Hacer la nómina en Montana no es demasiado complicado, pero requiere que esté al tanto de las tasas estatales de impuestos sobre la renta. Las leyes de nómina se alinean con las leyes federales en su mayor parte, por lo que no tendrá que cumplir con reglas contradictorias. Cubrimos cómo hacer la nómina en Montana, junto con las leyes de recursos humanos más importantes que afectan el trabajo y los salarios de los empleados.
Guía paso a paso para ejecutar la nómina en Montana
Paso 1: Configure su empresa como empleador. A nivel federal, debe solicitar un Número de identificación de empleador (EIN) y crear una cuenta en el Sistema electrónico de pago de impuestos federales (EFTPS).
Paso 2: Regístrese en el Departamento de Ingresos de Montana. Necesita su EIN, las fechas en que sus empleados comenzaron a trabajar en Montana e información general de contacto junto con el negocio legal y el nombre comercial o Doing Business As (DBA). Una vez aprobado, puede registrarse para obtener una cuenta de TransAction Portal (TAP).
También debe registrarse para obtener un número de cuenta de empleador a través de la División de Seguro de Desempleo de Montana. Regístrese en línea o envíe por correo el UI-1 de Montana a:
División de Seguro de Desempleo
apartado de correos 6339
Helena, Montana 59604-6339
Paso 3: Configure su proceso de nómina. Montana tiene pocas reglas sobre la frecuencia de pago, por lo que puede establecer el mejor horario para su empresa y sus trabajadores. Bimestral es el estándar. También tendrá que decidir cómo le pagará a los empleados el depósito directo que sea más conveniente, pero los pagos con cheque y en efectivo también son aceptables.
Paso 4: recopile los formularios de nómina de los empleados. Recopilar formularios de nómina es más fácil si lo hace durante la incorporación. Los formularios incluyen W-4, I-9 e información de depósito directo. Para Montana, necesita el formulario MW-4.
Paso 5: Recopile, revise y apruebe las hojas de tiempo. Debe pagar a los empleados dentro de los 10 días posteriores a la finalización del período de pago, a menos que la hoja de asistencia se entregue tarde, por lo que es importante recopilar y aprobar las horas de trabajo de todos los empleados a los que paga una tarifa por hora. Muchas pequeñas empresas crean sus propias hojas de tiempo utilizando una plantilla de hoja de tiempo gratuita. O bien, el software de tiempo y asistencia lo hace más fácil.
Paso 6: Calcule la nómina y pague a los empleados. Para calcular la nómina, deberá calcular varios totales, incluido el total de horas de trabajo (utilice nuestra calculadora gratuita de tarjetas de tiempo), salario bruto, impuestos y deducciones a retener, etc. Una plantilla de nómina de Excel y un software de nómina también pueden simplificar el trabajo y son más precisos que realizar los cálculos a mano. Cuando llegue el momento de pagar a los empleados, puede optar por depósito directo, cheque, efectivo o tarjeta de pago.
Paso 7: Presente los impuestos sobre la nómina ante el gobierno federal y estatal de Montana. Para pagar impuestos federales, puede pagar en línea usando el EFTPS. Montana tiene otras reglas.
- Impuestos sobre la renta de Montana: el estado le enviará el cronograma de pagos. Sin embargo, puede pagar retenciones cada período de pago si lo prefiere.
- Impuestos estatales al seguro de desempleo (SUTA): Debe pagar estos impuestos en línea. Los informes y pagos vencen en las siguientes fechas:
| Por salarios pagados durante | Termina el trimestre del calendario | Debe ser presentado y pagado por |
|---|---|---|
| ene, feb, mar | 31 de marzo | 30 de Abril |
| abril, mayo, junio | 30 de Junio | 31 de Julio |
| julio, agosto, septiembre | 30 de septiembre | 31 de octubre |
| oct, nov, dic | 31 de diciembre | enero 31 |
Si la fecha de vencimiento de un informe o pago de impuestos cae en sábado, domingo o feriado legal, los informes y pagos se consideran a tiempo si se reciben el siguiente día hábil o antes.
