Hacer la nómina en California es más complejo que en la mayoría de los estados, y las leyes y otros requisitos pueden cambiar con frecuencia. Además, deberá estar atento a los requisitos locales que se aplican en ciudades y condados específicos. A diferencia de estados como Texas y Florida, los empleados reciben una gran cantidad de protecciones, por lo que es vital que los empleadores entiendan todo, desde el salario mínimo y los requisitos de horas extra hasta los pormenores de las licencias pagadas.
Ejecución de la nómina en California: instrucciones paso a paso
Paso 1: configure su empresa como empleador. A nivel federal, asegúrese de tener un número de identificación de empleador (EIN) y una cuenta con el Sistema Electrónico de Pago de Impuestos Federales (EFTPS).
Paso 2: Regístrese en el Departamento de Desarrollo de Empleo de California (EDD). Si opera un negocio, emplea a uno o más empleados y paga salarios superiores a $100 en un trimestre calendario, debe registrarse como empleador con el EDD. Los empleadores domésticos con uno o más empleados domésticos deben registrarse con el EDD después de pagar $750 o más en salarios en un trimestre calendario. Utilice e-Services for Business para completar el registro.
Paso 3: Configure su nómina. Según la ley de California, a los empleados se les debe pagar al menos dos veces durante cada mes calendario y los días de pago deben designarse con anticipación. También se debe publicar un aviso de los días de pago regulares, incluido el día, la hora y el lugar/método de pago.
Paso 4: recopile los formularios de nómina de los empleados. Cuando incorpore nuevos empleados, solicite los formularios de nómina necesarios, incluidos los específicos de California. Esto debe incluir el Certificado de Descuento de Retención de Empleados (DE 4) .
Paso 5: Recopile, revise y apruebe las hojas de tiempo. Asegúrese de recopilar las hojas de asistencia con tiempo suficiente para revisarlas y aprobarlas antes de que se deban pagar los cheques de pago según la ley estatal.
Paso 6: Calcule la nómina y pague a los empleados. La ley del día de pago de California establece que los salarios ganados entre el primer día y el día 15 del mes calendario deben pagarse el día 26 de ese mes o antes. El trabajo realizado entre el día 16 y el último día del mes debe pagarse antes del día 10 del mes siguiente. Según sus preferencias contables, utilice un software de nómina, una calculadora o incluso Excel para calcular la nómina.
Paso 7: Presente los impuestos sobre la nómina ante el gobierno federal y estatal. Todos los pagos de impuestos estatales deben realizarse directamente a la agencia correspondiente según el cronograma asignado a su negocio. Los pagos de impuestos federales deben hacerse a través de EFTPS. Por lo general, debe depositar el impuesto federal sobre la renta retenido y los impuestos del Seguro Social y Medicare del empleador y del empleado según el cronograma asignado a su empresa por el IRS. El IRS puede asignarlo a uno de los siguientes programas de depósito:
- Depositante Mensual: Requiere que deposite los impuestos sobre la nómina sobre los pagos realizados durante un mes antes del día 15 del mes siguiente.
- Depositante bisemanal: requiere que deposite los impuestos sobre la nómina para los pagos realizados los miércoles, jueves y/o viernes antes del miércoles siguiente. Depósito de impuestos por pagos realizados sábado, domingo, lunes y/o martes hasta el viernes siguiente.
Es importante tener en cuenta que los horarios para depositar y declarar impuestos no son los mismos. Los patrones que depositan tanto mensual como bisemanalmente sólo deben reportar sus impuestos trimestralmente o anualmente presentando el Formulario 941 o el Formulario 944 .
Paso 8: Documente y almacene sus registros de nómina. Mantenga registros de todos sus empleados, incluidos aquellos que renunciaron o fueron despedidos, durante al menos cuatro años (ocho años para empleados exentos). Obtenga más información en nuestro recurso sobre la retención de registros de nómina.
Paso 9: Complete los informes de impuestos sobre la nómina de fin de año. Deberá completar los formularios W-2 para todos los empleados y 1099 para todos los contratistas independientes. Tanto los empleados como los contratistas deben haber recibido estos documentos antes del 31 de enero del año siguiente.
