POS Reconciliación y cómo se hace en 7 pasos

La conciliación de POS es el proceso de verificar manualmente sus registros de ventas de POS con su efectivo disponible y los extractos de procesamiento de tarjetas de crédito para asegurarse de que no haya discrepancias. No es difícil, pero a menudo es tedioso, es una parte clave del proceso de manejo de efectivo y ayuda a prevenir disputas de contracargos.

La mayoría de las empresas minoristas y de servicios solo conciliarán sus puntos de venta al final de un día hábil antes de que las transacciones con tarjeta de crédito se agrupan y se envían a su procesador de tarjetas. Los negocios de alto volumen como los restaurantes, que operan con equipos separados durante diferentes partes del día, generalmente se reconcilian al menos dos veces al día. Continúe con nuestra guía paso a paso para la conciliación de POS

El uso de un POS moderno para administrar su negocio definitivamente hace que la reconciliación de POS sea menos complicada. Puede consultar nuestra clasificación de los mejores sistemas POS para pequeñas empresas para encontrar su mejor opción. Aunque para la conciliación de POS, nos gustan los informes fáciles de leer de Squares, que realmente pueden acelerar su proceso.

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Paso 1: Cerrar todos los cheques

Antes de que pueda comenzar su conciliación, debe asegurarse de que no haya cheques abiertos en su registro o POS. Si tiene varios tipos de boletos que provienen de pedidos telefónicos, canales de ventas en línea o diferentes tipos de ventas en las instalaciones, verifique todas las categorías. Un cheque abierto puede ser una de las primeras cosas que arruinará su reconciliación. Los restaurantes que aceptan pedidos en línea también pueden querer desactivar los pedidos entrantes hasta que se complete la conciliación.

Paso 2: Reúna los materiales que necesitará

Para comenzar, necesitará los días (o turnos) de transacciones de ventas de POS. El nombre de este informe variará según la marca de POS; la mayoría lo llamará registro de fin de día, informe de caja, informe de transacciones o informe Z. También necesitará extractos por lotes de procesamiento de tarjetas de crédito, su cajón de efectivo listo para contar y recibos o registros de cualquier efectivo ingresado o extraído de la caja registradora a lo largo del día. La mayoría de los sistemas POS modernos solicitan a su personal que ingrese pagos y pagos a medida que los procesan y los registran en un informe fácil de leer.

El informe de la caja registradora de Square deja en claro cuánto efectivo esperar al final del día. (Fuente: Plaza)

¿Qué son los pagos y los pagos?

Los pagos entrantes y salientes son montos en efectivo no relacionados con las ventas que se agregan o eliminan de la caja durante un turno. Los pagos generalmente ocurren en días ocupados cuando las cajas se están quedando sin billetes pequeños y monedas, por lo que agrega más efectivo para hacer el cambio. Los pagos suelen ocurrir cuando un gerente retira billetes grandes para colocarlos en la caja fuerte, se paga una propina en efectivo a un miembro del personal o se desembolsa la caja chica.

Si su negocio es un bar o restaurante donde varios empleados que manejan efectivo mantienen transacciones en efectivo fuera de una caja, conciliará sus pagos en efectivo y con tarjeta de crédito utilizando sus informes de turnos individuales. Pero, aparte del informe que utilice, el proceso de conciliación será el mismo.

Paso 3: Compare las transacciones de la tarjeta con los estados de cuenta y las discrepancias en las notas

Revise las listas de transacciones detalladas de su POS para cada venta o reembolso durante el período que está conciliando. Haga una referencia cruzada con los estados de cuenta del lote de su tarjeta de crédito y márquelos si coinciden. Si no se alinean, tome nota de ello.

Paso 4: compare las transacciones en efectivo con el efectivo disponible y las discrepancias en las notas

Sume todas las ventas en efectivo del día o turno y compare el total con el efectivo real que tiene en la caja registradora. Como señalamos en las mejores prácticas a continuación, es bueno comenzar cada día con la misma cantidad de efectivo porque será más fácil conciliar las transacciones en efectivo. Tenga en cuenta cualquier discrepancia que vea. Estos pueden ser simples errores en el conteo de cambios o pueden revelar un patrón de robo.

Cuente siempre el efectivo detrás de una puerta cerrada. Puede llevar cajas a la oficina administrativa (si tiene una) para auditar o bloquear la entrada de su cliente hasta que se complete el conteo. Nunca querrá dejar una caja abierta en el mostrador de ventas mientras atiende a un cliente o un problema del personal. Si está solo en su edificio o cierra tarde en la noche, como una tienda de conveniencia o un club nocturno, debe colocar dos puertas cerradas entre su efectivo y la calle.

