Massachusetts tiene mucha legislación con respecto a los derechos de los empleados, por lo que hay algunas cosas que debe tener en cuenta. Algunas diferencias importantes incluyen leyes de pago final más estrictas, leyes azules de Massachusetts (restricciones en la apertura de negocios los domingos y días festivos), un programa estatal de licencia médica familiar pagada (PFML) y un salario mínimo más alto.
Ejecución de la nómina en Massachusetts: instrucciones paso a paso
Paso 1: Configure su empresa como empleador. Para el gobierno federal, necesitará su Número de Identificación de Empleador (EIN) y una cuenta en el Sistema Electrónico de Pago de Impuestos Federales (EFTPS) .
Paso 2: Regístrese en el estado de Massachusetts. En Massachusetts, deberá registrarse en línea con el Departamento de Ingresos. Para registrarse necesitará la siguiente información:
- EIN (este número puede ser el mismo que su número de Seguro Social si es propietario único)
- tu nombre legal
- La dirección postal de su negocio
- La fecha de inicio de su negocio
Si necesita ayuda para registrarse, el Departamento de Ingresos de Massachusetts tiene un video para ayudar a los nuevos empleadores.
Paso 3. Configure su proceso de nómina. Deberá decidir con qué frecuencia planea pagar a los empleados, si necesita realizar un seguimiento de las horas de trabajo, qué formularios de nómina debe recopilar y cuándo, cómo realizará los cálculos de nómina, etc. Puede optar por hacer la nómina usted mismo, utilizar plantillas de nómina de Excel o suscribirse a un servicio de nómina.
Paso 4: recopile los formularios de nómina de los empleados. El mejor momento para recopilar los formularios de nómina es durante la orientación para nuevos empleados. Los formularios de nómina federal incluirán W-4, I-9 e información de depósito directo. Massachusetts también requiere que presente un formulario M-4.
Paso 5: Recopile, revise y apruebe las hojas de tiempo. Tendrá que recopilar las hojas de asistencia de todos los empleados por horas y de los trabajadores asalariados no exentos. Para ello, tienes tres opciones a utilizar:
- Una hoja de tiempo de papel
- Software de tiempo y asistencia gratuito o de bajo costo
- Un servicio de nómina que tiene un sistema de tiempo y asistencia.
Paso 6: Calcule la nómina (incluidos los impuestos) y pague a los empleados. Deberá calcular los pagos de impuestos sobre la nómina, los montos de los cheques de pago de los empleados, los saldos de tiempo libre pagado, etc. Puede optar por pagar a los empleados de diferentes maneras (es decir, efectivo, cheque, depósito directo, tarjetas de pago). Los impuestos federales deben ser remitido a través de la EFTPS.
Paso 7: Presente los impuestos sobre la nómina ante los gobiernos federal y estatal. El IRS tiene formularios e instrucciones sobre la presentación de impuestos federales, incluido el desempleo. Además, puede solicitar formularios de impuestos del IRS. Con respecto a los impuestos del estado de Massachusetts, también debe informar la retención de impuestos según el siguiente calendario.
Plazos de presentación de impuestos sobre la nómina de Massachusetts
| Impuesto de retención anual estimado | Frecuencia de presentación | Plazo |
|---|---|---|
| Menos de $100 | Anualmente | Para el 31 de enero del próximo año |
| Más de $100 pero menos de $1,201 | Trimestral | Para el 30 de abril, 31 de julio, 31 de octubre y 31 de enero |
| Más de $1,201 pero menos de $25,000 | Anualmente | Antes del día 15 del mes siguiente, con las excepciones de marzo, junio, septiembre y diciembre para estos meses, la presentación vence el último día del mes siguiente. |
Puede declarar sus impuestos en línea a través del sitio web MassTaxConnect.
Además, debe registrarse en el Departamento de Asistencia por Desempleo (DUA) para presentar informes de salario y empleo y pagar las contribuciones del seguro de desempleo. Puede utilizar las instrucciones y la guía de registro de usuario para obtener ayuda.
Paso 8: Documente y almacene sus registros de nómina. Es importante conservar los registros de todos los empleados durante varios años, incluidos aquellos que ya no están en su empresa. Si necesita ayuda con los registros que debe mantener, consulte nuestro artículo sobre la retención de registros de nómina.