Paso 8. Documente y almacene sus registros de nómina. De acuerdo con la Norma 42.17.203 de Montana, debe mantener registros de todos sus empleados, incluso de aquellos que han sido despedidos, durante al menos cinco años. Obtenga más información en nuestro artículo sobre la retención de registros de nómina y consulte la regla de Montana para obtener detalles sobre exactamente qué información conservar. Nota: La ley federal exige que mantenga registros de nómina durante un mínimo de tres años y registros de impuestos sobre la nómina durante cuatro. Siga las reglas más restrictivas.
Paso 9. Haga informes de impuestos sobre la nómina de fin de año. Envíe los formularios federales W-2 (empleados) y 1099 (para contratistas), así como los MW-3 antes del 31 de enero del año siguiente. Puede presentar MW-3, W-2 y 1099 al estado a través de su cuenta TAP o por correo a:
Departamento de Ingresos de Montana
apartado de correos 5835
Helena, MT 59604-5835
Para obtener una guía general paso a paso sobre los aspectos básicos de la nómina, consulte nuestra guía sobre cómo hacer la nómina. Además, aprenda la importancia del cumplimiento de la nómina.
Leyes, impuestos y regulaciones de nómina de Montana
Naturalmente, debe comenzar siguiendo la ley federal de impuestos sobre la renta, Seguro Social y Medicare (FICA) y seguro federal de desempleo (FUTA). Pagarás impuestos FICA de 6.2% (Seguro Social) y 1.45% (Medicare). Debe retener esos montos del cheque de pago de cada empleado y pagar el mismo monto de su cuenta bancaria comercial.
Impuestos de montana
Impuestos sobre la renta estatales y locales
Las personas que ganan salarios prestando servicios en Montana están sujetas al impuesto sobre la renta del estado de Montana, que debe retener. Están exentas las siguientes personas:
- Cónyuges de militares estadounidenses
- residentes de Dakota del Norte
- Trabajadores sujetos a las leyes de la Comisión de Comercio Interestatal
- Nativos americanos
- Trabajadores agrícolas extranjeros con visas H-2A
Puede encontrar un cuadro completo de casos específicos en la Guía de retención de impuestos de Montana.
La guía también tiene la tabla de retenciones de impuestos sobre cuánto retener por cheque de pago en función de los ingresos y las retenciones. Montana tiene un impuesto sobre la renta estatal progresivo que alcanza un máximo del 6,9%.
Su cronograma de retención de impuestos sobre la renta de Montana está determinado por la cantidad que retuvo durante el período retrospectivo de años anteriores; se le notificará antes del 1 de noviembre de cualquier cambio en su calendario de pagos. El Departamento de Ingresos de Montana determina su horario en función de estos parámetros:
| Importe retenido en el período retrospectivo | Calendario de pago |
|---|---|
| Nuevos empleadores | Pago mensual el día 15 del mes siguiente |
| $12,000 + | Pago por horario federal |
| $1,200 – $11,999 | Pago mensual el día 15 del mes siguiente |
| $1,999 o menos | Pagar anualmente el 31 de enero del año siguiente |
Hay tres formas principales de pagar impuestos. Obtenga más información sobre las opciones de pago en el sitio web de Montana DOR.
| Portal de transacciones en línea | Verificación de correo |
|---|---|
| TAP.DOR.MT.gov | Comprobante de Pago MW-1 |
| Necesito una cuenta TAP | No se puede usar si se paga >$500,000 |
| Pague con cheque electrónico (gratis) o tarjeta de crédito/débito (tarifa) | Pago mensual o anual |
¡Paga impuestos a tiempo! Hay una multa por mora del 1.5% por mes sobre los impuestos no pagados, que no exceda el 15%. Si no se entregan los W-2 antes del 31 de enero, se incurre en una multa de $50 o 5 % por W-2, lo que sea mayor.
