Cómo lidiar con la tardanza de los empleados [+ plantilla gratuita]

La forma en que maneja las tardanzas de los empleados como empresa puede afectar mucho más que solo al empleado que llega tarde. Permitir demasiadas tardanzas puede aumentar la rotación y disminuir la eficiencia y la moral del negocio. Implementar el seguimiento del tiempo, mantener registros y comunicar una política clara a sus empleados establece expectativas transparentes. Su equipo debe saber que las tardanzas frecuentes tienen consecuencias, e incluso los contratiempos inocentes o infrecuentes pueden afectar a otros empleados y al resultado final de la empresa.

Esta guía lo ayudará a responsabilizar a sus empleados por sus tiempos de llegada al brindarle las herramientas que necesita para mejorar de manera efectiva la cultura de su empresa. Si tiene empleados que necesitan ser disciplinados por tardanzas excesivas, le proporcionamos una plantilla de carta de advertencia gratuita que puede modificar y usar.

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Consejos para manejar empleados atrasados

Comunicar su política de asistencia

Su empresa debe tener una política de asistencia que establezca el horario de la empresa y cuándo los empleados deben estar listos para trabajar. Dentro de esta política habrá una sección sobre tardanzas, lo que es aceptable y lo que no. Comunicar esta política a su equipo es clave para la alineación. Cuando sus empleados saben lo que se espera de ellos, es más fácil responsabilizarlos si hay un patrón de mal comportamiento.

Su política de asistencia debe describir claramente:

  • Horario de la empresa
  • A qué persona llamar si un empleado va a llegar tarde
  • Cómo controlar correctamente el tiempo
  • Una ventana de tiempo aceptable para que un empleado llegue al trabajo
  • Consecuencias de la tardanza

Cuando comunique su política, deje muy claro que las tardanzas interrumpen a todos. Si un empleado llega tarde, eso puede hacer que otros empleados tengan que cubrir y renunciar a su propio trabajo. Si esta es una política nueva para su empresa, es importante dejar en claro este punto porque es posible que algunos empleados no se den cuenta de que sus acciones tienen consecuencias.

Casi un tercio de los empleados admiten llegar tarde al trabajo al menos una vez al mes, y alrededor de una quinta parte de los empleados llegan tarde al menos una vez a la semana.

Tener un sistema de seguimiento del tiempo

Para mantener registros precisos de las entradas y salidas de los empleados, debe tener un buen sistema de seguimiento del tiempo que sea fácil de usar. Un sólido sistema de seguimiento del tiempo le brindará informes detallados. Ejecutar informes semanales, mensuales y trimestrales sobre las tardanzas de sus empleados resaltará rápidamente cualquier problema que necesite abordar.

Con un sistema de cronometraje electrónico, sus empleados pueden ingresar y salir desde sus computadoras o teléfonos. Incluso puede restringir la aplicación en su teléfono para que solo funcione cerca de su edificio. Esto asegura la precisión de los golpes y le permite saber qué empleados pueden tener patrones de tardanza.

Hay muchas opciones rentables que pueden brindarle los datos que necesita para asegurarse de que los empleados no se aprovechen de usted, así que revise nuestra lista del mejor software de seguimiento de tiempo. Si necesita plataformas con costo cero, diríjase a nuestras mejores soluciones de seguimiento de tiempo libre.

Mantener registros

Con su sistema de cronometraje electrónico, los registros se mantienen automáticamente. Visible tanto para usted como para el empleado individual, cualquiera de ustedes puede acceder a estos registros confidenciales. Incluso si no está presente cada vez que llega el empleado, todavía sabe si ha llegado tarde mirando el sistema.

El mantenimiento de estos registros es crucial para la disciplina adecuada. Cuando necesita tener una conversación difícil con un empleado sobre las tardanzas, tiene datos para respaldar su posición. Sin los datos, puede parecer que tiene una opinión o percepción de que el empleado llega tarde sin proporcionar ningún hecho. Esto puede hacer que los empleados se sientan atacados en lugar de apoyados.