Massachusetts exige que mantenga registros de nómina durante tres años. Estos registros deben contener el nombre del empleado, la dirección, el cargo, el monto pagado en cada nómina y las horas diarias/semanales trabajadas.
Paso 9: Haga informes de impuestos sobre la nómina de fin de año. Los formularios federales obligatorios son W-2 (para empleados) y 1099 (para contratistas). Estos formularios deben entregarse a los empleados y contratistas antes del 31 de enero del año siguiente. También se requieren formularios W-2 estatales para Massachusetts y estos formularios deben presentarse antes del 31 de enero.
Descargue nuestra lista de verificación gratuita para ayudarlo a mantenerse en el camino mientras sigue estos pasos:
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Leyes, impuestos y regulaciones de nómina de Massachusetts
Si bien hay varios elementos relacionados con los impuestos sobre la nómina, las leyes y las reglamentaciones en Massachusetts que difieren de las reglamentaciones federales, se le solicitará que remita los impuestos del Seguro Social y Medicare (conocidos como impuestos de la Ley Federal de Contribuciones al Seguro, o FICA, por sus siglas en inglés) independientemente del estado en el que se encuentre. hacer la nómina en. FICA es 7,65% de los empleados paycheck6,2% para el Seguro Social y 1,45% para Medicare. Además, debe retener la misma cantidad (7.65%) del salario neto de los empleados. Ambos montos se pagan al IRS.
Massachusetts también tiene impuestos estatales sobre la renta y requisitos relacionados con el seguro de desempleo, compensación de trabajadores, frecuencia de pago mínimo y leyes de pago final.
Impuestos Estatales
Debe tener en cuenta los impuestos estatales en Massachusetts, pero son relativamente simples ya que es un estado con impuesto sobre la renta fijo. Todos los empleados pagan un impuesto del 5% independientemente de los ingresos obtenidos. No hay impuesto sobre la renta local en Massachusetts.
Seguro Estatal de Cesantía (SUTA)
La tasa del impuesto de desempleo en Massachusetts es del 2,42 % durante los primeros tres años de existencia del empleador. Después del cuarto año, su tasa se calcula con base en el método de índice de reserva estatal, que incluye el saldo de la cuenta de su empresa, así como el programa de tasa anual actual. Su tasa puede estar entre 0.056% y 18.55%.
Cuando paga SUTA, puede calificar para un descuento de hasta 5.4% en sus impuestos federales de seguro de desempleo (FUTA). La tasa FUTA es de 6.0% sobre los primeros $7,000 que se le paga a cada empleado en ese año.
Seguro de compensación de trabajadores
La ley de Massachusetts le exige que proporcione un seguro de compensación para trabajadores a sus empleados, incluso si es el único empleado. La única excepción son los trabajadores domésticos que trabajan menos de 16 horas a la semana. Este seguro cubre los gastos médicos y algunos salarios perdidos para los empleados que se lesionan en el trabajo.
El costo del seguro de compensación para trabajadores es de alrededor de $0.73 por cada nómina de $100 que procesó. Por ejemplo, una empresa que procesa $250,000 de nómina puede esperar pagar alrededor de $1,825 en seguros.
Nota: es importante cumplir con las pautas de Massachusetts con respecto a la compensación de trabajadores para evitar multas y sanciones. Por ejemplo, cada día que opere sin seguro de compensación para trabajadores, se le sancionará con una multa de al menos $100 por día con una orden de suspensión de trabajo hasta que la cobertura esté activa y se pague la multa.
Salario mínimo y propinas
La mayoría de los trabajos requerirán que pague al menos el salario mínimo con algunas excepciones. Tales excepciones incluyen empleados que reciben propinas, estudiantes y algunos trabajadores agrícolas. Si necesita ayuda con las pautas federales sobre excepciones, revise nuestra lista de exenciones del salario mínimo federal. El salario mínimo de Massachusetts es uno de los más altos del país con $14.25 por hora para los empleados que no reciben propinas. El salario mínimo de los empleados que reciben propinas es de $ 6.15 por hora, pero solo si se aplican las siguientes condiciones:
- Reciben $14.25 por hora con propinas incluidas
- son conscientes de la ley
- Todas las propinas se proporcionan al empleado o a un fondo de propinas calificado
Para obtener más información, visite el sitio web del gobierno de Massachusetts sobre el programa de salario mínimo.
