.

Cálculo de horas extra

Las reglas de horas extras de Luisiana siguen los requisitos de la Ley de normas laborales justas (FLSA). Según la FLSA, todos los empleadores deben pagar a los empleados 1,5 veces su salario por hora regular por las horas trabajadas más de 40 en una semana laboral.

Para ayudar a garantizar que sus cálculos de horas extra sean precisos, use nuestra calculadora de horas extra para verificar.

Empleados que pagan

La ley de Luisiana requiere que los empleadores en cuatro industrias específicas paguen a los empleados al menos dos veces al mes y dentro de los 10 días posteriores al final del período de pago. Las cuatro industrias son:

  • Petróleo y gas
  • Minería
  • Fabricación
  • Servicio público

No existe un requisito de frecuencia de pago para ninguna otra industria. Esto deja libertad a otras empresas para elegir la frecuencia con la que quieren pagar a sus empleados. Sin embargo, para cumplir con las leyes federales, la cadencia debe ser consistente.

Luisiana tampoco especifica cómo se debe pagar a los empleados. Las formas más comunes de pagar a sus empleados incluyen:

  • Dinero
  • cheque en papel
  • Deposito directo
  • tarjeta de nómina

Si necesita pagarle a un empleado de inmediato y actualmente no está usando un servicio, use una de nuestras formas recomendadas para imprimir un cheque de nómina gratis.

Leyes de comprobantes de pago

Louisiana no tiene ninguna ley que requiera que los empleadores proporcionen a los empleados un talón de pago regular. Sin embargo, le recomendamos que proporcione uno de todos modos. Como práctica recomendada, debe incluir la información básica de sus empleados (nombre, cargo, horas trabajadas, etc.), el período de pago cubierto, la tasa de pago, el salario bruto total, los impuestos y otras deducciones retenidas y el pago final.

Si necesita ayuda para crear el suyo propio, descargue una de nuestras plantillas gratuitas de comprobantes de pago.

Deducciones de cheques de pago de Luisiana

Para cumplir con las reglas de nómina de Luisiana, no puede deducir los salarios de un empleado a menos que:

  • El empleado a sabiendas y deliberadamente daña o rompe la propiedad de la empresa o los artículos a la venta
  • El empleado es condenado o se declara culpable de robo de dinero o propiedad de la empresa

Para ser claros, esto significa que las empresas de Louisiana no pueden deducir nada de los cheques de pago de los empleados por las siguientes razones:

  • Escasez de efectivo
  • uniformes requeridos
  • Herramientas necesarias
  • Otros elementos necesarios para el empleo.

Cheques de pago finales de los empleados

Si un empleado es despedido o deja la empresa, debe pagarle su cheque de pago final el siguiente día de pago regular después de su último día de trabajo o dentro de los 15 días, lo que ocurra primero. No importa cómo ocurrió la separación; el tiempo para pagar el cheque de pago final de los empleados es el mismo.

Leyes de recursos humanos de Luisiana que afectan la nómina

Las leyes de recursos humanos de Luisiana generalmente siguen las pautas federales. Preste mucha atención a los requisitos de presentación específicos del estado para asegurarse de que su empresa cumpla con todas las leyes de nómina de Luisiana.

Informes de nuevas contrataciones en Luisiana

Cada empleador en Luisiana debe informar las nuevas contrataciones y cualquier empleado recontratado al Directorio de Nuevas Contrataciones de Luisiana dentro de los 20 días de su fecha de contratación. Esto se usa para hacer cumplir las órdenes de manutención infantil y debe incluir el nombre, la dirección y el número de Seguro Social del empleado.

Comidas y Descansos

Luisiana no exige que las empresas proporcionen descansos a los empleados de 18 años o más. Sin embargo, el estado exige que cualquier empleado menor de 18 años que esté programado para trabajar cinco horas consecutivas debe tener un descanso para comer no remunerado. El tiempo para la pausa para comer debe ser de al menos 30 minutos.

Leyes de trabajo infantil de Luisiana

En Louisiana, los niños menores de 14 años tienen prohibido trabajar. Los niños de 14 y 15 años pueden trabajar en un trabajo que no sea de manufactura, minería u otras industrias peligrosas, siempre que:

  • El niño no falta a la escuela.
  • El niño solo trabaja tres horas en un día escolar o 18 horas en una semana escolar.
  • El niño solo trabaja ocho horas en un día no escolar o 40 horas en una semana no escolar

No se imponen restricciones a los niños de 16 o 17 años que deseen trabajar, aparte del requisito de descanso mencionado anteriormente.

Para obtener más información sobre las leyes federales de trabajo infantil, consulte nuestra guía para la contratación de menores.

Requisitos de tiempo libre y licencia

Por lo general, Luisiana no tiene ningún requisito de tiempo libre y licencia específico del estado; sin embargo, ofrece algunas licencias adicionales bajo su ley de Licencia Familiar.

  • Licencia familiar de Luisiana
  • Tiempo libre pagado
  • Licencia por vacaciones
  • Licencia por enfermedad pagada
  • Licencia para votar
  • Licencia de servicio de jurado
  • Licencia por duelo

Luisiana cumple con la Ley federal de licencia médica y familiar (FMLA, por sus siglas en inglés), que requiere que ciertos empleadores proporcionen hasta 12 semanas de tiempo libre no remunerado a los empleados elegibles que estén dando a luz/adoptando/criando a un nuevo hijo, cuidando a un familiar enfermo, realizando tareas militares , etc. Si tiene al menos 50 empleados durante un mínimo de 20 semanas durante el año actual o anterior, debe cumplir.