Seguro de desempleo
Montana cobra impuestos estatales de seguro de desempleo (SUTA). El SUTA se basa en una base salarial imponible de $35,300 para 2021. Las tasas varían de 0.13 % a 1.6 % para empleadores elegibles (con calificación positiva) y de 3.1 % a 6.3 % para empleadores con déficit (con calificación negativa). Su calificación se basa en su índice de reserva, que son las contribuciones pagadas menos los beneficios pagados a los ex empleados durante los últimos tres años fiscales federales. Los nuevos empleadores pagan la tasa de contribución promedio de los empleadores en la misma clasificación industrial. Puede encontrar sus tarifas exactas en el manual del empleador en línea.
También hay una tarifa de administración para empleadores calificados por experiencia del 0.18% de los salarios imponibles y también se paga cada trimestre.
Si paga menos de $1,000 en salarios en un año actual y anterior, no necesita pagar impuestos de seguro de desempleo.
Debes pagar SUTA si
- Su nómina de salario bruto anual es igual o superior a $1,000 en el año calendario actual o anterior
- Adquirió un negocio sujeto al SUTA
- Está sujeto a FUTA
- Empleó trabajadores agrícolas y pagó $20,000 o más en efectivo durante cualquier trimestre o el año calendario actual o anterior
- Empleó a 10 o más trabajadores en labores agrícolas en 20 semanas diferentes durante el año calendario actual o anterior
- Usted empleó trabajadores domésticos y pagó $1,000 o más en efectivo por servicios domésticos en cualquier trimestre del año calendario actual o anterior
¿Sabía usted?: Cuando paga SUTA en su totalidad y a tiempo, puede calificar para un descuento de hasta 5.4% en sus impuestos FUTA. FUTA es el 6% de los primeros $7,000 del cheque de pago de cada empleado, por lo que se le puede descontar hasta el 0.6%.
Seguro de compensación de trabajadores
Montana requiere que tenga un seguro de compensación para trabajadores si tiene un solo empleado. Los menores de edad y los extranjeros, legales o no, cuentan como empleados. Hay algunas excepciones que incluyen empleados domésticos, miembros de la familia, propietarios únicos y ciertas personas que trabajan solo por ayuda.
Puede comprar un seguro de compensación para trabajadores de una agencia privada, a través del Fondo del Estado de Montana o autoasegurándose. Puede solicitar el fondo estatal en su sitio web o a través de uno de sus agentes, que también puede encontrar en el sitio web. El autoaseguramiento requiere reservar dinero para cubrir reclamos y puede no ser la mejor opción para las pequeñas empresas.
Leyes de salario mínimo en Montana
El salario mínimo de Montana es $8.75 por hora. No permite crédito de propinas, créditos de comida o salarios de capacitación. La cantidad puede cambiar cada 30 de septiembre y no debe ir por debajo del mínimo estatal actual o el mínimo exigido por el gobierno federal ($ 7.25 por hora) no se le permite pagar menos a los empleados que reciben propinas.
El Departamento de Trabajo e Industria de Montana calcula el próximo salario mínimo cada agosto para ajustar los aumentos del costo de vida según corresponda y redondea la cantidad a los cinco centavos más cercanos.
Las empresas no cubiertas por la Ley de Normas Razonables de Trabajo con ventas brutas anuales de menos de $110,000 por año pueden pagar $4.00 por hora. La única excepción son ciertos trabajadores agrícolas. Consulte el Código de Montana 39-3-404 para obtener más detalles.
Reglamento de horas extras de Montana
Los empleados que trabajen más de 40 horas en una semana laboral deben recibir una compensación de al menos 1,5 veces su salario por hora. Las excepciones incluyen:
- Granjeros
- Estudiantes en áreas recreativas o de diversión que operan por temporadas y que obtienen comida o alojamiento. Entonces, su semana laboral puede ser de 48 horas antes de que se apliquen las horas extra.