Las advertencias u otras acciones disciplinarias, incluidas las notas sobre la asistencia, deben ser almacenadas en un archivo de personal por parte de la gerencia.

Definir las consecuencias

Incluya en su política una breve discusión de las consecuencias para los empleados que llegan tarde repetidamente. Sin embargo, antes de que pueda crear esa política, determine exactamente cuáles son esas consecuencias para su empresa. Recomendamos dos piezas centrales para incluir: 1) disciplina progresiva; y 2) una regla de tres avisos.

La disciplina progresiva es una forma de disciplinar a los empleados utilizando pasos graduados. Un ejemplo de progresión disciplinaria para un empleado que llega tarde podría verse así:

  • Primera ofensa: el empleado tiene una discusión con su gerente y recursos humanos sobre su comportamiento y cómo afecta al resto de la empresa.
  • Segunda infracción: proporcione al empleado una advertencia por escrito y exija que hable con su gerente sobre los pasos a seguir para corregir el patrón de tardanzas
  • Tercera ofensa: Suspensión y posible terminación

Puede parecer duro despedir a un empleado solo por llegar tarde varias veces y es por eso que le sugerimos que incluya una regla de tres strikes y establezca sus propias pautas de lo que es apropiado en su negocio. En el ejemplo anterior, si un empleado pasa por estas consecuencias una vez, enfrentará sanciones pero no debería perder su trabajo. Es cuando han progresado a través de estos niveles de disciplina tres veces en un período corto, digamos un período continuo de seis meses, que enfrentarían el despido.

Claramente se les dio amplia oportunidad para corregir su comportamiento y no pudieron hacerlo. Está claro que su preocupación por la política y el impacto que tiene su comportamiento en sus colegas no es importante para ellos, por lo que pueden enfrentar el despido. Con estos consejos en mente, puede crear una política que sea justa para los empleados y responsabilizarlos por comportamientos inapropiados.

Actúe de inmediato

Todo el mundo llega tarde de vez en cuando. A veces, el tráfico se atasca, el transporte público llega tarde o una alarma no suena. Algunas veces al año, estas cosas están destinadas a suceder. Pero cuando se convierte en un patrón, es cuando puede convertirse en un problema mucho más grande y costoso. Como gerente, es su trabajo decir algo y detener este comportamiento de inmediato.

Cómo ayudar a los empleados a deshacerse de las tardanzas

Debe tomar medidas rápidas para combatir el decaimiento de la moral de los empleados y la disminución de los niveles de productividad. Su respuesta no debe ser dura, pero debe abordar el problema con ejemplos específicos de las tardanzas de los empleados.

Comuníquese y manténgalo privado

Si bien es importante que otros empleados sepan que las tardanzas no se toman a la ligera, no desea reprender a un empleado en un lugar público. Cualquier discusión de recursos humanos como esta debe ocurrir en privado y permanecer confidencial.

Desea dejar en claro que una violación de la política de su empresa no es apropiada, y desea asegurarse de no parecer demasiado duro: su empleado es alguien que puede estar lidiando con problemas personales que usted no conoce. Es mejor comenzar simplemente haciendo preguntas.

Si un empleado ha llegado tarde varios días en un período corto, solo pregunte qué está pasando. Pueden tener problemas personales que los abruman o un problema médico que les impide llegar a tiempo al trabajo.

Si bien recomendamos hacer preguntas y brindar apoyo, debe tener cuidado de no violar las leyes laborales. En lo que respecta a las tardanzas recientes de un empleado, puede preguntar si existe una condición que podría estar causando que llegue tarde y que afecte su capacidad para hacer su trabajo. Es mejor hacer preguntas abiertas y hacer que el empleado hable en lugar de intentar entrometerse.

Como referencia, aquí hay algunas preguntas que desea evitar:

  • ¿Estás embarazada?
  • ¿Qué problemas médicos tienes?
  • ¿Puedo ver su diagnóstico médico reciente?
  • ¿Estás tomando medicamentos que te dan sueño?

