En este tutorial, aprenderá cómo registrar un cheque rebotado en QuickBooks Online, ya que no tiene una función de cheque rebotado automática. Hay varias formas de hacer esto, pero presentamos la que creemos que es la forma más eficiente sin dejar de mantener un registro en papel y hacer que la conciliación de su actividad bancaria de QuickBooks sea lo más simple posible.
Esta lección, que es parte de nuestra biblioteca de cursos de QuickBooks Online, está diseñada para ayudarlo a aprovechar al máximo QuickBooks Online, nuestro mejor software de contabilidad para pequeñas empresas. Si ya está suscrito, le sugerimos seguir nuestra guía con su propia cuenta abierta; de lo contrario, puede registrarse para obtener una prueba gratuita de 30 días o un 50% de descuento durante tres meses.
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Para enseñarle cómo registrar un cheque sin fondos en QuickBooks Online, use este escenario de muestra: Pauls Plumbing emitió la factura n.º 71166 de Aaron Berhanu por $240 y pagó la factura completa con el cheque n.º 100. Pauls Plumbing registró el cheque como recibido y lo colocó en fondos no depositados y depositó el cheque #100, junto con otros cheques de clientes, en su cuenta corriente de Chase Bank. Chase notificó a Pauls Plumbing que el cheque n.° 100 se devolvió por fondos insuficientes (NSF) y les cobró una tarifa NSF de $25.
Paso 1: registre la disminución en el saldo bancario
Con el escenario anterior, disminuyamos el saldo de cheques de Chase ya que el cheque de $240 de Aaron Berhanu rebotó. Bien, haga esto registrando un gasto de la cuenta de Chase, haga clic en el botón + Nuevo en la parte superior de la barra de menú izquierda y luego seleccione Gasto en la segunda columna, Proveedores, como se muestra a continuación.
Preparándose para crear un nuevo gasto en QuickBooks Online
La entrada de gastos debería disminuir la cuenta bancaria y aumentar las cuentas por cobrar (A/R) ya que el cliente, Aaron, ahora le debe a Pauls Plumbing el cheque que rebotó. Aquí está la entrada de gastos para disminuir la cuenta corriente de Chase para nuestro ejemplo:
Disminuya el saldo bancario de un cheque sin fondos en QuickBooks Online
A. Beneficiario: seleccione el cliente cuyo cheque rebotó.
B. Cuenta de pago: Elija la cuenta bancaria donde se depositó el cheque sin fondos.
C. Fecha de pago: Ingrese la fecha en que el banco le notificó del cheque sin fondos.
D. Forma de pago: Seleccione efectivo como forma de pago.
E. Categoría: establezca la categoría en Cuentas por cobrar, que es una cuenta de activos y registra el monto que le debe el cliente.
F. Descripción: Proporcione una descripción que indique que esta entrada se realiza para registrar un cheque sin fondos.
G. Monto: Ingrese el monto del cheque sin fondos.
Haga clic en el botón verde Guardar y cerrar cuando haya ingresado toda la información.
Evite un error común:
Si bien es tentador, no tome en cuenta un cheque sin fondos eliminando el recibo del cheque original. Esto elimina el rastro en papel, que puede declarar incorrectamente los fondos no depositados y la cuenta corriente, lo que dificulta la conciliación de su cuenta de QuickBooks con el extracto bancario. El extracto bancario mostrará el depósito original, seguido de una reducción por el cheque sin fondos. Desea que su cuenta de QuickBooks muestre las mismas transacciones.
Paso 2: reabrir la factura original
La factura del cliente se marcó como pagada cuando se recibió el cheque original. Sin embargo, ahora que el cheque ha rebotado, la factura debe volver a abrirse y enviarse al cliente.
Navegue hasta los clientes pasando el cursor sobre Ventas en la barra de menú de la izquierda y luego haciendo clic en Clientes.
Navegar a los clientes en QuickBooks Online
Desplácese hacia abajo para encontrar al cliente cuyo cheque rebotó y haga clic en su nombre para abrir una lista de sus transacciones. En la lista de transacciones de los clientes, localice la factura original y el pago original recibido.
La factura original y el pago recibido de la lista de transacciones del cliente
Haga clic en Cerrado (resaltado en la captura de pantalla anterior) en el lado derecho de la línea de pago para abrir la pantalla de recepción de pago.
La pantalla Recibir pago aplica el cheque n.º 100 a la factura n.º 71166, que ya no es correcta porque el pago rebotó.
Para volver a abrir la factura, desmarque la casilla a la izquierda de la factura y marque la casilla a la izquierda del cheque que se creó en el paso uno. Ahora, haga clic en el botón verde Guardar y nuevo, y la factura en la lista de transacciones debería mostrar un estado de Abierta o Vencida.
