Cómo ingresar a las transacciones bancarias en QuickBooks en línea manualmente

En este tutorial, le mostraremos cómo ingresar transacciones bancarias manualmente en QuickBooks Online. Aprenderá cómo ingresar transacciones bancarias directamente en el registro de cheques y cómo modificar cualquier información que haya ingresado. También discutimos por qué generalmente no es una buena idea ingresar transacciones bancarias directamente en el registro de cheques a menos que surja la necesidad de ingresar datos rápidamente.

Este tutorial gratuito tiene como objetivo ayudarlo a usar QuickBooks Online de manera efectiva, que clasificamos como nuestra mejor opción general para el software de contabilidad para pequeñas empresas. Para aprovechar al máximo esta guía, le recomendamos que la siga en su propia cuenta de QuickBooks. Si aún no se ha suscrito a QuickBooks, puede elegir entre una prueba gratuita de 30 días o un 50 % de descuento durante tres meses.

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Este tutorial es uno de nuestra serie de tutoriales gratuitos de QuickBooks. Puede ver el video a continuación o leer las instrucciones ilustradas paso a paso que se encuentran a continuación.

Consejo:

Antes de continuar y comenzar a ingresar transacciones bancarias en QuickBooks Online, asegúrese de que su cuenta bancaria esté configurada en su plan de cuentas, tal como lo discutimos en Cómo configurar un plan de cuentas en QuickBooks Online. También recomendamos intentar importar sus transacciones bancarias antes de recurrir a ingresarlas manualmente, como se hace en este tutorial.

Paso 1: navegue hasta el registro de cheques en línea de QuickBooks

Seleccione Contabilidad en la barra de menú de la izquierda de su tablero de QuickBooks Online y luego haga clic en Plan de cuentas para mostrar su lista de planes de cuentas.

Navegue al plan de cuentas en QuickBooks Online


Paso 2: abra el registro de cheques de QuickBooks

Busque su cuenta bancaria en el plan de cuentas y haga clic en Ver registro en la columna de la derecha. En la siguiente captura de pantalla, vamos a ingresar transacciones para la cuenta corriente de Pauls Plumbings con Bank of America.

Ver registro de cuenta corriente en QuickBooks Online


Paso 3: revise el registro de cheques de QuickBooks

Todas las transacciones que afecten su saldo bancario se reflejarán en el registro de cheques, independientemente de si ingresó las transacciones directamente en el registro, las ingresó a través de la pantalla de entrada correspondiente o las aceptó de su lista de transacciones bancarias importadas. Le recomendamos enfáticamente que complete todos los campos para cada transacción, pero los únicos campos requeridos son Fecha, Monto, Tipo y Cuenta.

Comprobar registro en QuickBooks Online

  1. Registro bancario: este campo muestra qué registro de cuenta bancaria está viendo. Puede cambiar de cuenta bancaria haciendo clic en la flecha desplegable y seleccionando una cuenta bancaria diferente.
  2. Fecha: Indique la fecha de la transacción que está ingresando.
  3. Ref no./type: Ingrese el número de transacción, como el número de cheque, como el número de referencia. El tipo de transacción se selecciona cuando crea una nueva transacción y aparecerá aquí.
  4. Beneficiario: para pagos, seleccione el proveedor o empleado para este campo. Para depósitos, seleccione el cliente.
  5. Cuenta: Elija la cuenta del plan de cuentas donde se debe caracterizar el pago o depósito. Por ejemplo, si ingresa un cheque para pagar el alquiler mensual, elija el gasto de alquiler.
  6. Memo: Proporcione una breve descripción de las transacciones. Por ejemplo, cheque de alquiler de julio.
  7. Clase/Ubicación: asigne la transacción a sus clases y ubicaciones definidas por el usuario. Si estos campos no aparecen (y desea realizar un seguimiento de la actividad por clase o ubicación), debe activar el seguimiento de clases y/o ubicaciones, como se muestra en Cómo establecer configuraciones avanzadas en QuickBooks Online.
  8. Tasa de cambio de moneda extranjera: para transacciones en moneda extranjera, puede establecer su propia tasa de cambio de moneda o dejar que QuickBooks Online aplique las tasas de cambio automáticamente.
  9. Pago: Ingrese el monto del cheque o déjelo en blanco para un depósito.
  10. Depósito: ingrese el monto del depósito o déjelo en blanco para un cheque.
  11. Conciliado: aparecerá una marca de verificación en la columna una vez que indique que la transacción se ha liquidado en su banco durante la conciliación bancaria. No agregue ni elimine una marca de verificación manualmente. Para mantener sus registros precisos, le recomendamos que siempre concilie su cuenta bancaria.
  12. Saldo: Este es el saldo de la cuenta después de cada transacción.

