Existe un programa de disciplina para empleados para manejar situaciones en las que un empleado viola las reglas o políticas de la empresa. En lugar de un castigo, la disciplina de los empleados debe verse como una oportunidad para fomentar, construir y mejorar el desempeño individual para mejorar la cultura y la productividad general de la empresa. La implementación de una política disciplinaria también ayuda a prevenir el bajo rendimiento o el comportamiento indeseable de los empleados en primer lugar.
Lidiar con los problemas disciplinarios de los empleados puede ser un desafío, así que resumámoslo todo en seis consejos imprescindibles para prevenir malas conductas y hacer cumplir la disciplina en su empresa.
1. Comunicar su política disciplinaria
La política disciplinaria de su empresa debe comunicarse claramente, publicarse ampliamente y estar fácilmente disponible. Cuanta más información se proporcione, menos margen para malas interpretaciones y errores. Su política debe comunicarse en su manual del empleado.
Un manual del empleado incluye todo lo que sus empleados podrían necesitar o desear saber sobre las políticas de la empresa. La mayoría de las empresas realizan orientaciones para los empleados o requieren un reconocimiento firmado de las expectativas de la empresa por parte de los empleados desde el principio.
Las reglas y expectativas de políticas comunes se dividen en algunas categorías generales:
- Día a día. La política diaria de la empresa puede describir la asistencia, las tardanzas, la política de tiempo libre, la política telefónica, el código de vestimenta y los recursos disponibles para los empleados.
- Conducta del empleado. El código de conducta de los empleados puede incluir un desglose de las expectativas de la empresa en cuanto a la productividad y la ética laboral de los empleados; trato y comportamiento aceptable e inaceptable hacia los clientes, compañeros y superiores; y la política de la compañía sobre comportamientos y acciones no éticos o ilegales y desempeño deficiente.
- Luego, esta sección puede expandirse para revisar las políticas de la empresa sobre las expectativas de desempeño de los empleados, la descripción del trabajo, las evaluaciones de desempeño o las revisiones de los empleados y las medidas disciplinarias.
- Reglas One Strike o Inviolables. Para algunas empresas e industrias, la seguridad de los empleados es primordial. Es principalmente en este tipo de empresas donde hay una huelga, o reglas inviolables, que, cuando se rompen, resultan en la terminación inmediata. Esto podría incluir una violación flagrante del protocolo de seguridad que ponga en peligro o perjudique a los empleados de la empresa.
Las expectativas de los empleados, las reglas y la política disciplinaria también deben reforzarse constantemente. Las evaluaciones y revisiones anuales brindan una gran oportunidad para esto.
2. Decidir qué constituye una infracción de la política
Todo, desde algo tan general como el comportamiento abusivo hasta una lista extensa de lo que la empresa considera exactamente como comportamiento abusivo, es un juego justo para lo que constituye una violación de la política de la empresa. Además de lo que se describe específicamente en el manual del empleado, aquí hay algunos ejemplos de mala conducta de los empleados que probablemente requieran medidas correctivas o disciplinarias:
- Absentismo
- abuso de clientes
- Lenguaje abusivo hacia colegas o supervisor
- Agresión
- Causar condiciones de trabajo inseguras
- Daños a maquinaria, equipo u otra propiedad de la empresa
- Difamación del empleador o colegas
- Deshonestidad
- Violación del acuerdo contractual (No competencia o No divulgación, o Conflicto de intereses)
- Falsificación de documentación
- holgazaneando
- Negligencia
- Conducta obscena o inmoral
- Posesión o uso de sustancias ilegales
- Negativa a aceptar la asignación o la asignación de horas extras
- durmiendo en el trabajo
- Desacelerar
- Tardanza
- Robo
- Amenazas, lenguaje amenazante o lenguaje profano dirigido a colegas o gerentes
Una de las obligaciones legales de la disciplina de los empleados es que sea consistente entre los empleados sin discriminación, excepción o favoritismo. Cualquier cosa que decida que constituye una violación de la política debe aplicarse de manera uniforme a todos los empleados. Si bien puede ser tentador variar la acción disciplinaria entre las descripciones de trabajo y los departamentos, es una lata de gusanos legal.
3. Ofrezca disciplina progresiva y debido proceso
Con suerte, la suya es una cultura empresarial que fomenta el sentimiento de los empleados de sentirse escuchados, valorados y respetados. No hay mejor lugar para demostrar esto que en el proceso disciplinario. Un modelo disciplinario moderno es el de la Disciplina Progresiva. Esto simplemente significa que los empleados reciben el debido proceso, medidas disciplinarias escaladas y consecuencias que se ajustan a la ofensa. El modelo de Disciplina Progresiva generalmente sigue un proceso de cuatro pasos (con ligeras variaciones según la industria y la cultura de la empresa): advertencia verbal, advertencia por escrito, suspensión y despido.
- Advertencia verbal
- Advertencia escrita
- Suspensión
- Terminación
Una advertencia verbal con un empleado es mucho más que eso. Con toda justicia, el empleado debe recibir una advertencia verbal de su supervisor directo, con hechos y ejemplos específicos para respaldar esa advertencia y una amplia oportunidad para explicar el evento en cuestión. Una advertencia verbal también debe:
- Concéntrese en la corrección colaborativa y fomente la mejora de los empleados a través de asesoramiento, capacitación o reentrenamiento uno a uno.
- Explique el impacto del mal comportamiento o desempeño al empleado ¿Por qué esta acción o comportamiento fue un problema?
