Las llamadas de voz sobre protocolo de Internet (VoIP) son fáciles y económicas, y la mayoría de los proveedores incluyen funciones de comunicaciones unificadas (UC) que hacen que las comunicaciones comerciales sean aún más eficientes. Cuando esté listo para hacer el cambio a VoIP, identifique las necesidades de su negocio, asegúrese de que su red sea confiable y establezca un presupuesto. A continuación, elija un proveedor en función de sus funciones y herramientas imprescindibles, transfiera sus números e instale y configure su sistema para completar el proceso de configuración de VoIP.
Para ayudar a complementar su transición general a VoIP, lea nuestra guía paso a paso a continuación sobre cómo configurar un sistema de VoIP para que sepa qué hacer de principio a fin:
1. Determine las necesidades de su equipo
Primero, determine exactamente lo que su empresa y su equipo necesitan de un sistema de VoIP. Cada sistema es diferente, por lo que las funciones que más desea pueden estar incluidas en el plan base o de menor precio de un proveedor en particular frente a otros. Por ejemplo, ¿solo necesita un sistema básico que brinde opciones de llamadas y mensajes de texto, o necesita un servicio que brinde más herramientas de colaboración como videoconferencias, mensajes de equipo y uso compartido de archivos?
¿Está buscando una opción que le permita usar hardware que ya posee? Si es así, los proveedores como RingCentral, Nextiva o incluso Skype for Business pueden tener un plan que le permita usar el hardware existente que se adapte bien a su negocio. Esto hace que la configuración de VoIP sea mucho más sencilla e incluso podrá omitir algunos pasos porque ya tiene las cosas en su lugar.
Otra cosa a considerar es la cantidad de usuarios que necesitan usar su sistema VoIP. ¿Cada persona del equipo necesitará una línea, o las líneas serán compartidas por algunos empleados que tienen su propia extensión? Dado que los proveedores de VoIP cobran por usuario, esto es algo a considerar, especialmente si está buscando una opción de precio más bajo.
2. Asegúrese de que su red sea confiable
Como era de esperar, las velocidades de Internet son esenciales para la configuración de VoIP, ya que la tecnología divide los datos de voz en paquetes, que luego se envían a través de su conexión. Por esta razón, necesita una conexión que pueda manejar llamadas entrantes y salientes, así como cualquier tráfico de Internet generado por funciones de UC como videoconferencia y mensajería de equipo.
No solo es fundamental que tenga una conexión a Internet rápida para garantizar que no haya pérdida de calidad cuando hay varias llamadas, sino que también necesita una que sea estable. Por ejemplo, los proveedores de Internet que brindan un servicio irregular aumentan la posibilidad de que se interrumpan las llamadas, lo que conduce a malas experiencias de las personas que llaman, impacta negativamente en los esfuerzos de prospección y da como resultado la pérdida de clientes.
Afortunadamente, es bastante fácil determinar si su servicio de Internet es compatible con VoIP. Existen múltiples pruebas de velocidad para medir la fuerza, la confiabilidad y la velocidad de su conexión. Pruebe el nuestro a continuación:
3. Decida entre PBX en la nube y PBX local
Antes de elegir un sistema de VoIP para configurar, decida si optar por un PBX alojado en la nube o un sistema local. La VoIP moderna se basa en la tecnología de central telefónica privada (PBX). Un sistema PBX tradicional utiliza Internet para permitirle realizar llamadas, revisar los correos de voz y transferir llamadas a sus colegas mediante un servidor local dedicado, que administra las llamadas mediante la tecnología de enrutamiento IP.
Con un PBX, incluso puede realizar videoconferencias. Estos sistemas no están alojados, por lo que para PBX en las instalaciones, deberá tener un servidor dedicado en algún lugar dentro de los límites de su oficina, y necesitará un equipo de tecnología de la información (TI) con certificaciones de VoIP para administrar este hardware.
Con un equipo de TI interno que se ocupa de su sistema PBX, es fácil ampliar sus capacidades de marcación y funciones adicionales para mejorar las comunicaciones de su empresa. Esto también significa que no tendrá que pagarle a otra persona una tarifa de suscripción para mantener y operar su servidor PBX en el sitio. Como resultado, esta puede ser una opción muy económica si tiene un equipo existente de profesionales de TI.
Alternativamente, el PBX en la nube, también llamado PBX alojado, a menudo se considera la mejor solución de VoIP para empresas sin equipos de TI dedicados. En lugar de tener un servidor local, simplemente se suscribe a un servicio como RingCentral o Grasshopper. El proveedor administra su servicio utilizando numerosos servidores PBX remotos (en la nube) ubicados en varias ubicaciones globales.
Con el PBX en la nube, el proveedor administra el mantenimiento y la conservación, y todo lo que tiene que hacer es pagar la tarifa de suscripción mensual. Esto también le facilita escalar a otro nivel de plan si su negocio está listo para características y funcionalidades adicionales.
