¿Qué son los informes de nómina? Todo lo que tu pequeña empresa debería saber

Los informes de nómina son documentos basados ​​en sus datos de nómina, que muestran información específica sobre su empresa en relación con las obligaciones fiscales, las tasas de pago y otros datos financieros. Puede crear un informe de nómina para casi cualquier cosa que desee, suponiendo que tenga los datos disponibles tanto para el uso interno como para las presentaciones requeridas por el IRS.

Discuta los informes de nómina más importantes, cómo crearlos y cómo se beneficiará su empresa al ejecutarlos regularmente.

Informes de nómina esenciales

La creación de informes de nómina debe ser parte de su proceso regular de nómina de pequeñas empresas. Esto le dará la información que necesita para presentar un formulario ante una agencia federal o estatal; también es útil para analizar sus costos y procesos de nómina.

Informe de registro de nómina

Un registro de nómina es un documento que su equipo de nómina debe mantener regularmente, ya que proporciona detalles sobre el salario neto, las deducciones, las retenciones de impuestos y el salario bruto de cada empleado para cada período de pago. Para crear el informe de registro de nómina, debe tener todos estos detalles disponibles. Si mantiene registros de nómina manuales, deberá compilar estos datos en una hoja de cálculo para verlos en un formato fácil de leer. Si utiliza un software de nómina, este es un informe estándar que se puede ejecutar con unos pocos clics.

Este informe le brinda la información necesaria para completar el Formulario W-2 cada año y también es excelente para realizar una auditoría de nómina interna. También es útil para su equipo de finanzas o contador o tenedor de libros externo para conciliar sus libros y asignar costos de nómina en consecuencia.

Resumen de salarios e impuestos sobre la nómina

Un informe de resumen de salarios e impuestos sobre la nómina muestra los salarios sujetos a impuestos de cada empleado y la cantidad de impuestos pagados por empleado. Este informe se diferencia de un informe de registro de nómina, que proporciona información más detallada sobre deducciones y retenciones. Un informe resumido de impuestos sobre la nómina y salarios es útil cuando presenta sus impuestos estatales y locales.

(Fuente: Intuit)

Crear este informe es simple si utiliza un software de nómina. Si mantiene manualmente los registros de nómina, deberá recopilar la información de cada empleado y colocarla en una hoja de cálculo que muestre los salarios e impuestos pagados por cada empleado durante el período que está revisando.

Muchos estados y ciudades requieren que presente una declaración de impuestos basada en la información contenida en este informe. Asegúrese de saber con qué frecuencia necesita declarar impuestos con sus agencias estatales y locales para ejecutar el informe de resumen de salarios e impuestos sobre la nómina a tiempo.

Reportes Voluntarios de Nómina

No se requieren todos los informes de nómina para recopilar información para una agencia federal o estatal. A veces, los informes de nómina son solo buenas prácticas comerciales, que lo ayudan a ver los costos de su empresa y garantizan que tome decisiones comerciales inteligentes con información precisa.

Resumen de nómina

Un resumen de nómina es un informe general que le muestra una descripción general de alto nivel de la actividad de nómina de su empresa. Ejecutar este informe regularmente es una forma de cumplir con la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA), que exige que los empleadores mantengan registros de nómina durante al menos tres años. Este informe también es útil si tiene la intención de solicitar un préstamo comercial. Los bancos y los prestamistas requerirán un informe de resumen de nómina para obtener una mejor idea de los gastos generales relacionados con los empleados.

(Fuente: Intuit)

Crear un informe de resumen de nómina de forma manual llevará algún tiempo. Deberá recopilar todos los datos a continuación revisando todos los registros de sus empleados y colocando la información en una sola hoja de cálculo para que pueda verlos todos juntos. Si usa un software de nómina, este es un informe estándar al que puede acceder fácilmente.

Los informes resumidos de nómina suelen incluir:

  • Nombre del empleado, fecha de contratación y fecha de finalización, si corresponde
  • Sueldo bruto
  • Salario bruto ajustado
  • Salario neto
  • Impuestos y contribuciones patronales

Informe de requisitos de efectivo

Un informe de nómina de requisitos de efectivo le indica cuánto dinero necesita disponible, incluidos los requisitos de efectivo totales para cubrir la nómina del próximo período. Este informe desglosa sus costos de nómina totales para:

  • salarios de los empleados
  • Impuestos
  • Retenciones de beneficios
  • Cualquier otra deducción

(Fuente: Gusto)

Debido a que un informe de requisitos de efectivo es útil para que su negocio sepa cuánto efectivo necesita para cubrir la nómina, haga que esto sea parte de su proceso de nómina. Si está haciendo la nómina manualmente, cree este informe mientras está haciendo la nómina para que pueda transferir datos fácilmente. Mientras tanto, el uso del software de nómina hará que generar este informe sea mucho más fácil y es algo que puede hacer inmediatamente después de terminar de procesar la nómina. Algunos programas incluso brindan esto automáticamente cuando termina de ejecutar la nómina.

