Cómo recibir pagos en QuickBooks Online

En este tutorial, aprenderá cómo recibir pagos en QuickBooks Online mientras compensa las cuentas por cobrar creadas cuando emitió una factura, ya que cubrimos cómo registrar los pagos recibidos en las facturas pendientes de los clientes. Si desea obtener información sobre cómo recibir el pago cuando no se ha emitido una factura, diríjase a nuestro próximo tutorial, Cómo crear y enviar recibos de ventas en línea de QuickBooks.

Creamos esto para ayudarlo a mejorar en el uso de QuickBooks, nuestro mejor software de contabilidad para pequeñas empresas. Para aprovecharlo al máximo, síguelo en tu propia cuenta de QuickBooks Online. Si aún no tiene uno, puede registrarse para una prueba gratuita de 30 días u obtener un 50% de descuento durante tres meses.

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Esta lección, que forma parte de nuestra serie de tutoriales gratuitos de QuickBooks, incluye un video tutorial e instrucciones ilustradas que presentan la misma información.

Paso 1: abra la pantalla Recibir pago

Haga clic en el botón + Nuevo en la parte superior de la barra de menú izquierda y luego seleccione Recibir pago en la primera columna bajo Clientes como se muestra a continuación.

Vaya a la pantalla Recibir pago de QuickBooks Online


Paso 2: Localice la Factura Abierta

En la pantalla Recibir pago de QuickBooks Online, puede ubicar la factura adecuada haciendo lo siguiente:

Pantalla de recepción de pago de QuickBooks Online

A. Cliente: seleccione el cliente del que recibió un pago. Todas las facturas con un saldo pendiente para ese cliente aparecerán en la sección Transacciones pendientes.

Consejo:

Asegúrese de aplicar el pago a la factura del cliente correcta. Su cliente puede molestarse si descubre que su factura aún aparece como impaga.

B. Fecha de pago: ingrese la fecha en que recibió el pago.

C. Forma de pago: Seleccione ya sea Cheque o Efectivo como forma de pago. Si su cliente paga con tarjeta de crédito, consulte nuestro tutorial sobre cómo administrar las ventas con tarjeta de crédito.

D. Número de referencia: Ingrese el número de cheque o déjelo en blanco si recibió efectivo.

E. Depositar a: Si este es el único cheque que se depositará en su cuenta bancaria, puede seleccionar la cuenta bancaria adecuada. Sin embargo, si este cheque se combinará con otros cheques o efectivo, debe registrar el pago recibido en Fondos no depositados. Es posible que desee ver más adelante cómo registrar los depósitos bancarios para comprender qué sucede con los cheques de los clientes después de contabilizarlos en Fondos no depositados. Para las cuentas de QuickBooks Online más nuevas, el nombre predeterminado para la cuenta de fondos no depositados es Pagos para depositar.

Las razones detrás de los fondos no depositados:

Los fondos no depositados le permiten agrupar varios cheques y dinero en efectivo en un solo depósito en su registro de cheques. Sin fondos no depositados, cada cheque recibido se muestra como un depósito separado en el registro de cheques, lo que dificulta el seguimiento del extracto bancario donde los cheques se combinan en un solo monto de depósito.

F. Monto recibido: Ingrese el monto del efectivo o cheque recibido.

G. Detalle de la factura: el detalle de la factura aparecerá automáticamente para cada factura pendiente una vez que se seleccione un cliente en el campo A. Aparecerán varias facturas si un cliente tiene más de una factura pendiente.

H. Pago: Ingrese la porción del monto recibido en F para aplicar a cada factura enumerada en G. Esto generalmente se completará automáticamente, pero se puede cambiar siempre que el total de pagos aplicados coincida con el monto total recibido.

Cuando esté satisfecho con los detalles de su pago, haga clic en el botón verde Guardar y cerrar para registrar la transacción.


