Nómina en Hawai: todo lo que los empleadores necesitan saber

El procesamiento de la nómina en Hawái requiere que se registre para obtener un Número de identificación de empleado (EIN) con el IRS. Además, deberá registrarse tanto en el Departamento de Impuestos de Hawái como en el Departamento de Relaciones Laborales e Industriales para las cuentas de retención y desempleo. Aunque Hawái tiene la tasa de impuestos sobre la renta más alta del país para aquellos que ganan más de $200,000 por año, la mayoría de las regulaciones de nómina y recursos humanos están en línea con las leyes laborales federales y no requieren mucha atención adicional.

Instrucciones paso a paso para ejecutar la nómina en Hawái

Paso 1: Configure su empresa como empleador. A nivel federal, debe solicitar un número de identificación de empleador federal (EIN) y registrarse para obtener una cuenta en el Sistema electrónico de pago de impuestos federales (EFTPS).

Paso 2: Registre su empresa en Hawái. Puede registrarse para obtener una cuenta de retención de impuestos sobre la renta a través del Departamento de Impuestos de Hawái. Recibirá su identificación de retención inmediatamente después de completar el registro en línea. Los empleadores también tienen la opción de registrarse por correo (con un período de procesamiento de tres semanas) o en persona en una oficina local del Departamento de Impuestos de Hawái. Las identificaciones de retención de Hawái tendrán el formato: WH-000-000-0000-01/02.

También deberá registrarse para obtener una cuenta de impuestos de desempleo a través del Departamento de Trabajo y Relaciones Industriales de Hawái (DLIR). Los empleadores deben registrarse en el DLIR dentro de los 20 días posteriores a la contratación de su primer empleado. Debería recibir su número de cuenta y tasa de contribución por correo electrónico inmediatamente después de completar el registro en línea.

Paso 3: Configure su nómina. Ya sea que vaya a realizar la nómina usted mismo o utilice un software de nómina, deberá determinar un proceso de nómina que funcione mejor para su negocio y que cumpla con las normas y reglamentos de Hawái. Esto incluye decidir cuándo y cómo pagará a los empleados, cómo recopilará y enviará los formularios de nómina cuando sea necesario, cómo y cuándo verificar el tiempo trabajado de los empleados, etc.

Paso 4: recopile los formularios de nómina de los empleados. Es mejor recopilar formularios de empleo de los nuevos empleados durante el proceso de incorporación. Los formularios de nómina federal incluyen el W-4, I-9 y un formulario de autorización de depósito directo, si corresponde. Hawái también requiere que los empleados llenen un documento adicional para la retención estatal llamado HW-4.

Paso 5: Recopile, revise y apruebe las hojas de tiempo. La ley de Hawái establece que los días de pago regulares deben establecerse y proporcionarse a todos los empleados por escrito al momento de la contratación. Para asegurarse de que a su equipo siempre se le pague a tiempo para cumplir, asegúrese de recopilar y aprobar las tarjetas de tiempo un par de días antes del día de pago. Utilice una de nuestras plantillas gratuitas de hojas de tiempo para obtener ayuda si aún no tiene un sistema establecido de tiempo y asistencia.

Paso 6: Calcule la nómina y pague a los empleados. Hay muchas formas de calcular la nómina, y depende de usted decidir cuál es la mejor para su negocio. Puede usar un software de nómina, una calculadora (use nuestra calculadora gratuita de tarjetas de tiempo para hacer algunos cálculos básicos de tiempo) o incluso Excel (tenemos una plantilla gratuita).

Paso 7: Presente los impuestos sobre la nómina ante el gobierno federal. Los pagos de impuestos federales deben hacerse a través de EFTPS. Por lo general, debe depositar el impuesto federal sobre la renta retenido y los impuestos del Seguro Social y Medicare del empleador y del empleado según el cronograma asignado (mensual o bisemanal) a su empresa por el IRS.

  • Los depositantes mensuales deben depositar los impuestos sobre la nómina sobre los pagos realizados durante un mes antes del día 15 del mes siguiente.
  • Los depositantes bisemanales deben depositar los impuestos sobre la nómina para los pagos realizados los miércoles, jueves y/o viernes antes del miércoles siguiente. Los impuestos sobre los pagos realizados en sábado, domingo, lunes y/o martes vencen el viernes siguiente.

