Cómo hacer nómina en Utah: lo que todo empleador necesita saber

Hacer la nómina en Utah es más sencillo que en muchos estados. Utah tiene un impuesto sobre la renta fijo, lo que facilita el cálculo de las cantidades que debe retener de los cheques de pago de los empleados; sin embargo, también tiene algunas leyes específicas de recursos humanos que debe seguir. Aprender a hacer la nómina en Utah y calcular el impuesto sobre la nómina de Utah puede ser un proceso bastante sencillo si sigue los pasos a continuación.

Guía paso a paso para ejecutar la nómina en Utah

Aquí hay una guía básica para administrar la nómina en Utah.

Paso 1: Configure su empresa como empleador. Es posible que las nuevas empresas deban acceder al Sistema de Pago de Impuestos Federales Electrónicos (EFTPS) federal para crear un nuevo Número de Identificación de Empleador Federal (FEIN). Se requiere su FEIN para pagar impuestos federales.

Paso 2: Registre su empresa en el Estado de Utah. Si su empresa es nueva, debe registrarse en el sitio web del Sistema de registro de empresas en línea OneStop de Utah, una división del Departamento de Comercio de Utah. Cualquier empresa que pague a sus empleados en Utah también debe registrarse en la Comisión de Impuestos del Estado de Utah.

Paso 3: Cree su proceso de nómina. Si su negocio es nuevo, necesita desarrollar un proceso de nómina desde cero. Deberá decidir cuándo planea pagar a los empleados, con qué frecuencia y qué métodos de pago ofrecerá.

Paso 4: Pida a los empleados que completen los formularios pertinentes. Su empresa debe hacer que todos los empleados completen formularios de nómina durante su proceso de incorporación. Cada empleado debe completar la verificación I-9. Los nuevos empleados también deben tener un formulario W-4 completo en el archivo y una autorización de depósito directo, si corresponde.

Paso 5: Revise y apruebe las hojas de tiempo. Para ejecutar la nómina con precisión, debe recopilar las hojas de tiempo con varios días de anticipación. Revisar las hojas de tiempo de sus empleados no exentos le da tiempo para hablar con cualquier persona que pueda haber cometido errores. Hay muchas formas de realizar un seguimiento del tiempo de los empleados, algunas de las cuales son gratuitas.

Paso 6: Calcule el salario bruto y los impuestos de los empleados. No se recomienda calcular la nómina de Utah a mano. Los cálculos de impuestos pueden volverse complejos, e incluso los errores inocentes pueden causar multas y sanciones costosas. Puede usar un software de nómina, una calculadora (use nuestra calculadora gratuita de tarjetas de tiempo para hacer algunos cálculos básicos de tiempo) o incluso Excel (tenemos una plantilla gratuita). Obtenga más información sobre cómo calcular la nómina si necesita ayuda.

Paso 7: Pague los salarios, beneficios e impuestos de los empleados. La mejor manera de pagar a sus empleados es mediante depósito directo. Pero los cheques en efectivo y en papel también son opciones. Utah no tiene un salario mínimo estatal, por lo que se aplica el salario mínimo federal de $7.25 por hora. Puede pagar sus impuestos federales y estatales de Utah en línea. Si usa un proveedor de beneficios, debería trabajar con usted para hacer que las deducciones sean simples, automáticas y electrónicas.

Paso 8: Guarde sus registros de nómina. Mantener los registros comerciales de su empresa es una buena práctica. Utah requiere que las empresas lleven un registro de todas las horas trabajadas y los salarios pagados a cada empleado, incluido su nombre, dirección y fecha de nacimiento, durante al menos tres años. Esto refleja los requisitos de mantenimiento de registros de la Ley de normas laborales justas (FLSA).