Esta es la mejor manera de preguntar sobre el patrón de tardanzas de los empleados: ¿Tiene un problema médico o personal que le impide llegar a tiempo al trabajo? Al relacionar específicamente una pregunta médica que de otro modo estaría prohibida con un requisito básico del trabajo (puntualidad), puede evitar la apariencia de discriminación.

Definir las Acciones Correctivas

Llegar al problema subyacente es vital para corregir el comportamiento. Discutir las formas en que puede ayudar a su empleado hará que se sienta apoyado y más probable que tome medidas correctivas en serio.

Trabaje con su empleado para definir las acciones correctivas, proporcionando plazos y apoyo razonables. Esto podría verse como:

Acción correctiva Cronología Consecuencias por no completar
Reducir las tardanzas en un 50% 30 dias última advertencia por escrito
Comunicarse con el gerente antes de que ocurra la tardanza En curso Disciplina progresiva
No más de cinco llegadas tardías 60 días última advertencia por escrito

Este ejemplo proporciona a su empleado una comunicación clara sobre lo que se espera de él y cómo puede mejorar su comportamiento. Al establecer las consecuencias del incumplimiento de sus expectativas, deja en claro lo que sucederá a continuación para el empleado.

No le dé al empleado una lista de expectativas; hable con él. Si hay un problema personal que tiene el empleado, trabaje con él para encontrar una solución. Si hay un problema médico que están experimentando, analice las opciones de trabajo flexibles.

Independientemente del resultado, documente todo. Si la tardanza ha sido un problema con este empleado, asegúrese de documentar las fechas y horas específicas en que el empleado llegó tarde, así como las medidas correctivas que ambos acordaron. También asegúrese de anotar una fecha para revisar su progreso.

Revisar el Progreso de los Empleados

Un mes es un buen momento para revisar los datos con el empleado. Después de cualquier período de tiempo que establezca, vuelva a reunirse con su empleado. Si han reducido la frecuencia de sus tardanzas, reconozca su comportamiento mejorado.

Sin embargo, si el empleado no ha mejorado su comportamiento, es hora de dar el siguiente paso en su procedimiento de disciplina progresiva. Esa puede ser una advertencia final o una terminación si este ha sido un patrón continuo. Si es lo último, asegúrese de haber documentado todo adecuadamente. Despedir a un empleado, especialmente a uno que puede tener una razón médica para llegar tarde, debe tomarse con mucho cuidado y debe involucrar una consulta con un abogado laboral.

Por qué es necesario abordar la tardanza de los empleados

Abordar las tardanzas de los empleados puede no ser una conversación agradable, pero es necesaria para evitar incluso la percepción de abuso. La comunicación regular y los controles son clave para asegurarse de que sus empleados comprendan las expectativas. Estas conversaciones también pueden ayudarlo a descubrir cualquier dificultad que su equipo pueda tener en su vida personal que esté contribuyendo a su tardanza.

La moral del equipo puede fallar

Los empleados notan lo que hacen otros empleados. Una vez dirigí un equipo en el que cada empleado se sentaba en un bullpen, por lo que estaba muy claro para todos cuando un empleado llegaba tarde o se iba temprano. También estaba claro, e incluso más dañino para la moral del equipo, si no abordaba el problema de inmediato.

Y esa es una de las mayores preocupaciones con respecto a las tardanzas de los empleados: la percepción de favoritismo por parte de otros empleados o una política que no se aplica. De cualquier manera, la moral del equipo puede flaquear cuando incluso un solo empleado tiene un patrón de tardanzas que la gerencia no aborda.

Si una oficina de 22 empleados abre a las 9 am y Amanda llega constantemente entre las 9:10 y las 9:30, otros empleados se darán cuenta y se producirá una de dos situaciones. O:

  • Otros empleados comenzarán a llegar tarde como Amanda, o
  • Otros empleados se sentirán frustrados porque Amanda llega tarde y no se preocupa tanto por el trabajo que hacen.

En cualquier situación, tiene un problema en sus manos que debe abordarse. Ignorar este problema no hará que desaparezca y puede resultar en una pérdida de productividad adicional y una rotación potencialmente mayor.