Con el tiempo
Massachusetts generalmente sigue las pautas federales sobre las horas extras: debe pagar a los empleados 1.5 veces su tarifa por hora regular por todas las horas trabajadas más de 40 en una semana laboral. Hay excepciones para ciertas clases de ocupaciones. Algunas de estas ocupaciones pueden incluir empleados de oficina que ganan más de $80 por semana, trabajadores de agricultura/acuicultura y trabajadores de hospitalidad.
Todas las excepciones se pueden encontrar en el sitio web de las legislaturas de Massachusetts. Massachusetts no requiere que pague horas extras si un empleado trabaja más de ocho horas en un día, solo si trabaja más de 40 horas en una semana.
Para calcular las horas extra, use nuestra calculadora a continuación:
Diferentes formas de pagar a los empleados
En Massachusetts, puede pagar a los empleados a través de opciones de pago estándar. La ley establece específicamente el pago con cheque o efectivo, y el sitio web del gobierno incluye el depósito directo. Si bien la ley no aborda la nómina a través de tarjetas de pago, actualmente Massachusetts lo permite. Independientemente de la opción que elija, el empleado debería poder recibir sus fondos sin una tarifa adicional.
Consulte nuestra guía sobre cómo pagar a los empleados para obtener información más detallada.
Leyes de comprobantes de pago
Debe proporcionar a sus empleados un talón de pago de forma gratuita que contenga la siguiente información:
- Nombre de la compania
- Nombre del empleado
- Fecha de pago que se expresa por mes, día y año
- Horas trabajadas durante el período de pago
- Tarifa por hora
- Deducciones de pago (es decir, costos de beneficios)
- Aumentos salariales (es decir, pago por turnos)
Puede proporcionar talones de pago en línea siempre que los empleados tengan la opción de recibir una copia impresa del talón de pago sin costo alguno para ellos. Si desea crear sus propios talones de pago, use una de nuestras plantillas gratuitas de talones de pago para ayudarlo a comenzar.
Frecuencia de pago mínimo
En Massachusetts, debe pagar a los empleados dentro de los seis o siete días posteriores a la finalización de su período de pago. Si son seis o siete días depende de cuántos días trabajen dentro de una semana calendario de domingo a sábado. A continuación se muestra una tabla que explica la diferencia.
| Días trabajados | Plazo |
|---|---|
| 5-6 días | A más tardar 6 días después de que finalice el período de pago |
| 1-4 o 7 días | A más tardar 7 días después de que finalice el período de pago |
Ejemplo 1: empleado por horas que trabaja los lunes, miércoles y sábados
Período de pago: 25 de julio de agosto. 7
Fecha límite de pago: 14 de agosto
Ejemplo 2: Empleado asalariado que trabaja cinco días a la semana (lunes a viernes)
Período de pago: 25 de julio de agosto. 7
Fecha límite de pago: 13 de agosto
Por estas razones, debe pagar a los empleados semanal o quincenalmente en Massachusetts.
Reglas de deducción de cheques de pago
En Massachusetts, no puede deducir el pago del cheque de un empleado a menos que esté autorizado por la ley estatal y federal (es decir, impuestos sobre la renta, Seguro Social y Medicare). Las deducciones que son para el beneficio del empleado (es decir, cuotas sindicales, deducciones 401(k) y primas de beneficios médicos) pueden deducirse si el empleado da su consentimiento. Otros gastos que están directamente relacionados con el trabajo de un empleado, como uniformes, suministros y materiales, no se pueden deducir incluso si el empleado está de acuerdo.
Leyes finales de cheques de pago
Si un empleado presenta una renuncia voluntaria en Massachusetts, debe pagarle lo que ocurra primero: el próximo cheque de pago o el sábado posterior a la partida del empleado.
Si un empleado es despedido involuntariamente en Massachusetts, debe pagarle al empleado el mismo día.