¿Busca más información sobre el procesamiento de la nómina? Consulte nuestra guía que lo guiará a través de los pasos para ejecutar su propia nómina y todo lo que necesita saber.
Leyes, impuestos y regulaciones de nómina de California
En términos generales, las leyes de nómina, los impuestos y otras reglamentaciones de California son más estrictas que las reglamentaciones federales. Los requisitos de nómina de los estados también son más complejos que los comunes en otros estados como Texas y Florida.
Impuestos sobre la nómina de California
Además de FICA y los impuestos de desempleo, los empleadores de California deben pagar cuatro impuestos sobre la nómina, dos de los cuales se retienen directamente de los cheques de pago de los empleados. Para cumplir con los requisitos de declaración de impuestos de California, los empleadores deben registrarse con el EDD, configurar una cuenta y realizar pagos trimestrales.
Impuesto estatal sobre la renta
Además del impuesto federal sobre la renta, los empleados que trabajan en California también pagan dos impuestos estatales que los empleadores deben deducir:
- Impuesto estatal sobre el seguro de discapacidad (SDI): SDI proporciona pagos de beneficios temporales por enfermedad, lesión o embarazo no relacionados con el trabajo. También incluye el Permiso Familiar Pagado (PFL) que extiende los beneficios a las personas que no pueden trabajar debido a un familiar gravemente enfermo o para vincularse con un nuevo hijo. La tarifa SDI y el límite salarial para 2021 son los siguientes:
Tasa de retención del seguro estatal por discapacidad (SDI) 1,20% Límite de salario imponible (por año) $128,298 - Impuesto sobre la renta personal de California (PIT): El PIT es un impuesto sobre los ingresos de los residentes de California y sobre los ingresos de los no residentes que se obtienen dentro del estado de California. El PIT de California se utiliza para proporcionar al estado servicios públicos como escuelas, parques públicos, carreteras y servicios humanos y de salud. Al igual que en otros estados, el impuesto sobre la renta de las personas físicas se basa en los ingresos y la cantidad retenida se ajusta al programa de retención del PIT. No hay límite de salario imponible o impuesto máximo.
Si tienes empleados que trabajan en San Francisco, también tendrás que recaudar impuesto sobre la renta a una tasa del 1,5% a partir de 2021; este es el caso de residentes y no residentes por igual.
Impuesto al Seguro de Desempleo
California requiere que los empleadores paguen el impuesto al seguro de desempleo. El programa UI existe para brindar alivio temporal a las personas que están desempleadas por causas ajenas a su voluntad. El EDD determina una tasa de porcentaje para cada empleador, que debe pagar anualmente sobre los primeros $7,000 de salarios de cada empleado.
El cronograma de UI y la cantidad de salarios imponibles se determinan anualmente, y se notifica a los empleadores sobre su nueva tasa cada diciembre.
| Tasa de nuevo empleador | 3,4% |
| Tasa de interfaz de usuario más alta | 6,2% |
Ciertos empleadores gubernamentales y sin fines de lucro tienen la opción de elegir un método reembolsable de financiamiento del UI. En este caso, luego reembolsan al Fondo de UI dólar por dólar por todos los beneficios pagados a sus ex empleados.
Tenga en cuenta: también es responsable de pagar el impuesto federal de desempleo (FUTA); es el 6% de los primeros $7,000 del salario de cada empleado. Si paga sus impuestos estatales de desempleo en su totalidad y a tiempo, se le puede descontar hasta el 5.4% de FUTA.
Impuesto de Capacitación Laboral
California también requiere que los empleadores paguen un impuesto de capacitación laboral (ETT). Este es un programa financiado por el empleador que proporciona fondos para capacitar a los empleados en industrias específicas para hacer que las empresas de California sean más competitivas. Su propósito es promover un mercado laboral saludable y ayudar a las empresas a invertir en una fuerza laboral calificada y productiva.
La Tasa ETT y el Límite Salarial para 2021 son los siguientes:
| Tarifa ETT | 0,1% |
| Límite de salario imponible | $7,000 |
Seguro de compensación de trabajadores
La Sección 3700 del Código Laboral de California exige que todos los empleadores de California deben proporcionar beneficios de compensación laboral a sus empleados siempre que la empresa tenga uno o más empleados. La Sección 3351 del Código Laboral de California define quién es un empleado y, por lo tanto, quién puede estar cubierto por una póliza de compensación para trabajadores.
