Nos complace presentar este tutorial para FreshBooks, nuestra elección como el mejor software de facturación recurrente en general. En este segundo tutorial, cubriremos cómo administrar clientes y enviar facturas en FreshBooks. Bueno, también mire cómo agregar y ver clientes, así como también cómo ver las facturas abiertas.
Obtendrá el mayor beneficio de este tutorial si lo sigue en su propia cuenta de FreshBooks. Puede probar FreshBooks gratis o recibir un 60 % de descuento durante seis meses.
Puede ver el video a continuación o leer las instrucciones paso a paso a continuación.
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Cómo agregar y ver clientes en FreshBooks
FreshBooks le permite agregar, administrar y eliminar sus clientes a medida que crece su negocio, y puede usar el perfil del cliente como una forma de acceder rápidamente a la información de sus clientes en un lugar central. Para agregar un nuevo cliente, haga clic en Clientes en la barra de menú de la izquierda, lo que lo llevará a la página de arriba.
La página Clientes muestra una lista de todos los clientes, y puede ver más detalles haciendo clic en cualquiera de los nombres. Para agregar un nuevo cliente, haga clic en el botón verde Nuevo Cliente en la esquina superior derecha. También puede acceder a esta página desde el Tablero, haciendo clic en el botón Crear nuevo y seleccionando Cliente.
Página de clientes de FreshBooks
Una vez que esté en la pantalla Nuevo cliente, puede agregar la siguiente información:
- Se requiere el Nombre y Apellido o razón social; solo necesita hacer clic en cualquiera de esos campos y escribir el nombre.
- Haga clic en el campo Dirección de correo electrónico y escriba el correo electrónico. Esto también le permitirá enviar facturas por correo electrónico a su cliente.
- También puede agregar un número de teléfono, móvil y/o comercial haciendo clic en esos campos e ingresando el número de teléfono.
- Ingrese la dirección completando la calle, la ciudad, el estado, el código postal y el país.
- Según el país seleccionado, también puede incluir un nombre fiscal y un número fiscal para ese cliente.
También puede ajustar la configuración de su cliente haciendo clic en cualquiera de los siguientes:
- Para habilitar los recordatorios de pagos atrasados, haga clic en Enviar recordatorios e ingrese la información solicitada.
- Para cobrar cargos por pagos atrasados, haga clic en Cobrar cargos por pagos atrasados e ingrese la información solicitada.
- Para ajustar la moneda y el idioma de las facturas y presupuestos/propuestas de sus clientes, haga clic en Moneda/Idioma e ingrese la información solicitada.
- Para permitir la opción de adjuntar un PDF de la factura cuando se envía por correo electrónico solo para facturas individuales, haga clic en Adjuntos de factura y marque la casilla.
Cuando se actualice la información, no olvide hacer clic en Guardar para confirmar su nuevo cliente.
Agregar un nuevo cliente en FreshBooks
Para obtener más información sobre un cliente en particular, puede ver su perfil de cliente haciendo clic en Clientes en la barra de menú de la izquierda y luego seleccionando un cliente. Llegará a la pestaña Resumen de forma predeterminada. En la pestaña Resumen, encontrará la siguiente información:
- Tarjeta de cliente: Muestra información para el cliente
- Ingresos pendientes: este gráfico muestra tanto las facturas vencidas que no han llegado a la fecha de vencimiento como las facturas pendientes que aún no han vencido. Pase el cursor sobre la barra para ver los importes y las facturas.
Debajo de los detalles de los clientes y el gráfico de Ingresos pendientes hay un conjunto de pestañas que le permiten ver toda la información de sus clientes en un solo lugar fácilmente:
- Contactos: si desea agregar un contacto secundario, puede hacerlo aquí.
- Facturas: esto incluye solo las facturas activas, incluidas las generadas a partir de las plantillas Retainer y Recurrent.
- Plantillas recurrentes: Esto enumera solo todas las Plantillas recurrentes activas.
- Anticipo: si recibió un anticipo para este cliente, puede verlo aquí.