Leyes de recursos humanos de Massachusetts que afectan la nómina
Massachusetts es un estado complejo en lo que respecta a la legislación que afecta el procesamiento de la nómina. Muchas de sus leyes se enfocan en proporcionar recursos adicionales para los trabajadores, como restricciones de horas y licencia médica familiar pagada mejorada.
Requisitos de descansos, almuerzos y tiempo libre
Los requisitos de tiempo libre de Massachusetts son más amigables para los empleados que las pautas federales cuando se consideran los descansos para comer y la licencia por enfermedad. A continuación se incluye una descripción general.
Descansos y Almuerzos
En Massachusetts, debe ofrecer un descanso para comer de 30 minutos por cada seis horas trabajadas en un día. Queda a discreción de la empresa si se paga el descanso y si los empleados están obligados a tomarlo. A los empleados también se les debe permitir estar libres de su trabajo y pueden abandonar el lugar de trabajo. Además, si el empleado acepta trabajar durante su descanso; entonces el descanso debe ser pagado.
Baja por enfermedad
Los trabajadores deberán acumular una hora de baja laboral protegida por cada 30 horas de trabajo, hasta un máximo de 40 por año natural. Si tiene menos de 11 empleados, la licencia por enfermedad puede no ser pagada; de lo contrario, debe pagarse. El tiempo de enfermedad no utilizado no necesita ser pagado cuando el empleado se va.
Licencia de vacaciones y tiempo libre pagado (PTO)
Massachusetts no requiere que los empleadores ofrezcan vacaciones o tiempo libre pagado (vacaciones combinadas y licencia por enfermedad). Si ofrece PTO, debe ser al menos tan generoso como los requisitos obligatorios de licencia por enfermedad de hasta 40 horas por enfermedad por año. Además, debe proporcionar una copia de la política de vacaciones o PTO a cada empleado y el empleado debe reconocer por escrito que comprende la política. Debe cumplir con la política vigente hasta que les comunique a los empleados que se va a cambiar la política.
Para obtener más información sobre cómo crear una política de PTO, consulte nuestra guía completa sobre tiempo libre remunerado.
Licencia para pequeñas necesidades
Los empleados pueden tomar hasta 24 horas cada año para las actividades escolares y las citas médicas y/o dentales de sus hijos, así como para las citas de atención médica o de bienestar de familiares mayores. Estas horas pueden ser no remuneradas.
Licencia familiar y médica
Massachusetts ofrece su propio programa de licencia patrocinado por el estado además de la Ley federal de licencia médica y familiar (FMLA). Se pueden encontrar más detalles sobre FMLA en la guía del Departamento de Trabajo sobre FMLA.
El programa estatal permite que un empleado tome hasta 20 semanas de licencia médica paga, hasta 12 semanas de licencia familiar paga y hasta 26 semanas de una combinación de licencia familiar y médica en un año. Un empleado puede tomar una licencia médica pagada para cuidar de sí mismo y una licencia familiar para cuidar a un miembro de la familia. Los empleados deben tratar de avisar a la empresa con al menos 30 días de anticipación cuando planeen tomar una licencia, pero no es un requisito.
El programa de licencia familiar pagada de Massachusetts está financiado por un impuesto de Massachusetts que se aplica tanto a los empleados como a los empleadores. El impuesto se basa en un porcentaje de los salarios que se informa al seguro de desempleo del Departamento de Desempleo para los empleados y se basa en un porcentaje de los pagos que se informará al IRS para los contratistas elegibles.
Tenga en cuenta: sus contratistas son elegibles si representan más de la mitad de su fuerza laboral y cumplen con los siguientes criterios:
- El desempeño de los contratistas no se basa en su dirección u orientación.
- El trabajo de los contratistas no se basa en las actividades normales de la empresa.
- El contratista está realizando un trabajo relacionado en un campo de trabajo establecido de forma independiente.
Algunos ejemplos de estos contratistas son auditores y contadores.
Contribuciones de licencia médica y familiar
Para empresas con 25 o más empleados
- Si tiene 25 o más empleados/contratistas independientes, el impuesto combinado es del 0,75 %, en el que la contribución por licencia médica es del 0,62 % y la contribución por licencia familiar es del 0,13 %.
