La incorporación de nuevos empleados es el proceso de integrar a un nuevo trabajador en la cultura, el espíritu, las políticas y los equipos de su empresa. El objetivo es proporcionar a los nuevos empleados las herramientas y la información necesarias para volverse productivos y ayudarlos a sentirse bienvenidos. Prepare a su nuevo empleado para el éxito:
- Confirmación de datos de nuevas contrataciones antes del primer día
- Proporcionar materiales de bienvenida.
- Presentar nuevos empleados a otros miembros del equipo.
- Tener una orientación formal
- Definición de responsabilidades laborales.
- Discutiendo el crecimiento estratégico
- Brindar capacitación a la empresa
- Programación de revisiones regulares de desempeño
Nuestra lista de verificación de incorporación de nuevos empleados está diseñada para brindarle las mejores prácticas que debe seguir al incorporar a sus nuevos empleados. Puede descargarse y personalizarse para adaptarse a las necesidades de su negocio.
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Paso 1: Prepárese para su nueva contratación
Antes de que su nuevo empleado comience su primer día en su empresa, sugerimos trazar su plan y materiales de incorporación, confirmar que se haya completado el papeleo previo a la contratación y elaborar sus horarios.
Comience por asegurarse de tener:
- Confirmado que todos los documentos del proceso de contratación han sido firmados y verificados, incluida la carta de oferta.
- Verificado el salario y la fecha de inicio
- Configuró todos los sistemas de TI y equipó al nuevo empleado para usar el equipo de oficina, incluida la computadora, la impresora, las claves de acceso al edificio y el software de la empresa.
- Preparé un paquete de bienvenida que incluye papeleo de nuevas contrataciones, información de nómina, un resumen de beneficios, el manual del empleado, etc.
Luego, prepare los horarios de los nuevos empleados, especialmente si son empleados por hora que pueden trabajar en diferentes turnos a lo largo de la semana. Considere usar plantillas de programación y software que pueden ayudar a agilizar las demandas de programación de sus empleados en general. Nosotros recomendamos:
- Homebase: Lo mejor para negocios tradicionales (como tiendas minoristas y restaurantes); gratis para una ubicación
- Cuando trabajo: mejor para lugares de trabajo por turnos (como servicios médicos y profesionales); prueba gratuita de 14 días
Teniendo en cuenta los desafíos únicos de desarrollar un programa de incorporación sólido, descubrimos que asociarse con proveedores de recursos humanos externos, como Rippling, puede ser de gran ayuda para administrar a los miembros de su equipo. Rippling lo guía a través de la configuración de cada nuevo empleado (archivos de personal y todo), brinda ayuda con el registro de beneficios y ofrece soporte de capacitación.
Paso 2: proporcionar materiales de incorporación
En el primer día de trabajo, su nuevo empleado debe recibir materiales de incorporación que incluyen papeleo y una exposición generalizada a su nuevo rol. Dele tiempo a su nuevo empleado para digerir los formularios de nuevos empleados y completar los documentos necesarios.
Toda la información personal que necesita debe incluirse en la primera sección de cualquier paquete (incluso si se trata de un paquete compartido electrónicamente). El paquete de materiales de incorporación debe tener:
- Formularios relacionados con la nómina, incluido el W-4, un formulario de depósito directo y el Formulario I-9
- Datos personales y teléfonos de contacto. Cree una hoja de datos del empleado con información de contacto de emergencia
- Manual del Empleado . Haga que el empleado lo revise y lo firme y asegúrese de que comprenda su política de empleo a voluntad.
- Políticas de la empresa exclusivas de su negocio que no están cubiertas en su manual del empleado; los ejemplos incluyen políticas de acoso sexual, políticas de licencia de maternidad y políticas de tiempo libre
- Acuerdo de confidencialidad, no competencia o no divulgación
- Contrato de empleo
- Descripción del trabajo
- Autorización de verificación de antecedentes (si corresponde)
- Aprobación de detección de drogas (si corresponde)
- Resumen de beneficios
- Organigrama con correos importantes
Use una lista de verificación de nuevos empleados para asegurarse de que está proporcionando a su nuevo empleado todos los documentos necesarios.
Paso 3: Realice una orientación formal de la empresa
El nuevo empleado debe participar en una orientación para nuevos empleados, que los introduce a la cultura de la empresa. Si bien el proceso de incorporación puede (y debe) durar hasta un año, la orientación general para nuevos empleados (incluida la presentación) debe establecerse dentro de la primera semana de empleo.