Empleado: Toda persona al servicio de un empleador bajo cualquier nombramiento o contrato de alquiler o aprendizaje, expreso o implícito, oral o escrito, ya sea legal o ilegalmente empleado.
Los funcionarios ejecutivos y directores de corporaciones deben estar incluidos en la cobertura de compensación para trabajadores, a menos que la corporación sea propiedad total de los directores y funcionarios. Los dueños de negocios pueden obtener cobertura de una compañía de seguros privada o de un fondo estatal.
Consejo profesional: Aunque la ley estatal no exige la cobertura, es posible que algunos propietarios únicos deseen comprar cobertura para ellos mismos. Dado que el seguro de compensación para trabajadores es un tipo de seguro de responsabilidad civil en el que el empleador asume la responsabilidad total por todas las lesiones de los trabajadores, una póliza de compensación para trabajadores para un propietario único puede no ser la mejor opción. El seguro de salud, de vida y/o de ingresos por discapacidad puede ser una mejor opción para los propietarios únicos.
Salario mínimo de California
El salario mínimo de California es mucho más alto que el salario mínimo federal y viene con requisitos de elegibilidad adicionales.
Ley de Salario Mínimo del Estado de California de 2021
El 1 de enero de 2021, el salario mínimo de California aumentó a:
| Tamaño del empleador: | Salario mínimo: |
|---|---|
| 25 o menos empleados | $13 por hora |
| 26 o más empleados | $14 por hora |
Este último aumento acercará a California un paso más a su meta de un salario mínimo de $15 por hora. En 2016, California promulgó una legislación que establece aumentos graduales en el salario mínimo hasta 2023; el salario mínimo en California seguirá aumentando cada año a nivel estatal hasta llegar a $15.00 por hora.
Ley de salario mínimo local de California de 2021
Además del aumento del salario mínimo en todo el estado de California, muchas ciudades y condados han promulgado sus propias ordenanzas de salario mínimo que superan los requisitos estatales. Si una tasa de salario mínimo local es más generosa para los empleados que la tasa de salario mínimo estatal, los empleadores deben cumplir con la ley local. Lo siguiente entró en vigor a partir del 1 de julio de 2021:
| Jurisdicción local | Tasa de salario mínimo |
|---|---|
| alameda | $15.00/hora |
| berkeley | $16.07/hora + Índice de Precios al Consumidor (IPC) |
| Emeryville | $16.84/hora + IPC |
| Fremont | $15,00/hora + CPI (26 o más empleados) $15,00/hora (1-25 empleados) |
| Los Ángeles (Ciudad* y áreas no incorporadas del condado) | $15.00/hora |
| Malibú | $15.00/hora |
| milpitas | $15,40/hora + IPC |
| Novato | $15.24/hora (100 o más empleados) $15.00/hora (26-99 empleados) $14.00/hora (1-25 empleados) |
| Pasadena | $15.00/hora |
| San Francisco | $16.32/hora + IPC |
| sur de san francisco | $15.24/hora |
| San Leandro | $15.00/hora |
| Santa Mónica | $15.00/hora |
| Santa Rosa | $15.20/hora |
A partir del 1 de julio de 2021, la ciudad de Los Ángeles no hizo distinción entre empresas pequeñas o medianas. Solo se aplica una tasa de salario mínimo.
Regulaciones de horas extras de California
A nivel nacional, las horas extra se calculan como cualquier hora trabajada por encima de las 40 en una semana laboral estándar, se pagan 1,5 veces la tarifa por hora regular de los empleados y, por lo general, afecta a los trabajadores que no están exentos. California se suma a esto al exigir a los empleadores que paguen a los empleados tiempo y medio e incluso el doble de tiempo por las horas trabajadas más allá de su semana laboral normal. Para obtener más detalles sobre las regulaciones de horas extras en California, consulte la siguiente tabla:
| Tiempo trabajado | Tasa de horas extra |
|---|---|
| Más de ocho horas en un día. | Tiempo y medio |
| Más de 40 horas no consecutivas en una semana laboral | Tiempo y medio |
| 7º día consecutivo en una semana laboral | Tiempo y medio |
| Más de 12 horas en una jornada laboral | Doble tiempo |
| Más de ocho horas en el séptimo día consecutivo en una semana laboral | Doble tiempo |
Dicho esto, algunos empleados de California están exentos de estos requisitos y no reciben horas extras de acuerdo con la ley estatal.