- Como empleador, debe pagar al menos el 60% de la contribución de licencia médica.
- No está obligado a pagar ninguna de las contribuciones de licencia familiar; esa parte del impuesto puede ser pagada en su totalidad por el trabajador a través de una deducción del cheque de pago. Se le permite cubrir más que la parte mínima.
Para empresas con 25 o menos empleados
- Si tiene menos de 25 empleados/contratistas independientes, el impuesto combinado es del 0,378 %, en el que la contribución por licencia médica es del 0,248 % y la contribución por licencia familiar es del 0,13 %.
- Como empleador más pequeño, está exento de la contribución de licencia médica.
- No está obligado a pagar ninguna de las contribuciones de licencia familiar; esa parte del impuesto también puede ser pagada en su totalidad por el trabajador a través de una deducción del cheque de pago. Sin embargo, se le permite cubrir más que la parte mínima de la contribución de licencia familiar.
- En total, el importe máximo que se puede deducir de la nómina de un trabajador en este escenario es del 0,378%.
Leyes azules de Massachusetts
Las Leyes Azules de Massachusetts son un grupo de reglas que supervisan qué negocios pueden operar los domingos y en ciertos feriados legales. Para obtener información más específica, visite la siguiente sección en el sitio web del gobierno de Massachusetts: Leyes azules de Massachusetts. A continuación se proporcionará una descripción general.
Negocios minoristas: por lo general, los minoristas pueden abrir los domingos y días festivos sin aprobación, con la excepción de los minoristas que sirven alcohol. Para esos minoristas, deberá comunicarse con la Comisión de Control de Bebidas Alcohólicas. Si su empresa emplea a más de siete empleados, debe pagar una tarifa superior los domingos y los siguientes días festivos: Día de Año Nuevo, Día de los Caídos, Día de la Independencia del 16 de junio, Día de la Independencia, Día del Trabajo, Día de la Raza (después del mediodía) y Día de los Veteranos ( después de las 13 horas) a aquellos empleados que no pertenezcan a las categorías ejecutiva, profesional o administrativa.
Para obtener más información sobre qué empleados encajan en estas categorías, consulte el artículo de NOLO sobre Exenciones de cuello blanco.
En resumen, está realmente diseñado para sus empleados no exentos por hora. A continuación se incluye una tabla con las tarifas de las primas.
| Año | Pago de prima |
|---|---|
| 2022 | 1,2 veces la tasa de pago del empleado |
| 2023 | eliminado |
Continúe haciendo un seguimiento con el gobierno de Massachusetts para cualquier cambio en los próximos años. Además, la mayoría de los empleadores no pueden obligar a los empleados a trabajar los domingos o días festivos restringidos, y ningún empleador puede sancionar a un empleado por negarse a trabajar en dichos días.
Negocios no minoristas: la mayoría de los negocios que no son establecimientos minoristas no pueden operar los domingos. Para obtener una lista de exenciones, visite la sección sobre trabajo el domingo en el sitio web legislativo de Massachusetts. Si tiene más preguntas, comuníquese con el Programa de Salario Mínimo del Departamento de Normas Laborales y/o la División de Trabajo Justo del Procurador General llamando al (617) 626-6952 o (617) 727-3465, respectivamente.
Si está exento de las leyes azules, el jefe de policía local de su lugar de trabajo puede otorgarle un permiso para trabajar los domingos. Los permisos solo se pueden emitir para el trabajo necesario que no se puede realizar cualquier otro día sin causar mayores sufrimientos o molestias.
Informe estatal de nuevas contrataciones
Massachusetts requiere que informe cualquier nueva contratación dentro de los 14 días posteriores a la fecha de contratación de los empleados. Puede reportar nuevas contrataciones en línea, por correo postal a PO Box 55141, Boston, MA 02205-5141, o por fax al (617) 376-3262. Si su empresa tiene 25 o más empleados, debe informar las nuevas contrataciones en línea.
Nota: si tiene empleados o contratistas en otros estados, también puede registrarlos en el estado de Massachusetts, que lo enviará a las agencias respectivas en el estado en el que trabaja su empleado o contratista.
