Cómo programar empleados

Decidir cómo programar a los empleados requiere que esté en sintonía con la forma en que opera su empresa, como conocer sus días y meses más ocupados y las tendencias de ventas de productos. Tener una idea de las necesidades de sus empleados también es importante. Los mejores horarios son flexibles, no trabajan demasiado o de menos a los empleados, maximizan las ganancias y se publican con mucha anticipación.

Si está interesado en usar software de programación, considere Homebase. Le permite crear fácilmente turnos de trabajo para un número ilimitado de empleados. Además, una vez que crea su horario semanal, puede replicarlo cada semana, y el sistema realiza todos los cálculos de tiempo para garantizar el cumplimiento de las horas extras mientras le ahorra tiempo y reduce los errores. Y la mejor noticia es que Homebase tiene un plan GRATUITO para siempre para empresas con una sola ubicación.

Visita la base de operaciones

Para comenzar a programar, siga estos sencillos pasos, que pueden ser más fáciles y menos lentos con el software de programación de empleados:

1. Haz una lista detallada de empleados

Comience por hacer una lista detallada que incluya a todos sus empleados actuales. Esto le servirá como hoja de referencia cuando comience a asignar horarios de trabajo. Ingrese tanta información como sea posible que pueda ayudarlo a crear el mejor horario. Los datos como los nombres de los empleados, los títulos de los puestos y la preferencia de turnos (noche frente a día) son buenos ejemplos.

Nombre del empleado: cuando ingrese el nombre de cada empleado, asegúrese de incluir el nombre y apellido, como mínimo. Cuidado con los duplicados. Es probable que algún día los empleados con nombres y apellidos comunes tengan al menos un compañero de trabajo que comparta su nombre. En casos como estos, deberá usar un diferenciador, como un segundo nombre o una inicial.

También puede usar un apodo para un trabajador y un nombre completo para el otro (Michael vs Mike) si lo aprueban. Sin darse cuenta, programar a un empleado para un turno doble debido a la confusión sobre su nombre podría generar conflictos y un pago costoso de horas extra (junto con impuestos más altos).

Puesto o función del empleado: debe documentar cualquier puesto o función oficial que refleje el alcance del trabajo de sus empleados. Más tarde, cuando comience a crear el cronograma, necesitará una manera fácil de unir a los empleados con los trabajos que necesita para el personal.

Dependiendo de su negocio, algunos trabajadores pueden tener varios títulos de trabajo. Por ejemplo, muchos empleados de restaurantes trabajan como meseros y anfitriones, solo que en días diferentes. Incluir esta información en su lista de empleados le asegura que siempre sabrá cómo maximizar el tiempo de trabajo de sus empleados durante cada semana.

Preferencia de turno y disponibilidad: al momento de la contratación, debe determinar las preferencias de turno de cada empleado. ¿Prefieren trabajar por la mañana, por la noche, a tiempo completo oa tiempo parcial? Incluir esto en su hoja de referencia facilitará la programación.

Si bien debe solicitar y documentar la disponibilidad general de sus empleados en el momento de la contratación, también debe alentarlos a comunicar cualquier desviación lo antes posible (al menos con un par de semanas de anticipación, si es posible).

La información que sugerimos que incluya en su lista de empleados generalmente se puede organizar de manera más eficiente y rápida si utiliza una plantilla de programación de Excel. Las columnas que necesita ya están configuradas y todo lo que necesita hacer es ingresar la información específica de sus empleados y su empresa.

2. Usa un calendario

La programación es una actividad que requiere que mires hacia el futuro. Eso se logra fácilmente si está usando un calendario. Tome notas en ciertos días o semanas para recordar las consideraciones importantes, como las próximas vacaciones para los empleados y las semanas de alto volumen de ventas.

También puede identificar períodos de pago y fechas en su calendario.

3. Considere las necesidades de programación de la empresa

Para crear un horario de empleados exitoso, debe considerar las necesidades de su negocio. ¿Hay días más ocupados que otros? ¿Hay semanas que siempre parecen ser más lentas que otras (como durante las vacaciones)? ¿Hay ciertos productos o servicios que vende más que requieren que programe más trabajadores en un puesto en particular?

Puede sentir que puede usar su instinto para evaluar qué tendencias considerar al programar, pero le recomendamos que haga referencia a datos o informes de sus sistemas o software, si es posible. Es más objetivo y preciso. Revise los informes de ventas de su empresa, año tras año, si los tiene. Si nota grandes saltos en el negocio durante ciertos meses o semanas en el transcurso de varios años, puede aumentar con más confianza la cantidad de empleados que programa para ese período de tiempo.

