Cómo usar el software de administración de inventario de Lightspeed en 7 pasos

En este artículo, aprenderá cómo administrar el inventario utilizando el sistema POS de Lightspeed. Está basado en navegador, por lo que puede crear una prueba gratuita y comenzar a usar la plataforma de inmediato. Cubriremos cómo agregar productos, enviar órdenes de compra (PO), recibir y etiquetar inventario, realizar recuentos de inventario y conciliar diferencias.

Lightspeed es nuestro sistema de inventario de POS más recomendado, ideal para empresas medianas con varias ubicaciones. Tiene herramientas de verificación de edad, procesamiento de pagos e informes analíticos. Regístrese para su prueba gratuita.

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Siga los pasos a continuación y descargue nuestra lista de inventario simulado de Lightspeed para probar el sistema usted mismo. Está formulado utilizando el archivo de importación de productos Lightspeeds. Además, mire este video rápido sobre los conceptos básicos de la administración de inventario de Lightspeed para ver el software en acción.

Paso 1: inicie sesión en su cuenta de Lightspeed

Una vez que haya configurado una cuenta, vaya al sitio web de Lightspeed e ingrese sus credenciales de inicio de sesión para acceder a su tablero. Desde allí, verá una barra de navegación vertical a la izquierda. Seleccione Inventario.

Paso 2: Agrega tus productos

Antes de que pueda administrar el inventario con Lightspeed POS, debe ingresar la información de su producto. Esta información incluye todo, desde el nombre del producto, el precio al por mayor y al por menor y la descripción del producto hasta la información del proveedor y el fabricante, los números de SKU y el UPC.

Hay cuatro formas de agregar sus productos a Lightspeed:

  1. Importar elementos de una base de datos
  2. Importar artículos de un catálogo de proveedores
  3. Agregar productos manualmente
  4. Agregar productos y variantes a través de matrices

Bueno, repasa cada uno a continuación.

1. Importación de productos desde una base de datos

Si tiene una hoja de cálculo con la información de su producto, Lightspeed puede importar todo por usted. Para hacer esto, haga clic primero en Inventario y luego en Importar artículos.

En la esquina superior derecha, verá un botón verde + Nueva importación. Haz clic en eso.

En la siguiente pantalla, puede arrastrar y soltar o hacer clic para seleccionar su archivo CSV o XLSX. También puede elegir si se trata de una importación completamente nueva, una actualización de elementos existentes o una combinación de ambos.

Si no sabe cómo formatear la hoja de cálculo, puede desplazarse hacia abajo y descargar una plantilla de Lightspeed.

Del mismo modo, Lightspeed importará toda la información de sus proveedores y clientes. Al final, esto significa un cambio rápido a un sistema POS más efectivo sin perder datos importantes. Esta es una de las razones por las que Lightspeed es uno de los mejores sistemas de inventario POS para minoristas de pequeñas empresas.

No espere que la carga del producto sea un proceso instantáneo. Lightspeed tardará algún tiempo en comprobar su archivo de importación. Esperamos unos 20 minutos para que nuestro archivo de 100 productos estuviera listo para cargar.

Cuando Lightspeed termine de verificar su archivo de importación, le enviará un correo electrónico automático.

Desde allí, puede hacer clic en Finalizar importación y lo llevará de vuelta al software Lightspeed. Haga clic en Importar artículos y los productos se cargarán en su inventario de POS.

Aunque aparecerá otra pantalla de carga, esta parte del proceso fue mucho más rápida: solo tomó unos segundos.

Como mencionamos, tomó alrededor de 20 minutos cargar 100 productos. Tenga en cuenta que puede llevarle mucho más tiempo dependiendo de cuánto formato y ajustes deban realizarse en la hoja de cálculo antes de iniciar el proceso de carga.

También tenga en cuenta que no subimos ninguna imagen o foto de producto, lo que probablemente haría que el proceso fuera más largo.