Informe de beneficios y deducciones

Un informe de beneficios y deducciones le muestra un desglose de los beneficios y deducciones de cada empleado durante cada período de pago. Incluye el nombre del empleado, los costos de su empresa para proporcionar beneficios, cualquier parte de los beneficios pagados por el empleado y cualquier otra deducción no tributaria.

Si está creando este informe manualmente, este es otro que debe hacer mientras realiza la nómina. Dado que ya está enumerando esta información para la nómina, puede duplicarla en una hoja de cálculo para que pueda realizar un seguimiento de su costo total de empleo. El software de nómina debe incluir esto como un informe estándar, lo que facilita su ejecución como mejor le parezca.

Este informe es importante porque le brinda una idea de lo que le cuesta a su empresa brindar beneficios a sus empleados. Si bien no debe tomar decisiones de personal basándose únicamente en este informe, este informe le muestra el costo total para su empresa de contratar a alguien. Las pequeñas empresas a menudo encuentran esclarecedores los detalles contenidos en un informe de beneficios y deducciones, y debe ejecutarse al menos una vez al año.

Informe de tiempo del empleado

Los informes de tiempo de los empleados se utilizan para ver cuántas horas trabajó cada empleado durante un período de pago. Si utiliza un software de seguimiento del tiempo o de gestión de proyectos, también puede ver en qué proyectos dedicaron su tiempo sus empleados, lo que permite un análisis de costos aún más profundo.

Muchas pequeñas empresas usan un informe de tiempo de empleados para ingresar manualmente la nómina si no están usando un sistema de nómina completamente integrado. Aquí hay plantillas de hojas de tiempo que puede descargar y modificar para que las usen sus empleados para realizar un seguimiento de sus horas trabajadas. Su equipo de recursos humanos puede usar esas hojas de tiempo para crear un informe de tiempo de los empleados en preparación para la nómina. Si usa un software de nómina e ingresa las horas de los empleados o si su software tiene incorporado el seguimiento del tiempo, ejecutar este informe es tan simple como unos pocos clics.

Un informe de tiempo de los empleados también es útil para determinar si sus trabajadores son productivos con su tiempo. Si los proyectos no se completan a tiempo, por ejemplo, pero alguien registra casi 40 horas cada semana, es posible que deba conversar con ellos sobre la administración de su tiempo. En general, es una buena idea ejecutar un informe de tiempo de los empleados trimestralmente, pero también se puede ejecutar cada vez que sospeche de un problema.

Informe de gastos de tiempo libre

Es importante que sepa cuánto le está costando cada beneficio a su empresa. Un informe de gastos de tiempo libre le muestra lo que cuesta ofrecer a sus empleados tiempo libre pagado (PTO). Esto es diferente de un informe de tiempo, que solo se enfoca en la cantidad de horas trabajadas.

Los informes de gastos de tiempo libre son excelentes para usar junto con otros informes para brindarle una imagen completa de los costos de su empresa y deben usarse al menos dos veces al año.

Para crear un informe de gastos de tiempo libre manualmente, deberá enumerar el nombre de cada empleado, su tarifa por hora y la cantidad total de tiempo libre que tomaron durante el período de tiempo que está revisando. Esto le dará datos sobre cuánto le cuesta a su empresa dar tiempo libre a los empleados. Si usa un software de nómina que realiza un seguimiento de las horas de los empleados, puede ejecutar este informe a través del panel del programa.

Cómo crear un informe de nómina

Ya sea que esté utilizando una hoja de cálculo para mantener sus datos de nómina o un software de nómina para administrar su nómina, la creación de un informe requerirá tres sencillos pasos.

1. Determinar la información requerida

Si está utilizando un software de nómina, podrá seleccionar diferentes informes estándar o hacer selecciones personalizadas sobre la información que desea incluir. Puede omitir los nombres de los empleados y otra información de identificación, por ejemplo, si está realizando un análisis general. La eliminación de información es clave para mantener el informe limpio y digerible.

Sin embargo, si está utilizando una hoja de cálculo para crear informes de nómina, deberá transferir manualmente los datos. Este proceso está lleno de errores y podría dar como resultado información inexacta, así que tenga mucho cuidado para asegurarse de no tomar decisiones comerciales con datos incorrectos.

2. Elija el rango de tiempo

Cuando ejecute un informe de nómina para una presentación estatal o del IRS, deberá ejecutarlo para el período de tiempo solicitado. Si está declarando sus impuestos trimestrales, por ejemplo, necesitará ejecutar un informe solo para el trimestre que está declarando.