Formularios de nómina
A continuación se enumeran los formularios federales y específicos del estado que necesitará para Massachusetts.
Formularios de nómina estatal
- Formulario M-4: para ayudar a los empleadores a calcular los impuestos estatales para retener de los salarios de los empleados
- Formulario de informe de nuevas contrataciones: Informa sobre los nuevos empleados y contratistas independientes al Departamento de Hacienda de Massachusetts.
Formularios de nómina federal
- Formulario W-4: para ayudar a los empleadores a calcular los impuestos que deben retener de los cheques de pago de los empleados
- Formulario W-2: Informe de salarios anuales totales ganados (uno por empleado)
- Formulario W-3: Informa el total de salarios e impuestos de todos los empleados
- Formulario 940: Informes y calcule los impuestos de desempleo adeudados al IRS
- Formulario 941: Presentación de impuestos trimestrales sobre la renta y FICA retenidos de cheques de pago
- Formulario 944: Declaración de ingresos anuales e impuestos FICA retenidos de cheques de pago
- Formularios 1099: proporcionar información de pago de personas que no son empleados que ayuda al IRS a recaudar impuestos sobre el trabajo por contrato
Para obtener más detalles sobre los formularios federales, consulte nuestra guía sobre los formularios de nómina federales que pueda necesitar.
Recursos/fuentes del impuesto estatal sobre la nómina
- Sitio web comercial del estado de Massachusetts: sitio web del gobierno que le brinda registro, otros formularios comerciales y las últimas noticias e información
- Guía: Comenzar un nuevo negocio en Massachusetts: guía paso a paso para registrar su negocio
- MassTaxConnect: una aplicación en línea operada por el Departamento de Ingresos de Massachusetts para pagar y enviar información fiscal
Línea de fondo
La nómina de Massachusetts es diferente de otros estados debido a la cantidad de protecciones para los trabajadores que brinda. Estos ejemplos incluyen sus leyes azules, el programa de licencia familiar pagada, la compensación laboral obligatoria, la frecuencia de las nóminas y las leyes de pago final. Combinado con sus impuestos estatales sobre la renta, Massachusetts tiene muchos elementos que deberá tener en cuenta.
Asegúrese de seguir las últimas noticias, plazos y mandatos de los gobiernos federal, estatal y local, ya que puede haber multas por incumplimiento. Para asegurarse de que cumple con el lado federal, visite nuestro artículo sobre el cumplimiento de la nómina.
¿Cuánto ganan los empleados del estado de MA?
Empleados del estado de Massachusetts
| Año | Empleador | Salarios Anuales |
|---|---|---|
| 2019 | Sistema de la Universidad de Massachusetts | $1,067,134.29 |
| 2019 | Sistema de la Universidad de Massachusetts | $1,045,432.58 |
| 2017 | Sistema de la Universidad de Massachusetts | $1,043,225.62 |
| 2021 | Sistema de la Universidad de Massachusetts | $1,009,065.01 |
¿Cómo inicio sesión en mi autoservicio para empleados?
Cómo acceder al portal de autoservicio para empleados como empleado
- Navegue a la bandeja de entrada de correo electrónico de la dirección de correo electrónico que proporcionó a su empleador.
- Seleccione el correo electrónico con la línea de asunto Detalles de inicio de sesión para la nómina de su empresa.
- Seleccione el enlace en el correo electrónico para crear una contraseña única.
¿Puede el cheque de pago final ser depósito directo en Massachusetts?
Los trabajadores que son despedidos o despedidos deben ser pagados en su totalidad en su último día de trabajo. Los empleadores pueden exigir que los trabajadores reciban el pago de sus salarios mediante depósito directo, sin embargo, los empleadores no pueden elegir la institución financiera donde los trabajadores recibirán los fondos. A los trabajadores no se les puede cobrar una tarifa para tener acceso a su salario.
¿Cómo se usa Cthru?
DIRECCIONES
- Limpie el parabrisas y séquelo bien.
- Aplique C THRU uniformemente con un paño suave.
- Deje secar hasta obtener una neblina y repita la aplicación.
- Deje secar durante 3 minutos y pula con un paño limpio y seco hasta que quede limpio y brillante.