La orientación para nuevos empleados debe seguir los siguientes pasos:
- Bienvenida y presentaciones: presente al nuevo empleado a los miembros clave del equipo con los que trabajará y proporcióneles información importante sobre la política. Además, describa la capacitación que recibirán y hágales saber dónde pueden plantear sus preguntas.
- Papeleo de nuevos empleados: Proporcione los formularios de los nuevos empleados y otros documentos requeridos, recopile su información de identificación y déles tiempo para revisar los materiales.
- Video de orientación: A través de un video de orientación (o uno a uno con Recursos Humanos), proporcione al nuevo empleado información sobre la cultura, la historia, la misión, la visión y los valores de la empresa. Además, asegúrese de resaltar los beneficios que ofrece la empresa.
- Sesiones de capacitación: configure sesiones individuales y proporcione videos instructivos para software, videos de capacitación sobre acoso sexual y no discriminación, y videos de capacitación específicos para el trabajo.
- Aclimatación al nuevo puesto: Proporcione al nuevo empleado las herramientas y el software necesarios para el éxito en el trabajo, configure la observación del trabajo con un compañero y déles tiempo para digerir todo.
Paso 4: Defina claramente las responsabilidades del trabajo
Si bien su nuevo empleado puede tener experiencia en su función asignada, es posible que no tenga experiencia trabajando en su industria o con su producto o servicio específico. Asegúrese de sentarse con ellos y discutir la descripción del trabajo y los requisitos del rol.
Recomendamos utilizar tanto la descripción del trabajo de los empleados (detalles de su trabajo) como un organigrama de la empresa (a quién afectará su función en la empresa) al compartir con el nuevo miembro del equipo de qué se trata su función a medida que la organización se esfuerza por cumplir con sus objetivos. metas estratégicas.
Paso 5: discutir su plan de crecimiento estratégico
Cada empleado dentro de su organización debe tener un plan de crecimiento estratégico claramente definido que describa sus objetivos y responsabilidades. El plan de crecimiento debe ser específico y enfocarse en la mejora continua de los empleados dentro de su puesto.
Al desarrollar un plan de crecimiento dentro de un puesto específico, asegúrese de
- Establezca objetivos claros, específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos (SMART)
- Añadir un plan educativo para la formación y el desarrollo
- Implementar estrategias para el éxito.
- Analice los resultados con la gestión del rendimiento
Su nuevo empleado debe comprender claramente su función y responsabilidades relacionadas con el plan de crecimiento y tener una comprensión clara de cómo lograr esos objetivos.
Paso 6: Presente al nuevo miembro del equipo
El nuevo miembro del equipo debe ser presentado a su equipo inmediato y a toda la empresa dentro de su primera semana de empleo. Esto ayuda a aclimatar al empleado a su entorno y le permite conocer a los empleados con los que puede necesitar interactuar regularmente.
Si su empresa tiene empleados remotos, considere una reunión de toda la empresa en la que pueda presentar a los nuevos miembros del equipo al resto de la empresa a través de videoconferencias (como Skype o Zoom).
Paso 7: Proporcione capacitación específica para el rol
A lo largo de los primeros meses en el trabajo, el nuevo empleado debe estar expuesto a sesiones de educación y capacitación específicas para su función. Esto va más allá de la formación básica durante la orientación (donde el empleado aprende su función) y abarca sesiones de formación y desarrollo más detalladas.
La formación personalizada proporciona la educación necesaria para los empleados y les ayuda a realizar un seguimiento de su progreso. El software de gestión de formación se puede utilizar para impartir cursos y realizar un seguimiento del progreso en un solo lugar.
Paso 8: Programe evaluaciones regulares de desempeño
A lo largo del primer año de empleo y a medida que su nuevo empleado se adapta a su función, es importante programar evaluaciones de desempeño. Esto garantiza que el empleado siga su plan de crecimiento y cumpla con las métricas establecidas para el éxito con la empresa.
- 30 dias
- 90 dias
- Más allá de 90 días
Al final del primer mes en el trabajo, su nuevo empleado debe conocer las expectativas de desempeño. Este es el momento de consultar con ellos para asegurarse de que tienen las herramientas y los recursos para tener éxito. Haga que el supervisor se siente uno a uno con el nuevo empleado para tener una conversación informal y responder las preguntas de los nuevos empleados.
- Pregúnteles cómo va el entrenamiento. ¿En qué necesitan más capacitación?
- Averigüe cómo se llevan con sus compañeros de trabajo. ¿Algún problema inicial que abordar?