Mientras tanto, para uso interno, el período de tiempo depende completamente de usted. Por ejemplo, si está tratando de calcular cuánto está gastando en beneficios patrocinados por la empresa, elija un período de tiempo que sea lo suficientemente largo para mostrarle datos precisos. El uso de un intervalo de tiempo de solo un mes puede no brindarle una imagen precisa, especialmente si recientemente contrató a más empleados o cambió su oferta de beneficios.

No necesariamente tiene que ejecutar todos los informes de nómina cada vez que ejecuta la nómina. Ejecutar un informe de nómina para completar los formularios W-2, por ejemplo, solo debe hacerse una vez al año. Otros informes, como un informe de requisitos de efectivo, deben ejecutarse cada vez y convertirse en parte de su proceso regular de nómina.

3. Analizar los resultados

Al completar el informe de nómina, revise la información. Si está ejecutando un informe para presentar sus impuestos trimestrales, asegúrese de que los datos se vean precisos y vuelva a verificar el período de tiempo. No necesita volver a hacer el informe manualmente, pero podrá saber si algo se ve mal. También es una buena idea comparar informes. Para informes de impuestos trimestrales, compárelo con el último trimestre y, si es sustancialmente diferente, puede haber un error.

Si está ejecutando un informe para analizar sus gastos de nómina, revise la información para obtener información sobre el destino de sus gastos de nómina. Ejecutar un informe de beneficios de fin de año, por ejemplo, puede mostrarle cuánto gasta su empresa en brindar beneficios a los empleados, lo que puede guiar sus decisiones para el próximo año.

Beneficios de los informes de nómina

Si bien se requieren pocos informes de nómina, la ejecución de diferentes informes le brinda información específica sobre las operaciones y la trayectoria de su negocio y facilita el cumplimiento de los requisitos federales y fiscales. Por ejemplo, con la información que obtendrá de su software de nómina o de las hojas de cálculo de Excel, puede presentar un informe de nómina trimestral (para la mayoría de los empleadores, este es el Formulario 941) de manera más eficiente.

Otro beneficio de usar los informes de nómina es saber a dónde va el dinero de su empresa. ¿Está gastando demasiado en beneficios? ¿Sus costos de nómina exceden sus ganancias? Incluso si la información que ve no es muy buena, es mucho mejor saber y tomar medidas que estar completamente a oscuras acerca de los gastos de su negocio.

La ejecución de informes de nómina también le muestra el rendimiento de su empresa a lo largo del tiempo. Si el tamaño de su personal se ha mantenido constante pero sus ganancias han aumentado, es una buena señal de que sus empleados son más productivos y su empresa está administrando sus gastos generales de manera efectiva. Sin informes como estos para pintar una imagen de dónde ha estado su empresa, no podrá llevar su empresa al siguiente nivel.

Línea de fondo

Ejecutar informes de nómina regulares no solo le brinda una visión profunda de las operaciones de su empresa, sino que también puede ayudarlo a optimizar las presentaciones federales y estatales. Puede crear estos informes manualmente, pero usar el software de nómina es la mejor manera de garantizar la precisión con los informes de nómina, lo que lo ayuda a administrar su negocio de manera efectiva.

¿Cómo obtengo un resumen de la nómina?

Aquí se explica cómo levantarlo:

  1. Vaya al menú Informes.
  2. Pase el cursor sobre Empleados y nómina.
  3. Elija Detalle de artículo de nómina.
  4. Haga clic en el botón Personalizar informe.
  5. En la pestaña Mostrar, escriba Cuenta en el campo de búsqueda Columnas.
  6. Marque el número de cuenta del nombre, luego haga clic en Aceptar.
  7. En el informe, seleccione Nombrar número de cuenta en el menú desplegable Ordenar por.

¿Cómo imprimo un informe de resumen de nómina?

Impresión de un informe de resumen de nómina

  1. Desde el informe, haga clic en el ícono Exportar en la esquina superior derecha.
  2. Seleccione Exportar a Excel.
  3. Desde la hoja de cálculo de Excel, haga clic en la opción Imprimir para imprimir el informe.

¿Cómo creo un informe de nómina?

Cómo crear un informe de nómina

  1. Identificar la información necesaria. Comience por identificar la información que necesita compartir con un tercero o analizar internamente.
  2. Elija un período de tiempo.
  3. Ingresar datos de nómina.
  4. Analiza los resultados.

¿Qué es la nómina y el resumen fiscal?

Resumen de salarios e impuestos sobre la nómina

Un informe de resumen de salarios e impuestos sobre la nómina muestra los salarios sujetos a impuestos de cada empleado y la cantidad de impuestos pagados por empleado. Este informe se diferencia de un informe de registro de nómina, que proporciona información más detallada sobre deducciones y retenciones.

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