2. Importación de productos del catálogo de proveedores de Lightspeeds

Lightspeed tiene un mercado de proveedores integrado con más de 8 millones de artículos precargados de más de 100 categorías. Permite a los minoristas realizar pedidos al por mayor e importar productos a sus bases de datos directamente desde Lightspeed POS. Con este método, toma solo unos minutos ensamblar una orden de compra y garantiza datos precisos del producto, ya que los está importando directamente del proveedor.

Para agregar productos de estos catálogos, vaya a Catálogos de proveedores en la página Inventario. Desde allí, seleccione todas las categorías que se aplican a su empresa y haga clic en Guardar cambios.

Todos los proveedores asociados con esas industrias ahora están incluidos en su lista de proveedores.

Puede agregar artículos individuales de esos proveedores enviando una orden de compra. Vaya a Inventario > Nuevo pedido.

Elija el proveedor del que desea agregar artículos seleccionando la empresa en el campo desplegable Proveedor en la orden de compra. Luego, presione Guardar cambios.

Esto lo llevará a la orden de compra, donde puede agregar productos individuales de ese proveedor. Si desea agregar artículos de varios proveedores, puede seleccionar Buscar en todos los catálogos.

Aparecerá una larga lista de productos, y puede seleccionar cuáles desea agregar a su lista de productos. Esta larga lista de productos puede ser un poco complicada de navegar, pero puede filtrar su búsqueda por categoría y marca, lo que ayuda a reducir los resultados.

Una vez que encuentre los artículos que desea agregar, puede agregarlos a su lista de productos individualmente haciendo clic en Importar en el lado izquierdo de la lista, lo que abrirá una página de producto, para que pueda agregar detalles.

O puede seleccionar varios elementos y presionar Importar/Agregar seleccionados en la parte inferior. Estos agregarán los productos tanto a la orden de compra como a su lista de productos.


3. Agregar productos manualmente

Lightspeed también le permite ingresar productos e información de productos manualmente. Cuando comienza con Lightspeed, este sería un proceso que llevaría mucho tiempo a menos que tenga una lista de inventario limitada. Sin embargo, agregar productos manualmente tiene más sentido después de la configuración, cuando solo necesita agregar uno o algunos artículos.

Para hacer esto, haga clic en Inventario y luego en Nuevo artículo.

En la siguiente pantalla, verá un formulario con campos para información diversa del producto, precio, SKU, proveedor, categoría, etc.


4. Adición de matrices de productos

Por último, puede agregar productos a una matriz de productos. Esta matriz le permite agregar rápidamente productos que tienen diferentes colores o tamaños a la vez, al mismo tiempo que observa diferentes niveles de inventario o precios según sea necesario. Esto también es útil para mantener todas las variantes de un producto en una lista de productos en lugar de crear varias listas para diferentes tamaños y colores.

Para agregar matrices de productos, haga clic en Matriz en la página principal de Inventario.

Esto lo llevará a la pantalla donde puede agregar nuevas matrices y administrar las existentes. Desde allí, seleccione Nueva matriz.

Ahora, ingresará los detalles básicos de sus artículos, incluida la descripción, la marca, el proveedor y el precio. En esta pantalla, también seleccionará los atributos de su matriz.

Tenga en cuenta que los atributos de la matriz se limitan a color/talla, talla, color y una configuración personalizada de tres atributos, lo que podría ser útil si vende un producto que viene en varias tallas, lavados y largos (como pantalones). Sin embargo, tenga en cuenta que no puede cambiar el título de los atributos.

Una vez que seleccione las variables que necesita para su matriz de productos, aparecerán campos para ingresar las variantes específicas de acuerdo con lo que seleccione. Puede agregar más de 40 opciones para cada variante.

Cuando haya ingresado los diferentes atributos que necesita, presione Guardar cambios en la parte superior izquierda de la pantalla. Se completará un campo de matriz con todas las diferentes combinaciones de atributos posibles, y puede ajustar detalles como precios y niveles de existencias para cada opción.