Es importante tener en cuenta que los horarios para depositar y declarar impuestos no son los mismos. Los patrones que depositan tanto mensual como bisemanalmente sólo deben reportar sus impuestos trimestralmente o anualmente presentando el Formulario 941 o el Formulario 944 .

Paso 8: Presente los impuestos sobre la nómina con el estado de Hawái. Los empleadores hawaianos deben presentar y pagar impuestos retenidos de los salarios de los empleados. Es importante saber que las fechas de vencimiento de presentación y pago son diferentes. Las presentaciones de declaraciones son trimestrales y vencen el día 15 del mes siguiente de la siguiente manera. Los pagos vencen cada dos semanas, mensualmente o trimestralmente dependiendo de la cantidad de retención de impuestos que tenga un empleador para el año anterior.

Paso 9: Documente y almacene sus registros de nómina. Es importante mantener registros de todos sus empleados, incluso de los despedidos, durante al menos tres o cuatro años. Obtenga más información en nuestro artículo sobre cómo conservar los registros de nómina.

Paso 10: Complete los informes de nómina de fin de año. Deberá completar los formularios W-2 para todos los empleados y 1099 para todos los contratistas independientes. Tanto los empleados como los contratistas deben haber recibido estos documentos antes del 31 de enero del año siguiente.

Para obtener una descripción general más general de lo que debe saber al hacer la nómina de acuerdo con los estándares federales, consulte nuestra guía sobre cómo hacer la nómina.

Ley de nómina, impuestos y regulaciones de Hawái

Procesar la nómina en Hawai es generalmente un proceso fácil. No hay que preocuparse por los impuestos locales; sin embargo, los residentes de Hawái están obligados a pagar el impuesto sobre la renta estatal sobre sus ganancias.

Para mantener el cumplimiento, deberá retener y remitir esos impuestos de manera precisa y oportuna, pero no debe preocuparse, ya que es un proceso bastante simple y todo en línea. Hay algunas otras cosas con respecto a la nómina que también se destacan (como el seguro de discapacidad temporal de Hawái). A continuación, desglosamos todos los impuestos y regulaciones sobre la nómina que será importante conocer.

Impuestos sobre la nómina de Hawái

Los empleadores en Hawái son responsables de pagar los impuestos sobre la nómina, además del Seguro Social, Medicare y los impuestos federales de desempleo (FUTA). El Seguro Social y Medicare (FICA) son impuestos tanto del empleado como del empleador, lo que significa que la parte del empleado se retendrá de los cheques de pago y la parte del empleador será su responsabilidad.

Como empleador, será responsable de las siguientes tasas para cada uno de estos montos de impuestos federales:

  • Seguridad Social 6,2% de la paga de cada empleado
  • Medicare 1.45% de cada empleado paga
  • FUTA 6% de los primeros $7,000 de la paga de cada empleado

Además de las obligaciones tributarias federales, también deberá asegurarse de cumplir con la retención y el envío de impuestos estatales.

Impuesto estatal sobre la renta

Hawái tiene tasas progresivas de impuestos sobre la renta, lo que significa que los residentes pagan más impuestos a medida que ganan más dinero. Los contribuyentes que viven en Hawái pagan tasas impositivas del 1,4 % al 16 % según sus ingresos. Deberá usar la Guía de retención de impuestos de Hawái y las tablas relacionadas para determinar cuánto debe retener del cheque de pago de cada empleado (tenga sus formularios W-4 a mano cuando calcule los totales). Las tasas de impuestos progresivas, con base en los ingresos para quienes clasifiquen como jefes de familia solteros, son las siguientes:

Ingreso Tasa de impuesto
primeros $2,400 de ingreso imponible 1,4%
entre $2,401 y $4,800 3,2%
entre $4,801 y $9,600 5,5%
entre $9,601 y $14,400 6,4%
entre $14,401 y $19,200 6,8%
entre $19,201 y $24,000 7,2%
entre $24,001 y $36,000 7,6%
entre $36,001 y $48,000 7,9%
entre $48,001 y $150,000 8,25%
entre $150,001 y $175,000 9%
entre $175,001 y $200,000 10%
$200,001 y más dieciséis%

En las noticias:

El Senado de Hawái aprobó una legislación en marzo de 2021 que aumenta el impuesto sobre la renta pagado por los principales asalariados de Hawái del 11 % al 16 %, lo que daría a Hawái la tasa estatal de impuesto sobre la renta más alta del país. Esto estará vigente hasta 2027, después de lo cual, el porcentaje de ingresos para las personas que ganen más de $200,001 volverá al 11 %.

