En esta lección, ilustre bien cómo crear un balance general en QuickBooks Online. Primero, le mostraremos cómo generar el balance general con opciones de configuración básicas, luego le enseñaremos cómo personalizar aún más el informe. También incluimos un balance general de muestra y lo guiaremos a través de sus diferentes secciones.
Este curso, que es parte de nuestros tutoriales gratuitos de QuickBooks Online, tiene como objetivo ayudarlo a desarrollar una mejor comprensión de QuickBooks Online, nuestro software de contabilidad para pequeñas empresas más recomendado. Si tiene una suscripción a QuickBooks, mire el video a continuación o ejecute los pasos que enumeramos, mientras sigue en su propia cuenta. Si aún no se ha registrado en QuickBooks, obtenga una prueba gratuita de 30 días o un 50 % de descuento durante tres meses.
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Paso 1: Localice el Balance General
Para crear un nuevo balance en QuickBooks, seleccione Informes en la barra de menú de la izquierda y luego haga clic en Balance en Descripción general del negocio, como se muestra a continuación.
Crear un nuevo balance general en QuickBooks Online
Paso 2: Establecer opciones para el informe de balance general
Desplácese hasta la parte superior de la pantalla Balance general para acceder a los campos que puede editar.
Establecer opciones básicas para el informe de balance general de QuickBooks
Establezca las siguientes opciones para su balance.
A. Período del informe: elija el período para el que está preparando los estados financieros. Puede hacer clic en el cuadro desplegable para seleccionar un período predefinido o ingresar las fechas de inicio y finalización de un período personalizado.
Elija un período de informe coherente.
Dado que el ingreso neto en la sección de capital de su balance debe coincidir con el ingreso neto en su estado de pérdidas y ganancias, asegúrese de preparar ambos estados utilizando el mismo período de informe.
B. Mostrar columnas por: De forma predeterminada, el balance tendrá una sola columna para los saldos al final del período del informe. Puede optar por mostrar columnas adicionales para los saldos provisionales, como trimestrales, haciendo clic en el cuadro desplegable. También puede mostrar columnas adicionales para separar los saldos por cliente, proveedores, clases, ubicaciones u otras categorías.
C. Mostrar distinto de cero o solo activo: el valor predeterminado es mostrar solo filas y columnas que tienen actividad durante el período. Esta es una buena configuración ya que erradicará el desorden innecesario en su balance.
D. Comparar otro período: para fines de comparación, puede incluir una columna adicional que muestre los saldos del Balance general de períodos anteriores. También puede agregar una columna con la diferencia entre el período actual y el anterior como un dólar o un cambio porcentual.
E. Método de contabilidad: Elija si el Balance debe prepararse en base contable de caja o de acumulación. La contabilidad de acumulación incluye cuentas por pagar y cuentas por cobrar. Recomiendo usar un balance de base devengado para propósitos de administración, aunque la mayoría de las pequeñas empresas tendrán que imprimir un balance de base de caja para propósitos de impuestos.
F. Ejecutar informe: Presione este botón para aplicar sus cambios.
G. Personalizar: Seleccione esta opción para personalizar aún más su balance. Explore esta sección con más detalle en el Paso 3.
H. Guardar personalización: haga clic en este botón y asigne un nombre a su informe si desea guardar la configuración de su hoja de balance. Luego podrá elegir este balance personalizado desde la pestaña Informes en el futuro.
Paso 3: personalice aún más su hoja de balance
Puede personalizar aún más su balance haciendo clic en el botón Personalizar (elemento G en la sección anterior). La pantalla Personalizar informe contiene cuatro secciones: General, Filas/Columnas, Filtro y Encabezado/Pie de página.
General
La primera sección de la pantalla Personalizar informe cubre las opciones generales:
Opciones generales del balance general en QuickBooks Online
El período del informe y el método de contabilidad se completan automáticamente en función de las selecciones que realizó en la sección anterior. Las opciones únicas en esta pantalla incluyen la capacidad de informar números en miles de dólares, omitir centavos de su hoja de balance y elegir un formato para números negativos.
Filas/Columnas
Esta sección le permite seleccionar las columnas que desea incluir en su informe y cambiar el orden de las columnas.
Opciones de hoja de balance de filas/columnas en QuickBooks Online
El % de columna es una buena opción, ya que lo ayudará a analizar cómo se asignan sus activos totales entre cada cuenta de activos. Puede reordenar las columnas seleccionándolas primero y luego haciendo clic y arrastrándolas hacia arriba o hacia abajo.
Filtrar
Puede filtrar el balance por cinco variables, como se muestra a continuación.
Filtrar el balance por variables en QuickBooks Online
Consejo:
Ejecutar un balance por ubicación puede ser particularmente útil, pero solo si es diligente en incluir la variable de ubicación en todas sus transacciones. Si la variable de ubicación no aparece en sus opciones de filtro, debe activar el seguimiento de ubicación, como se muestra en el paso 4 de nuestra guía sobre cómo configurar la configuración avanzada.
Encabezado/Pie de página
Por último, puede elegir qué información mostrar en el encabezado y pie de página del balance general.
Opciones de balance de encabezado y pie de página en QuickBooks Online
Marque la casilla de cualquier campo que desee que aparezca en su balance. También puede cambiar el nombre de la empresa y el informe que aparecerá en el encabezado ingresando texto en las casillas al lado de los campos.
Una vez que haya terminado de personalizar su informe de hoja de balance, haga clic en el botón verde Ejecutar informe en la parte inferior de la pantalla.
Paso 4: imprima, envíe por correo electrónico o exporte su hoja de balance
Si es necesario, puede enviar por correo electrónico, imprimir y exportar su balance general (etiquetado A, B y C, respectivamente, en la captura de pantalla a continuación). Simplemente haga clic en el icono de la tarea que desea realizar.
Envíe por correo electrónico, imprima o exporte su hoja de balance en QuickBooks Online
Aquí hay un balance general de muestra en QuickBooks Online:
¿Qué es un balance general y por qué es importante?
Un balance general es un estado financiero que resume todo lo que su empresa posee y debe al final de un período determinado. Es particularmente importante porque le permite a usted, a las partes interesadas y a los inversores potenciales evaluar los riesgos y rendimientos del negocio y hacer ajustes a su capital de trabajo si es necesario. Además, ayuda a los prestamistas a evaluar la solvencia de su negocio, lo que resulta útil si solicita un préstamo.
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Felicitaciones por completar otro tutorial de QuickBooks y aprender a crear un balance general en QuickBooks Online. Nuestra próxima guía analizará cómo ejecutar un estado de flujos de efectivo, que cubre cómo configurar un informe de flujo de efectivo predeterminado y modificarlo si es necesario.
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¿Qué es un balance en QuickBooks?
Un informe de hoja de balance le brinda una instantánea financiera de su empresa en una fecha específica. Calcula cuánto vale su negocio (el patrimonio de su negocio) restando todo el dinero que su empresa debe (pasivos) de todo lo que posee (activos): Activos – Pasivos = Patrimonio.
¿Dónde está el Balance General en QuickBooks?
En el menú principal, seleccione Balance general. Desplácese para ver sus activos y pasivos.
¿QuickBooks hace balances?
QuickBooks organiza sus datos contables para que pueda ejecutar fácilmente informes de balance actualizados cuando los necesite. Imprima los informes que necesite o guárdelos como PDF para enviárselos a su contador.
¿Cómo creo un nuevo balance general en QuickBooks?
Para crear un nuevo balance en QuickBooks, seleccione Informes en la barra de menú de la izquierda y luego haga clic en Balance en Descripción general del negocio, como se muestra a continuación.