Paso 3: Crear y enviar órdenes de compra de forma manual o automática

Gran parte de la dificultad y el tiempo para preparar una orden de compra provienen de calcular la cantidad que necesita de cada producto. Con la configuración correcta, Lightspeed puede configurar PO por usted. Al anotar su inventario disponible y reducir su recuento de inventario después de cada venta, puede configurar reglas específicas en Lightspeed que generarán órdenes de compra automáticamente.

Lightspeed POS también combinará PO para el mismo proveedor para que todo esté en un solo lugar y sea fácil de rastrear. Todo lo que tiene que hacer es revisar la orden de compra y enviarla a su proveedor.

También puede seleccionar diferentes reglas para diferentes tiendas. Digamos que tiene dos ubicaciones físicas (Stadium Store y City Store) y una tienda en línea (nmbr1fan.com), y cada tienda lleva y ordena su propio inventario.

Team Pompoms podría venderse más rápido en un lugar que en otro. Si ese es el caso, puede configurar una regla para cada tienda. Stadium Store puede reordenar automáticamente 100 Team Pompoms cuando alcanza un nivel de inventario disponible de 25, pero City Store puede generar automáticamente una orden de compra por 15 Team Pompoms cuando alcanza un nivel de inventario disponible de 5.

Para configurar esto, vaya a Inventario y elija Búsqueda de artículos.

Desde aquí, seleccione un producto para ver sus detalles, precios y costos, así como el stock actual en la esquina superior derecha y la información de reordenación automática en el centro.

Para implementar reordenaciones automáticas, establezca un punto de reordenación (el punto en el que su nivel de existencias activará una reordenación) y un nivel de reordenación (la cantidad del producto que desea reordenar automáticamente). Recuerde, si tiene más de una ubicación que solicita inventario, estos niveles pueden ser diferentes si el producto se vende a un precio diferente.

Cuando esté listo para enviar sus órdenes de compra a sus proveedores, todos estos nuevos pedidos automáticos estarán listos para que los agregue. Para hacerlo, vaya de Inventario a Orden maestra y seleccione Agregar pedidos nuevos.

Agregue automáticamente todos los artículos en o por debajo de los puntos de pedido haciendo clic en Agregar pedidos nuevos.

Los productos que necesita volver a pedir aparecerán automáticamente a continuación. En este punto, puede ajustar las cantidades de los pedidos o eliminar artículos de la lista maestra de pedidos por completo.

Una vez que tenga los artículos y las cantidades que necesita, haga clic en Asignar artículos a pedidos. Esto generará órdenes de compra basadas en la lista maestra de pedidos para cada proveedor.

Ahora puede ajustar esas órdenes de compra según sea necesario (por ejemplo, para agregar nuevos productos o artículos que aún no están en la lista de nuevos pedidos). Y finalmente, envíelos a sus proveedores.

Es importante tener en cuenta que los pedidos automáticos no se envían automáticamente a sus proveedores. Todavía requieren su aprobación para que siempre pueda hacer cambios.

Paso 4: Reciba el inventario con Lightspeed POS

La reducción del inventario ocurre por muchas razones, incluidos errores administrativos, errores del proveedor y fraude. Suponiendo que está enviando órdenes de compra precisas, la entrega del inventario es el primer punto para identificar esos costosos errores.

Es importante asegurarse de recibir los productos, la cantidad, el precio y la calidad correctos de sus proveedores. Puede hacer estas comprobaciones con su Lightspeed POS.

Consejos para recibir inventario

  1. Revisa cada factura. Confirme la coincidencia de orden de compra, factura y envío.
  2. Anote de inmediato todas y cada una de las incoherencias entre la orden de compra, la factura y el envío.
  3. Resuelva cualquier discrepancia con sus proveedores antes de pagar la factura.
  4. Informe las discrepancias a su proveedor dentro de las 24 horas para explicar y corregir la factura.
  5. Actualice los recuentos de inventario antes de almacenar o almacenar el inventario.