Por ejemplo, mientras su empresa sea pequeña, pague por un plan básico alojado en la nube que proporcione llamadas estándar en EE. UU. y Canadá. A medida que su negocio crece, puede agregar funciones como llamadas internacionales, herramientas de comunicaciones unificadas o software de centro de contacto como servicio (CCaaS) a su bloque de comunicaciones actualizando a través del mismo proveedor o incluso cambiando a uno nuevo.
Si su PBX en el sitio deja de funcionar, su empresa no podrá usar ninguna de las funciones de llamadas del sistema. Sin embargo, los proveedores de PBX en la nube tienden a tener múltiples agrupaciones de servidores ubicadas en todo el mundo, por lo que si un servidor o un edificio de servidores completo se cae, las copias de seguridad se colocan globalmente para tomar el relevo. Esto se llama redundancia geográfica.
4. Determinar el presupuesto disponible para VoIP
¿Cuánto puede gastar su empresa en un nuevo sistema de VoIP? Con cualquier negocio, el precio es una consideración esencial, así que antes de comenzar a seleccionar proveedores y planes de VoIP, tenga en cuenta su presupuesto. Recuerde, la mayoría de los proveedores cobran por usuario, por mes, y los complementos tienen un costo adicional. Una vez que sepa lo que puede gastar, puede decidir qué plan y proveedor funcionan mejor sin estirar demasiado su presupuesto.
El pago anual puede ayudarlo a obtener más valor del presupuesto que tiene disponible. Por ejemplo, un pago anual por un Plan Essentials de RingCentral equivale a $19,99 por usuario, por mes, mientras que el pago mensual es de $29,99 por usuario. Con solo dos usuarios, podría ahorrar $ 240 al año pagando anualmente. Estos ahorros también pueden compensar el costo de un plan de nivel superior en el que pagará menos por más funciones.
5. Seleccione Hardware y características
VoIP tiene que ver con las opciones, ya que los diferentes tipos de negocios requieren diferentes características y hardware. Por ejemplo, una empresa con múltiples agentes que están al teléfono la mayor parte del día podría necesitar una variedad de auriculares VoIP y funciones de monitoreo de llamadas para mantener un cierto nivel de calidad. La lista de opciones es enorme, razón por la cual una de las tareas más importantes que debe realizar es hacerse una idea de las características y el hardware que necesita y desea tener.
Esta base lo ayudará a encontrar el sistema que más beneficiará a su negocio. Por ejemplo, ¿tiene una colección preexistente de teléfonos IP que sus agentes usan para comunicarse? Si este es el caso, un sistema telefónico virtual como Grasshopper podría no ser lo mejor para su negocio, ya que se enfoca en aplicaciones para teléfonos inteligentes y softphone basados en computadoras. En su lugar, es posible que desee un proveedor que los admita, como un servicio de VoIP dedicado, a la 88 o Dialpad.
Del mismo modo, las funciones dedicadas son críticas. Algunas pequeñas empresas pueden querer un operador automático para administrar las llamadas, mientras que otras elegirán un sistema de respuesta de voz interactiva (IVR). Un IVR es una solución de enrutamiento de llamadas más compleja que brinda a los clientes opciones de autoservicio y tiene ramas telefónicas más amplias.
Identificar las características imprescindibles de su sistema VoIP frente a la lista de deseos puede requerir un poco de investigación y diligencia debida. Sin embargo, es absolutamente esencial que siga estos pasos para asegurarse de que su sistema tenga todas las herramientas de comunicación que necesita para su negocio.
6. Elija un proveedor de VoIP
Cuando se trata de proveedores de VoIP alojados, existen numerosas opciones, y tomar la mejor decisión puede parecer desalentador. Afortunadamente, tenemos una lista de algunos de los mejores sistemas VoIP comerciales para pequeñas empresas para que su decisión sea más fácil.
Una vez que haya reducido sus opciones, comuníquese con el equipo de ventas de su proveedor favorito y revise las necesidades identificadas de su empresa y las listas de características imprescindibles para estar 100% seguro de que el proveedor es una buena opción. Afortunadamente, muchos proveedores modernos, como Grasshopper, RingCentral y Nextiva, también brindan períodos de prueba gratuitos o garantías de devolución de dinero que le permiten probar sus respectivos sistemas de llamadas sin riesgos.
7. Porte sus números
Sus clientes no deberían sufrir molestias porque cambió de una línea analógica tradicional de red telefónica pública conmutada (PSTN) a un sistema telefónico VoIP. Debe mantener sus números existentes para que siempre haya una manera fácil de comunicarse con usted.
Aquí es donde entra en juego la transferencia de números. Cuando transfiere sus números, mantiene un medio de comunicación fácil con sus clientes, y casi todos los proveedores de VoIP tienen un sistema diseñado para facilitar la transferencia de sus números de teléfono existentes.