Paso 9: Presente los impuestos sobre la nómina ante el gobierno federal y estatal. Todos los impuestos estatales de Utah deben pagarse a la agencia estatal correspondiente en el cronograma provisto, generalmente trimestralmente, lo que puede hacer en línea en el sitio web de la Comisión de Impuestos del Estado de Utah. Para pagar impuestos federales, puede realizar esos pagos en línea utilizando el EFTPS en uno de los dos calendarios siguientes:

  • Mensual: cuando el IRS le asigna un cronograma mensual, debe depositar los impuestos sobre la nómina sobre los pagos realizados durante un mes calendario antes del día 15 del mes siguiente.
  • Bisemanal: cuando el IRS le asigna un cronograma bisemanal, debe depositar impuestos sobre la nómina para los pagos realizados los miércoles, jueves y viernes antes del miércoles siguiente, y para los pagos realizados los sábados, domingos, lunes y martes, antes del viernes siguiente.

Tenga en cuenta que los horarios de presentación de informes y el depósito de impuestos sobre la nómina son diferentes. Independientemente del cronograma de pago en el que se encuentre, solo declara impuestos trimestralmente en el Formulario 941 o anualmente en el Formulario 944.

Paso 10: Complete los informes de nómina de fin de año. Hacer la nómina en Utah requiere más que solo pagar a los empleados en un horario regular. Cada año, deberá completar los informes de nómina, incluidos todos los formularios W-2 y 1099. Debe proporcionar estos formularios a los empleados a más tardar el 31 de enero del año siguiente.

Obtenga más información sobre cómo hacer la nómina usted mismo en nuestra guía sobre cómo hacer la nómina. Tiene una lista de verificación gratuita que puede descargar para asegurarse de no perder ningún paso.

Leyes, impuestos y regulaciones de nómina de Utah

Hacer la nómina en Utah requerirá que calcule los impuestos sobre la nómina de Utah y garantice el cumplimiento de todas las leyes laborales federales y estatales. Para ayudarlo a mantener el cumplimiento de las regulaciones de nómina, revise las regulaciones relevantes de Utah a continuación.

Con pocas excepciones, la mayoría de los empleadores en los EE. UU. deben pagar los impuestos de la Ley Federal de Contribuciones al Seguro (FICA). La tasa impositiva actual de FICA para el Seguro Social es del 6,2 % y del 1,45 % para Medicare. Tanto el empleador como el empleado pagarán estos impuestos, cada uno pagando el 7,65 % de los impuestos combinados del Seguro Social y Medicare.

Impuestos de Utah

Como la mayoría de los estados, Utah tiene ciertos impuestos que las empresas deben pagar y retener de los cheques de pago de los empleados. Utah no impone impuestos locales a los empleados.

Impuestos sobre la Renta

Si bien no se recomienda calcular manualmente las retenciones e impuestos para sus empleados, Utah le facilita un poco la nómina al tener un impuesto sobre la renta fijo. La tasa actual del impuesto sobre la renta para todos los empleados de Utah es del 4,95%.

Impuestos de desempleo del empleador

Todas las empresas en Utah deben pagar los impuestos de la Ley estatal de impuestos sobre el desempleo (SUTA). La base salarial actual es de $38.900 y las tasas oscilan entre el 0,2% y el 7,2%. La mayoría de los nuevos empleadores en Utah pagarán una tasa SUTA de 1.2%.

Los impuestos de la Ley Federal de Impuestos sobre el Desempleo (FUTA, por sus siglas en inglés) suelen ser el 6% de los primeros $7,000 de las ganancias de cada empleado; usted es responsable de pagarlo y no puede pasar el costo a sus trabajadores. Las empresas que pagan SUTA en su totalidad ya tiempo pueden reclamar un descuento del 5.4% en sus impuestos FUTA. Para obtener más información sobre los requisitos de FUTA, consulte nuestra guía sobre FUTA y el Formulario 940.

Compensación de trabajadores

Utah requiere que todos los empleadores con uno o más empleados tengan un seguro de compensación para trabajadores. El seguro de compensación para trabajadores brinda beneficios a los empleados que sufren lesiones en el trabajo y cubre el costo del tratamiento médico y la pérdida de salarios. El costo promedio es de alrededor de 78 centavos por cada $100 de nómina que procesa.

