Si tiene un proveedor o proveedores a los que paga regularmente, debe considerar configurar pagos recurrentes en QuickBooks Desktop para agilizar su proceso de transacción. Una vez que se configuran los detalles de pago, puede avanzar con confianza, sabiendo que a sus proveedores se les paga la cantidad correcta y en el momento correcto.
Hoy, le mostraremos cómo configurar pagos recurrentes a proveedores en QuickBooks Desktop, incluido cómo editar y eliminar pagos recurrentes. El paso inicial para configurar pagos recurrentes en QuickBooks Desktop depende de si tiene un cheque existente para el proveedor al que desea pagar de forma recurrente.
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Mire el video tutorial a continuación y las instrucciones paso a paso que siguen:
Cómo configurar pagos recurrentes en QuickBooks Desktop con un nuevo cheque
Si es su primer pago, debe ingresar el primer cheque para configurar una transacción recurrente. Para hacer esto, siga los pasos a continuación:
- Escribe un nuevo cheque.
- Memoriza la transacción.
1. Escriba un nuevo cheque
Para escribir un nuevo cheque, seleccione el icono Escribir cheques en el menú Banca en la página de inicio de QuickBooks Desktop:
Escribir un nuevo cheque en QuickBooks Desktop
Aparecerá la ventana Escribir cheques. Para ingresar su cheque, debe ingresar la siguiente información en QuickBooks Desktop:
- Cuenta bancaria: seleccione la cuenta bancaria de la que se deducirá el pago.
- Imprimir más tarde: haga clic en la casilla si desea crear el cheque ahora pero desea imprimirlo más tarde.
- Pagar a la Orden de: Seleccione el nombre del proveedor.
- No.: Si está imprimiendo el cheque ahora, ingrese el número del cheque que colocará en la impresora.
- Fecha: Ingrese la fecha en que está emitiendo el cheque.
- Monto: Ingrese el monto.
- Dirección: este campo se completa automáticamente según la información ingresada durante la configuración del beneficiario.
- Memo (opcional): ingrese información adicional para describir la transacción.
- Pestaña Gastos o Artículos: Asigne el cheque a una cuenta de gastos o artículo.
Ventana Escribir cheques en QuickBooks Desktop
Haga clic en el menú Guardar en la parte superior de la pantalla.
Si necesita una guía para crear un cheque, consulte nuestro tutorial sobre cómo escribir e imprimir cheques en QuickBooks Desktop.
2. Memoriza la Transacción
Para configurar un pago recurrente, debe memorizar el cheque que creó. Para ejecutar esto, haga clic en el botón Memorizar en la parte superior de la pantalla de verificación de escritura como lo indica la flecha larga en la captura de pantalla anterior.
QuickBooks Desktop mostrará la pantalla Memorizar transacción. Desde aquí, seleccione el botón Automatizar entrada de transacciones y complete los siguientes campos:
- Frecuencia: Seleccione la frecuencia del pago. Elija entre las opciones proporcionadas, como diario, semanal, cada dos semanas y dos veces al mes.
- Próxima Fecha: Ingrese el cronograma de su próximo pago.
- Número restante: Indique un número específico de veces de pago. Por ejemplo, si es un préstamo a 24 meses, ingrese 23 (24 incluido el primer cheque).
- Días de anticipación para ingresar: establezca un número específico de días antes de la fecha de la transacción.
Pantalla Memorizar transacción en QuickBooks Desktop
Haga clic en Aceptar para memorizar la transacción.
La transacción se registra en el registro de cheques. Para verlo, haga clic en el icono Registro de cheques en el menú Banca:
Abra el registro de cheques para ver el nuevo cheque
Nuevo cheque se registra en el registro
Cómo configurar pagos recurrentes en QuickBooks Desktop con un cheque existente
Si ya tiene un cheque existente, siga los pasos a continuación para configurar un pago recurrente:
- Encuentra el cheque en el registro.
- Memoriza la transacción.
1. Encuentra el cheque en el registro
Seleccione Registro de cheques en el menú Banca. Resalte la transacción que desea memorizar simplemente haciendo clic en cualquier lugar de la entrada de línea. Toque el botón Editar en la esquina superior derecha de la pantalla y luego haga clic en el menú desplegable Memorizar cheque:
Memorizar una transacción existente en QuickBooks Desktop
2. Memoriza la Transacción
QuickBooks Desktop muestra la misma pantalla Memorizar transacción que aparece al memorizar un nuevo cheque. Seleccione Automatizar entrada de transacciones, proporcione la información requerida y haga clic en Aceptar para continuar.
Editar o eliminar un pago recurrente
Para ver las transacciones memorizadas, haga clic en el menú Listas en la parte superior de la pantalla y seleccione Listas de transacciones memorizadas.
Ver la lista de transacciones memorizadas en QuickBooks Desktop
Como puede ver en la captura de pantalla a continuación, QuickBooks Desktop registró nuestras dos transacciones memorizadas:
Transacciones registradas en la Lista de Transacciones Memorizadas
Editar un pago recurrente
Si desea realizar algunos cambios en su transacción recurrente, haga clic en Editar en la parte superior de la pantalla y seleccione Editar transacción memorizada. Nuevamente, aparecerá la pantalla de memorizar transacción. Realice los cambios deseados y haga clic en Aceptar para continuar:
Editar una transacción memorizada en QuickBooks
Eliminar un pago recurrente
Notará que no hay opción para editar la cantidad en su transacción recurrente. En este caso, debe eliminar el pago recurrente e ingresar uno nuevo. Eliminar un pago recurrente también tiene sentido si su pago finalizó y desea eliminar su transacción de QuickBooks. Para eliminar un pago recurrente, toque Editar y seleccione Eliminar transacción memorizada:
Eliminar un pago recurrente en QuickBooks Desktop
Aparecerá un mensaje que le preguntará si desea eliminar la transacción memorizada. Haga clic en Aceptar para continuar:
Haga clic en Aceptar para eliminar la transacción memorizada
Envolver
Así de fácil es configurar pagos recurrentes a proveedores en QuickBooks Desktop. Gracias por su tiempo, y esperamos que haya encontrado esto útil. También es posible que desee estudiar nuestro tutorial sobre cómo conciliar el saldo de una tarjeta de crédito en QuickBooks Desktop.
Si desea llevar su archivo de escritorio a la nube, asegúrese de consultar nuestro tutorial sobre cómo convertir QuickBooks Desktop a QuickBooks Online.
¿Puedes configurar pagos recurrentes en QuickBooks?
Configurar desde QuickBooks Desktop
Este proceso le permite crear un pago recurrente para una factura, pago y recibo de venta. Vaya a Clientes, luego seleccione Actividades de procesamiento de tarjetas de crédito. Seleccione Configurar pagos recurrentes.
¿Qué puede ser una transacción recurrente en QuickBooks?
Los tipos más comunes de transacciones recurrentes incluyen: factura, cheque, gasto, factura, asiento de diario, orden de compra, recibo de venta y orden de compra. No puede automatizar depósitos o pagos de facturas. Una vez que se crea una transacción recurrente, puede elegir el tipo y la frecuencia.
¿Dónde están los pagos recurrentes en QuickBooks Online?
Si sincroniza pagos recurrentes con QuickBooks, abra QuickBooks y elija Clientes > Actividades de procesamiento de tarjetas de crédito > Configurar pagos recurrentes. Si usa Pagos recurrentes independientes, inicie sesión en su Centro de servicios en línea, vaya a la barra de menú en cualquier página y seleccione Herramientas de procesamiento > Administrar pagos recurrentes.