- Créditos: Esto enumera todos los créditos de prepago y sobrepago creados para este cliente.
- Gastos: Aquí se muestran todos los gastos que se facturan a este cliente.
- Presupuestos: Aquí se muestran todos los presupuestos que se han creado para este cliente.
- Seguimiento de tiempo: Todas las entradas de tiempo asignadas a este cliente aparecerán aquí.
- Proyectos: Aquí se muestran todos los proyectos asociados con este cliente.
- Informes: acceda a los informes aquí con el filtro ya configurado para el cliente específico que está viendo, como el extracto de la cuenta del cliente.
Perfil del cliente en FreshBooks
Cómo crear una nueva factura en FreshBooks
Con la facturación de FreshBooks, hay varias formas de crear una nueva factura. La forma más sencilla es hacer clic en Facturas en la barra de menú de la izquierda, que lo llevará a la página de arriba. Verá que hay tres formas diferentes de crear una factura desde esta pantalla, todas las cuales lo llevarán a la misma página.
Navegando a la pantalla Nueva factura en FreshBooks
La pantalla Crear factura le permite personalizar no solo el aspecto de la factura, sino también configuraciones específicas para el cliente, como si desea enviar recordatorios o cobrar cargos por pagos atrasados. Vaya a través de cada sección con más detalle a continuación.
Crear una nueva factura en FreshBooks
Información de la empresa, el cliente y la factura
El primer paso para crear su factura es completar la información necesaria:
- Facturado a: Al hacer clic en la sección Facturado a, tendrá la opción de agregar o cambiar el cliente. Haga clic en Agregar un cliente y elija un cliente existente o complete los campos en blanco para crear uno nuevo. Una vez seleccionado un cliente, haga clic en él y elija entre Editar Cliente para actualizar su información o Cambiar Cliente para seleccionar uno diferente.
- Fecha de emisión: este campo se establecerá de forma predeterminada en la fecha actual automáticamente, o puede hacer clic en él y escribir la nueva fecha o usar el calendario para seleccionarla.
- Fecha de vencimiento: esta es la fecha en la que debe pagarse su factura y el campo se autocompletará en función de la última factura que haya creado. También puede hacer clic en este campo y seleccionar En la fecha de emisión , Después de X días (donde elige la cantidad de días) o Personalizado , que le proporcionará un calendario en el que puede seleccionar la fecha.
- Número de factura: el número predeterminado para su primera factura se establece en 0000001, o puede hacer clic y escribir su propio número alfanumérico en su lugar. Tenga en cuenta que los números de factura son únicos y no se puede usar el mismo número dos veces. El número de factura que establezca aumentará +1 automáticamente, en función de la última factura creada.
- Monto adeudado: este monto se ajustará automáticamente, según los campos que complete en la siguiente sección.
Rellenar la información de la factura en FreshBooks
Artículos, servicios e impuestos
Para facturar a sus clientes por productos y servicios, haga clic en el botón Agregar una línea.
Agregar un artículo en FreshBooks
Esto le permitirá hacer lo siguiente:
- Agregue un artículo o servicio existente: elija de la lista escribiendo el nombre de un artículo existente. Puede ahorrar tiempo al incluir una descripción, tasa y/o impuesto específico para cada artículo, que se completará automáticamente cuando lo agregue a una factura. (Puede administrar esto yendo a Elementos y servicios en Configuración).
- Cree un artículo nuevo: complete los campos en blanco para el nombre del artículo, la descripción, la tarifa y la cantidad. Esto se agregará automáticamente a su lista de artículos para uso futuro.
- Importar tiempo y gastos no facturados: si hay tiempo o gastos no facturados que necesita facturar al cliente, puede agregarlos a la factura aquí.
- Agregar impuestos: una vez que se agregan los artículos de línea, haga clic en el enlace Agregar impuestos debajo de la tasa de artículos y verifique que se apliquen hasta dos impuestos sobre las ventas existentes.
