El seguimiento de prospectos es el proceso de almacenamiento, organización y actualización de datos de prospectos e información de actividad de ventas. Implica usar una herramienta o método de seguimiento de clientes potenciales y luego definir los tipos de datos que desea recopilar. Una vez establecido, mantenga la información actualizada a medida que genera, asigna, califica y nutre clientes potenciales y finaliza acuerdos de ventas. En este artículo, exploramos cómo organizar correctamente la información de los clientes potenciales y por qué es importante realizar un seguimiento de los clientes potenciales de ventas.
Plantilla gratuita de seguimiento de clientes potenciales de ventas
El seguimiento de clientes potenciales es esencial para una operación de ventas estandarizada. Para que le resulte más fácil empezar, hemos creado una plantilla gratuita. Puede usar esta hoja de cálculo para organizar prospectos o como guía para definir y configurar su propio sistema de seguimiento de prospectos.
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Plantilla de seguimiento de clientes potenciales de ventas
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Consejo rapido:
Use un sistema CRM para organizar, rastrear y calificar clientes potenciales de manera efectiva. Considere una plataforma como Freshsales para realizar un seguimiento de los clientes potenciales y colaborar con los miembros del equipo.
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Si prefiere realizar un seguimiento de sus clientes potenciales de ventas a través de medios alternativos, también veremos cómo realizar un seguimiento de las ventas y le daremos información sobre otras herramientas y software con capacidades de seguimiento de clientes potenciales. Independientemente de la herramienta que utilice, aquí le indicamos cómo organizar los datos y la actividad de sus clientes potenciales de manera que garantice que sus equipos trabajen con información actualizada en siete sencillos pasos:
1. Seleccione una herramienta de seguimiento de clientes potenciales
Lo primero que debe hacer es determinar la herramienta o el método que desea utilizar. Dependiendo de su conocimiento técnico del software de oportunidades de ventas, la complejidad de su proceso de ventas y la cantidad de información que necesita administrar, existen algunas rutas que puede tomar para realizar un seguimiento de las oportunidades de ventas:
- Software de gestión de relaciones con el cliente (CRM): probablemente la mejor opción general, los sistemas CRM como Freshsales ofrecen un software todo en uno de seguimiento de canalización, gestión de tareas, comunicación y gestión de clientes potenciales. Los usuarios pueden almacenar información sobre clientes potenciales y colaborar en tareas de ventas mientras crean informes sobre su progreso, rendimiento y actividad.
- Hojas de cálculo: Posiblemente la forma más fácil de rastrear clientes potenciales, las herramientas de hojas de cálculo como Hojas de cálculo de Google y Microsoft Excel utilizan un sistema de tablas de columnas y filas para ingresar información de actividades y prospectos. Desde allí, los usuarios pueden actualizar celdas, ordenar datos y compartir sus hojas con otros miembros del equipo para verlas o editarlas. Estas plataformas incluso ofrecen plantillas de CRM para campos de datos de ventas. Utilice nuestra plantilla gratuita de seguimiento de clientes potenciales para comenzar con este método.
- Herramientas de gestión de proyectos: Conocidas como una alternativa de CRM, las herramientas de gestión de proyectos como monday.com y Trello brindan la simplicidad que ofrece una hoja de cálculo pero con opciones visuales más dinámicas como Kanban o vistas de panel. Además, la función de encendido de Crmble en Trello ofrece funciones de CRM.
- Plataformas de marketing por correo electrónico: las herramientas de correo electrónico como Mailchimp son excelentes para almacenar información de contacto de correo electrónico, así como para diseñar, implementar, automatizar y analizar campañas de marketing por correo electrónico.