- Pregunte sobre políticas, procedimientos y prácticas de trabajo. ¿Encuentran algo confuso?
- Verifique si entienden y han completado sus inscripciones médicas y de otros beneficios.
- Determine si tienen los contactos que necesitan. ¿Necesitas hacer presentaciones?
- Descubra con qué están luchando. ¿Quién puede ayudarlos a resolver o aprender más?
- Pregunte si hay alguna herramienta o recurso que necesiten para ser más productivos.
- Revisar el proceso de gestión del rendimiento. Si aún no lo ha hecho, es un buen momento para establecer objetivos de rendimiento iniciales para que sean claras en sus expectativas.
- Considere modificar sus expectativas durante los primeros meses para centrarse en el aprendizaje y el dominio en lugar de cumplir con los objetivos de rendimiento basados en números.
Los primeros 90 días en el trabajo (considerado el período de prueba de empleo) es un período de tiempo en el que el empleado y su empresa determinan si el empleado encajará bien. Recuerda que el empleado puede recibir seguimientos de las solicitudes de empleo que realizó antes de aceptar el puesto en tu empresa, así que no dejes de venderle los beneficios de trabajar en tu empresa.
Aquí hay varias formas de involucrar e inspirar al empleado:
- Proporcione capacitación y educación adicionales: la capacitación en el trabajo proporciona el mayor valor para que los nuevos empleados aprendan sus tareas. La capacitación fuera del sitio y en línea son excelentes maneras de desarrollar las habilidades de los empleados. Considere capacitarse en software, escritura, seguridad, habilidades de presentación y liderazgo.
- Realice revisiones de desempeño: una sesión de retroalimentación de 90 días es una excelente manera de compartir lo que ve que es positivo en el desempeño de los empleados. Pregúntales qué necesitan de la empresa o de ti. Este es un momento para establecer expectativas de desempeño y averiguar qué necesita el empleado para tener éxito. ¿Qué podría usted o la empresa hacer mejor? ¿Cómo se podrían agilizar los procesos?
- Ofrezca trabajo en equipo: las grandes empresas brindan oportunidades para que los miembros del equipo construyan relaciones sólidas con los compañeros de trabajo. Considere formas de ayudar al equipo a generar confianza y aprecio, como organizar un evento fuera del horario laboral o un almuerzo de equipo.
- Pídales que contribuyan a otros proyectos: una vez que su empleado haya comenzado a comprender su trabajo específico, considere formas en las que pueda contribuir a los proyectos. Los proyectos los exponen a otros empleados de la empresa y los ayudan a construir relaciones.
La incorporación no debería terminar una vez que su nuevo empleado pase los primeros 90 días. Si continúa incorporando a los empleados durante el primer año, tendrá muchas más posibilidades de mantenerlos motivados, comprometidos y productivos.
Comuníquese con su empleado sobre lo siguiente:
- Tareas que están en curso durante el primer año de sus nuevas contrataciones.
- Actividades de RR. HH. de mejores prácticas, como proporcionar comentarios continuos bidireccionales, brindar al empleado nuevas oportunidades de capacitación y desarrollo, y programar conversaciones mensuales con su gerente o con RR. HH. para verificar.
- Discuta las responsabilidades laborales de los empleados. ¿Están disfrutando el trabajo? ¿Existen conflictos de personalidad entre el nuevo empleado y el supervisor?
- Mantenga abiertas las líneas de comunicación. Programe conversaciones mensuales como parte de la incorporación ese primer año.
Al final del primer año, celebre el éxito de incorporación de sus nuevos empleados con un anuncio para toda la empresa y tal vez un regalo de primer aniversario. El final del primer año marca la transición de un nuevo empleado a un empleado con experiencia. Vale la pena reconocerlo.
Incorporación para empleados remotos o en transición
Si bien todos piensan en los nuevos empleados cuando se habla de las mejores prácticas de incorporación de empleados, hay algunos grupos de empleados que requieren una introducción renovada a partes (o todos) de la empresa y sus procesos. Ya sea un período prolongado fuera del trabajo o mudarse a otra región de la empresa, los grandes cambios se pueden adoptar más fácilmente con los procesos de incorporación.