Salario mínimo de Utah

Utah sigue el salario mínimo federal de $7.25 por hora. Para los empleados que reciben propinas, las empresas deben pagar al menos $ 2.13 por hora, siempre que sus propinas los lleven al salario mínimo por hora. De lo contrario, la empresa debe compensar la diferencia.

Cálculo de horas extra

Las reglas de horas extras de Utah siguen los requisitos de la FLSA, según los cuales todos los empleadores deben pagar a los empleados 1,5 veces su salario por hora regular por las horas trabajadas más de 40 en una semana laboral.

Para ayudar a garantizar que sus cálculos de horas extra sean precisos, use nuestra calculadora de horas extra para verificar.

Empleados que pagan

La ley de Utah requiere que pague a los empleados no asalariados al menos dos veces al mes. Su empresa puede optar por pagar a los empleados con mayor regularidad, pero debe mantener sus días de pago constantes. Cada empresa también debe pagar a los empleados dentro de los 10 días posteriores al final del período de pago. Si el día de pago programado regularmente cae en fin de semana o feriado, debe pagar a sus empleados el día laboral anterior.

Utah tiene reglas separadas para los empleados asalariados que ganan un ingreso anual regular. Para los empleados a los que les paga un salario anual, puede pagarles solo una vez al mes, si lo desea. Debe pagar a estos empleados antes del séptimo día del mes siguiente al mes en que se ganaron los salarios.

Utah también permite que los empleadores paguen a los trabajadores mediante uno de los siguientes métodos:

  • Dinero
  • cheque en papel
  • Depósito directo, solo si el empleado lo autoriza por escrito
  • Tarjeta de nómina, solo si el empleado lo autoriza por escrito

Leyes de comprobantes de pago

Debe proporcionar a los empleados un talón de pago en cada día de pago regular. El comprobante de pago puede ser en papel o electrónico y debe mostrar:

  • El nombre de los empleados
  • Tasa base de pago
  • Fechas para el período de pago
  • El número de horas trabajadas
  • Deducciones por articulo
  • Pago neto total al empleado

Si no utiliza un servicio de nómina, descargue una de nuestras plantillas gratuitas de comprobantes de pago para ayudarlo a comenzar.

Deducciones de cheque de pago de Utah

Se le permite deducir salarios del cheque de pago de un empleado por las siguientes razones:

  • Escasez de efectivo
  • Propiedad de la empresa rota, dañada o destruida
  • Herramientas y uniformes necesarios.

Puede retener salarios adicionales, pero solo si las deducciones cumplen una de las siguientes condiciones:

  • Permitido por la ley federal, estatal o local
  • El empleado da su consentimiento por escrito para la deducción.
  • Para aportes jubilatorios y de salud

Cheques de pago finales de empleados despedidos

Cuando se trata de empleados despedidos, es posible que deba pagar su último cheque de pago en diferentes momentos según cómo terminó la relación laboral.

  • Si un empleado fue despedido, despedido, despedido o despedido, debe pagarle al empleado dentro de las 24 horas posteriores a su último día laboral.
  • Si un empleado renuncia, renuncia o es suspendido o renuncia debido a una disputa laboral, debe pagarle al empleado el próximo día de pago regular o antes.

Si necesita pagarle a un empleado de inmediato y actualmente no está usando un servicio, use una de nuestras formas recomendadas para imprimir un cheque de nómina gratis.

Leyes de recursos humanos de Utah que afectan la nómina

Utah tiene algunas leyes de recursos humanos específicas del estado que debe conocer. El estado sigue principalmente las pautas federales, por lo que si está familiarizado con ellas, no debería tener problemas para comprender las leyes adicionales de recursos humanos de Utah.