Estas exenciones incluyen:
- vendedores externos
- Empleados categorizados como ejecutivos, administrativos o profesionales
- Ciertos empleados sindicalizados que están sujetos a un acuerdo de negociación colectiva
Para evitar auditorías, sanciones y multas en el lugar de trabajo, es importante calcular las horas extra con precisión y clasificar a los empleados correctamente. Algunos tipos de trabajo, como los trabajadores de atención médica domiciliaria que viven en el hogar, están exentos de las horas extra en California. Es por eso que recomendamos usar un software de nómina para administrar estas reglas y cálculos de horas extra por usted.
Diferentes formas de pagar a los empleados en California
Si bien hay muchas formas diferentes de pagar a los empleados, el Código Laboral de California especifica que un empleador debe pagar los salarios mediante:
- Dinero
- Cheque a la vista sin descuento ni comisión
- Depósito directo (con consentimiento del empleado)
- Tarjetas de pago (el uso de tarjetas de pago está permitido en California siempre que sus empleados conozcan todas las opciones de pago y elijan que se les pague mediante tarjeta de pago)
Leyes de talones de pago de California
El Código Laboral de California requiere que todos los empleadores proporcionen a los empleados en cada día de pago una declaración detallada de ganancias y deducciones que incluya:
- El nombre legal y la dirección del empleador
- El nombre legal y número de Seguro Social del empleado (últimos cuatro dígitos, únicamente)
- Total de salarios brutos y netos ganados
- Las fechas inclusivas del período por el cual se le paga al empleado
- Todas las tarifas por hora aplicables vigentes durante el período de pago
- Horas totales trabajadas por el empleado, con excepción de cualquier empleado cuya compensación se base únicamente en un salario y que esté exento del pago de horas extras
- Todas las deducciones, siempre que todas las deducciones realizadas por órdenes escritas del empleado puedan agregarse y mostrarse como un solo artículo.
Si desea crear sus propios talones de pago, utilice una de nuestras plantillas gratuitas de recibos de pago para comenzar.
Frecuencia de pago mínimo
California exige que la mayoría de los empleadores paguen a sus empleados al menos dos veces al mes en los días designados por adelantado como días de pago regulares. Los empleadores deben establecer un día de pago regular y deben publicar un aviso que notifique a todos los empleados sobre ese día de pago.
Los salarios devengados entre el primer día y el día 15 de cualquier mes calendario deben pagarse a más tardar el día 26 del mes. Los salarios devengados entre el día 16 y el último del mes deben pagarse antes del día 10 del mes siguiente. Otros períodos de nómina, como semanal, quincenal o bimensual, cuando el período de ingresos es distinto del primero y el 15 y el 16 y el último día del mes, deben pagarse dentro de los siete días calendario posteriores al final del período de nómina en el que se ganaron los salarios.
Los empleadores pueden pagar a los empleados ejecutivos, administrativos o profesionales en virtud de la Ley de normas laborales justas una vez al mes el día 26 del mes o antes.
Si necesita ayuda para seleccionar un cronograma de pago y cumplirlo, consulte nuestra guía sobre períodos de pago y descargue un calendario de período de pago gratuito.
Leyes finales de cheques de pago en California
El Código Laboral de California 202 dicta cuándo los empleados deben recibir su cheque de pago final en función de la situación que rodea su terminación/despido.
Los siguientes mandatos están vigentes para los empleados en el estado de California:
| Motivo de la terminación del empleo | Cheque de pago final adeudado |
|---|---|
| Empleados que son despedidos, despedidos o despedidos | En el momento de la rescisión, a menos que se aplique una excepción |
| Empleados que renuncian o renuncian | Con 72 horas de aviso al momento de renunciar Menos de 72 horas de aviso dentro de las 72 horas posteriores al momento de renunciar El pago debe hacerse por correo a cualquier empleado que así lo solicite y designe una dirección postal. |
| Empleados que son suspendidos o renuncian debido a un conflicto laboral (huelga) | Para el próximo día de pago regular |
| Empleados que son despedidos | Dentro de las 72 horas posteriores al despido El pago debe hacerse por correo a cualquier empleado que así lo solicite y designe una dirección postal. |
Si necesita recortar un cheque de pago rápidamente y aún no utiliza un servicio de nómina, consulte nuestras principales recomendaciones sobre cómo imprimir cheques de pago de forma gratuita.