| Grupo de empleados | Descripción |
|---|---|
| Regreso de una licencia extendida | Los empleados que se tomaron un tiempo libre sin goce de sueldo (30 días o más) o que han estado de baja médica durante un período prolongado (incluidos los nuevos padres o los cuidadores principales de los padres ancianos) deben obtener al menos una experiencia de incorporación abreviada en las áreas que han experimentado cambios o desarrollado recientemente desde su salida. |
| Empleados jubilados (boomerang) que regresan | Los empleados que se han retirado de su trabajo de tiempo completo solo para regresar a la misma empresa e incluso a su mismo equipo en una capacidad de medio tiempo pueden necesitar reincorporarse o tal vez pasar por un proceso de entrevista. |
| Trabajadores temporales o contratistas contratados en puestos de tiempo completo | El personal temporal generalmente no recibe una incorporación completa, pero necesitará algo. Asimismo, no es raro que los contratistas independientes sean incorporados a la nómina de la empresa; por lo tanto, ellos también necesitarán un poco de incorporación. |
| Transferencias globales o entre países | Cuando los empleados son transferidos a diferentes estados oa otro país, puede haber algunas diferencias en la cultura corporativa entre ubicaciones. Algunas reglas de trabajo, aspectos de la cultura de la empresa y productos o servicios comerciales pueden verse diferentes. Estos empleados pueden necesitar reincorporarse. |
| Empleados Remotos | La singularidad de la incorporación de empleados remotos, aunque es similar a la de los empleados en persona, radica en enseñarles las configuraciones del sistema y el uso compartido de documentos. Debe mantener seguros los documentos de la empresa cuando incorpore empleados remotos. |
Objetivos de la gran incorporación
La razón para asegurarse de tener una sólida experiencia de incorporación para los nuevos miembros del equipo es el valor que agrega al nuevo empleado y a la organización, lo que lleva a un rendimiento organizacional óptimo. Incorporación exitosa también:
- Garantiza el cumplimiento legal: un proceso de incorporación sólido incluye muchos requisitos y obligaciones legales.
- Implementa una experiencia consistente: mantener un programa de incorporación que reciben todos los empleados nuevos garantiza que todos reciban una bienvenida y una dirección completas.
- Hace que los nuevos empleados se sientan como en casa: el propósito de un programa de incorporación que ofrece una experiencia integral es acoger a los nuevos empleados para que se sientan bienvenidos en las etapas más tempranas posibles.
- Conduce a un mejor retorno de la inversión: cuando un proceso de incorporación completo se encuentra con nuevas contrataciones ambiciosas y talentosas, las empresas obtienen un retorno de la inversión increíble.
- Mejora la retención de empleados: cuando contrata a un empleado, está invirtiendo en las personas. Se necesita dinero, personas y tiempo para incorporar adecuadamente a los nuevos miembros del equipo. Salvaguardar su inversión mediante la retención de sus mejores empleados es fundamental para competir en los negocios.
Para conocer las mejores prácticas de incorporación sólidas, considere Rippling . Todo su software está diseñado para gestionar todas las necesidades relacionadas con los recursos humanos, incluida la gestión de políticas y beneficios, la gestión de acceso (p. ej., la adición automática de nuevas contrataciones a canales de software y equipos relevantes) y la generación de documentación de incorporación (p. ej., cartas de oferta, I- 9, W-4 y más).
Uso de software de recursos humanos para la incorporación
El software de recursos humanos puede ayudar con el proceso de incorporación al automatizar muchas de sus tareas relacionadas con recursos humanos, como la creación de perfiles de empleados personalizados y el seguimiento del progreso de los empleados. Con el software de incorporación, los profesionales de recursos humanos pueden concentrarse en tareas más importantes, como ayudar a los nuevos empleados a conocer la cultura y las políticas de la empresa.
Por tan solo $ 8 por empleado, por mes, el software de Ripplings puede manejar la incorporación por usted, permitiéndole regresar al corazón de su negocio. Rippling puede agregar automáticamente empleados a las aplicaciones que necesitan, contratar contratistas internacionales en más de 100 países y preparar a sus nuevos empleados con una computadora portátil configurada, lista para usar y entregada directamente al empleado.
Tablero onboarding onboarding
Cómo incorporarse a la ondulación
A continuación se detallan los pasos para incorporar a un nuevo empleado con Rippling. Una vez que el nuevo empleado se haya ingresado con éxito en el sistema, Rippling se comunicará con el nuevo empleado para completar los pasos finales de incorporación, que incluyen ingresar su información de dirección, banca, opciones de atención médica, formulario I-9 y más.
Paso 1: Seleccionar nueva contratación
En su panel de control de Rippling, seleccione New Hire para comenzar a incorporar a un nuevo empleado. A partir de ahí, seguirá las indicaciones para ingresar datos específicos, como si está volviendo a contratar a un empleado anterior o ingresando un nuevo candidato manualmente. Luego, ingrese el nombre y la dirección de correo electrónico del nuevo empleado y haga clic en continuar.