Informes de nuevas contrataciones de Utah

Todos los empleadores en Utah deben informar las nuevas contrataciones y cualquier empleado recontratado al Departamento de Servicios Laborales de Utah dentro de los 20 días posteriores a su primer día de trabajo. Esta información se utiliza para hacer cumplir las órdenes de manutención infantil y debe incluir el nombre, la dirección y el número de Seguro Social del empleado.

Comidas y Descansos

Los empleadores están obligados por ley a proporcionar descansos para comer de al menos 30 minutos a los empleados menores de 18 años que están programados para trabajar más de cinco horas consecutivas. Para los empleados mayores de 18 años, no es necesario que proporcione ningún período de comida o descanso. Los descansos de menos de 20 minutos deben pagarse, pero los descansos o períodos para comer de más de 30 minutos generalmente no necesitan pagarse.

Leyes de trabajo infantil de Utah

Utah no restringe las horas o días de trabajo de los niños de 16 y 17 años. Sin embargo, los menores de 14 y 15 años solo pueden trabajar hasta tres horas en días escolares. En días no escolares y cuando la escuela no está en sesión, pueden trabajar hasta ocho horas por día y 40 horas por semana.

Consulte nuestra guía para contratar menores para obtener más información sobre las regulaciones federales.

Requisitos de tiempo libre y licencia

En su mayor parte, deberá seguir las normas federales de tiempo libre, porque Utah no exige mucho más que eso. Sin embargo, deberá asegurarse de que los empleados tengan tiempo para votar. Haga clic en las pestañas a continuación para ver sus requisitos de tiempo libre:

  • Licencia familiar de Utah
  • Tiempo libre pagado
  • Licencia por vacaciones
  • Licencia por enfermedad pagada
  • Licencia para votar
  • Licencia de servicio de jurado
  • Licencia por duelo

Utah sigue la Ley de licencia médica y familiar (FMLA), que requiere que todos los empleadores elegibles proporcionen hasta 12 semanas de licencia sin goce de sueldo a los empleados que tengan una discapacidad cubierta. El embarazo y el cuidado de un familiar enfermo son ejemplos. La FMLA no exige que los empleadores paguen a los empleados durante este tiempo fuera del trabajo, pero sí requiere que los empleadores proporcionen al empleado el mismo trabajo o uno similar una vez que regrese al trabajo.

Utah no requiere que las empresas otorguen a los empleados beneficios de vacaciones y tiempo libre pagado (PTO). Las empresas en Utah son libres de crear políticas de PTO, incluso si pagan el PTO acumulado y no utilizado cuando los empleados se van. Utah no exige que las empresas lo hagan, por lo que es una buena práctica tener esto claramente definido en la política de su empresa. Lo importante es seguir las pautas de su póliza, o puede ser considerado responsable.

Si ofrece PTO y necesita ayuda para calcular la acumulación de PTO de los empleados, use nuestra calculadora de PTO gratuita.

En Utah, las empresas privadas no están obligadas a pagarles a los empleados por días festivos ni a pagarles una tarifa más alta por trabajar en días festivos. Las empresas pueden optar por pagar tarifas más altas para los trabajadores en vacaciones o exigir que los trabajadores trabajen en vacaciones, siempre que se adhieran a la FLSA.

Utah no exige que las empresas otorguen a los empleados licencia por enfermedad pagada. Su empresa puede crear una política si lo desea y debe adherirse a esa política, prestando atención a FMLA.

Debe proporcionar a los empleados hasta dos horas de PTO para votar si el empleado no tiene tres horas consecutivas no laborales para votar cuando las urnas están abiertas. Las empresas pueden exigir que los empleados notifiquen al menos con un día de anticipación su solicitud de licencia para votar.

Utah no tiene ninguna ley que exija que las empresas paguen a los empleados que están fuera de un jurado. Sin embargo, un empleador no puede despedir, sancionar o amenazar a ningún empleado después de que el empleador reciba un aviso de que el trabajador ha recibido una citación para jurado.

Las empresas en Utah no tienen que proporcionar a los empleados una licencia por duelo, pero son libres de crear políticas si así lo desean.

