Un plan de mejora del rendimiento (PIP) es una herramienta de gestión utilizada para crear una hoja de ruta para ayudar a un empleado de bajo rendimiento a tener éxito. Ya sea que un empleado no cumpla con sus objetivos o tenga tardanzas excesivas que deban corregirse, un PIP puede ayudar a un empleado a mejorar.
Los empleados a menudo piensan en un PIP como un precursor de la terminación. Si bien eso ciertamente puede ocurrir, asegúrese de ser transparente con sus empleados y asegúreles que un PIP los ayuda a volver al camino correcto. Para ayudarlo a apoyar a sus empleados, aquí está nuestra guía para crear un PIP, que incluye una plantilla de plan de mejora de desempeño gratuita.
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Qué incluir en un plan de mejora del desempeño
Debe incluir ocho elementos clave en cada plan de mejora del desempeño, que debería ser solo una herramienta dentro de su proceso de gestión de empleados. Cada vez que ponga a un empleado en un PIP, use una plantilla de plan de mejora del desempeño para asegurarse de tratar a todos por igual. Esto puede ayudar a su empresa a evitar problemas legales al eliminar la apariencia de discriminación.
1. Determinar si un PIP es apropiado
Primero, determine si un PIP es apropiado en la situación dada. Un PIP solo debe ocurrir después de haber tenido conversaciones con el empleado sobre su desempeño o comportamiento en el lugar de trabajo y haber tomado al menos los pasos iniciales para ayudarlo a mejorar. Los empleados no deben sorprenderse ni tomarse por sorpresa con un plan de mejora del desempeño.
También es una buena práctica tomar esta determinación en consulta con Recursos Humanos. Trabajar junto con RR. HH. garantizará que cumpla con las normas y utilice un PIP aprobado por la empresa. Recursos humanos también puede ayudarlo a discutir el plan con el empleado, quitándole algunas molestias.
2. Identificar las mejoras necesarias
Una vez que haya determinado que un PIP es apropiado, es hora de crear el plan. Asegúrese de proporcionar detalles adecuados para mostrar por qué el desempeño actual de los empleados es deficiente y qué deben hacer específicamente para mejorar.
Recomiendo adjuntar la descripción del trabajo al PIP. Esto le recuerda al empleado los requisitos mínimos para el trabajo que tiene y puede ayudarlo a asegurarse de que está responsabilizando al empleado de sus deberes declarados.
Estas áreas de mejora deben provenir directamente de las notas previas de los gerentes sobre el desempeño de los empleados, que pueden haber sido discutidas en revisiones de desempeño anteriores. Si el empleado no ha sido informado de ningún problema, no recomiendo ponerlo en un PIP como primer curso de acción. Siempre discuta los problemas con los empleados en tiempo real, si es posible, o al menos durante los controles regulares. Estos registros también brindarán a los gerentes evidencia documentada de cuánto tiempo el empleado ha tenido un desempeño deficiente y qué pasos se han tomado hasta el momento.
3. Definir objetivos de PIP
Ahora que sabe dónde debe mejorar un empleado, es hora de establecer los objetivos para lograr el éxito. Al igual que establece objetivos para departamentos y empleados, también debe establecer objetivos en el PIP utilizando el mismo método. Recomiendo usar objetivos SMART: Específicos, M edibles, Alcanzables, Relevantes, Con límite de tiempo. Establecer estos objetivos puede ser más fácil con un sistema de gestión del rendimiento.
No desea tener un montón de objetivos enumerados en el PIP que podrían abrumar a un empleado y hacerle sentir que lo está preparando para el fracaso. Elija de uno a tres objetivos clave en los que su empleado debe enfocarse y proporcióneles la estructura necesaria para lograr los objetivos.
Supongamos que tiene un empleado que no cumplió con los plazos clave en los dos últimos proyectos que se le asignaron. Discutió este problema de rendimiento con ellos después de que se incumplió la fecha límite de cada proyecto e intentó ayudar, pero no han mejorado. El empleado tiene otro proyecto que vence en unos meses y desea asegurarse de que cumpla con la fecha límite. Así es como puede estructurar sus objetivos SMART en el PIP:
- Específico: el Proyecto X se completará con precisión y a tiempo.
- Medible: utilizando hitos clave, el empleado cumplirá con la fecha límite del Proyecto X del 30 de abril.
- Alcanzable: al definir hitos y revisar los pasos, el Proyecto X se configurará para una finalización exitosa a tiempo dentro del período de tiempo razonable proporcionado.
- Relevante: Los hitos se construirán en coordinación con el gerente y todos los miembros del equipo.
- Con límite de tiempo: el Proyecto X se completará el 30 de abril.
Ahora vamos a ponerlo todo junto: el Proyecto X se completará con precisión y antes de la fecha límite del 30 de abril estableciendo y alcanzando hitos clave para garantizar que el proyecto esté en marcha.
En última instancia, está tratando de ayudar al empleado a lograr el éxito y salir del PIP.
4. Línea de tiempo de la estructura
El uso de objetivos SMART para estructurar su PIP lo ayudará a crear el cronograma para completarlo. Pero debe establecer más que solo la fecha de finalización del PIP, que recomiendo configurar para alinearlo con el rendimiento que desea mejorar. En nuestro ejemplo, esta fecha límite debería alinearse con la fecha de finalización del Proyecto X del 30 de abril. Sin embargo, es perfectamente razonable establecer una línea de tiempo PIP de 90 días, seis meses o cualquier línea de tiempo que funcione para la situación actual. Sobre todo, el cronograma debe ser razonable.