Luisiana no contempla ninguna licencia adicional bajo la ley estatal con dos excepciones:

  • Licencia por incapacidad por embarazo de Luisiana: cuando un empleador tiene más de 25 empleados, debe proporcionar a la mujer hasta cuatro meses de licencia sin goce de sueldo por incapacidad relacionada con el embarazo, el parto o cualquier condición médica relacionada.
  • Pequeñas necesidades: todas las empresas que operan en Luisiana deben proporcionar a los empleados hasta 16 horas de licencia sin goce de sueldo en cualquier período de 12 meses consecutivos para hacer frente a actividades relacionadas con los niños que no se pueden programar fuera del trabajo.

Louisiana no requiere que los empleadores proporcionen a los empleados tiempo libre pagado (PTO). Sin embargo, si una empresa brinda este beneficio, debe crear y seguir la política que establezca. Use nuestra plantilla de política de PTO si aún no ha creado una. Las empresas también deben pagar cualquier PTO acumulado al momento de la separación con un empleado, no usarlo o perderlo, a menos que la política de la empresa establezca explícitamente que el PTO acumulado no se pagará al momento de la separación.

Si necesita ayuda para calcular su acumulación de PTO, use nuestra calculadora de PTO gratuita.

Luisiana no tiene ninguna ley que requiera que las empresas privadas paguen a los empleados por las vacaciones o una tarifa más alta por trabajar un día festivo. Una empresa puede optar por hacerlo y debe cumplir con la FLSA.

Luisiana no tiene ninguna ley que requiera que los empleadores proporcionen a los empleados licencia por enfermedad, ya sea con o sin goce de sueldo.

Louisiana no exige que los empleadores proporcionen a los empleados tiempo para votar.

Luisiana prohíbe específicamente a los empleadores despedir o disciplinar de otro modo a un empleado que forma parte de un jurado, siempre que el empleado proporcione un aviso razonable.

No existe ningún requisito en Luisiana para que las empresas proporcionen a los empleados una licencia por duelo. Las empresas son libres de crear una política si así lo desean.

Formularios de nómina

Los formularios de nómina pueden variar de un estado a otro, y algunos tienen su propio W-4, como Louisiana. Afortunadamente, ese es el único.

  • L-4 : Formulario de retención de empleados

Formularios de nómina federal

Aquí hay una lista completa y la ubicación de todos los formularios de nómina federal que debería necesitar.

  • Formulario W-4: proporciona información sobre las retenciones de los empleados para que pueda calcular y retener correctamente los impuestos sobre la renta federales y estatales
  • Formulario W-2: se utiliza para informar los salarios anuales totales de cada empleado
  • Formulario W-3: se utiliza para informar los salarios anuales totales de todos los empleados
  • Formulario 940: Para calcular y reportar impuestos de desempleo adeudados al IRS
  • Modelo 941 : Se utiliza para presentar el impuesto sobre la renta trimestral
  • Modelo 944 : Se utiliza para presentar el impuesto sobre la renta anual
  • Formularios 1099: proporciona información para el trabajo con contrato que no es un empleado

Para una discusión más detallada de los formularios federales, consulte nuestra guía sobre los formularios de nómina federales que pueda necesitar.

Recursos de impuestos sobre la nómina de Luisiana

  • El Departamento de Ingresos de Luisiana proporciona muchos formularios, información sobre las últimas leyes y reglamentos y otra información específica del empleador.
  • Establecer un nuevo negocio puede presentar desafíos únicos. Louisiana GeauxBiz brinda orientación.
  • El Departamento de Trabajo de Luisiana ofrece apoyo y recursos para ayudar a las empresas a garantizar el cumplimiento con el desempleo y la compensación laboral.

Línea de fondo

La nómina de Luisiana es más sencilla que la de muchos estados y las leyes y regulaciones aplicables generalmente siguen las pautas federales. Solo hay un formulario específico del estado y no hay impuestos locales sobre la nómina.

¿Cómo hago la nómina en Luisiana?

Guía paso a paso para ejecutar la nómina en Luisiana

  1. Paso 1: Configure su empresa como empleador.
  2. Paso 2: Regístrese en Luisiana.
  3. Paso 3: Cree su proceso de nómina.
  4. Paso 4: Pida a los empleados que completen los formularios pertinentes.
  5. Paso 5: Revise y apruebe las hojas de tiempo.
  6. Paso 6: Calcule el salario bruto y los impuestos de los empleados.

¿Louisiana tiene ta de nómina local?

Impuestos sobre la nómina del estado de Luisiana

La tasa impositiva varía del 1,85 % en el extremo inferior al 4,25 % en el extremo superior. Luisiana no tiene impuestos locales de la ciudad, por lo que todos sus empleados pagarán solo el impuesto estatal sobre la renta.

¿Cuál es la tasa de impuestos de Luisiana para la nómina?

Cada período de pago, su empleador retiene el 6,2 % de sus ingresos para los impuestos del Seguro Social y el 1,45 % de sus ingresos para los impuestos de Medicare. Luego, su empleador iguala esa contribución.

Tramos del Impuesto sobre la Renta.

Contribuyentes individuales
Renta imponible de Luisiana Velocidad
$50,000+ 6,00%

¿Louisiana tiene retención estatal de impuestos?

¿Quién está obligado a retener? Todo empleador que tenga empleados residentes o no residentes que presten servicios (excepto los empleados exentos de la retención del impuesto sobre la renta) dentro de Luisiana debe retener el impuesto sobre la renta de Luisiana según el certificado de exención de retención del empleado.

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