Eliminar el pago de la factura original y aplicarlo al nuevo cheque creado
Ahora puede enviar por correo electrónico o imprimir y enviar por correo la factura al cliente, como se explica en nuestro tutorial sobre cómo crear y enviar facturas.
Paso 3: Registre la tarifa NSF
A continuación, registre la tarifa NSF cobrada por su banco. Si esta es la primera vez que registra una tarifa NSF, primero debe crear un artículo de servicio para que la tarifa se pueda marcar y facturar al cliente.
Los detalles sobre cómo agregar elementos de servicio se tratan en nuestra guía sobre cómo configurar productos y servicios, pero los revisaremos aquí para que podamos hablar sobre los detalles aplicables a la configuración de la tarifa NSF.
Pase el cursor sobre Ventas en la barra de menú de la izquierda y luego haga clic en Productos y servicios.
Navegue a Productos y servicios en QuickBooks Online
En la pantalla Productos y servicios, haga clic en el botón verde Nuevo en la esquina superior derecha para crear un nuevo producto o servicio. La pantalla de información de productos y servicios que aparece después de hacer clic en Nuevo proporciona los cuatro tipos de elementos que se pueden crear para productos y servicios. Haga clic en el tercer elemento, Servicio.
Crear un nuevo artículo de servicio en QuickBooks Online
Aquí hay un ejemplo de cómo completar la pantalla de agregar servicio:
Agregar elemento de servicio en QuickBooks Online (1 de 2)
A. Nombre: Asigne un nombre a la tarifa NSF del elemento de servicio o algo similar.
B. Casilla de verificación Vender este producto/servicio: Marque la casilla que indica que vende este servicio a su cliente. Esto hará que sea más fácil agregar una tarifa NSF a la factura de sus clientes.
C. Campo de descripción: ingrese una descripción del cargo que desea que aparezca en la factura de su cliente.
D. Precio/tarifa de venta: Ingrese la cantidad que le gustaría cobrar a sus clientes por un cheque sin fondos. Esto no tiene que ser necesariamente la misma cantidad que te cobra el banco. No tiene nada de malo cobrarle al cliente por las molestias, pero es una buena idea indicar el cargo por cheques devueltos al final de todas sus facturas.
E. Cuenta de ingresos: seleccione la cuenta de ingresos donde desea registrar las tarifas cobradas a sus clientes.
F. Impuesto sobre las ventas: Seleccione no sujeto a impuestos si las tarifas NSF cobradas a los clientes no están sujetas al impuesto sobre las ventas en su estado.
Desplácese hacia abajo para completar la información de compra del artículo de servicio gratuito NSF.
Agregar un elemento de servicio en QuickBooks Online (2 de 2)
G. Casilla de verificación de información de compra: marque la casilla para indicar que compra este producto o servicio a un proveedor.
H. Campo de descripción: Proporcione una descripción para que aparezca en sus formularios internos de compras y gastos.
I. Costo: ingrese el monto de la tarifa NSF de su banco.
J. Cuenta de gastos: seleccione la cuenta de gastos en la que desea registrar la tarifa NSF que le cobra su banco.
Cuando haya terminado, haga clic en el botón verde Guardar y cerrar.
Ahora que hemos creado un artículo de servicio para la tarifa NSF, será fácil registrar el gasto de la tarifa. Abra una nueva pantalla de gastos haciendo clic en + Nuevo en la parte superior de la barra de menú izquierda y luego seleccionando Gastos, como se hizo en el Paso 1.
Aquí hay un ejemplo de cómo registrar la tarifa NSF para el escenario de muestra con Pauls Plumbing:
Registro de una tarifa NSF en QuickBooks Online
A. Beneficiario: seleccione el banco que le cobró una tarifa NSF como beneficiario. Si el banco aún no está configurado como cliente, seleccione Agregar nuevo y proporcione la información del banco.
B. Cuenta de pago: seleccione la cuenta donde se cargó la tarifa NSF.
C. Fecha de pago: Ingrese la fecha en que se le cobró la tarifa NSF.
D. Forma de pago: Seleccione efectivo como forma de pago.
E. Producto/servicio: en los detalles del artículo (no en los detalles de la categoría), seleccione el artículo de tarifa NSF que configuró en la primera parte de este paso. Una vez que seleccione el artículo, la descripción, la cantidad, la tasa y el monto se completarán automáticamente según la información que proporcionó cuando configuró el artículo.
F. Facturable: si desea cobrarle a su cliente una tarifa por el cheque sin fondos, coloque una marca de verificación en Facturable. Esto llenará el campo de cantidad de ventas automáticamente. Esta casilla debe estar marcada para que el cargo esté disponible cuando cree una factura de cliente en el siguiente paso.