Paso 5: corrija cualquier error obvio y reparable

Aquí es donde entra en juego un poco de trabajo de detective. No todas las discrepancias tendrán una razón clara o una solución. Cada negocio es diferente, pero al conciliar su POS todos los días, notará patrones en los excedentes y sabrá cómo conciliarlos.

En spas, restaurantes u otros negocios que manejan propinas, un cargo de tarjeta de $20$40 no asociado con una transacción específica (y, por lo tanto, que se muestre como un excedente de efectivo) podría ser una propina que debe distribuirse a un empleado. Si permite que los clientes agreguen cargos de valet a sus cheques, los excedentes pueden ser efectivo que se debe al servicio de valet. Las empresas que aceptan cheques personales de los clientes pueden experimentar escasez de efectivo si un cheque se deposita en la parte posterior del cajón de la caja registradora.

Dependiendo de su sistema POS, es posible que tenga la capacidad de ajustar las transacciones con tarjeta de crédito y débito hasta el final del día hábil. Muchos sistemas POS no envían las transacciones de su tarjeta de crédito al banco en el momento en que se tocan, sumergen o deslizan. En cambio, esas transacciones se aprueban previamente y se procesan por lotes. Por lo tanto, los usuarios de POS generalmente tienen tiempo para corregir los cargos de crédito y débito hasta que el lote se finaliza y se envía a su procesador.

El lote de su tarjeta de crédito generalmente finaliza automáticamente cuando ejecuta el proceso de fin de día en su POS. Cuanto antes detecte errores como sobrecargos, cargos dobles o montos de propinas mal ingresados, más fácil será conciliarlos. Esta es su oportunidad de corregir estos cargos erróneos antes de que un cliente lo llame para quejarse de un sobrecargo (o peor aún, inicie una disputa de devolución de cargo).

Hablando de devoluciones de cargo: si está utilizando un POS, asegúrese de que sus tarjetas de crédito se procesen claramente con el nombre de su empresa, de lo contrario, obtendrá muchos clientes confundidos que iniciarán disputas cuando vean la frase POS en su extracto bancario. POS es una frase común en el mundo minorista y de restaurantes, pero puede resultar confuso para los clientes.

Paso 6: Cree un registro para cada sesión de conciliación de POS

Este registro puede ser una simple hoja de papel que usa todos los días para anotar los días de conciliación de POS. Asegúrese de anotar la fecha, cualquier discrepancia y los totales de los estados de cuenta de la tarjeta de crédito y las ventas en efectivo. Debe organizar los informes que utilizó para realizar su conciliación de manera ordenada con este registro para que haya un registro claro si surgen preguntas. Su tenedor de libros o contador le estará eternamente agradecido. Y, si hay algún error sin resolver, tendrán toda la información relevante para ayudarte a solucionarlo.

Paso 7: Proporcione conciliaciones de POS a un contador o profesional de impuestos

Mantenga sus documentos de conciliación de POS archivados de forma ordenada y a mano durante al menos un año. Su profesional de contabilidad puede solicitar sus registros regularmente o cuando sea el momento de manejar los impuestos. Proporcionarlos cuando sea necesario.

Sugerencia: puede mantener sus informes de fin de día y registros de conciliación perfectamente almacenados en una carpeta con un protector de hojas para los documentos de cada día. Si lo desea, también puede almacenar boletas de depósito o cualquier recibo de compras de caja chica. Los bares y restaurantes que tienen muchas conciliaciones diarias de POS pueden preferir cajas bancarias. Guarde estos registros en una caja fuerte cerrada con llave o en un archivador.

Beneficios de realizar la conciliación de POS

Una de las mejores características de un sistema POS es que produce automáticamente análisis e informes para brindarle una visión clara de la salud de su negocio. Entonces, ¿por qué hacer el proceso manual de conciliación de POS? Cuando haga una referencia cruzada de cada transacción con sus registros de POS, tendrá una mejor comprensión de las necesidades de su negocio y evitará errores contables a largo plazo.

Estos son seis de los mayores beneficios de la reconciliación de POS:

Te avisa de errores contables

Mantener sus libros precisos es vital. Cada vez que compare sus transacciones y efectivo disponible con sus informes de POS, podrá identificar discrepancias y posiblemente encontrar patrones, para que pueda detener los errores.


Asegura los depósitos en efectivo

Necesita saber cuánto efectivo deposita todos los días. Saldar cada POS diariamente asegura que los montos de sus depósitos diarios sean precisos. Si descubre un error después de depositar su efectivo, es un dolor de cabeza mucho mayor corregirlo.


Ahorra dinero a largo plazo

Un gran porcentaje de contracargos (15%35%) se deben a errores del comerciante. Si cometió el error, no puede disputar el contracargo. A $25$100 por contracargo, más los ingresos perdidos y las tarifas de procesamiento, esto puede sumar. Puede ahorrarse tiempo y dinero realizando auditorías diarias.