- Cree una vía para la conversación y el diálogo orientado a la solución.
- Dar como resultado un Plan de Mejora del Desempeño (PIP), que, según la gravedad de la infracción, ofrece al empleado la oportunidad de corregir o mejorar su comportamiento de manera demostrable dentro de un plazo determinado (generalmente 30 días).
La advertencia por escrito representa una escalada, negligencia o repetición del problema, o la incapacidad de los empleados para cumplir con su PIP dentro del plazo establecido. A veces, una advertencia por escrito advertirá de una suspensión inminente si el comportamiento o problema no se controla. Una advertencia por escrito generalmente incluirá los siguientes puntos:
- Puntos de referencia, incluido el nombre del empleado, la fecha de la advertencia y cuántas advertencias escritas ha recibido el empleado.
- Motivo de la advertencia
- Acción(es) correctiva(s) requerida(s)
- Marco de tiempo para la corrección
- Acuse de recibo, mediante documento fechado y firmado por el empleado y supervisor emisor.
También llamada a veces libertad condicional, una suspensión puede ser con o sin goce de sueldo, según la gravedad o el tipo de infracción, el estado del empleado y la tasa de pago en la empresa, y la política de empleo a voluntad de la empresa. Además, se puede imponer una suspensión durante una investigación cuando sea necesario, denominada suspensión pendiente de investigación. La necesidad de una investigación dependerá de una serie de factores, incluida la categoría de la empresa y la industria, el tipo o la gravedad de la mala conducta del empleado, lo que haya documentado en su contrato de trabajo al contratar a esa persona y las leyes sindicales que se aplican a su empresa. o industria según la Ley Nacional de Relaciones del Trabajo, entre otras.
En algunas circunstancias, cuando todo lo demás falla, las empresas tienen la desafortunada obligación de despedir a los empleados. Como se describe en nuestra guía sobre cómo despedir a un empleado, este proceso debe incluir:
- Documentación exhaustiva del proceso disciplinario y por qué la solución final es el despido.
- Una carta de terminación
- Recopilación de documentación de respaldo.
- Notificar al empleado
- Recortar el cheque de pago final
4. Investigue a fondo
Llevar a cabo una investigación justa es esencial para llegar al curso de acción apropiado en un caso de mala conducta de un empleado. Los empleados tienen derecho al debido proceso. En caso de que tenga que realizar una investigación de mala conducta de un empleado, asegúrese de cumplir con las siguientes pautas generales:
- Mantener registros de investigación, asegurándose de que sean seguros y confidenciales.
- En su caso, cumplir con los convenios colectivos sindicales
- Haga su tarea y conozca la ley (y tal vez contrate a un abogado)
- Comprenda sus obligaciones con respecto a las investigaciones de mala conducta realizadas por terceros según lo afectado por la Ley de informes crediticios justos (FCRA) y la Ley de transacciones crediticias justas y precisas (FACTA).
5. Documenta todo
Puede notar un hilo consistente a través de todos estos consejos sobre el proceso disciplinario, y esa es la documentación. La documentación es el alma de un proceso disciplinario conforme, legal y justo. El mantenimiento de registros suficiente puede ayudar a las empresas a protegerse y defenderse de una citación o sanción de OSHA, una demanda presentada por un empleado o cargos presentados por la Junta Nacional de Relaciones Laborales (NLRB), entre otros.
La documentación adecuada del expediente disciplinario de un empleado puede incluir:
- archivo de personal del empleado
- Documentación del mal desempeño o mala conducta de los empleados
- Formulario(s) de queja
- Informes de testigos
- Registro de reuniones con el empleado en cuestión
- Informes de disciplina o terminación
- Registro de compensación del empleado, incluida la mediación o el arbitraje
- Materiales escritos relevantes para la investigación.
6. Haz una autocomprobación
Los profesionales de recursos humanos perfectos e incluso experimentados de nadie cometen errores de vez en cuando. Una excelente autoevaluación de su proceso disciplinario con un empleado es preguntarse en cada etapa de la disciplina:
- ¿Definí claramente lo que se esperaba?
- ¿Estaba el empleado al tanto de las reglas disciplinarias/reglas inviolables?
- ¿Realicé el entrenamiento/reentrenamiento necesario?
- ¿Otros estarían sujetos al mismo estándar?
Si respondió afirmativamente a estas preguntas, parecería que la disciplina es apropiada. Rara vez es agradable, pero puede ser fructífero cuando se ejecuta correctamente.
Línea de fondo
Seguir estos consejos ayudará a cualquier empleador a establecer una política específica, justa y pública que los empleados puedan cumplir fácilmente. Cuando es necesaria la disciplina de los empleados, existe un debido proceso que hace que el procedimiento sea más fácil y más objetivo para todas las partes involucradas. El objetivo final de la disciplina de los empleados es mantener y fomentar buenos empleados con buenas intenciones, garantizar la salud y seguridad de los empleados, evitar despidos y mejorar la productividad de la empresa y la armonía del personal.
Según Don Phin en su curso de aprendizaje de LinkedIn titulado Contratación, gestión y separación de los empleados, el bajo rendimiento de los empleados a menudo se debe a una mala contratación, mala instrucción, malas herramientas u otros factores fuera del control de los empleados (incluida la mala gestión). Siga la guía anterior para preparar a sus empleados para el éxito y minimizar la necesidad de medidas disciplinarias.