Nuestro tutorial cubre cómo configurar una declaración de cliente en QuickBooks Online. También le mostraremos cómo personalizar sus estados de cuenta de QuickBooks ajustando el formato y agregando una tabla de antigüedad al final de su estado de cuenta.
Este tutorial gratuito es parte de nuestra serie de Tutoriales gratuitos de QuickBooks, diseñados para ayudarlo a aprender a usar QuickBooks Online, nuestro software de contabilidad para pequeñas empresas más recomendado. Si aún no tiene su cuenta de QuickBooks, tiene la opción de una prueba gratuita de 30 días o un 50 % de descuento durante tres meses.
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Puede seguirlo en su propia computadora mientras mira el video a continuación o lee las instrucciones paso a paso que siguen.
Paso 1: navegue a Clientes en Ventas
Desde el panel de control de su empresa, haga clic en Ventas en la barra de menú de la izquierda y luego seleccione Clientes en el menú desplegable, como se muestra a continuación.
Seleccione Clientes en el menú Ventas
Paso 2: seleccione un cliente para el que desea crear una declaración
Aparece una ventana que muestra su lista de clientes y sus actividades de facturación y pago. Desde aquí, seleccione el destinatario de su declaración de cliente haciendo clic en el nombre. Puede elegir varios clientes para recibir estados de cuenta haciendo clic en la casilla de verificación antes de su nombre.
Seleccione un destinatario de su estado de cuenta
Paso 3: Crear la Declaración
Después de hacer clic en el cliente, aparece una lista de todos los pagos y facturas pendientes. Desde aquí, verá qué facturas están vencidas y cuándo vencen al instante. Para crear un estado de cuenta, haga clic en el menú Nueva transacción en la parte superior derecha de la pantalla y seleccione Estado de cuenta de la lista desplegable.
Seleccione Estado de cuenta en Nueva transacción
Paso 3.1: elija el tipo de estado de cuenta del cliente
En la ventana Crear estados de cuenta, elija entre tres tipos diferentes de estados de cuenta en QuickBooks Online:
- Saldo adelante: Esto muestra 1) todas las facturas y pagos con saldos pendientes para un rango de fechas particular que elija, y 2) la cantidad que su cliente debía antes del rango de fechas como el saldo adelante en la parte superior del estado de cuenta.
- Partida abierta: este documento muestra todas las facturas pendientes de pago de los últimos 365 días.
- Estado de cuenta de transacción: un estado de cuenta de transacción muestra los montos totales facturados y recibidos por cada transacción dentro del período que especifique, sin mostrar ningún saldo adelantado ni monto adeudado.
Después de seleccionar el tipo de extracto, complete la fecha del extracto y especifique el rango de fechas para los extractos que desea crear. Puede dejar la fecha del estado de cuenta como está para usar la fecha actual.
Haga clic en Aplicar para continuar.
Elija un tipo de estado de cuenta en QuickBooks Online
Paso 3.2: Revise la dirección de correo electrónico de los destinatarios
Asegúrese de que la dirección de correo electrónico sea correcta. Esto se completará en función de la información de contacto que ingresó automáticamente, pero no estará de más verificarlo dos veces.
Revisa la dirección de correo electrónico del destinatario de tu estado de cuenta
Paso 3.3: Haga clic en Guardar, Guardar y enviar o Vista previa de impresión.
Después de completar todas las secciones, haga clic en Guardar o Guardar y enviar. Si desea ver cómo se ve su estado de cuenta cuando se imprime, seleccione Vista previa de impresión.
Paso 4: personalice su estado de cuenta
Puede ajustar el nivel de detalles que establece en su declaración de cliente desde el panel de control de su empresa Cuenta y configuración. Esto se puede ejecutar en los siguientes pasos:
Paso 4.1: Vaya a Ventas en Cuenta y configuración
Haga clic en el ícono de ajustes en la parte superior derecha del panel de control de su empresa, seleccione Cuenta y configuración y haga clic en Ventas.
Vaya a Ventas en Cuenta y configuración
Paso 4.2: personalice sus estados de cuenta de QuickBooks
Desplácese hacia abajo hasta la sección Estados de cuenta para revelar tres opciones disponibles para los estados de cuenta de QuickBooks, que le permiten ajustar el nivel de detalle proporcionado en el documento.