Paso 2: Ingrese los detalles del rol
Se le pedirá automáticamente que ingrese los detalles de la función de su nuevo empleado, incluido su estado laboral (tiempo completo, tiempo parcial, asalariado, por hora, exento o no exento) y cómo desea que se cree y envíe la carta de oferta. También le permite seleccionar documentos para agregar a la carta de oferta para su firma. Rippling puede enviar la carta de oferta directamente desde su tablero.
Paso 3: Ingrese los detalles específicos del trabajo
Las siguientes pantallas le pedirán detalles como la ubicación del trabajo, el nombre del gerente, el cargo del candidato y la fecha de inicio. También puede seleccionar a qué departamento y equipos se debe agregar este empleado y si este nuevo empleado tendrá informes directos.
Paso 4: Ingrese la compensación y los deberes laborales
Para que su empleado se agregue a la nómina, debe ingresar la información de su salario, que puede enumerar por año, período de pago u hora. Además, puede anotar cualquier pago por adelantado al nuevo empleado (como una bonificación por firmar). A partir de ahí, se le pedirá que describa las funciones laborales de los nuevos empleados. Este idioma se agregará a la carta de oferta de trabajo, así que asegúrese de ser lo más específico posible.
Paso 5: Revisar la oferta de trabajo
Después de ingresar la información de los deberes del trabajo, se le solicitará la dirección de correo electrónico de trabajo de los nuevos empleados; haga clic en Continuar. Luego podrá revisar la carta de oferta de trabajo generada automáticamente antes de enviarla al nuevo empleado. Si necesita realizar algún cambio, puede hacer clic en el botón Editar para volver a las pantallas anteriores. Una vez satisfecho, haga clic en Continuar.
Paso 6: Revisión de la precisión
Una vez que haya completado todas las pantallas de ingreso de nuevos empleados, Rippling le proporcionará una descripción general de toda la información que envió, incluidos los acuerdos que se adjuntarán a la carta de oferta de trabajo y los dispositivos y aplicaciones en los que está inscrito el nuevo empleado. Cada sección mostrar completamente.
Paso 7: finalizar nueva contratación
Su paso final es revisar el proceso de incorporación para el nuevo empleado, incluidos los documentos que el nuevo empleado firmará a través de Rippling y la información que se recopilará. Luego, seleccione cómo le gustaría enviar la carta de oferta de trabajo (a través de Rippling o manualmente) y haga clic en Completar contratación.
Línea de fondo
Incorporar a los nuevos miembros de su equipo es una de las funciones más críticas de Recursos Humanos (o supervisores). Las primeras impresiones de los nuevos miembros del equipo influyen en el tiempo que permanecen en su empresa y cómo se sienten acerca del liderazgo. Incorpore las mejores prácticas de incorporación de empleados y tendrá una ventaja sobre su competencia. La buena noticia es que su empresa no necesita gastar una fortuna para establecer y activar un programa de incorporación robusto y pulido.
¿Cuáles son las 5 C del onboarding?
Las 5 "C" de la incorporación efectiva incluyen un enfoque en el cumplimiento, la clarificación, la confianza, la conexión y la cultura.
¿Cuáles son las 4 fases del onboarding?
- Fase 1: Pre-incorporación. La primera fase de incorporación, también llamada pre-incorporación, comienza tan pronto como un candidato acepta su oferta y continúa hasta el primer día de su incorporación.
- Fase 2: Bienvenida a las nuevas contrataciones.
- Fase 3: Entrenamiento específico del rol.
- Fase 4: facilitar la transición a su nuevo rol.
- Pensamientos finales.
Qué debe incluirse en la lista de verificación de incorporación
La lista de verificación de incorporación debe incluir el proceso de contratación, la orientación de los nuevos empleados, la introducción de todos los aspectos del puesto al empleado, la capacitación laboral, el establecimiento de objetivos, la introducción a la cultura de la empresa, conocer a otros empleados y servir como guía para ayudar a los nuevos empleados. ajústese rápidamente y conviértase en un
¿Cuáles son las tres 3 fases del onboarding de empleados?
Cuando los equipos de personas hablan sobre la incorporación, lo usan para referirse a casi todo lo que sucede después de que un nuevo empleado firma una carta de oferta para que comience en su función. Por lo general, todas esas cosas diferentes se dividen en tres fases superpuestas: administración, orientación y habilitación.