- Bomberos y funcionarios encargados de hacer cumplir la ley, que luego se rigen por las reglas de la Ley de Normas Laborales Justas
Para obtener ayuda para calcular las horas extra de sus empleados, utilice nuestra calculadora de horas extra gratuita.
Diferentes formas de pagar a los empleados
Montana no limita la forma en que paga a los empleados, siempre que sea en dinero legal de los EE. UU. que puedan recibir a su valor total. No se puede obligar a los empleados a que se les pague electrónicamente, por lo que si ofrece depósito directo, también debe proporcionar una opción adicional como cheque en papel o efectivo. Las tarjetas de nómina también son una opción; simplemente no deberían ser el único método de pago.
Si necesita una forma gratuita de pagar a los empleados, use una de nuestras formas recomendadas para imprimir un cheque de nómina gratis.
Leyes de comprobantes de pago
Los empleadores deben proporcionar a los empleados una declaración detallada de salarios y deducciones cada día de pago. Debe incluir información básica sobre el empleado, como el nombre y el cargo. También debe enumerar sus tasas de pago, las horas trabajadas, si corresponde, el salario bruto, el total de impuestos y deducciones retenidos y el monto del pago neto final.
Si necesita ayuda para crear el suyo propio, descargue una de nuestras plantillas gratuitas de comprobantes de pago.
Frecuencia de pago mínimo
A los empleados se les debe pagar dentro de los 10 días posteriores al final del período de pago, a menos que el empleado se demore en entregar la hoja de asistencia. En ese caso, el patrón podrá pagar al trabajador esos salarios en el día de pago subsiguiente.
La ley de nómina de Montana no establece una frecuencia de pago mínima, pero dice que, a menos que se acuerde lo contrario, debe ser quincenal.
Reglas de deducción de cheques de pago
Los empleadores pueden deducir impuestos y embargos exigidos por el gobierno federal de los cheques de pago de los empleados. También puede deducir por comida, alojamiento o gastos imprevistos de beneficio para el empleado, pero estos deben indicarse por escrito. Sin embargo, no puede deducir los salarios de un empleado por lo siguiente:
- Escasez de efectivo
- Bienes robados, perdidos o dañados
- Endeudamiento reclamado del empleado al empleador
La ley de Montana no prohíbe que los empleadores exijan a los trabajadores que compren uniformes, herramientas u otros artículos necesarios para el empleo.
Leyes finales de cheques de pago
Los cheques de pago finales vencen el próximo día de pago o 15 días después de la separación, lo que ocurra primero. Los empleados pueden solicitar un cheque en lugar de otro pago.
Si un empleado es despedido o despedido, los salarios no pagados vencen y son pagaderos de inmediato, a menos que el empleador haya acordado previamente una política por escrito. Entonces, el tiempo máximo es el día de pago o 15 días, lo que ocurra primero. Los cheques de pago finales deben ser el monto total adeudado. Sin embargo, no está obligado por ley a pagar una indemnización por despido o licencia por enfermedad pagada no utilizada o tiempo libre pagado.
Los empleadores pueden retener el cheque de pago final para cubrir los gastos de robo de propiedad o fondos por parte del empleado si el empleado está de acuerdo por escrito o si el empleador ha presentado un informe policial dentro de los siete días hábiles posteriores a la separación. Lea el Código de Montana 39-3-205 para más detalles.
Leyes de recursos humanos de Montana que afectan la nómina
Las leyes de recursos humanos de Montana generalmente siguen las pautas federales. Esto hace que sea fácil de cumplir ya que no hay reglas en conflicto.