Paso 3: Confirme que el pago se aplicó correctamente

En la barra de menú de la izquierda, desplace el cursor sobre Ventas y luego seleccione Clientes:

Navegar a la lista de clientes en QuickBooks Online

Ahora, localice al cliente para el que registró un pago y haga clic en su nombre o en cualquier parte de la línea de entrada atenuada.

Mostrar detalles del cliente en QuickBooks Online

QuickBooks Online mostrará una lista de transacciones recientes para este cliente. Recomendamos verificar los dos elementos a continuación.

Detalles de la transacción del cliente en QuickBooks Online

A. Factura marcada como Pagada: Verifique que la factura por la cual se recibió el pago ahora esté marcada como Pagada.

B. Pago registrado: Verifique que el pago registrado esté marcado como Cerrado. Si un pago está marcado como Abierto, no se ha aplicado a una factura correctamente.


Por qué es importante recibir pagos en QuickBooks Online

Cuando un cliente paga una factura, es importante aplicar el pago contra la factura como se demuestra en este tutorial. Si registra el pago de la factura mediante un recibo de venta o un depósito bancario, los ingresos se contabilizarán dos veces y la factura seguirá apareciendo como pendiente.

Registrar un recibo de venta:

Si el cliente no tiene ninguna factura abierta, siga los pasos del tutorial de recibos de ventas para registrar el pago recibido como ingreso.

Cuando los pagos no se registran correctamente en QuickBooks, los problemas comunes que pueden surgir son:

  • Las facturas pagadas permanecen abiertas: si los pagos no se aplican a la factura correcta, la factura se muestra como pendiente aunque el cliente la haya pagado. Esto conducirá a esfuerzos de cobro inexactos y podría afectar su relación con los clientes.
  • Saldos de cuentas por cobrar exagerados: el monto adeudado por los clientes será inexacto si los pagos no se aplican correctamente.
  • Ventas e ingresos sobreestimados: Los pagos recibidos y registrados incorrectamente como depósitos o en los recibos de ventas se registrarán como ingresos. Sin embargo, los ingresos ya estaban registrados cuando se creó la factura original.

Envolver

Acaba de aprender cómo recibir pagos en QuickBooks Online. Ahora sabe cómo registrar los pagos recibidos en las facturas pendientes de los clientes y comprende la importancia de utilizar la cuenta de fondos no depositados. El próximo tutorial en nuestro curso de capacitación en línea de QuickBooks es Cómo crear y enviar recibos de ventas en línea de QuickBooks, donde aprenderá cómo recibir pagos de los clientes cuando no se ha emitido una factura.

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Cómo recibir pagos en QuickBooks Desktop

  1. Haga clic en el icono Recibir pagos en la página de inicio.
  2. Ingrese quién le pagó en el cuadro Recibido.
  3. Ingrese el monto del pago.
  4. Introduzca la fecha.
  5. Seleccione el tipo de pago.
  6. Seleccione DEPÓSITO A la cuenta.
  7. Marque la factura a pagar.
  8. Haga clic en el botón Guardar y cerrar.

¿Puedes recibir pagos a través de QuickBooks Online?

Si tiene QuickBooks Payments, puede aceptar pagos electrónicos como tarjetas de crédito y transacciones ACH directamente desde una factura o correo electrónico. Hay algunas maneras de recibir el pago. Puede activar los pagos en línea para las facturas que envía por correo electrónico a los clientes. Los clientes pueden pagar las facturas con tarjeta de crédito o transferencia bancaria ACH.

¿Cómo recibo un pago electrónico en QuickBooks?

¿Cómo recibo el pago sin factura en QuickBooks Online?

Recepción y registro de pagos sin factura

  1. Haga clic en el botón + Nuevo y seleccione Recibir pago.
  2. Seleccione el cliente y haga clic en la factura a pagar.
  3. Debajo del monto, puede ingresar un monto parcial o total.
  4. Haga clic en Guardar y cerrar.
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