Pago de indemnización en California
Como empleador de California, no tiene que proporcionar a sus empleados una indemnización por despido si son despedidos o se van voluntariamente.
La ley de California solo exigirá que pague indemnizaciones por despido a sus empleados si existe un acuerdo escrito firmado entre una organización y un empleado.
Pagos de tiempo libre pagado acumulado
Actualmente, no existe un requisito legal para que los empleadores de California proporcionen a los empleados tiempo de vacaciones (ya sea pagado o no). Sin embargo, si un empleador tiene una política establecida, existen ciertas restricciones que deben seguir para estar en cumplimiento . El pago de vacaciones se acumula a medida que se gana y no se puede perder por ningún motivo.
A menos que se indique lo contrario en un acuerdo de negociación colectiva, todas las vacaciones ganadas y no utilizadas deben pagarse a un empleado a su tasa de pago regular al momento de la terminación. El motivo de la terminación no afecta esta política. Ya sea que un empleado renuncie voluntariamente o sea despedido, todavía tiene derecho a pagar todas las vacaciones no utilizadas.
Los pagos de PTO acumulados pueden ser un beneficio atractivo para el talento competitivo. Si desea obtener más información sobre cómo calcular la acumulación de vacaciones, consulte nuestra calculadora de PTO gratuita.
Leyes de recursos humanos de California que afectan la nómina
California tiene muchas leyes de recursos humanos que se enfocan en proteger a los empleados. Es importante que sepa cuáles son y cómo deben seguirse. Asegúrese de prestar especial atención a los descansos requeridos y las regulaciones sobre la contratación de menores.
Informes de nuevas contrataciones de California
En California, se requiere el informe de nuevas contrataciones para establecer la retención de salarios para los pagos de manutención infantil y para ubicar a los padres que no realizan los pagos a tiempo. La información también se envía al Directorio Nacional de Nuevos Empleados para asistir en la localización de deudores en otros estados.
Reporte de Nuevo(s) Empleado(s) (DE 34)
Usando el formulario DE 34, los empleadores de California deben informar a todos los empleados nuevos y recontratados al Registro de empleados nuevos dentro de los 20 días posteriores al primer día en que prestaron servicios por salarios antes de la fecha de inicio del trabajo. Una recontratación es alguien que anteriormente trabajó para el empleador y estuvo separado de ese empleador durante al menos 60 días consecutivos antes de regresar al empleo.
Informe de contratista(s) independiente(s) (DE 542)
Los empleadores que están obligados a presentar un formulario federal 1099-NEC también deben informar esa información al EDD. Los empleadores deben presentar un DE 542 al EDD dentro de los 20 días posteriores a la contratación de un contratista independiente si se aplica todo lo siguiente:
- Debe presentar un formulario 1099-NEC para los servicios prestados por el contratista independiente
- Le paga al contratista independiente $600 o más o celebra un contrato por $600 o más
- El contratista independiente es un individuo o una empresa unipersonal
Si tiene contratistas independientes, visite la página de informes de contratistas independientes de EDD para obtener más detalles sobre los requisitos.
Pausas para descansar y almorzar en California
Los requisitos de California difieren de las pautas federales para el descanso y el almuerzo, que no requieren descansos en absoluto. En California, los empleadores deben proporcionar al empleado un descanso pagado de 10 minutos por cada cuatro horas trabajadas. Estos descansos deben programarse a la mitad del tramo de cuatro horas. Por el contrario, las pausas para comer fuera de servicio no son remuneradas.
Los empleadores deben proporcionar un descanso para comer de 30 minutos por cada cinco horas que trabaje un empleado. A menos que el empleado sea relevado de todas sus funciones durante el período de comida de 30 minutos, el período de comida se considerará una comida en servicio y se deberá pagar a la tasa de pago regular.