Los empleadores están obligados a retener la cantidad adecuada de impuestos sobre la renta en función de las ganancias de los empleados y remitirlo al estado de manera oportuna. Las presentaciones vencen para todos los empleadores trimestralmente, con el siguiente calendario:

  • Trimestre 1 Vence el 15 de abril
  • Trimestre 2 Vence el 15 de julio
  • Trimestre 3 vence el 15 de octubre
  • Trimestre 4 Vence el 15 de enero

Los pagos vencen en función del monto de la retención, de la siguiente manera:

Responsabilidad por retención de impuestos Frecuencia de pago Fecha de vencimiento
Más de $40,000 Bisemanal Miércoles: si se retienen impuestos por salarios pagados el miércoles, jueves o viernes anterior Viernes: si se retienen impuestos por salarios pagados el sábado, domingo, lunes o martes anterior
$5,000 – $40,000 Mensual El día 15 del mes siguiente al cierre del período mensual anterior
Menos de $5,000 Trimestral El día 15 del mes siguiente al cierre del trimestre anterior (15/04, 15/07, 15/10, 15/01)

Impuesto al Seguro de Desempleo

Hawái tiene un fondo de seguro de desempleo (UI) en todo el estado que brinda beneficios a los trabajadores que están pasando por períodos de desempleo. Las contribuciones recaudadas de los empleadores se utilizan exclusivamente para pagar las prestaciones de los trabajadores desempleados.

A los empleadores se les cobran los primeros $47,400 de salarios de cada empleado. Las tasas de cotización se determinan anualmente con una tasa impositiva máxima del 5,80%. Los nuevos empleadores que se registran en el estado de Hawái siempre comienzan con una tasa estándar para nuevos empleadores del 3,00 %.

Además de la tasa de desempleo estándar, los empleadores también deben pagar una tasa de evaluación de empleo y capacitación (E&T). El programa de Empleo y Capacitación es un programa de trabajo a nivel estatal que ayuda a los adultos sanos a convertirse en parte de la fuerza laboral. Sirve a los participantes con asistencia para encontrar empleo, adquirir experiencia laboral y capacitación.

Si planea usar un software de nómina, como Gusto, aquí hay algunas cosas a las que querrá prestar especial atención como empleador hawaiano:

  1. Su determinación de tasa de UI incluirá una tasa de E&T (0.01%) y una tasa de experiencia. Al ingresar su tarifa en su software de nómina, preste especial atención a si la tarifa E&T ya está integrada en su sistema o si necesitará proporcionar esa información.
  2. Deberá agregar su proveedor de nómina como su TPA (Administrador de terceros) con el DLIR. Puede hacerlo en línea a través de su perfil en línea de Hawaii DLIR. Si no lo hace, se producirán problemas cuando el proveedor de nómina intente presentar las declaraciones en su nombre y puede ocasionar presentaciones tardías y multas.

Seguro de compensación de trabajadores

La ley de compensación de trabajadores (WC) de Hawái brinda compensación por pérdida de salario y atención médica a los empleados que sufren una lesión relacionada con el trabajo. Todos los empleadores que tienen uno o más empleados (ya sea de tiempo completo o de tiempo parcial, permanentes o temporales) deben tener cobertura de compensación para trabajadores a través de un proveedor privado de su elección. La cobertura es 100% financiada por el empleador y los empleadores tienen prohibido explícitamente exigir a los empleados que contribuyan a las primas de seguro de WC.

Los beneficios para los empleados lesionados incluyen:

  • Beneficios médicos: todo tratamiento médico, incluidos los servicios y suministros quirúrgicos y hospitalarios relacionados con la lesión.
  • Beneficios por incapacidad total temporal: beneficios por pérdida de salario pagados siempre que un médico tratante certifique que está incapacitado para trabajar
  • Beneficios por incapacidad parcial permanente: Pagos adeudados a un empleado cuando una lesión resulta en un porcentaje de pérdida del uso de partes o funciones específicas del cuerpo
  • Beneficios por incapacidad total permanente: pagos adeudados a un empleado si el empleado lesionado no puede regresar al trabajo debido a la lesión
  • Pagos por desfiguración: adeudados a un empleado por cicatrices como resultado de laceración o cirugía, pueden incluir deformidad y decoloración
  • Pagos por muerte: Debido a un cónyuge sobreviviente e hijos dependientes en casos de muerte relacionada con el trabajo
  • Rehabilitación vocacional: si no puede regresar a su ocupación habitual, un empleado lesionado puede recibir asesoramiento profesional, pruebas, capacitación y colocación laboral.