Es fundamental que no cancele su servicio telefónico existente antes de que se complete el proceso de transferencia, ya que tener una cuenta existente con un proveedor anterior facilita el proceso. El proceso puede tardar desde unos pocos minutos hasta una semana más o menos en completarse. El tiempo que toma generalmente depende del proceso de los proveedores de VoIP, pero encontrará que la mayoría puede transferir números rápidamente si el operador de línea fija es rápido.
El proceso de transferencia de números generalmente comienza con una solicitud de transferencia. Es importante que se asegure de que la información que proporcione coincida con la información que mantiene su proveedor actual. Una vez que se complete la solicitud, su nuevo proveedor de VoIP la enviará a su proveedor actual para comenzar el proceso. En la mayoría de los casos, el proveedor le enviará un correo electrónico para notificarle cuando se complete el proceso.
8. Instale y configure su nuevo sistema VoIP
Instalar una nueva solución de VoIP puede ser una tarea abrumadora si no cuenta con un equipo técnico para administrar la instalación en las instalaciones. Este tipo de instalaciones requieren que los gerentes de proyecto, los diseñadores de sistemas e incluso los electricistas instalen el servidor IP PBX en su oficina.
Afortunadamente, varios proveedores tienen opciones de PBX alojadas en la nube que eliminan la necesidad de instalación, como Vonage y Grasshopper. Si no tiene una sala de servidores en las instalaciones, considere PBX en la nube antes de optar por PBX en las instalaciones para reducir el costo de configurar su sistema de VoIP. Esto ayuda a eliminar la necesidad de espacio adicional o personal técnico.
En muchos casos, todo lo que necesita hacer es descargar la aplicación del proveedor y conectar cualquier teléfono de escritorio habilitado para VoIP que se usará en su sistema. Para un sistema habilitado para aplicaciones como Google Voice, tiene la opción de usar sus dispositivos personales, como teléfonos inteligentes, computadoras o tabletas, para recibir llamadas comerciales. Lee más sobre este tipo de procesos en nuestra guía sobre cómo usar Google Voice.
Una vez que se complete la instalación, deberá configurar las funciones de su sistema para completar la configuración de VoIP para su empresa. Cree horarios de llamadas, asigne extensiones si las usa y cree un correo de voz que funcione para su negocio. Con muchos proveedores, podrá usar un asistente de configuración para asegurarse de configurar correctamente todos los aspectos de su sistema de VoIP.
Línea de fondo
Las ventajas de cambiar a VoIP son convincentes. La mayoría de los proveedores facilitan la transición, pero algunas empresas aún se muestran reacias porque creen que el proceso de configuración de VoIP será desalentador. Esta guía muestra lo sencillo que puede ser el proceso de configuración de un sistema VoIP. De hecho, la parte más difícil puede ser reducir tus opciones ya que muchos proveedores tienen planes muy atractivos.
Si está buscando una solución todo en uno, le recomendamos RingCentral. Combina la simplicidad de un proveedor de VoIP alojado con algunas excelentes funciones de UC. Tendrá una manera fácil de comunicarse con los clientes en los mercados locales e internacionales, y también obtendrá las funciones clave que las empresas necesitan para administrar las llamadas y facilitar la colaboración en equipo. Haga clic en el botón de abajo para comenzar su prueba gratuita.
Visite RingCentral
¿Puedo configurar mi propio sistema de VoIP?
Proveedor de VoIP: VoIP no es algo que pueda decidir usar por su cuenta. Debe suscribirse al servicio de un proveedor VoIP especializado, como RingCentral. Sin un proveedor de servicios, solo podrá configurar un sistema para llamadas internas.
Lo que se requiere para la configuración de VoIP
Para que un sistema telefónico VoIP funcione, debe tener un módem y un enrutador, que son parte de su configuración de Internet existente. Los usuarios realizan llamadas desde cualquier dispositivo que tenga descargado su software de llamadas. Este dispositivo puede ser un teléfono inteligente, una computadora portátil o una computadora de escritorio. También puede realizar llamadas desde un teléfono VoIP.
¿Cómo configuro VoIP en mi teléfono?
Solo dirígete a tu aplicación de llamadas y sigue estos pasos:
- Toque el botón Más en la esquina superior derecha.
- Abra el menú Configuración y entre en la sección Llamadas.
- Seleccione Cuentas de llamadas, luego Cuentas SIP.
- Presiona Crear (junto al ícono +).
- Ingrese su nombre de usuario, contraseña e ID del servidor.
- Presione Guardar.
¿Cómo inicio VoIP?
Cómo iniciar un negocio de VoIP
- Paso 1: Investigue.
- Paso 2: Establece tu modelo de negocio y nicho de mercado.
- Paso 3: Explora tu competencia.
- Paso 4: Configure su hardware y software.
- Paso 5: Inicie un sitio web funcional.
- Paso 6: Cree un sistema de atención al cliente.
- Paso 7: Encuentra clientes y haz crecer tu negocio.