Si tiene un negocio de servicios con diferentes empleados para diferentes servicios, como esteticistas, técnicos de uñas y esteticistas, sería útil tener datos sobre las tendencias de ventas de servicios. Por ejemplo, si sabe que, históricamente, los clientes no programan muchas citas con el cabello durante julio, pero los servicios de manicura aumentan, debería poder programar en consecuencia.

4. Asignar Turnos

Una vez que haya terminado de organizar y revisar la información que necesita para programar a sus empleados para el próximo período, puede comenzar a asignar turnos. Asegúrese de crear una buena combinación de trabajadores en función de su nivel de habilidad y rendimiento. Por ejemplo, no programe a todos sus nuevos empleados a la vez. Asegúrese de agregar algunos veteranos, para que sus novatos tengan la oportunidad de aprender las cuerdas de compañeros de trabajo más experimentados.

El software como Homebase facilita la programación, ya sea en línea o a través de su aplicación móvil.

Para programar con éxito a su personal, debe saber cuáles son las necesidades típicas de personal de su empresa en un día promedio. ¿Diez camareros, cuatro cocineros, cinco anfitriones? Utilice esto como referencia cada vez que cree un horario de empleados; en los días de mayor volumen de ventas, aumente el número y viceversa en los días más lentos. Siempre debe comenzar el proceso de programación sabiendo cuáles y cuántos puestos necesita cubrir cada día.

Luego pase a la disponibilidad de cada persona. Puede comenzar fácilmente a completar un cronograma en función de los detalles que tiene en su lista de referencia y calendario de empleados.

Otro aspecto a tener en cuenta es el nivel de desempeño comprobado de cada empleado. Inevitablemente tendrás algunos trabajadores que son más productivos que otros. Es una buena idea programar al menos un trabajador de alto rendimiento (o más, según el tamaño de su negocio) en cada turno.

5. Obtenga comentarios de los empleados

Una vez que termine el primer borrador de su horario, es crucial obtener comentarios de los empleados. Es inevitable que surjan situaciones, como un niño enfermo, una cita médica olvidada o un próximo evento familiar. Satisfacer las necesidades de sus trabajadores mejora su satisfacción laboral y reduce la posibilidad de que no se presenten.

Una vez que se hayan recibido todos los comentarios de los empleados, deberá revisarlos para ver si se requieren cambios en el horario. Si necesita cambiar la alineación de personal, use su lista de detalles de empleados para averiguar qué trabajadores tienen más probabilidades de estar disponibles en la fecha y hora en cuestión. También puede empoderar a sus empleados para que encuentren sus propios reemplazos con anticipación; pueden incluir ese detalle con sus comentarios, por lo que todo lo que tiene que hacer es actualizar el cronograma.

Si opta por usar un software como Homebase, este paso generalmente se puede automatizar. Los empleados pueden rechazar un día de trabajo y sugerir un reemplazo para que usted lo apruebe.

6. Finalice y publique su horario

Después de incorporar y/o responder a todas las solicitudes de cambio de horario, puede finalizar y publicar su horario. Si su borrador está en Excel, considere publicarlo en PDF y enviarlo a su equipo. No podrán editarlo y evitará que alguien confunda la versión final con el borrador. Si es factible, también es una buena idea publicar el horario en algún lugar del lugar de trabajo, como una sala de descanso. Si su equipo es más experto en tecnología y/o está disperso, Google Drive puede funcionar mejor.

Verifique su horario con frecuencia y actualice los nombres de los empleados cuando haya cambios de turno.

Puedes pensar que una vez que hayas publicado tu horario, no habrá más cambios. En un mundo perfecto, ese sería el caso, pero de manera realista, deberá monitorearlo diariamente para poder realizar las revisiones necesarias de inmediato. Los empleados se enferman, ocurren problemas con el automóvil y la lista continúa. Su horario debe ser lo más realista posible y siempre debe reflejar su plan actual de personal; de lo contrario, los empleados pueden confundirse y no presentarse a trabajar cuando deberían.

Si necesita ayuda para realizar un seguimiento de las horas de trabajo de sus empleados, consulte nuestro artículo sobre el mejor software de tiempo y asistencia.

Programación de empleados con software

Aunque puede crear y administrar manualmente los horarios de trabajo de sus empleados, no es la forma más eficiente de manejarlo. Hay muchos software de programación de empleados gratuitos o de bajo costo que puede usar, y la mayoría tiene características especiales que lo ayudan a evitar costos de horas extra, encontrar reemplazos de turnos rápidamente, realizar cambios desde cualquier lugar utilizando un dispositivo móvil, etc.