La eficiencia empresarial puede disminuir

Relacionado con la moral del equipo está una caída en la productividad porque los empleados que no están contentos o no están comprometidos son menos productivos. Según un estudio publicado en Frontiers in Psychology, la infelicidad en el trabajo afecta directamente el nivel de productividad de los empleados. Es más probable que un empleado insatisfecho desarrolle malos hábitos, como llegar tarde.

Por lo tanto, la tardanza puede reducir la eficiencia de su empresa y, en última instancia, su resultado final, de dos maneras. En primer lugar, cuando un empleado llega tarde constantemente pero usted no hace nada para corregir el comportamiento, otros empleados se sienten frustrados y su trabajo puede verse afectado. En segundo lugar, esos otros empleados ahora se han desconectado y pueden desarrollar sus propios malos hábitos, como llegar tarde.

El agotamiento puede ser la causa

Cuando las personas piensan en el agotamiento, generalmente piensan en empresarios que trabajan las 24 horas, los 7 días de la semana, están obsesionados con su negocio y nunca pueden apagar su cerebro.

El agotamiento, un diagnóstico médico reconocido oficialmente por la Organización Mundial de la Salud (OMS), puede ocurrirle a cualquier empleado. Según un estudio de Gallup de 2018, el 23 % de los empleados se sienten agotados muy a menudo o siempre.

El burnout es un tema complejo que deriva de muchos problemas, tanto personales como profesionales. Dirigirse al empleado con el enfoque correcto puede depender de la causa de la tardanza. Si se trata de agotamiento, la disciplina por sí sola no ayudará. Eso puede hacer que el empleado esté más desconectado y llegue tarde con más frecuencia.

Para abordar de manera efectiva las tardanzas de un empleado quemado, debe brindarle apoyo y ayudarlo a descubrir la causa raíz de su agotamiento. No es que debas evitar el castigo por los patrones de tardanza, simplemente no debería ser lo único que hagas para corregir el comportamiento.

Puede ser un caso de discriminación

Y esta es la razón por la que no debe evitar la disciplina por completo: podría llegar al nivel de discriminación de los empleados. Como siempre les digo a los gerentes; lo que haces por uno, hazlo por todos.

Si penaliza a algunos empleados por llegar tarde y no a otros, podría violar las leyes contra la discriminación. El Título VII de la Ley de Derechos Civiles de 1964 prohíbe a los empleadores discriminar a los empleados por motivos de raza, color, religión, sexo y origen nacional. Incluso si lo hace sin querer, sigue siendo ilegal y podría dar lugar a demandas de los empleados y multas del Departamento de Trabajo de EE. UU. (DOL) y la Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC).

Empleados atrasados ​​en la era de COVID-19

Si administra empleados que trabajan desde casa debido a la pandemia o tiene una política que permite horarios de trabajo flexibles, esperaría que todos los empleados lleguen a tiempo, todo el tiempo. No hay tráfico con el que lidiar ni demoras en el transporte público, solo hay unos pocos pasos desde la cama hasta la computadora.

Y, sin embargo, parece que algunos empleados todavía no pueden iniciar sesión a tiempo. ¿Puedes responsabilizarlos por llegar tarde cuando no están llegando a un lugar físico? Sí. Retrocedamos unos años, antes de la pandemia de COVID-19, para ilustrar este punto:

Una opinión de la Corte de Apelaciones de los Estados Unidos del Séptimo Circuito en Chicago
A un empleado se le permitió trabajar desde casa por razones de salud, pero habitualmente llegaba tarde al trabajo y no notificaba a su gerente casi nunca.

La empleada argumentó que la puntualidad no era esencial para su puesto, como lo demuestra el hecho de que su empleador le permitiera trabajar desde su casa. El Séptimo Circuito no estuvo de acuerdo y afirmó que, por lo general, a un empleador se le permite tratar la asistencia regular como un requisito esencial del trabajo y no es necesario que se adapte a la asistencia errática o poco confiable.