Cuando siga estos consejos, sabrá exactamente cuánto inventario está ingresando a su tienda y evitará pagar artículos adicionales o artículos que no recibió. Para obtener más consejos como este, lea nuestra guía sobre la reducción de inventario.

Cuando recibe una entrega, puede usar Lightspeed mobile para verificar sus artículos. También puede hacerlo en el escritorio yendo a Inventario y luego seleccionando Órdenes de compra.

A partir de ahí, abra la orden de compra correspondiente. Esto le mostrará todo lo que ordenó al proveedor.

A continuación, seleccione Registrarse en la esquina superior izquierda.

Ahora puedes aceptar envíos. Escanee cada artículo con un lector de código de barras o selecciónelo manualmente. Si es un pedido pequeño y puede dar cuenta de todo rápidamente, puede seleccionar Recibir todos los artículos para que el proceso sea más rápido.

Después de confirmar la entrega, seleccione Agregar recibido al inventario. Todos los artículos recibidos se agregarán al inventario disponible de esa ubicación. Cuando haya terminado, seleccione Orden de compra finalizada.

En este punto, si no pudo verificar un artículo de inventario, se mostrará como No recibido o Parcialmente recibido en la orden de compra.

Mientras aún está en la orden de compra, puede enviar por correo electrónico una copia de la orden de compra junto con una nota que detalle la discrepancia a su proveedor.

Una vez que haya recibido el inventario y lo haya agregado a su base de datos, vuelva a Lightspeeds Inventory y busque el artículo o los artículos entregados. Verá los recuentos totales de existencias actualizados.

Paso 5: Etiquete el inventario: etiquete el inventario y almacene los estantes (opcional)

Su inventario puede venir con sus propios códigos de barras. Si ese es el caso, es posible que solo deba agregar una etiqueta de precio con su logotipo y el producto estará listo para venderse.

Sin embargo, si está vendiendo sus propios productos artesanales o los de otros, es probable que su inventario no venga con códigos de barras. Puede crear e imprimir sus propias pegatinas de código de barras únicas con Lightspeed. Se recomienda usar una impresora de etiquetas Zebra, pero otras también son compatibles. Hemos elaborado una guía de las mejores impresoras de códigos de barras para su pequeña empresa minorista.

Etiquetar su inventario ahora le ahorrará toneladas de tiempo en el futuro. Durante las compras de los clientes, sus asociados solo necesitan escanear para obtener información de precios y ajustar automáticamente los recuentos de inventario en consecuencia. También ahorrará tiempo durante los recuentos de inventario físico cuando todo lo que tiene que hacer es escanear un artículo con un escáner de código de barras Bluetooth.

Paso 6: Realice recuentos de inventario físico

La primera ventaja que le brinda un sistema POS moderno es un recuento de inventario actual y preciso basado en las ventas, por lo que ya tiene una ventaja inicial. La segunda ventaja es la velocidad.

Vaya a Inventario y luego a Recuentos de inventario.

Desde allí, seleccione el botón verde + Nuevo recuento de inventario en la esquina superior derecha.

Asigne un nombre a su recuento de inventario. Recomiendo elegir un programa establecido y una convención de nomenclatura para que pueda mantener la coherencia y encontrar registros fácilmente más adelante. Para aprender a realizar recuentos de inventario anual y de ciclo, lea nuestra guía para la gestión de inventario minorista.

Ahora puede escanear códigos de barras o seleccionar productos manualmente y marcar los conteos. Si surge algo que exige su atención, el sistema se guardará, para que pueda volver a él más tarde.