Formularios de nómina

Si bien Utah recauda impuestos estatales sobre la renta, no tiene su propio formulario W-4 estatal. Los empleados deben usar el W-4 federal. Utah no tiene otros formularios de nómina estatales.

Formularios de nómina federal

Aquí hay una lista completa y la ubicación de todos los formularios de nómina federal que debería necesitar.

  • Formulario W-4: proporciona información sobre las retenciones de los empleados para que pueda calcular y retener correctamente los impuestos sobre la renta federales y estatales
  • Formulario W-2: se utiliza para informar los salarios anuales totales de cada empleado
  • Formulario W-3: se utiliza para informar los salarios anuales totales de todos los empleados; forma resumida de W2
  • Formulario 940: Para calcular y reportar impuestos de desempleo adeudados al IRS
  • Modelo 941 : Se utiliza para presentar el impuesto sobre la renta trimestral
  • Modelo 944 : Se utiliza para presentar el impuesto sobre la renta anual
  • Formularios 1099: proporciona información para el trabajo con contrato que no es un empleado

Para una discusión más detallada de los formularios federales, consulte nuestra guía sobre los formularios de nómina federales que puede necesitar.

Recursos de impuestos sobre la nómina de Utah

  • La Comisión de Impuestos del Estado de Utah proporciona muchos formularios, información sobre las últimas leyes y reglamentos y otra información específica del empleador.
  • El registro comercial en línea de Utah OneStop tiene muchos recursos excelentes para empresas nuevas y existentes para ayudarlos a navegar por las licencias, los impuestos y los requisitos del empleador.
  • La Comisión Laboral de Utah ofrece apoyo y recursos para ayudar a las empresas a garantizar el cumplimiento de las leyes laborales y de desempleo, además de otras leyes laborales.

Línea de fondo

Utah tiene un impuesto sobre la renta fijo pero no tiene impuestos locales. Sin embargo, esto no significa que deba calcular los impuestos sobre la nómina de su empresa a mano, ya que eso podría generar errores costosos. No existen formularios de nómina específicos del estado y leyes de recursos humanos bastante sencillas. Combinado, esto convierte a Utah en uno de los estados más fáciles para administrar la nómina.

Cuántos impuestos se deducen de mi cheque de pago Utah

Utah tiene un sistema de impuestos sobre la renta muy simple con una sola tasa fija. Todos los contribuyentes en Utah pagan una tasa de impuesto sobre la renta estatal del 4,95 %, independientemente del estado civil o el nivel de ingresos. Ninguna ciudad en el estado de Beehive tiene impuestos locales sobre la renta. Por supuesto, los contribuyentes de Utah también tienen que pagar impuestos federales sobre la renta.

¿Utah tiene impuestos locales sobre la nómina?

Utah requiere que los empleadores retengan los impuestos sobre la renta de los cheques de pago de los empleados además de los impuestos de desempleo pagados por el empleador. Encuentre las tasas impositivas de Utah aquí. Utah no tiene ningún acuerdo recíproco con otros estados. No hay impuestos locales en Utah.

¿Qué es el impuesto de retención del estado de Utah?

Resumen. La fórmula de retención de impuestos sobre la renta para el estado de Utah se ha actualizado para eliminar la asignación de retención para los empleados que no han presentado un formulario W-4. El impuesto retenido será de un 4,95 por ciento fijo para esos empleados. No es necesaria ninguna acción por parte del empleado o de la oficina de personal.

¿Qué impuestos paga sobre la nómina?

El primero es un impuesto del 12,4 por ciento para financiar el Seguro Social y el segundo es un impuesto del 2,9 por ciento para financiar Medicare, para una tasa combinada del 15,3 por ciento. La mitad de los impuestos sobre la nómina (7,65 por ciento) son remitidos directamente por los empleadores, mientras que la otra mitad (7,65 por ciento) se descuentan de los salarios de los trabajadores.

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