Hemos mencionado Homebase, pero también puede considerar lo siguiente:

  • When I Work si tiene menos de 75 empleados y necesita un software de programación de empleados fácil de usar que sea gratuito. Además, puede administrar todo el horario en línea usando su dispositivo móvil.
  • Humanity porque tiene herramientas para ayudarte a administrar tus costos laborales.
  • Adjunto si tiene varias ubicaciones y sitios de trabajo debido a las características de programación de sus instalaciones.
  • 7Shifts es ideal para restaurantes más grandes porque le da la opción de ver solo a los empleados que son elegibles para trabajar en turnos y puestos para los que necesita programar.

Adjunto le permite alternar entre la programación, los datos de ubicación, los informes y otras vistas.

Situaciones Únicas

Hay algunas circunstancias únicas que pueden requerir que documente información adicional sobre sus empleados. Por ejemplo, si mide su productividad por citas con clientes versus horas consecutivas en el trabajo, o si su negocio está en una industria con un horario de trabajo impredecible, deberá tener esto en cuenta cuando se prepare para programar a sus empleados.

Hay otros factores que también podría necesitar considerar al programar, como la legalidad de emplear a menores y las certificaciones requeridas para ciertos tipos de trabajo. El clima también puede desempeñar un papel, especialmente si realiza su negocio al aire libre (como un negocio de limpieza de automóviles).

Trabajo de guardia

Seamos realistas: algunas empresas no pueden funcionar en absoluto si no tienen suficiente personal. Un negocio de atención médica a domicilio es uno de ellos. No puede cancelar a un cliente anciano discapacitado que necesita que su cuidador se siente con él durante todo el día. Si su negocio está en una industria como esta, algunos de los empleados que contrate deberían estar disponibles para el trabajo de guardia. Mantenga buenos registros de a quién puede programar para el trabajo de guardia y a quién no.

Programación de empleados en función de las citas de los clientes

Si su negocio opera con citas de clientes, como salones de belleza, esto determinará cómo programará a los empleados. A menos que esté abierto para clientes sin cita previa, realmente solo necesita empleados por hora en el trabajo cuando haya trabajo; de lo contrario, gastará más dinero del que está ingresando. Para ayudar, busque un buen sistema de establecimiento de citas, para que pueda avisar a sus empleados con la mayor anticipación posible sobre sus horarios.

La información adicional que puede incluir en su lista de empleados son los días en que cada trabajador está generalmente disponible. Si un cliente programa una cita esporádica, esto le ahorrará tiempo, porque ya tendrá una lista de empleados a los que puede contactar y que generalmente están disponibles para trabajar ese día en particular.

Programación de empleados para turnos de trabajo impredecibles

Si opera un negocio que tiene turnos de trabajo impredecibles, lo que significa que no sabe cuándo necesitará a alguien para un turno hasta poco antes de que deban registrarse, debe ser más diligente que otros empleadores. Es mejor si sabe que todos los turnos están dispuestos a trabajar al principio, para que no pierda el tiempo llamando y pidiendo a los empleados equivocados que vengan a trabajar durante el calor del momento.

Horarios de empleados para equipos

Si sus empleados trabajan principalmente en equipos, es posible que deba coordinar los horarios más de cerca, para que los proyectos se puedan completar de manera eficiente. Puede haber días en los que necesite que todos en un equipo en particular trabajen en el mismo turno.

También es bueno tener en cuenta las necesidades de la empresa cuando los empleados solicitan tiempo libre pagado (PTO). Dependiendo del tipo de negocio que tengas, aprobar PTO en la misma semana para todo un equipo podría ser desastroso. Asegúrese de saber siempre a qué equipo pertenece cada empleado.

menores en el trabajo

Si emplea a menores, deberá conocer los entresijos de las normas federales que rigen cuándo se les permite trabajar. Las leyes estatales también entran en juego, por lo que es una buena idea visitar el sitio web de su estado para obtener detalles.

La ley federal permite trabajar a menores de 14 años; sin embargo, si tiene empleados de 14 y 15 años en el personal, debe cumplir con las siguientes limitaciones:

  • 3 horas en un día escolar
  • 18 horas en una semana escolar
  • 8 horas en un día no escolar
  • 40 horas en una semana no escolar
  • entre las 7 am y las 7 pm, excepto desde el 1 de junio hasta el Día del Trabajo, cuando el horario de trabajo nocturno se amplía a las 9 pm

Deberá seguir de cerca las leyes laborales estatales y federales si necesita programar a menores. Las leyes de trabajo infantil son un asunto serio, y usted puede estar sujeto a sanciones y tiempo en la cárcel si las infringe.