Informes de nuevas contrataciones de Montana
Debe informar las nuevas contrataciones al Departamento de Salud y Servicios Humanos dentro de los 20 días posteriores al primer día de trabajo. Necesitará el nombre legal del empleado, la fecha de contratación, el SSN y la dirección postal y de domicilio. Puede hacerlo en línea si tiene una cuenta ePass. Alternativamente, puede completar el formulario de nueva contratación y enviarlo por correo a:
Informes de nuevas contrataciones de Montana
apartado de correos 8013
Helena, MT 59604-8013
Almuerzo y otros requisitos de tiempo de descanso
Montana no tiene leyes que exijan pausas para el almuerzo u otros descansos. Sin embargo, si se ofrece un descanso, se considera tiempo pagado. Si la hora de comer dura más de 30 minutos y el empleado está completamente relevado de sus funciones, no se considera tiempo pagado.
Contratación de menores
Montana define a un menor como cualquier persona menor de 18 años, excepto aquellos con un diploma de escuela secundaria o GED o personas mayores de 16 años inscritas en un programa de aprendizaje estatal o federal registrado.
Similar a la ley federal, Montana no permite que los menores trabajen en trabajos peligrosos. Los menores de 14 o 15 años tienen restricciones adicionales, con algunas excepciones si tienen certificado 4-H para equipo específico. Algunos trabajos prohibidos incluyen manufactura, trabajo de procesamiento, almacén, comunicaciones y construcción.
Los menores de 14 y 15 años no podrán trabajar:
- Durante el horario escolar, excepto cuando se proporcione como instrucción pública
- Entre las 19 h y las 7 h, excepto fuera del curso escolar, en cuyo caso podrán trabajar hasta las 21 h.
- Más de tres horas en días de escuela
- Más de 18 horas en una semana escolar
- Más de ocho horas en un día no escolar
- Más de 40 horas en una semana no escolar.
Además, los menores reciben el salario mínimo al igual que los adultos.
Las leyes de trabajo infantil están exentas para:
- Menores que cuidan el césped y realizan tareas residenciales o domésticas de forma ocasional
- Menores que trabajan en la empresa familiar (excepto en la industria manufacturera, la minería y las ocupaciones peligrosas)
- Trabajo agrícola con el consentimiento de los padres en la granja familiar o granja donde el padre o tutor está empleado
- Entrega de periódico
- Trabajo voluntario
- Niños actores, modelos o artistas
- Ayudas legislativas
- Oficiales o árbitros en organizaciones deportivas sin fines de lucro
- Estudiantes aprendices o aprendices
Para obtener más información sobre las leyes federales de trabajo infantil, consulte nuestra guía para la contratación de menores.
Reglas de tiempo libre
Montana no tiene leyes relativas al tiempo libre pagado. A diferencia de algunos estados, no se requiere tiempo libre para votar o servir como jurado. Sin embargo, debe seguir las leyes federales relativas a la licencia familiar y la licencia por enfermedad. Y si ofrece tiempo libre pagado a través de una política de PTO, no puede exigir una política de uso o pérdida. Puede establecer una cantidad máxima acumulada después de la cual no se puede acumular más hasta que se use la cantidad existente.
Licencia familiar y médica federal
No existe un programa estatal de licencia familiar y médica, pero es posible que deba cumplir con la Ley federal de licencia familiar y médica (FMLA). Requiere que ciertos empleadores con al menos 50 empleados por un mínimo de 20 semanas durante el año actual o anterior proporcionen hasta 12 semanas de tiempo libre no remunerado a los empleados elegibles que:
- Dar a luz/adoptar/criar a un nuevo hijo
- Cuidar a un familiar enfermo
- Manejo de deberes militares
Licencia de servicio de jurado
No está obligado a ofrecer tiempo libre pagado para servir como jurado. Sin embargo, no puede discriminar o despedir a un empleado que es citado a comparecer.
Formularios de nómina
Formulario MW-4 del estado de Montana
MW-4: Montana tiene su propio formulario W-4 para las retenciones de impuestos estatales. Las siguientes personas deben llenarlo:
- Nuevos empleados
- Los empleados actuales que aún no hayan completado uno pueden usar la información de su W-4 federal existente a menos que necesiten hacer cambios, en cuyo caso también deben completar el MW-4.