Lo mantiene informado sobre el estado general del negocio

Además de simplemente detectar errores y transacciones no autorizadas, la conciliación regular puede brindarle una imagen más clara de su negocio y cómo se está desempeñando. Se familiarizará con los artículos más vendidos y el volumen de ventas de cada día, para que pueda tomar decisiones mejor informadas para su negocio.


Destaca el desempeño de los empleados

La conciliación de POS lo ayudará a ver cuáles de sus empleados son sus mejores vendedores. Por otro lado, también podrá saber quién está cometiendo errores con el efectivo o posiblemente identificar a los ladrones entre su fuerza laboral.


Mejores prácticas de conciliación de POS

Si no ha estado realizando conciliaciones regulares de POS, está bien. Se está comprometiendo a hacerlo ahora, y es importante que siga algunas de las mejores prácticas para la conciliación de POS. Estos consejos le ayudarán a garantizar que sus libros sean precisos y que no esté perdiendo dinero.

  • Utilice el procesamiento de tarjetas de crédito integrado: cuando utiliza el mejor hardware de POS, debería ver pocos errores porque normalmente incluyen terminales de procesamiento de pagos integrados. Cuantas menos tareas tengan que hacer los empleados manualmente, menos errores verá.
  • Limite un empleado por caja: si designa un empleado por caja, será más fácil identificar problemas cuando realice la conciliación de POS. Si tiene más empleados que cajas registradoras, busque un sistema POS que admita cajas registradoras duales. Esto le permite asignar cajones de efectivo individuales al personal que usa el mismo registro. O, en el caso de un bar o restaurante, asegúrese de que todos los empleados tengan su propio código de inicio de sesión para usar al procesar transacciones.
  • Haga que un gerente realice auditorías: como propietario, puede realizar la conciliación de POS o puede asignar la tarea a un gerente, jefe de departamento o incluso a su contador.
  • Abra con la misma cantidad de efectivo todos los días: comience cada día con la misma cantidad de efectivo disponible y la misma cantidad de efectivo en cada caja. Esto hace que sea mucho más fácil detectar excedentes y otros errores al final del día o del turno.
  • Adapte los procedimientos a su negocio: los pequeños minoristas y las empresas de servicios pueden revisar las transacciones de todos los días en un solo informe de transacciones. Sin embargo, los restaurantes y minoristas con varias cajas y cajeros generalmente auditarán sus transacciones en efectivo y con tarjeta de crédito por parte de un miembro del personal. Esto divide las tareas de conciliación en partes más pequeñas a lo largo del día, ya que conciliará cada POS y hasta que los miembros del personal de procesamiento de pagos completen sus turnos y marquen la salida.
  • Sea consistente: si desea hacer una conciliación diaria de POS, no se salte un día. Las empresas más pequeñas que procesan menos pagos pueden optar por conciliar semanal, bimensual o mensualmente.

Línea de fondo

Cuando compara regularmente sus ventas esperadas (aquellas en su software POS) con los números reales de sus estados de cuenta de procesamiento de tarjetas de crédito y cajones de efectivo, está evitando errores contables potencialmente grandes. Podría detectar patrones de robo o pequeñas discrepancias que, con el tiempo, se suman a pérdidas significativas.

Realizar la reconciliación de POS puede ser una de las tareas más mundanas de la vida de los propietarios de negocios, pero también es gratificante. Tendrá una mejor perspectiva de la salud de su negocio y verá quién está sobresaliendo o luchando con las ventas, qué está vendiendo y qué no y, posiblemente, qué está recogiendo lentamente sus ganancias. Al absorber regularmente todos los datos de las transacciones, podrá tomar decisiones mejor informadas para su negocio.

¿Qué significa POS en un extracto bancario?

Una transacción de punto de venta ocurre cuando usa su tarjeta de débito Visa para comprar bienes o servicios en cualquier punto de venta minorista que facilite los pagos con tarjeta.

¿Cuál es la tarifa de POS en mi extracto bancario?

Los cargos de POS significan que alguien compró algo con su tarjeta y, por lo general, no son facturas recurrentes automáticas.

¿Cómo hago un seguimiento de una transacción de POS?

Para rastrear el POS de una transacción realizada desde su tarjeta de débito pero no autorizada por usted, deberá comunicarse con su banco y solicitar una copia del estado de cuenta para el período de tiempo en cuestión. El estado de cuenta enumerará todas las transacciones que se realizaron con su tarjeta de débito, así como la ubicación y la hora de cada compra.

¿Qué es el reembolso de POS?

Esto significa que el cliente no recibe un reembolso de los fondos, sino que paga la diferencia de precio entre los artículos que devuelve y los artículos por los que cambia.

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