Si bien no hay industrias o lugares de trabajo explícitos que estén exentos de este requisito estatal, existe una definición detallada proporcionada en el Capítulo 386 de HRS de lo que el estado de Hawái considera empleo. Consúltelo para obtener una lista completa de situaciones en las que el trabajo no se considera empleo y, por lo tanto, no requeriría que un empleador esté cubierto.

Seguro de Incapacidad Temporal

Además del UI, también debe proporcionar un seguro de discapacidad temporal (TDI) para los empleados elegibles para ayudar a cubrir lesiones y enfermedades no relacionadas con el trabajo. Si un empleado no puede trabajar debido a una lesión o enfermedad fuera del trabajo, se le pagarán beneficios por incapacidad o licencia por enfermedad para reemplazar parcialmente los salarios perdidos.

Es importante tener en cuenta que, a diferencia del seguro de desempleo, TDI no cubre la atención médica. Puede optar por cubrir el costo total o compartir el costo equitativamente con sus empleados. Sin embargo, la contribución de los empleados no puede exceder el 0,5% del salario semanal de los empleados.

Hay algunos empleados que están excluidos de esta ley, incluyendo:

  • Empleados del gobierno federal
  • Trabajadoras del hogar
  • Agentes de seguros y vendedores de bienes raíces pagados a comisión
  • Personas menores de 18 años que reparten/distribuyen periódicos
  • Empleados familiares
  • Estudiantes de enfermería o internos de hospital

Leyes de salario mínimo en Hawái

A partir de enero de 2018, el salario mínimo estatal de Hawái es de $10,10 por hora.

A los empleados que reciben propinas se les puede pagar hasta $0.75 menos por hora si sus salarios y propinas por hora suman $7 más que el salario mínimo por hora.

Debe tener el Aviso de la Ley de Horas y Salarios de Hawái para los empleados publicado en un lugar que sea accesible para todos sus empleados.

Reglamento de horas extras de Hawái

Las regulaciones de horas extras de Hawái son bastante generales en comparación con otros estados de los EE. UU. La División de Normas Salariales del Estado de Hawái requiere que se pague una tarifa de horas extras de 1,5 veces la tarifa normal de los empleados (tiempo y medio) por las horas trabajadas más de 40 en una semana laboral.

Hay cuatro clasificaciones de empleo que están exentas del pago de horas extras y, por lo tanto, esos empleados no están protegidos por las reglamentaciones de horas extras de Hawái. Éstos incluyen:

  1. Empleados ejecutivos: incluye la gestión de dos o más empleados (como responsabilidad total de los empleados)
  2. Empleados administrativos: incluye operaciones comerciales, políticas de gestión, capacitación administrativa
  3. Empleados profesionales: incluye artistas, maestros certificados, profesionales informáticos capacitados
  4. Empleados de ventas externos: Realización de ventas o recepción de pedidos fuera del lugar de trabajo principal del empleador

Para obtener ayuda para calcular las horas extra, use nuestra guía y calculadora de horas extra gratuitas.

Diferentes formas de pagar a los empleados en Hawái

Si bien hay muchas formas diferentes de pagar a los empleados, la Oficina de Salarios y Trabajo Infantil de Hawái especifica que un empleador debe pagar los salarios de una de las siguientes maneras:

  • Dinero
  • cheques en papel
  • Deposito directo
  • Tarjetas de pago

Las tarjetas de pago pueden ser una excelente opción para los empleados que no tienen cuentas bancarias tradicionales. Si está interesado en proporcionar tarjetas de pago como opción a sus empleados, consulte nuestra guía de los mejores proveedores de tarjetas de pago para obtener más información.

Leyes de talones de pago de Hawái

Usted está obligado a proporcionar a sus empleados talones de pago cada período de pago. Estos talones de pago pueden estar impresos o escritos a mano siempre que sean legibles.

Los talones de pago también se pueden proporcionar electrónicamente para que los empleados puedan acceder a ellos, siempre que todos los empleados den su consentimiento por escrito.