Esto es lo que esto significa para usted: el hecho de que permita que los empleados trabajen desde casa no significa que su empresa renuncie a su derecho a establecer un horario comercial y responsabilizar a los empleados de estar en el trabajo durante ese horario. En otras palabras, la asistencia sigue siendo una función esencial del trabajo de todos los empleados, independientemente de dónde trabajen.

Entonces, sabemos que normalmente, incluso con una fuerza laboral distribuida, aún puede obligar a los empleados a cumplir con las políticas de asistencia. Veamos esto ahora, específicamente en la era de COVID-19, y consideremos si debe penalizar a un empleado que viole su política de asistencia si está fuera del trabajo debido a la pandemia de COVID-19.

Siempre que el empleado no llegue tarde debido a una enfermedad cubierta por la Ley de Licencia Familiar y Médica (FMLA), puede considerar que el empleado ha violado la política de asistencia y disciplinarlo de acuerdo con su política. Sin embargo, si un empleado llega tarde debido a una situación cubierta por FMLA, no puede sancionar al empleado.

Ya sea para disciplinar a los empleados por tardanzas relacionadas con la salud

Ejemplo de situación que causa tardanzas ¿Puedo sancionar al empleado?
Un empleado que dio positivo por COVID-19 y debe quedarse en casa pero es asintomático llegó tarde
Un empleado llegó tarde porque se estaba haciendo una prueba de COVID-19
Un empleado llegó tarde porque temía contagiarse de COVID-19 en el trabajo
Un empleado llevó a su cónyuge al hospital para ser internado por COVID-19 y llegó tarde No

Si bien estas son las respuestas al pie de la letra, recomendamos adoptar un enfoque más indulgente en estas situaciones. Disciplinar a un número potencialmente grande de empleados podría resultar en una parte sustancial de la fuerza laboral sujeta a despido. Esto establece un mal tono y requeriría mucho tiempo de su parte para trabajar en los procedimientos disciplinarios.

Quizás se pregunte si esto sienta un precedente peligroso, al permitir que otros empleados argumenten que sus ausencias no deberían contar. Siempre que aplique y comunique constantemente esta clemencia solo a las ausencias relacionadas con COVID-19, entonces tiene todo el derecho de continuar manteniendo otras ausencias dentro de su política estricta.

Para obtener otros consejos útiles, consulte nuestra guía sobre cómo administrar la asistencia de los empleados.

Línea de fondo

Abordar las tardanzas de los empleados puede ser incómodo, pero no tiene por qué ser un desafío. Hablar con los empleados en el momento en que su llegada tarde se convierte en un problema puede evitar que otros empleados se desconecten y evitar que la empresa desarrolle una cultura de ineficiencia. Sin una respuesta rápida a las tardanzas, corre el riesgo de perder ingresos y empleados de calidad. Tomar medidas rápidas mantiene a todos felices, productivos y rentables.

¿Cómo manejas a un empleado que siempre llega tarde?

Aquí hay formas de lidiar con un empleado que llega constantemente tarde.

  1. Identificar el comportamiento.
  2. Ser proactivo.
  3. Verbaliza tu decepción.
  4. Elabora un plan de acción.
  5. Respeta la privacidad de una persona.
  6. Describe claramente las consecuencias.
  7. Recompensa mejoras.

¿Qué le dices a alguien que llega tarde?

Por favor, la próxima vez que vea que llegará tarde, llámenos para que sepamos que está bien y en camino. Reconoció sus disculpas, explicó por qué fue malo ni siquiera llamarlo/advertirlo, y les pidió que tuvieran más cuidado la próxima vez. De una manera suave y educada. ¡Ya terminaste!

¿Cómo le hablas a un compañero de trabajo sobre llegar tarde?

Hable directamente con el empleado persistentemente retrasado.

Siéntese en privado con el empleado. Hágales saber que ha notado que llegan tarde al trabajo regularmente y pídales que expliquen por qué.

¿Cómo te diriges a alguien que llega tarde al trabajo?

Si te estás perdiendo algo importante

Lo siento mucho, pero llegué [minutos] tarde esta mañana por [razón]. Espero llegar a la oficina alrededor de las [hora]. Sé que tenemos [reunión] programada para [hora].

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