Cuándo capitalizar los pagos de gastos realizados

Los pagos capitalizados crean un activo en su hoja de balance, mientras que los pagos gastados reducen el ingreso neto en su estado de resultados. En general, los pagos para comprar o reparar activos fijos deben capitalizarse si el monto es significativo y el activo generará un beneficio para la empresa durante varios años. En la práctica, la capitalización frente a los pagos de gastos relacionados con los activos fijos es un área gris, pero es un concepto crucial para comprender una buena contabilidad de activos fijos.

Capitalizar Gastos
  • Compra de nuevos activos: Se debe capitalizar un activo fijo con una vida útil mayor a un año.
  • La vida útil de un activo aumentó: las revisiones y restauraciones importantes son ejemplos de costos que extienden la vida útil de un activo. La vida útil puede aumentar reemplazando las piezas viejas con piezas más nuevas o restaurando su capacidad de funcionamiento a través de una serie de reparaciones.
  • El número de unidades producidas a partir del activo aumentó: el dinero gastado para aumentar la capacidad de producción de un activo fijo es un gasto de capital.
  • Se mejora la calidad de las unidades producidas a partir del activo: por ejemplo, una imprenta reemplazó el cabezal de impresión de una de sus impresoras a gran escala. Como resultado, el cabezal de impresión más nuevo produce impresiones de mayor calidad sin rayas y con colores precisos.
  • El propósito del activo cambia: por ejemplo, los pagos por convertir una máquina de producir un producto a un producto diferente deben capitalizarse.
  • Los pagos no son significativos: los pagos pequeños que no son significativos para los resultados financieros generales de la empresa pueden contabilizarse como gastos, incluso si están incluidos en una de las viñetas anteriores. La materialidad para los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP) depende del tamaño de la empresa. Sin embargo, el IRS permite la deducción actual de cualquier pago de menos de $2,500 para efectos del impuesto sobre la renta.
  • El gasto es meramente una reparación ordinaria: Las reparaciones y el mantenimiento destinados a mantener el activo en buenas condiciones de funcionamiento deben tratarse como gastos.
  • El gasto mejora solo el valor estético del activo: Mejorar el valor estético del activo no requiere capitalización. La aplicación de pintura o revestimientos puede considerarse solo con fines estéticos o para el cuidado necesario requerido para proteger el activo del deterioro o daño.

Efecto de Capitalizar vs Pago de Gastos en el Estado de Resultados

La cuestión de capitalizar un gasto tiene un efecto en los estados financieros. Además, las áreas grises de la capitalización también pueden ser un caldo de cultivo para el fraude fiscal o la manipulación de estados financieros. Repasemos los efectos en los estados financieros de la capitalización frente al gasto de un pago.

Ollivander Woodworks compró una máquina cortadora de madera destinada a la producción de muebles de madera. El costo de esta máquina es de $50 000 con una vida útil de cinco años y sin valor residual. En el primer año, la empresa pagó un costo posterior de $10,000. Obviamente, el precio de compra de $50,000 debe capitalizarse. Veamos el efecto en los estados financieros si capitalizamos vs gastamos los $10,000 en costos posteriores.

Supongamos las siguientes cifras del estado de resultados durante los próximos cinco años si el costo subsiguiente de $10 000 se capitaliza junto con el precio de compra de $50 000.

Asumiendo que el pago de $10,000 fue CAPITALIZADO
Año 1 Año 2 año 3 año 4 Año 5
Utilidad neta antes de la depreciación $16,000 $17,000 $18,000 $19,000 $20,000
Gasto de depreciación del precio de compra ($50,000 5 años) ($10,000) ($10,000) ($10,000) ($10,000) ($10,000)
Depreciación del Costo Subsiguiente ($10,000 5 años) ($2,000) ($2,000) ($2,000) ($2,000) ($2,000)
Lngresos netos $4,000 $5,000 $6,000 $7,000 $8,000

Cuando capitalizamos el gasto, no registramos un gasto en el año 1. Sin embargo, el efecto de la capitalización sería un mayor gasto de depreciación. En efecto, distribuimos el pago de $10,000 a través de la depreciación. En lugar de cargar todos los $10 000 como gastos en el año 1, los distribuimos en $2000 por año como gastos de depreciación. Ahora, veamos el efecto de cargarlo a gastos en el año 1.