La ley de Hawái exige que todos los talones de pago incluyan lo siguiente:

  1. Nombre, dirección y número de teléfono de los empleadores
  2. Nombre del empleado
  3. Fecha de pago y período de pago cubierto
  4. Tasa de salario o tarifa por hora
  5. Total de horas trabajadas (horas regulares, horas extras, etc.)
  6. Sueldo bruto total
  7. Monto y propósito de todas las deducciones
  8. Pago neto total

Si sus extractos de pago actuales no cumplen con este criterio, o si no proporciona ningún comprobante de pago, consulte nuestro artículo gratuito sobre plantillas de comprobantes de pago. Ofrecemos un montón de diferentes opciones personalizables que puede usar para sus empleados.

Frecuencia de pago mínimo

Los empleadores hawaianos están obligados a procesar la nómina de sus empleados al menos dos veces al mes. Los días de pago deben designarse con anticipación y todos los empleados deben ser notificados de la frecuencia de los pagos al momento de la contratación.

Si bien la nómina mensual está fuera de la opción para los empleadores hawaianos, aún puede elegir entre pagos quincenales, quincenales y semanales. ¿Necesita ayuda para elegir cuál es mejor para su negocio? Consulta nuestra guía de períodos de pago para conocer todo lo que necesitas saber.

Reglas de deducción de cheques de pago

Un empleador solo puede hacer deducciones del cheque de pago de un empleado cuando lo autoricen las leyes federales o estatales, como impuestos y embargos. La única excepción a esto que permite a los empleadores hacer otras deducciones es si un empleado da su consentimiento por escrito.

La ley de pago de Hawái establece explícitamente que los empleadores no pueden deducir los siguientes artículos del cheque de pago de un empleado, incluso con el consentimiento por escrito del empleado:

  • Multas o tasas (incluso por roturas en el lugar de trabajo)
  • Escasez de efectivo del dinero común (caja o caja registradora)
  • Pérdidas debido a la aceptación de un cheque sin fondos si el empleado tiene discreción para aceptar o rechazar cheques
  • Pérdidas debido a mano de obra defectuosa, propiedad perdida o robada, daño a la propiedad, incumplimiento de crédito del cliente y falta de pago de bienes o servicios
  • Exámenes médicos o físicos o gastos de informes médicos de un empleado o posible empleado requeridos por el empleador o por ley

Consejo profesional: es importante que sepa si una deducción debe realizarse antes o después de impuestos, por ley. Para obtener ayuda, consulte nuestra guía de deducciones antes de impuestos y después de impuestos.

Pago de indemnización en Hawái

Los empleadores en Hawái no están obligados a proporcionar a sus empleados una indemnización por despido.

Sin embargo, si elige pagar una indemnización por despido a los empleados despedidos, debe estar explícitamente escrito en su documentación de empleo.

Leyes finales de cheques de pago en Hawái

Debe pagar a los empleados despedidos todos los salarios adeudados en su totalidad en el momento de su despido. Si no puede pagar todos los salarios adeudados en el momento del despido, debe pagarlos a más tardar el día laboral siguiente al despido.

Es importante tener en cuenta que si tiene una política que requiere que sus empleados notifiquen con anticipación su intención de renunciar, no puede despedir a ese empleado (a menos que haya una causa), durante el período de notificación para evitar pagarles por su último dias de trabajo

Pagos de tiempo libre pagado acumulado

Los empleadores en Hawái no están obligados a pagar vacaciones acumuladas a ningún empleado al momento de la terminación.

Es importante tener en cuenta que si la política o el contrato de un empleado establece explícitamente que se les pagará por todo el tiempo libre pagado no utilizado en el momento de la terminación, se le pedirá que cumpla. Por ello, es importante que prestes mucha atención a lo que incluye tu póliza para evitar costes innecesarios a tu negocio.

Leyes de recursos humanos de Hawái que afectan la nómina

Recursos humanos es una parte importante del proceso de nómina, y muchos estados tienen regulaciones específicas con respecto a los empleados que necesitan atención especial. Hawái, sin embargo, no tiene muchas leyes de recursos humanos que no se alineen con las leyes laborales federales.

A continuación, cubriremos los requisitos de Hawái para el informe de nuevas contrataciones y algunos de los detalles de sus leyes de trabajo infantil. Estos son dos de los requisitos más importantes que pueden resultar en multas costosas si no se cumplen correctamente.