Los empleados que trabajan más de 10 horas al día tienen derecho a una segunda pausa para comer. El empleado puede renunciar a las pausas para comer si se cumplen ciertas condiciones.
Para administrar los descansos en California, recomendamos enfáticamente usar un software de tiempo y asistencia que pueda programarse previamente con las reglas estatales. Esto puede ayudar a los empleados a registrar correctamente sus descansos y pausas para el almuerzo, al tiempo que simplifica los cálculos de nómina y garantiza que tenga la documentación necesaria para fines fiscales y de auditoría.
Tiempo libre pagado de California
El tiempo libre pagado (PTO, por sus siglas en inglés) no se requiere a nivel federal, ni los empleadores de California están obligados a proporcionar vacaciones pagadas o tiempo libre pagado a los empleados. Sin embargo, la ley de California restringe el PTO de otras formas:
- El tiempo de vacaciones acumulado nunca caduca. Para proteger el derecho de los empleados a tiempo libre pagado, California no permite usar o perder las políticas de PTO. Dicho esto, los empleadores pueden limitar los beneficios de vacaciones y establecer restricciones en los requisitos de notificación para los empleados que desean usar los días de vacaciones.
- El tiempo de vacaciones ganado es equivalente a los salarios. Si se despide a un empleado que obtuvo PTO, debe recibir el pago por ese tiempo de vacaciones no utilizado en su cheque de pago final. El pago debe incluir el salario de un día completo o el salario equivalente por cada día de PTO no utilizado.
- El PTO no se puede retraer como castigo. Una vez que un empleado gana PTO, se trata como salario y, por lo tanto, no se le puede quitar. Sin embargo, los empleadores pueden contar las ausencias de días parciales contra el PTO, incluso para almuerzos largos, vacaciones de medio día y mandados personales.
Debido a los requisitos complejos, recomendamos encarecidamente que todos los empleadores de California utilicen algún tipo de software de seguimiento de tiempo para ayudar a administrar las solicitudes de licencia por enfermedad y PTO.
Requisitos de licencia en California
Según la Ley federal de licencia médica y familiar, los empleadores con 50 o más empleados deben proporcionar a los empleados elegibles hasta 12 semanas de licencia sin goce de sueldo cada año por las razones aplicables:
- Nacimiento y cuidado de un hijo recién nacido de empleados
- Colocación de un niño con el empleado para adopción o cuidado de crianza
- Cuidado de un familiar inmediato con una condición de salud grave
- Licencia médica cuando el empleado no puede trabajar debido a una condición de salud grave
Además de esos requisitos, las leyes de licencia familiar pagada de California se aplican a los empleados que necesitan cuidar a un familiar gravemente enfermo o vincularse con un nuevo hijo, ya sea por nacimiento, adopción o colocación en hogares de guarda.
Los empleados tienen derecho a ocho semanas de vacaciones pagadas a razón del 60% al 70% de sus salarios. Las mamás embarazadas y nuevas también pueden recibir hasta cuatro semanas de beneficios del seguro por discapacidad antes de la fecha de parto y seis u ocho semanas de beneficios después del parto.
Licencia por enfermedad pagada
California también es uno de los estados que requiere que los empleadores brinden licencia por enfermedad remunerada a sus empleados. En California, los empleados:
- Acumular un mínimo de una hora de licencia por enfermedad remunerada por cada 30 horas trabajadas
- Acumulen licencia por enfermedad pagada en base a una semana laboral de 40 horas si están exentos de los requisitos de horas extra
- Puede comenzar a usar la licencia por enfermedad pagada acumulada en su día 90 de empleo
- Determinar cuánta licencia por enfermedad pagada necesitan usar, pero el uso está sujeto a incrementos mínimos razonables (hasta dos horas) establecidos por el empleador
A raíz de la COVID-19, entraron en vigencia las licencias por enfermedad pagadas suplementarias de California de 2021, los estándares temporales de emergencia de Cal/OSHA y las ordenanzas locales del condado y la ciudad para brindar protecciones adicionales a los empleados.
Estos son solo algunos ejemplos de permisos que debe rastrear como parte de su proceso de nómina en California. Por esta razón, algunas empresas actualizan el software de nómina tradicional a un sistema HRIS que puede rastrear muchos tipos de saldos de licencia y las políticas que los rigen.