Paso 4: Ingrese las transacciones bancarias en el registro de cheques de QuickBooks

Para ingresar una nueva transacción, haga clic en el menú desplegable inmediatamente debajo de los encabezados de las columnas en el registro de cheques y seleccione Cheque o Depósito. Hay muchos otros tipos de transacciones bancarias que fluirán desde las pantallas de entrada, pero todo lo que se ingrese directamente en el registro de cheques solo puede designarse como cheque o depósito.

Crear un nuevo cheque o depósito en QuickBooks Online

El registro ahora proporcionará una línea para que ingrese los campos como se describe anteriormente. Asegúrese de hacer clic en el botón verde Guardar cuando haya terminado.

Haga clic en Guardar para registrar su transacción bancaria

Consejo:

Nunca ingrese un pago recibido de un cliente por una factura pendiente como depósito, o un pago realizado a un proveedor por una factura pendiente como cheque. Si lo hace, contabilizará dos veces los ingresos o gastos en lugar de compensar la factura o factura pendiente. Puede aprender la forma correcta de ingresar estas transacciones en nuestros tutoriales Cómo recibir pagos en QuickBooks Online y Cómo pagar facturas en QuickBooks Online.


Cómo modificar transacciones bancarias en QuickBooks Online

En el registro bancario, resalte la transacción que desea modificar. Esto le permitirá cambiar cualquier información que ingrese en el registro. Puede ir a la pantalla de entrada para agregar o cambiar información adicional haciendo clic en Editar, como se muestra a continuación.

Haga clic en Editar para modificar una transacción bancaria desde el registro de cheques en QuickBooks Online

Cuándo considerar ingresar transacciones bancarias directamente en el registro de cheques

Ingresar transacciones en el registro de cheques es considerablemente más rápido que usar las pantallas de entrada. Puede considerar ingresar transacciones directamente en el registro si está realizando la contabilidad del año pasado. Por ejemplo, si está realizando la contabilidad de 2021 en marzo de 2022, será más rápido ingresar todas las transacciones bancarias como cheques y depósitos en el registro de cheques.

Sin embargo, si está utilizando Quickbooks para administrar su empresa durante todo el año, le recomendamos encarecidamente que evite las entradas directamente en su registro de cheques, como se explica a continuación.

Por qué no debe ingresar transacciones bancarias directamente en el registro de cheques

A menos que esté ingresando una gran cantidad de datos y solo se preocupe por clasificar los ingresos y los gastos, no es una buena idea ingresar las transacciones bancarias directamente en el registro de cheques.

Uno de los puntos fuertes de QuickBooks Online es el uso de pantallas fáciles de entender para ingresar transacciones. Estas pantallas de entrada proporcionan campos para toda la información que QuickBooks necesita para dar cuenta de las transacciones correctamente y proporcionar informes detallados. El registro de cheques no proporciona todos los campos necesarios. Por ejemplo, el registro de cheques no proporciona campos para:

  • Artículos: El registro de cheques no le permite asignar transacciones a Artículos en su lista de productos y servicios. El registro solo permite asignar montos directamente a una cuenta, a veces denominada categoría en QuickBooks Online. Cualquier compra o venta de inventario debe asignarse al artículo de inventario correcto para que QuickBooks Online realice un seguimiento de la cantidad y el costo de su inventario. Cualquier venta de servicios debe asignarse al elemento de servicio correcto para que QuickBooks Online pueda proporcionar un desglose útil de sus ingresos por servicio.
  • Múltiples cuentas: Toda la transacción bancaria registrada en el registro de cheques debe asignarse a una sola cuenta. Los importes registrados a través de las pantallas de entrada adecuadas se pueden asignar a cualquier combinación de múltiples cuentas y artículos.
  • Cliente/proyecto: los montos ingresados ​​en el registro de cheques no se pueden asignar a un cliente o proyecto, lo que impide que QuickBooks Online prepare informes precisos de pérdidas y ganancias por cliente o proyecto.
  • Facturable/recargo: un gasto ingresado en el registro de cheques no se puede clasificar como facturable y no se puede proporcionar un porcentaje de recargo. Es fundamental marcar los gastos que se facturarán a un cliente como facturables para que el gasto esté disponible para agregarlo a la factura del cliente.

Además, los cheques agregados manualmente al registro no se pueden aplicar contra facturas pendientes del proveedor. Del mismo modo, los pagos recibidos de un cliente no se pueden aplicar contra su factura si ingresa el depósito en el registro de cheques.

Las transacciones ingresadas en las pantallas de entrada fluirán automáticamente al registro de cheques. Si ya ha introducido una transacción en el registro de cheques, puede abrir la pantalla de entrada correspondiente seleccionando la transacción en el registro y haciendo clic en Editar. A continuación se muestra una lista de nuestros tutoriales que demuestran la mejor manera de ingresar transacciones bancarias usando las pantallas de entrada.

Transacción Tutorial
Ingrese un cheque o EFT para pagar una factura Cómo pagar facturas en QuickBooks Online
Ingresar un cheque o EFT cuando no se ha ingresado una factura Cómo escribir e imprimir cheques en QuickBooks Online
Recibir un pago en una factura de cliente Cómo recibir pagos en QuickBooks Online
Recibir un pago de cliente cuando no se ha ingresado una factura Cómo crear y enviar recibos de ventas en línea de QuickBooks
Registrar otros depósitos bancarios Cómo registrar depósitos bancarios en QuickBooks Online
Transferir fondos entre cuentas Cómo transferir fondos entre cuentas bancarias en QuickBooks Online

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Has completado otro tutorial en nuestro curso de capacitación en línea de QuickBooks. Ha aprendido por qué no se recomienda ingresar transacciones bancarias directamente en el registro de cheques, pero también cómo hacerlo si surge la necesidad. El próximo tutorial en nuestro curso de capacitación en línea de QuickBooks es Cómo administrar las fuentes bancarias en línea de QuickBooks. Ese tutorial le enseñará cómo aceptar transacciones bancarias importadas y cómo relacionarlas con transacciones existentes dentro de QuickBooks Online.

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¿Qué es la cuenta corriente de QuickBooks?

Es una cuenta de cheques mensual sin cargo dentro de QuickBooks donde se depositan todos los pagos de sus clientes. Use su cuenta de cheques QuickBooks para ahorrar dinero o use funciones como sobres para ahorrar de manera proactiva. Aquí le mostramos cómo configurar, depositar y sacar dinero de su cuenta de cheques QuickBooks.

¿Cuáles son las tarifas de la cuenta corriente de QuickBooks?

¿Existen cargos relacionados con mi cuenta de cheques QuickBooks?

Tipo de tarifa Tarifa
Cuota mensual $0
Retiro en cajero automático dentro de la red 4 retiros gratis por ciclo de estado de cuenta mensual. $3.00 por transacción a partir de entonces.
Retiro en cajero automático fuera de la red* $3.00 por transacción
Retiro de efectivo del cajero $0

¿Qué banco utiliza QuickBooks Checking?

QuickBooks e Intuit son una empresa de tecnología, no un banco. Servicios bancarios proporcionados por nuestro socio, Green Dot Bank. ¿La cuenta corriente de QuickBooks está asegurada por la FDIC? Sí, la cuenta es proporcionada por Green Dot Bank, miembro de la FDIC.

¿Cómo abro una cuenta corriente en QuickBooks?

¿Cómo puedo agregar una segunda cuenta corriente a mis libros rápidos?

  1. Vaya a Contabilidad > Plan de cuentas.
  2. Haga clic en el botón Nuevo.
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