Otras acciones
Si desea reorganizar o eliminar elementos de línea en una factura, puede hacer lo siguiente:
- Para mover una línea de pedido: coloque el cursor sobre la izquierda de cualquier elemento, haga clic y mantenga presionado el ícono de tres líneas para arrastrar y reorganizar el orden de sus líneas de pedido.
- Para eliminar una línea de pedido: coloque el cursor sobre la derecha de cualquier línea de pedido y haga clic en el icono de la papelera para eliminar esa línea de pedido.
Reorganizar y eliminar artículos de factura en FreshBooks
Subtotal, notas y términos
En el área Subtotal, puede modificar cómo se paga la factura con cualquiera de los siguientes:
- Agregue un descuento: reduzca el total de las facturas aplicando un descuento basado en la cantidad o el porcentaje.
- Aplicar Crédito: Si el cliente tiene un saldo de crédito disponible, puede aplicar este monto antes de enviar la factura.
- Solicitar un depósito: puede solicitar que se pague primero un monto específico o un porcentaje del subtotal de sus facturas antes de que venza el resto del saldo.
- Agregue un cronograma de pago: Facilite que su cliente le pague en etapas configurando cuotas de pago en diferentes fechas.
Cerca de la parte inferior de la factura, puede agregar detalles adicionales y cualquier archivo para el cliente como archivo adjunto:
- Notas: Las notas son únicas para cada factura y no se recordarán la próxima vez. Esto es útil para cualquier comentario, detalle e información temporal que sea aplicable solo para este cliente específico.
- Términos: los términos se recuerdan desde la última factura creada y esto es útil para compartir información adicional como correos electrónicos o sitios web, términos de servicio o instrucciones de pago que se aplican a todos los clientes. Si necesita cambiar sus términos, asegúrese de que sus términos actualizados estén en su factura creada más recientemente.
- Archivos adjuntos: haga clic en Agregar un archivo adjunto y cargue los archivos que desee compartir con su cliente solo en facturas individuales. Estos archivos también se incluirán si descarga la factura en formato PDF.
Sección Subtotal, Notas y Términos de la factura
Configuración de factura
Estas configuraciones controlan el aspecto de su factura, le permiten habilitar los pagos en línea y modificar las configuraciones específicas del cliente según sea necesario.
Para esta factura
- Acepte pagos en línea: acepte transferencias bancarias (solo en los Estados Unidos), tarjetas de crédito y más a través de FreshBooks Payment (WePay), Stripe o PayPal. Su configuración para pagos en línea se recordará en función de la última factura creada.
- Personalice el estilo de la factura: aquí cambie la plantilla, el logotipo o el banner, el color y la fuente.
- Hacer recurrente: puede convertir una nueva factura en una plantilla recurrente para generar facturas automáticamente para usted.
para el cliente
Una vez que haya seleccionado un cliente en su factura, puede modificar lo siguiente:
- Envíe recordatorios atrasados: envíe hasta tres recordatorios personalizados de pagos atrasados a su cliente en intervalos específicos.
- Cobrar cargos por pagos atrasados: agregue un cargo fijo único o un cargo basado en un porcentaje en un número determinado de días después de la fecha de vencimiento de la factura si aún no se ha pagado.
- Moneda e idioma: Aquí actualiza la moneda o el idioma de sus clientes.
- Archivos adjuntos de la factura/Guardar como PDF: cuando se habilita primero en el perfil del cliente, aparece una casilla de verificación adicional en la ventana emergente Enviar a para incluir la factura como PDF en el correo electrónico también.
Configuración de facturas en FreshBooks
Cómo enviar por correo electrónico o imprimir una factura
Para enviar por correo electrónico o imprimir una factura, haga clic en el menú desplegable Más acciones en la esquina superior derecha de la pantalla Factura. Luego, haga clic en Enviar por correo electrónico o Imprimir. También puede usar este menú desplegable para compartir la factura a través de un enlace o descargar un PDF de la factura.