Leyes de trabajo infantil
California define a un menor como cualquier persona menor de 18 años. Esto se aplica a aquellos que asisten a la escuela, desertores y menores emancipados. Excepto en circunstancias limitadas, los menores empleados en el estado de California deben tener un permiso de trabajo.
Antes de contratar a un menor, los empleadores son responsables de poseer una copia válida de su Permiso de Empleo y Trabajo. Estos permisos se emiten en una escuela de menores. Durante los meses de verano o cuando la escuela no está en sesión, los permisos se obtienen del superintendente del distrito en el que reside el menor. Los permisos emitidos durante el año escolar vencen cinco días después del comienzo del siguiente año escolar y deben renovarse anualmente.
El Departamento de Relaciones Industriales de California publicó requisitos en su sitio web clasificados por edad y sanciones por violar las leyes de trabajo infantil. Las regulaciones son las siguientes:
| 16 y 17 años Debe haber completado el 7.º grado para trabajar mientras la escuela está en sesión | 14 y 15 años Debe haber completado el 7.º grado para trabajar mientras la escuela está en sesión | 12 y 13 años | |
|---|---|---|---|
| Escuela en Sesión |
Los estudiantes de Work Experience Education (WEE) pueden trabajar más de 4 horas en un día escolar, pero nunca más de 8 |
Los estudiantes de WEE pueden trabajar durante el horario escolar y hasta 23 horas por semana |
No elegible para los programas WEE |
| Escuela fuera de sesión |
|
|
|
| Distribución de Horas |
Estudiantes de WEE, con permiso, hasta las 00:30 de cualquier día |
|
|
Formularios de nómina
Además de los formularios de nómina federales, hay algunos específicos de California que deberá asegurarse de que se llenen correctamente y se presenten a tiempo.
Formularios de nómina del estado de California
- Certificado de exención de retención de empleados (DE 4): el formulario DE 4 es utilizado por los empleados para calcular la cantidad de impuestos que debe retener un empleador para cumplir con la obligación de retención de impuestos del estado. Obtenga este formulario de cada empleado durante la incorporación para asegurarse de que su equipo de recursos humanos tenga todos los datos necesarios en el archivo.
- Declaración de contribución trimestral e informe de salarios y continuación (DE 9): el formulario CE 9 ayuda a los empleadores a conciliar los salarios informados y los impuestos pagados para cada trimestre y facilita que el EDD reembolse automáticamente los sobrepagos.
- Declaración Trimestral de Aportes y Reporte de Continuación de Salarios (DE 9C) : El formulario DE 9C permite a los empleadores reportar salarios y retenciones para empleados adicionales. Si es un empleador doméstico, puede estar sujeto a requisitos de presentación adicionales.
Cuando los pagos de impuestos vencen, los empleadores deben presentar un DE 9 por separado con un depósito de impuestos sobre la nómina (DE 88/DE 88ALL).
Formularios de depósito de impuestos sobre la nómina del estado de California
El formulario de depósito de impuestos sobre la nómina (DE 88/DE 88ALL) se usa para declarar y pagar el seguro de desempleo (UI), el impuesto de capacitación laboral (ETT), la retención del seguro estatal por discapacidad (SDI) y la retención del impuesto sobre la renta personal (PIT) de California al EDD. Utilice e-Services for Business para enviarlos en línea.
Las contribuciones del empleador para UI y ETT vencen trimestralmente según las fechas de DE 9 y DE 9C, pero es posible que los empleadores deban depositar las retenciones de salarios de los empleados para SDI y PIT con más frecuencia. Estas fechas de vencimiento se pueden encontrar en la Publicación 15 del IRS (PDF) y se cobra una multa del 15 % e intereses sobre los pagos atrasados.