El uso de un escáner de código de barras es mucho más rápido que la búsqueda manual de productos, por lo que recomiendo esa opción. Alternativamente, puede imprimir hojas de conteo para distribuirlas a su equipo. Esta opción es ideal si necesita que un administrador verifique los conteos antes de que se ingresen, lo que puede ayudar a prevenir el robo interno. Esta opción también funciona bien si desea dividir los recuentos entre varios miembros del equipo, asignando determinados empleados a diferentes categorías de productos o departamentos.

Las hojas de conteo se generan automáticamente sin las cantidades disponibles esperadas, por lo que es automáticamente un conteo a ciegas.

Paso 7: Conciliar las diferencias

Una vez que haya completado el conteo de su inventario físico, estará listo para conciliar. En un mundo perfecto, no habría diferencias entre lo que contó físicamente y lo que su POS había enumerado como existencias disponibles. Si los hay, ahora es el momento de dar cuenta de eso y asegurarse de que sus órdenes de compra repongan los niveles de inventario a la cantidad correcta.

Si su página de conteo físico todavía está activa, genial. De lo contrario, regrese a él seleccionando Inventario, haciendo clic en Recuentos de inventario y luego abriendo el recuento específico que desea conciliar. Suponiendo que su conteo físico esté completo, seleccione Conciliar.

Conciliar su número actualizará su número de inventario para reflejar el número de su conteo físico. Ahora es el momento de revisar la contracción.

El informe de Pérdidas mostrará la diferencia entre lo que su POS pensó que tendría en función de las entregas y ventas registradas y su recuento físico real. Te mostrará las diferencias por producto, tanto en número de unidades como en valor total.

En este punto, sus recuentos de inventario se actualizan y está listo para volver a enviar nuevas órdenes de compra con sus proveedores en consecuencia.

Línea de fondo

Lightspeed POS y otros sistemas POS modernos pueden revolucionar la forma en que su pequeña empresa administra el inventario. Para muchas pequeñas empresas, la gestión de inventario es la única área en la que las personas todavía utilizan la misma tecnología y los mismos métodos que se utilizaron hace generaciones.

Actualizar a un nuevo sistema POS con Lightspeed es rápido y fácil ya que la plataforma es intuitiva y poderosa. Si su pequeña empresa mueve cualquier tipo de producto en volumen, esta es una manera fácil de ahorrar tiempo y dinero. Le pagará dividendos día tras día, trimestre tras trimestre, año tras año. Regístrese para su prueba gratuita de 14 días.

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¿Cómo recopilo inventario en Lightspeed?

En el menú principal, haga clic en Inventario > Órdenes de compra, abra la orden de compra y haga clic en Registrar. Haga clic en Marcar todos los artículos recibidos > Agregar artículos recibidos al inventario. La nueva cantidad ahora se agrega a su inventario.

¿Cómo se utiliza el inventario de Lightspeed?

Además, mire este video rápido sobre los conceptos básicos de la administración de inventario de Lightspeed para ver el software en acción.

  1. Paso 1: inicie sesión en su cuenta de Lightspeed.
  2. Paso 2: Agregue sus productos.
  3. Paso 3: Cree y envíe órdenes de compra de forma manual o automática.
  4. Paso 4: Reciba el inventario con Lightspeed POS.

¿Cómo agrego inventario al restaurante Lightspeed?

Adición de elementos en detalle

  1. Inicie sesión en Back Office con sus credenciales de Lightspeed.
  2. En el menú de navegación, seleccione Administración de menús > Elementos.
  3. Haga clic en el botón Agregar elemento.
  4. Ingrese la configuración requerida del artículo: detalles del artículo, detalles del botón POS, descripción y detalles de gestión de existencias.
  5. Haga clic en Guardar para guardar los cambios.

¿Para qué se utiliza la velocidad de la luz?

Lightspeed es un proveedor global de sistemas de punto de venta basados ​​en la nube para tiendas minoristas y restaurantes. Nuestro sistema POS incorpora una sólida gestión de inventario, análisis detallados y movilidad basada en la nube en un sistema todo en uno.

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