Asumiendo que el pago de $10,000 fue CARGADO A GASTOS EN EL AÑO 1
Año 1 Año 2 año 3 año 4 Año 5
Utilidad neta antes de la depreciación y costo posterior $16,000 $17,000 $18,000 $19,000 $20,000
Gasto de depreciación del precio de compra ($50,000 5 años) ($10,000) ($10,000) ($10,000) ($10,000) ($10,000)
Costo posterior (gastado) ($10,000)
Utilidad (pérdida) neta ($4,000) $7,000 $8,000 $9,000 $10,000

En el año 1, cargamos los $10,000 completos a gastos, lo que resultó en una pérdida neta de $4,000. Aunque puede parecer malo que tuviéramos una pérdida neta, comparemos el ingreso neto bajo las dos suposiciones:

Comparación de Ingresos Netos Capitalización vs Gastos
Año 1 Año 2 año 3 año 4 Año 5 Total
Utilidad neta si se capitaliza $4,000 $5,000 $6,000 $7,000 $8,000 $30,000
Ingreso Neto Si Gasto ($4,000) $7,000 $8,000 $9,000 $10,000 $30,000
Efecto neto $8,000 ($2,000) ($2,000) ($2,000) ($2,000)

Observe que en el año 1, nuestra utilidad neta es mayor en $8,000 si capitalizamos versus gastamos el costo del activo subsiguiente. En los años siguientes, observe que la diferencia se revierte en $2 000 por año, que es la depreciación anual si se capitaliza el costo.

Independientemente de la opción que elijamos, nuestro ingreso total sigue siendo el mismo durante la vida útil del activo, ya sea que capitalicemos o gastemos un pago. La diferencia en los ingresos es simplemente una diferencia de tiempo temporal porque distribuimos el gasto en varios períodos cuando lo capitalizamos en el activo.

La mayoría de las empresas prefieren capitalizar los gastos a efectos contables para evitar la gran reducción de los ingresos netos en el año 1. Sin embargo, a efectos del impuesto sobre la renta, estas mismas empresas prefieren contabilizar los gastos para obtener los ahorros fiscales de la deducción en el año 1. Tenga cuidado al tratar los activos los pagos relacionados difieren entre el libro y la contabilidad fiscal porque las reglas son muy similares y es posible que tenga dificultades para justificar la deducción actual en su declaración de impuestos si capitalizó el pago en sus libros.

Asientos de diario para capitalizar frente a pagos de activos de gastos

Cuando capitalizamos pagos, cargamos el pago a nuestra cuenta de activos fijos. El pago aumentará el saldo de nuestra cuenta de activos en el balance general. Si lo cargamos a gastos, cargamos el pago a Gastos de Reparaciones. El efecto de la capitalización sería una transferencia gradual de los costos de reparación y mantenimiento a ganancias y pérdidas a lo largo de los años a través de la depreciación.

CAPITALIZAR GASTOS
Equipo Efectivo $10,000 $10,000 Gastos de reparaciones Efectivo $10,000 $10,000

Línea de fondo

Saber cuándo capitalizar o gastar un costo posterior relacionado con un activo fijo requiere una cuidadosa consideración. Desde una perspectiva contable, las dos opciones no tienen efecto en el ingreso neto general durante la vida del activo. Sin embargo, hay una diferencia en el ingreso neto a lo largo de los años debido a las diferencias temporales. Si bien es importante comprender las consecuencias de cada tratamiento, la decisión debe basarse en si el pago mejora el activo o simplemente lo restaura a su condición operativa original.

¿Cuál es un ejemplo de un gasto capitalizado?

Ejemplos de gastos de capital realizados para aumentar o mejorar los activos incluyen la compra de: nuevos equipos de trabajo, maquinaria, terrenos, plantas, edificios, almacenes, muebles, accesorios, vehículos, hardware, software y activos intangibles como patentes y licencias.

¿Cuándo se deben capitalizar los gastos?

¿Cuándo capitalizar vs gastar un costo? La decisión del tratamiento contable de Capitalización vs. Gastos está determinada por el supuesto de vida útil de un artículo. Los costos que se espera proporcionen beneficios de larga duración (>1 año) se capitalizan, mientras que los costos con beneficios de corta duración (<1 año) se contabilizan como gastos en el período en que se incurren.

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