Formularios de nómina federal
- Formulario W-4: ayuda a los empleadores a calcular los impuestos que se deben retener de los cheques de pago de los empleados
- Formulario W-2: Informa el total de los salarios anuales ganados (uno por empleado)
- Formulario W-3: Informa el total de salarios e impuestos de todos los empleados
- Formulario 940: Informes y calcule los impuestos de desempleo adeudados al IRS
- Formulario 941: Presenta impuestos trimestrales sobre ingresos y FICA retenidos de cheques de pago
- Formulario 944 : Informes de ingresos anuales e impuestos FICA retenidos de cheques de pago
- Formularios 1099: proporciona información de pago de no empleados que ayuda al IRS a recaudar impuestos sobre el trabajo por contrato
Para una discusión más detallada de los formularios federales, consulte nuestra guía sobre los formularios de nómina federales que pueda necesitar.
Recursos y fuentes
- Impuestos sobre la nómina del EDD del estado de California: esta página web contiene una lista de recursos de impuestos sobre la nómina, incluido cómo inscribirse o iniciar sesión en e-Services for Business, cómo comenzar con los impuestos sobre la nómina estatales y preguntas frecuentes sobre impuestos sobre la nómina.
- Presentaciones requeridas y fechas de vencimiento del EDD del estado de California: los empleadores pueden usar esta página para mantenerse al tanto de las presentaciones necesarias y las fechas de vencimiento para los formularios de nómina específicos de California.
- Publicaciones y formularios de impuestos sobre la nómina del EDD del estado de California: este depósito general contiene enlaces a publicaciones y recursos de empleo, como la Guía de empleadores de California y la Guía de empleadores domésticos.
| Agencia/Órgano de Gobierno: | Cómo afecta la nómina: | Dónde encontrar más información: |
|---|---|---|
| Código Laboral de California | Cubre el pago de salarios, pago por enfermedad y compensación laboral | Sitio web de la legislatura de California |
| día de pago de california | Días de pago, salarios finales | Departamento de Relaciones Industriales de California |
| Departamento de Empleo y Vivienda Justos | Garantiza salarios justos pagados | Sitio web del DFEH |
| Incapacidad de desempleo de California y licencia familiar pagada | Requiere que realice un seguimiento de las licencias y pague a los empleados elegibles por las licencias tomadas | Departamento de Desarrollo Económico de California |
| Licencia médica familiar de California | Requiere que realice un seguimiento de la elegibilidad de licencia | Cámara de Comercio de California |
| Impuestos sobre la nómina de California | Especifica impuestos y tasas | Departamento de Desarrollo Económico |
| Ley de protección contra el robo de salarios | Requiere que proporcione a los empleados un pago justo y transparente | Departamento de Relaciones Industriales |
Línea de fondo
Hay tantos factores a considerar al hacer la nómina en California. Los empleadores deben prestar especial atención a las leyes y reglamentos de ciudades o condados específicos debido a las leyes granulares que afectan el empleo allí. Los empleados de California reciben una gran cantidad de protecciones y, por lo tanto, es vital que los empleadores comprendan todos los requisitos.
¿Qué son los impuestos sobre la nómina de California?
California tiene cuatro impuestos estatales sobre la nómina: el seguro de desempleo (UI) y el impuesto de capacitación laboral (ETT) son contribuciones del empleador. El Seguro Estatal de Invalidez (SDI) y el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (PIT) se retienen del salario de los empleados.
¿Qué es CA sentarse en mi cheque de pago?
El impuesto estatal sobre la renta (SIT) se retiene de las ganancias de los empleados en cada nómina (y luego se paga); hay algunos factores que intervienen en el cálculo del impuesto sobre la renta. Recordatorio. Cuando procesa una nómina de bonificación, Gusto retendrá automáticamente los impuestos federales sobre la renta a la tasa de retención suplementaria del 22%.
¿Cómo ejecuto la nómina en California?
Ejecución de la nómina en California: instrucciones paso a paso
- Paso 1: configure su empresa como empleador.
- Paso 2: Regístrese en el Departamento de Desarrollo de Empleo de California (EDD).
- Paso 3: Configure su nómina.
- Paso 4: recopile los formularios de nómina de los empleados.
- Paso 5: Recopile, revise y apruebe las hojas de tiempo.
¿Qué es CA Suta?
El dumping de la Ley Estatal de Impuestos de Desempleo (SUTA) es uno de los mayores problemas que enfrenta el programa de Seguro de Desempleo (UI). El dumping SUTA es un esquema de evasión de impuestos en el que se establecen empresas ficticias para obtener tasas impositivas de UI bajas.