También debe establecer puntos de control en todo el PIP. Un PIP no es un documento que usted crea, discute con el empleado y luego lo deja navegar solo. Como gerente, debe estar preparado para trabajar con el empleado para brindarle todas las oportunidades de éxito. Eso significa reservar horarios regulares de registro para responder preguntas y guiarlos.
5. Hable con el empleado y bríndele apoyo
Cuando sea el momento de revisar el PIP con el empleado, recomiendo tener presente a Recursos Humanos para ayudar a documentar la conversación. Tener a otra persona presente mantendrá la conversación en el punto.
Al expresar su deseo de ayudar al empleado a tener éxito, puede establecer el tono para una conversación fructífera. Durante esta reunión, también debe alentar al empleado a hablar abiertamente y sugerir cualquier cambio en el PIP. Tal vez tengan ideas sobre cómo tener éxito o necesiten hacer preguntas aclaratorias. De cualquier manera, darles tiempo para que los escuchen les demuestra que valoras su opinión.
En su discusión con el empleado, describa el apoyo que brindará. Esto debe incluir reuniones periódicas del proyecto para garantizar que el ritmo del proyecto esté encaminado y que se cumplan los hitos clave. Esté preparado para ayudar al empleado con cualquier problema que surja.
6. Haga que todos firmen
Debe hacer que el empleado firme el PIP, reconociendo que comprende los objetivos que debe lograr. También debe firmar el PIP dando fe de los detalles contenidos en él y que brindará el apoyo necesario al empleado. También es una buena práctica que Recursos Humanos firme el PIP para reconocer que ha revisado el plan y lo encuentra razonable y factible.
7. Supervisar el progreso
Este es un componente clave para cualquier PIP exitoso. Si dejas que un empleado se vaya solo, estará destinado al fracaso. Sin embargo, al guiarlos y ayudarlos a alcanzar pequeños objetivos, puede ayudarlos a lograr los objetivos generales del PIP y alcanzar un resultado exitoso.
Como gerente, debe mostrar su compromiso con el empleado. Esto se logra priorizándolos, manteniendo controles programados y estando presente para ayudarlos a tener éxito. Cada registro debe usarse para celebrar incluso las pequeñas victorias, motivando al empleado a continuar su mejora.
8. Concluir PIP
Con suerte, este es un asunto de celebración. Siempre que el empleado cumpla con los objetivos establecidos del PIP antes de la fecha límite, o antes, el PIP se considera exitoso. Tanto usted como el empleado deben firmar el PIP, concluyendo el plan. Asegúrese de que el empleado comprenda que se espera que su nivel mejorado de desempeño continúe.
Sin embargo, no todos los planes de mejora del rendimiento finalizan con éxito. Si un empleado no puede completar los objetivos descritos en el PIP y ha recibido apoyo de su gerente, el siguiente paso puede ser degradar o despedir al empleado.
No obstante, si un empleado ha mostrado mejora y motivación pero no pudo cumplir con todos los objetivos, puede extender el plazo. Si mira hacia atrás en el PIP y ve, en retrospectiva, el cronograma y las metas no eran realistas y podrían haber sido demasiado agresivos, ajustar el cronograma es perfectamente aceptable para darle al empleado todas las oportunidades de éxito.
Un sistema sólido de gestión del desempeño puede ayudarlo a crear y realizar un seguimiento de los planes de mejora del desempeño de manera eficiente. Consulte nuestras mejores opciones de sistemas de gestión del rendimiento para conocer las mejores opciones.
Línea de fondo
Es posible que los empleados que no cumplan con las expectativas de la empresa deban ser incluidos en un PIP. Un PIP bien estructurado e implementado crea una cultura de desarrollo e inversión en sus empleados, lo que puede conducir a un mayor compromiso y una mayor productividad de su equipo. Utilizando nuestra plantilla PIP gratuita y siguiendo los pasos descritos aquí, puede crear un plan de mejora personalizado que ilustre exactamente lo que su empleado necesita mejorar, brindándole el apoyo y la orientación que necesita para concluir con éxito el plan.
¿Cómo escribo un plan PIP?
¿Cómo se escribe un plan de mejora del desempeño de PIP?
- Identifique el desempeño/comportamiento que necesita mejorar.
- Proporcionar ejemplos específicos para el razonamiento.
- Resuma el estándar esperado.
- Identificar la formación y el apoyo.
- Programe check-ins y puntos de revisión.
- Firmar y reconocer.
¿Qué es una plantilla PIP?
Un plan de mejora del desempeño (PIP) es un documento formal que detalla los cambios que un empleado debe hacer para mantener su trabajo. Los PIP generalmente describen una lista de objetivos de desempeño que los empleados deben cumplir en un período de tiempo específico, generalmente dentro de los 30, 60 o 90 días.
¿Cómo creo un plan de mejora del rendimiento?
Aquí hay algunas formas de asegurarse de que sus PIP lo ayuden a alcanzar sus objetivos
- Abra un diálogo con el empleado primero.
- Encuentre las causas raíz de los problemas.
- Comience el proceso de PIP estableciendo metas alcanzables.
- Proporcionar orientación y refuerzo positivo.
- Proporcionar los recursos, la formación y el tiempo necesarios.
- Regístrese regularmente.
Qué debe contener un PIP
5 elementos imprescindibles en un plan de mejora del desempeño de los empleados
- Sea específico y objetivo. Transmita claramente por qué la productividad y/o el comportamiento del empleado no están a la altura.
- Alinear en un plan.
- Reconozca todos los posibles resultados.
- Seguimiento regular.
- Documentar las conversaciones.