Enviar por correo electrónico o imprimir una factura en FreshBooks
Cómo aplicar pagos de clientes a facturas en FreshBooks
Si recibió un pago fuera de FreshBooks, querrá agregar ese pago a la factura en su cuenta para que FreshBooks reconozca que recibió ese dinero. También tiene la opción de enviar a sus clientes una notificación de pago para informarles que ha recibido su pago. Para indicar un pago recibido en FreshBooks, siga estos pasos:
- Vaya a la sección Pagos.
- Haga clic en el botón verde +.
- En el campo Factura, escriba el número de factura o busque la factura en la lista desplegable.
- La fecha de pago del pago será la fecha actual por defecto, pero puede hacer clic en ella para cambiar a una fecha diferente si es necesario.
- Elija el tipo de pago.
- Especifique el Importe pagado, que será en la misma moneda que la factura.
- Agregue notas sobre el pago si es necesario.
- Haga clic en la marca de verificación verde para guardar el pago.
Agregar un pago en FreshBooks
Cómo ver facturas abiertas en FreshBooks
Una manera fácil de ver las facturas abiertas que están ordenadas por cada cliente es navegar a la página Clientes. En Todos los clientes, verá cada nombre y un resumen del monto total pendiente para cada uno. Puede acceder a más información haciendo clic en el nombre del cliente, que lo llevará a la página de perfil del cliente.
Facturas de clientes en FreshBooks
Imprimir un informe de antigüedad de cuentas
Para obtener un resumen más completo de las facturas pendientes ordenadas por fechas de vencimiento, querrá generar un informe de Antigüedad de cuentas. Puede acceder a este informe haciendo clic primero en Informes en el menú de la izquierda y luego seleccionando Antigüedad de las cuentas.
Acceso a informes en FreshBooks
El informe Antigüedad de las cuentas le mostrará qué clientes tardan mucho en pagar sus facturas al reunir todas las facturas pendientes y vencidas en un solo lugar para su revisión. Para ajustar su vista del informe Antigüedad de las cuentas, haga clic en Filtros en Configuración.
Las facturas se agrupan por Pendientes (más allá de la fecha de emisión de la factura) o Vencidas (más allá de la fecha de vencimiento) en intervalos de 0 a 30 días, 31 a 60 días, 61 a 90 días y más de 90 días. Al hacer clic en Más acciones en la parte superior derecha, tendrá la opción de Exportar para Excel o Imprimir su informe.
Informe de antigüedad de cuentas en FreshBooks
Línea de fondo
Ahora ha aprendido a administrar clientes y enviar facturas en FreshBooks. El próximo tutorial en nuestro curso de FreshBooks es Cómo realizar un seguimiento de las facturas y pagar los gastos. Ese tutorial cubrirá cómo ingresar y ver facturas impagas, cómo registrar el pago de una factura y cómo agregar y ver proveedores.
Tutorial anterior
¿La factura de FreshBooks es gratuita?
Con el software de facturación gratuito de FreshBooks, puede respirar tranquilo sabiendo que sus errores de facturación quedaron atrás. Elija entre una gama de diferentes formatos de factura, desde plantillas de factura de Excel a Word, seguramente habrá la perfecta para usted.
¿FreshBooks factura
"FreshBooks automatiza las actividades contables diarias, a saber, la creación de facturas, la aceptación de pagos, el seguimiento de gastos, el seguimiento del tiempo facturable y los informes financieros".
¿Cuánto cuesta la factura de FreshBooks?
Al procesar pagos en línea a través de FreshBooks Payments con WePay, se incluye una tarifa de transacción. El precio es muy simple: es 2,9% + $0,30 en todas las transacciones con tarjeta de crédito, con la excepción de American Express, que es 3,5% + $0,30.
¿Cuál es la diferencia entre FreshBooks y QuickBooks?
QuickBooks es una excelente opción de contabilidad si vende productos o artículos al por menor, mientras que FreshBooks es nuestra mejor opción para administrar clientes y facturar como autónomo. Con QuickBooks, puede registrar sus ventas diarias de todos los canales y sincronizar sistemas de ventas como PayPal, Square y Shopify.