- Empleados que anteriormente usaron el formulario MT-R, MSR o tenían una solicitud de exención de nativos americanos. (Esto entró en vigencia en el año fiscal 2019 y ya debería haberse hecho).
Otros formularios de nómina e impuestos del estado de Montana
- MW-1 Montana Withholding Tax Payment Voucher: para el pago de retenciones de impuestos sobre la renta mediante cheque
- MW-3 Montana Anual W-2 1099 Reconciliación de retención de impuestos: el formulario anual enviado a los empleados para la declaración de impuestos estatales
Para otros formularios del estado de Montana que se aplican a empresas, incluidas las solicitudes de créditos y exenciones, visite la biblioteca de formularios DOR de Montana en Empresas. Para los formularios SUTA, vaya al Departamento de Trabajo e Industria de Montana.
Formularios de nómina federal
- Formulario W-4: para ayudar a los empleadores a calcular los impuestos que deben retener de los cheques de pago de los empleados
- Formulario W-2: Informe de salarios anuales totales ganados (uno por empleado)
- Formulario W-3: Informa el total de salarios e impuestos de todos los empleados
- Formulario 940: Informes y calcule los impuestos de desempleo adeudados al IRS
- Formulario 941: Presentación de impuestos trimestrales sobre la renta y FICA retenidos de cheques de pago
- Formulario 944: Declaración de ingresos anuales e impuestos FICA retenidos de cheques de pago
- Formularios 1099: proporcionar información de pago de personas que no son empleados que ayuda al IRS a recaudar impuestos sobre el trabajo por contrato
Para una discusión más detallada de los formularios federales, consulte nuestra guía sobre los formularios de nómina federales que pueda necesitar.
Recursos/fuentes de impuestos sobre la nómina de Montana
- Guía de retención de impuestos de Montana: toda la información que necesita sobre los impuestos estatales sobre la renta, incluidas las tablas para determinar cuánto retener
- Departamento de Ingresos de Montana: Enlaces a información sobre retenciones, formularios, obtener una cuenta de retención y más
- Guía de leyes laborales y salariales de Montana: códigos, leyes y otra información sobre leyes salariales
- Montana UI eServices for Employers: para registrarse en cuentas, obtener información, manuales y formularios
- Regulaciones de Compensación de Trabajadores: Información y contactos para compensación de trabajadores en Montana
- Guía de referencia de la ley de trabajo infantil de Montanas: Reglas y exenciones para menores
Línea de fondo
Si bien Montana es menos restrictiva en sus leyes laborales y salariales, todavía tiene regulaciones específicas y cobrará multas por incumplimiento. Tiene un impuesto estatal sobre la renta, SUTA y requisitos de compensación para trabajadores. Es importante comprender las leyes de nómina y aplicarlas desde que contrata a un empleado por primera vez hasta el último cheque de pago.
¿Montana tiene retención de impuestos sobre la renta?
Si su pequeña empresa tiene empleados que trabajan en Montana, deberá retener y pagar el impuesto sobre la renta de Montana sobre sus salarios. Esto se suma a tener que retener el impuesto federal sobre la renta para esos mismos empleados. Estas son las reglas básicas sobre la retención de impuestos sobre la renta del estado de Montana para los empleados.
¿Cuáles son los 4 impuestos sobre la nómina?
Hay cuatro tipos básicos de impuestos sobre la nómina: ingresos federales, Seguro Social, Medicare y desempleo federal. Los empleados deben pagar los impuestos de Seguro Social y Medicare a través de deducciones de nómina, y la mayoría de los empleadores también deducen los pagos de impuestos federales sobre la renta.
¿Cuál es el impuesto sobre la nómina en mi cheque de pago?
impuestos FICA
Los empleados pagan impuestos de Seguridad Social a una tasa del 6,2 % con un límite de contribución basado en el salario y pagan impuestos de Medicare al 1,45 % sin ningún límite. Esto equivale al 7,65 % en impuestos FICA por cheque de pago (hasta que se alcance la base salarial del Seguro Social), que está legalmente obligado a igualar.