Informes de nuevas contrataciones en Hawái

Todos los empleadores de Hawái están obligados a informar sobre todos los empleados recién contratados a la Agencia de Cumplimiento de la Manutención de los Hijos del Departamento del Fiscal General del Estado de Hawái dentro de los 20 días posteriores al primer día de trabajo del empleado. Hawái define a una nueva contratación como un empleado que no ha sido empleado anteriormente por el empleador o que estuvo empleado anteriormente pero que ha estado separado del empleador durante al menos 60 días.

Los informes se pueden completar utilizando informes electrónicos SFTP utilizando la plantilla de nueva contratación proporcionada por el Departamento del Fiscal General.

Si prefiere presentar la solicitud por correo, los empleadores tienen la opción de completar la sección del empleador de un Formulario W-4 del IRS del empleado y enviarlo a la siguiente dirección:

Agencia de Cumplimiento de Manutención Infantil
Informes de nuevas contrataciones
Edificio Kakuhihewa
601 Kamokila Blvd., Suite 251
Kapolei, HI 96707

Estos formularios W-4 completos también se pueden enviar por fax a: (808) 692-7001.

En este momento, las presentaciones por Internet no están disponibles.

La siguiente información requerida que debe proporcionarse es la siguiente:

  1. Nombre del empleado
  2. Dirección de los empleados
  3. Empleados Número de Seguro Social (SSN)
  4. Fecha de contratación
  5. Nombre del empleado
  6. Dirección del empleado
  7. EIN federal de los empleadores

Hay una tarifa de $25 por presentación tardía y una tarifa de $500 por no presentar como resultado de una conspiración entre el empleador y el empleado para no reportar la información precisa.

Pausas para comer

En Hawái, no existe ninguna ley que exija que los empleadores proporcionen descansos o pausas para comer a sus empleados. La única excepción a esta regla es:

  • Un empleador debe proporcionar a los menores (14 o 15 años) un descanso de 30 minutos para comer o descansar después de cinco horas consecutivas de trabajo.

Al igual que muchas de sus otras regulaciones, si un empleador en Hawái decide proporcionar descansos a su personal, habrá ciertas regulaciones que deberán seguir para cumplir. Las normas a las que hay que prestar atención son las siguientes:

  • Descansos para comer (30 minutos o más): No remunerados siempre que el empleado esté completamente relevado de sus funciones
  • Descansos (20 minutos o menos): Contados como horas trabajadas y deben pagarse

Licencia por enfermedad pagada y tiempo libre pagado

No existe una ley de Hawái que requiera que los empleadores privados otorguen a sus empleados licencia por enfermedad pagada o no pagada. Tampoco existen leyes que exijan que los empleadores paguen a los empleados mientras forman parte de un jurado.

Es importante recordar que aunque Hawái no tiene reglas o regulaciones específicas con respecto al tiempo libre o la licencia, los empleadores aún deben cumplir con todas las regulaciones federales. Para obtener más información, consulte nuestro artículo sobre las leyes laborales federales.

Leyes de trabajo infantil

La Ley de trabajo infantil de Hawái tiene información sobre el trabajo infantil que depende de la edad del niño que busca empleo. Estas regulaciones cubren tanto el papeleo necesario para obtener trabajo como las restricciones en las horas trabajadas.

  • 14 y 15 años
  • 16 y 17 años

Cuando se contrata a un menor de 14 o 15 años, el empleador debe obtener un certificado de empleo antes de que se le permita comenzar a trabajar.

El formulario requerido, Certificado de empleo (CL-1), se puede descargar en línea y debe estar firmado por el empleador y el padre o tutor del menor. El formulario completado se puede devolver en persona o por correo.

No se cobra por el certificado, que generalmente se emitirá si el menor no está legalmente obligado a estar en la escuela y su empleo no se define como peligroso.

Los menores de 14 a 15 años podrán trabajar:

  • No más de tres horas por día en un día escolar, ocho horas por día en un día no escolar
  • Durante una semana escolar, no más de 18 horas por semana
  • Durante una semana no escolar, no más de 40 horas por semana
  • En días de escuela y el día antes de un día de escuela, entre las 7 am y las 7 pm
  • En días no escolares y el día anterior a un día no escolar, entre las 6 am y las 9 pm
  • No más de seis días consecutivos; no más de cinco horas consecutivas sin al menos 30 minutos de descanso o comida

Este formulario, Certificado de permiso de trabajo de edad (eCL-3), solo se puede solicitar en línea. Este formulario solo es válido cuando se acompaña de un documento de prueba de edad aprobado (acta de nacimiento, licencia de conducir o permiso de conducir, identificación del estado de Hawái, identificación militar, registro de inmigración, registro hospitalario, registro escolar (NO identificación escolar), registro judicial, bautismo certificado).