G. Cliente/Proyecto: Si marcó el gasto como facturable, debe seleccionar el cliente cuyo cheque rebotó.
Cuando haya terminado de ingresar los datos, haga clic en el botón verde Guardar y cerrar. Si desea facturar a su cliente una tarifa de fondos insuficientes, continúe con el Paso 4. De lo contrario, habrá terminado de registrar la actividad de cheques sin fondos.
Paso 4: facture una tarifa NSF (opcional)
El último paso es facturar a su cliente una tarifa NSF, que es opcional. Haga clic en + Nuevo en la parte superior de la barra de menú de la izquierda y luego seleccione Factura en Clientes en la primera columna.
Navegar a facturas en QuickBooks Online
Aparecerá una nueva pantalla de factura. En el campo de cliente, seleccione el cliente cuyo cheque rebotó. Aparecerá una lista de gastos facturables a la derecha de la factura. Localice la tarifa NSF facturable que creó en el paso anterior y luego haga clic en Agregar .
Agregue la tarifa NSF a la factura en QuickBooks Online
El gasto facturable se completará automáticamente con los detalles de facturación de la factura. Aquí está la pantalla de factura completa para nuestro ejemplo con Pauls Plumbing:
Cree una factura de tarifa NSF en QuickBooks Online
A. Cliente: seleccione el cliente cuyo cheque rebotó. Después de seleccionar el cliente, todos los demás campos de información del cliente se completarán automáticamente. Por supuesto, puede cambiarlos si es necesario.
B. Información del servicio: toda esta sección se completa automáticamente cuando agrega el gasto facturable en la captura de pantalla anterior.
Haga clic en Guardar y enviar para finalizar el proceso. Para obtener información adicional sobre cómo guardar, imprimir y enviar facturas por correo electrónico, consulte nuestro tutorial anterior sobre cómo crear y enviar facturas.
La importancia de registrar un cheque sin fondos en QuickBooks Online
Cuando un cheque rebota, el saldo bancario que se muestra en QuickBooks Online se sobrestima ya que el cheque rebotado se muestra como un depósito. Es importante ajustar su saldo bancario de QuickBooks inmediatamente para que se muestre la cantidad correcta. También debe demostrar que el cliente aún le debe la factura original y cualquier cargo que cobre por los cheques devueltos.
Envolver
Felicitaciones por terminar lo que podría ser el tutorial más complejo de nuestro curso de capacitación en línea de QuickBooks. Con suerte, no tendrá que hacerlo con frecuencia, pero ahora conoce todos los pasos necesarios para registrar un cheque sin fondos en QuickBooks Online y facturar al cliente una tarifa NSF. Nuestra siguiente guía analiza cómo procesar las conciliaciones bancarias y cubre la conciliación de su actividad bancaria de QuickBooks Online con su extracto bancario para asegurarse de que registró toda la actividad.
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¿Cómo registro un cheque rebotado de un cliente en QuickBooks en línea?
Cómo registrar un cheque rebotado que alguien te escribió en Quickbooks
- Vaya a la sección de clientes de Quickbooks Online.
- Encuentre el cliente adecuado.
- Abre el pago previo.
- Desmarque la casilla a la izquierda de la factura para la que se aplicó este pago anteriormente.
- Esto creará una "Cantidad a acreditar".
- Guardar y cerrar.
¿Cómo registro un pago rebotado en QuickBooks en línea?
Así es cómo:
- Vaya al menú Ventas o Facturación.
- Seleccione la pestaña Clientes.
- Busque y seleccione el nombre del cliente cuyo cheque rebotó.
- Busque seleccione el registro del cheque sin fondos.
- En la ventana Pago recibido, seleccione y desmarque la casilla de la factura original a la que se adjuntó el cheque sin fondos.
¿Cómo registro un cheque rebotado en QuickBooks?
QuickBooks para Windows
- Vaya a Clientes, luego seleccione Centro de Clientes.
- Seleccione la pestaña Transacciones, luego elija Pagos recibidos.
- Haga doble clic en el pago que desea registrar como NSF.
- En la ventana de recepción de pagos, seleccione el icono Registrar cheque rebotado en la pestaña de la cinta Principal.
¿Cómo se clasifica un cheque devuelto en QuickBooks en línea?
Seleccione y abra el menú desplegable ▼ Detalles de la categoría. En el campo Categoría, seleccione Cuentas por cobrar. En el campo Monto, ingrese el monto del cheque sin fondos. En el campo Descripción, ingrese una nota, como 'cheque rebotado' o 'cheque NSF'.