Certificaciones requeridas

Algunos trabajos requieren más que solo habilidades, sino certificaciones oficiales. Por ejemplo, si promete a sus clientes que serán atendidos por cosmetólogos licenciados o contadores públicos certificados (CPA), eso es lo que debe cumplir. Tenga esto en cuenta si programa ciertos servicios que requieren que sus empleados estén certificados.

Debería poder consultar su lista de empleados para encontrar fácilmente a aquellos que califican para el trabajo que necesita programar. Si utiliza un software de programación como Homebase, puede programar fácilmente la certificación de cada empleado en el software y adjuntar los requisitos de certificación apropiados para cada puesto; el sistema solo se completará con los empleados que son elegibles para trabajar en ese turno en particular.

Clima

Si el clima afecta su negocio de alguna manera, debe considerarlo al programar. Puede ver un pronóstico para la próxima semana con una búsqueda rápida en Google.

Además, el simple hecho de estar al tanto de las tendencias climáticas en su ubicación puede marcar una gran diferencia. Por ejemplo, la temporada de lluvias de Florida se extiende desde mediados de mayo hasta mediados de octubre; Idealmente, los camiones de comida y las empresas de mantenimiento de automóviles móviles en esta área deberían tener esto en cuenta para que siempre estén preparados para menos clientes durante ese período de tiempo (a menos que hagan arreglos alternativos para proteger su negocio de los elementos externos).

Consideraciones legales de programación de empleados

Es esencial aprender a programar a los empleados de la manera que funcione mejor para su empresa. Existen numerosas leyes laborales a tener en cuenta, pero no todas se aplicarán a su negocio. La regla federal de horas extras (todas las horas trabajadas por encima de las 40 en un período de siete días deben pagarse a la tarifa de tiempo y medio) es importante para considerar; para mantener bajos los costos, programe a los empleados por hora para un máximo de 40 horas cada semana. También deberá conservar copias de todos los registros de programación de empleados durante al menos dos años.

Si bien actualmente no existen leyes federales de programación predictiva, algunos estados y localidades las tienen. Es una buena práctica que las empresas notifiquen con suficiente antelación a los empleados sus horarios para que puedan planificar sus horas de trabajo. Brindar a sus empleados suficiente tiempo antes de la publicación de un horario de trabajo da estructura a sus horarios y les ayuda a administrar mejor su vida diaria.

Línea de fondo

La calidad de los horarios de sus empleados puede hacer o deshacer su negocio. Descubrir cómo programar a los empleados para maximizar las ganancias (evitando las horas extra, el exceso de personal y la pérdida de negocios debido a la falta de personal) y mantener contentos a sus empleados es un acto de equilibrio. Requiere crear procesos sólidos en el front-end, recopilar los datos más apropiados para ayudarlo a tomar las mejores decisiones de programación y evaluar regularmente los horarios que crea.

Si está cansado de usar lápiz y papel para programar a los empleados y no quiere lidiar con hojas de cálculo de Excel pero aún quiere una opción gratuita, considere usar Homebase. Es gratis para empleadores con una sola ubicación y puede administrarlo en su dispositivo móvil. Los empleados también pueden acceder al horario y solicitar cambios o sugerir reemplazos desde cualquier lugar.

Visita la base de operaciones

¿Cómo programa a los empleados?

Cómo crear un horario de trabajo para empleados

  1. Piense en sus necesidades de programación con anticipación.
  2. Evalúe sus niveles de personal y disponibilidad.
  3. Cree una lista de empleados que desean turnos adicionales.
  4. Siga las normas y reglamentos locales.
  5. Publica tu horario con anticipación.
  6. Comunique la justificación de la programación de sus empleados de manera efectiva.

¿Cuáles son los 4 tipos de programación del trabajo?

4 horarios de trabajo para trabajos remotos y flexibles

  • Tiempo completo. Aunque tradicionalmente se considera que el trabajo a tiempo completo es de 40 o más horas por semana, la definición puede variar según el empleador e incluso según la organización gubernamental.
  • Tiempo parcial.
  • Horario flexible.
  • Horario alternativo.

¿Cómo programo varios empleados?

Para diseñar un horario de empleados que funcione para todos, primero determine las necesidades de su negocio, tenga en cuenta los costos laborales, luego cree y defina políticas y expectativas, evalúe las necesidades de los empleados y finalmente implemente estrategias para el éxito.

¿Cuál es el trabajo de horario?

Un horario de trabajo generalmente se refiere a los días por semana y las horas por día que se espera que un empleado esté en su trabajo. Hay varios tipos diferentes de horarios de trabajo, que varían según la organización y el puesto. Su horario también puede variar según la época del año.

Ir arriba