No hay restricciones de horario, excepto cuando se requiere que el menor esté en la escuela. Cuando se contrata al menor, el empleador está obligado a:

  1. Verifique el nombre y la fecha de nacimiento en el Certificado de edad con el documento de prueba de edad
  2. Registrar el número del Certificado de Edad
  3. Devolver el Certificado de Edad y comprobante de edad al menor.

Formularios de nómina

Hawái tiene su propio formulario para la retención de impuestos estatales sobre la renta que todos los empleados deben completar para determinar el monto de su retención. Además, hay una serie de otros formularios de retención y formularios de desempleo que se requieren en Hawái.

Formularios del estado de Hawái

Formularios de retención:

  • HW-4: Certificado de asignación de retención de empleados del estado de Hawái
  • HW-2: Declaración de impuestos sobre la renta de Hawái retenidos y salarios pagados
  • HW-14: Declaración trimestral de retención de impuestos
  • VP-1 : Comprobante de Pago de Impuestos

Formularios de desempleo:

  • UC-1: Informe para determinar la responsabilidad en virtud de la Ley de seguridad laboral de Hawái
  • UC-B6: Informe Trimestral de Evaluación de Salarios, Cotizaciones y Empleo y Formación
  • UC-25: Notificación de Cambios
  • UC-86: Renuncia al Registro de Experiencia Patronal
  • UC-347: Notificación de Adquisiciones o Transferencias

NOTA: Los formularios de desempleo del empleador no están disponibles en línea para descargar. Puede completar y devolver estos formularios en línea a través del portal de reclamos de UI, una vez que haya iniciado sesión en su cuenta.

Formularios de nómina federal

  • Formulario W-4: para ayudar a los empleadores a calcular los impuestos a retener de los cheques de pago de los empleados
  • Formulario W-2: Para reportar los salarios anuales totales ganados (uno por empleado)
  • Formulario W-3: para informar el total de salarios e impuestos de los empleados al IRS (resumen de W-2)
  • Formulario 940: para informar y calcular los impuestos de desempleo adeudados al IRS
  • Formulario 941: Para declarar impuestos trimestrales sobre la renta y FICA retenidos de cheques de pago
  • Formulario 944: Para informar impuestos anuales sobre la renta y FICA retenidos de cheques de pago
  • Formulario 1099-MISC: para proporcionar información de pago de no empleados que ayuda al IRS a recaudar impuestos sobre el trabajo por contrato

Para una discusión más detallada de los formularios federales, consulte nuestra guía de formularios de nómina federales que pueda necesitar.

Recursos y fuentes de nómina de Hawái

  • Departamento de Trabajo y Relaciones Industriales: Hawái Los empleadores pueden encontrar todo lo relacionado con el UI aquí. Desde solicitar un nuevo número de cuenta de UI hasta administrar cambios de tarifas y reclamos de empleados. La información y toda la documentación necesaria para el seguro de incapacidad temporal y compensación de trabajadores también se puede encontrar aquí.
  • División de Estándares Salariales: Información sobre salarios no pagados, políticas de licencia familiar, leyes sobre despidos ilegales, permisos de trabajo para menores y más.
  • Departamento de Impuestos: los empleadores pueden iniciar sesión en el sitio web en línea del Departamento de Impuestos de Hawái para presentar declaraciones y realizar pagos. Los nuevos empleadores pueden registrar su negocio aquí, así como recopilar información sobre el cumplimiento y buscar licencias comerciales.

Además, verifique con su software o servicio de nómina los recursos y las características específicas del estado.

Línea de fondo

En general, el procesamiento de la nómina en Hawái es muy similar al de muchos otros estados. Deberá tomar nota del salario mínimo más alto y las tasas impositivas específicas al calcular la nómina. Sin embargo, la mayoría de las regulaciones se alinean con los estándares federales, por lo que no tiene que preocuparse por las reglas contradictorias. Dado que no todos los procesos requeridos están disponibles en línea, es importante ser diligente y asegurarse de que está pensando en los registros y presentaciones mucho antes de su vencimiento.

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