Opciones para personalizar sus estados de cuenta
Sugerencia: no tiene que trabajar en una sola pestaña y alternar entre la plantilla de vista previa y la pantalla Personalizar estado de cuenta para realizar un seguimiento de los cambios que realiza. Es posible que desee abrir una nueva pestaña haciendo clic con el botón derecho en el menú Panel y seleccionando Abrir en una nueva pestaña.
A. Enumere cada transacción en una sola línea
Si selecciona esta opción, el estado de cuenta solo mostrará un resumen de la factura, incluida la fecha, el número y el monto de la factura. Aquí hay un ejemplo de una declaración de nuestra compañía ficticia, Pauls Plumbing, con un resumen de las facturas.
Declaración de cliente de QuickBooks con una sola línea
Los colores y logotipos del estado de cuenta provienen del formulario maestro de ventas que personalizó en nuestro tutorial sobre Cómo personalizar facturas.
B. Enumere cada transacción, incluidas todas las líneas de detalle
Esta opción proporcionará un resumen completo de la transacción. Cada artículo de línea en una factura se resumirá y se mostrará por separado. Así es como se ve una declaración de cliente de QuickBooks cuando se incluyen todas las líneas de detalle:
Declaración de cliente de QuickBooks con todas las líneas de detalle
La decisión de resumir facturas (opción 1) o proporcionar detalles (opción 2) es una preferencia personal. Sin embargo, recomendamos resumir las facturas si el cliente ya ha recibido una factura detallada.
C. Mostrar la tabla de antigüedad en la parte inferior del estado de cuenta
Al seleccionar esta opción, se imprimirá un informe resumido de antigüedad de cuentas por cobrar (A/R) en la parte inferior del estado de cuenta que muestra los montos vencidos. Recomendamos mostrar esta tabla para alertar a los clientes de cualquier monto vencido. La tabla de antigüedad de nuestra factura de muestra se ve así:
Tabla de antigüedad en la parte inferior de un extracto de cliente de QuickBooks
Haga clic en el botón verde Guardar una vez que haya seleccionado sus opciones de estado de cuenta.
La importancia de configurar estados de cuenta de clientes de QuickBooks
Los estados de cuenta proporcionan un resumen de los bienes y servicios vendidos al cliente durante el período del estado de cuenta, agrupados por factura. Si un cliente paga sus facturas puntualmente, probablemente no haya necesidad de enviar un estado de cuenta. Sin embargo, para los clientes que tardan en pagar, los estados de cuenta son una excelente manera de recordarles sus facturas pendientes.
Envolver
Ahora sabe cómo configurar un extracto de cliente en QuickBooks Online. El próximo tutorial en nuestro curso de capacitación en línea de QuickBooks es Cómo configurar gastos en QuickBooks en línea, que cubre las opciones disponibles para rastrear y facturar gastos a los clientes y el nivel de detalle de gastos para proporcionar en los formularios de gastos y compras.
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¿Cómo obtengo un estado de cuenta del cliente en el escritorio de QuickBooks?
Para ejecutar una declaración de transacción:
- Vaya a la pestaña Clientes.
- Haga clic en el nombre del cliente.
- Haz clic en Nueva transacción.
- Seleccione Estado de cuenta.
- Haga clic en el menú desplegable bajo Tipo de estado de cuenta y elija Estado de cuenta de transacción.
- Seleccione la fecha de inicio y la fecha de finalización correctas.
- Haga clic en Aplicar.
¿Puedes imprimir un extracto de QuickBooks?
Seleccione Imprimir o Vista previa. Si desea imprimir el estado de cuenta, seleccione el ícono Imprimir e imprima como lo hace normalmente. O para guardar como PDF, seleccione el icono Descargar y elija dónde desea guardarlo en su computadora.
¿Cómo obtengo un extracto de cliente en QuickBooks Online?
Ver estados de cuenta actuales de los clientes
Vaya a Contabilidad, luego a Transacciones y luego a Todas las ventas (Lléveme allí), o vaya a Gestión bancaria de Todas las ventas (Lléveme allí). Seleccione el menú desplegable Filtro ▼. En el menú desplegable Tipo, seleccione Estados de cuenta.
¿Qué 3 tipos de extractos de clientes puede generar QuickBooks Online?
Hay tres tipos de extractos de clientes en QBO. Es el saldo adelantado, partida abierta y extracto de transacción.