Ejemplo de seguimiento de prospectos de Freshsales (Fuente: Freshsales)
Seguimiento de clientes potenciales de Hojas de cálculo de Google (Fuente: RulerAnalytics)
Plantilla de seguimiento de clientes potenciales de Excel CRM (Fuente: Vertex42)
seguimiento de leads de monday.com (Fuente: monday.com)
Lista de clientes potenciales de Trello Crmble (Fuente: Trello)
Lista de segmentos de clientes potenciales de Mailchimp (Fuente: Mailchimp)
Si bien existen muchos métodos para organizar la información de ventas, el 72 % de las empresas está de acuerdo en que un CRM ofrece un mejor acceso a los datos de los clientes. Sin embargo, lo más importante es que usted y otros usuarios almacenen datos aplicables y actualicen los registros de CRM, las celdas de la hoja de cálculo, los elementos de gestión de proyectos o las listas de contactos de correo electrónico a medida que ocurren los eventos.
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2. Defina sus campos de datos
Una vez que haya decidido cómo organizar la información del cliente potencial y del trato, hay un paso pequeño pero necesario para definir los campos de datos antes de que pueda configurar y comenzar el seguimiento. Los campos son donde recopila información asociada con un registro de cliente potencial. Por ejemplo, un campo de datos importante para un prospecto es el nombre y apellido de los contactos del prospecto. Algunos tipos de campos de datos que debe definir e incluir son los siguientes:
Información identificable
El primer tipo de campo implica datos de contacto asociados con un cliente potencial que ayuda a identificar un registro porque la información es única para ellos. Los ejemplos más comunes que desea recopilar para cada cliente potencial incluyen su nombre, organización, dirección, dirección de correo electrónico y número de teléfono.
Fuente de plomo
El seguimiento de las fuentes de clientes potenciales lo ayuda a monitorear de dónde provienen las oportunidades para ayudar a optimizar los presupuestos de marketing y los recursos de ventas hacia los canales más efectivos. Algunos ejemplos de fuentes de clientes potenciales que se utilizan con frecuencia incluyen ferias comerciales, eventos de networking, redes sociales, anuncios en línea, llamadas entrantes, referencias, investigación en línea o una organización específica. Tenga en cuenta que una fuente de prospectos es simplemente donde sus prospectos oyeron hablar de usted o interactuaron por primera vez con usted.
Etiquetas asociadas
Las etiquetas son piezas de información adjuntas a un registro que identifican a un grupo de prospectos en función de intereses, prioridades o estados similares. Ayudan en su proceso de ventas si desea filtrar o compartir clientes potenciales en función de ciertas características compartidas.
Por ejemplo, supongamos que desea identificar ciertos contactos en función de las preferencias del comprador para ayudar a sus representantes de ventas cuando los involucran y el equipo de marketing los nutre. Puede crear una etiqueta llamada Sensible al precio, otra llamada Usabilidad del producto demandada y otra llamada Centrada en el servicio al cliente. A medida que llega cada cliente potencial, los etiquetará con una o dos de estas etiquetas.
La ventaja es que si tuviera que generar una lista de correo electrónico para implementar una campaña de marketing para nutrir a cada uno de estos clientes potenciales, puede hacerlo de acuerdo con sus preferencias. En otras palabras, puede filtrar y dividir sus listas según las que tengan las mismas etiquetas.
Información de la oferta
Los campos de información de ofertas incluyen datos sobre su potencial de compra y su interés por el producto o servicio. Los ejemplos comunes incluyen el tamaño del trato ($) y la línea de productos en la que está interesado el cliente potencial. Esta categoría también abarca cualquier información que afecte los precios, como la cantidad de empleados, que a menudo determina cuánto cuesta el seguro, el software o un servicio de consultoría.
Actividad o etapa de canalización
Estos campos de datos le permiten monitorear dónde se encuentra en el proceso de ventas con cada oportunidad. Es posible que haya establecido etapas de canalización predefinidas que indiquen las actividades internas requeridas para cerrar un trato, como la calificación de clientes potenciales, el fomento o el envío de propuestas. Alternativamente, puede adoptar un enfoque más simplificado y simplemente tomar nota de sus interacciones con ellos.
Por ejemplo, si un cliente potencial llamó a su negocio el 1 de agosto, anotaría en su registro el 1 de agosto: El cliente potencial llamó con interés en los productos. Luego, si hizo un seguimiento con ellos el 1 de septiembre, agregaría al registro el 1 de septiembre: Hizo un seguimiento del cliente potencial llamándolos, no podía hablar pero me pidió que enviara un correo electrónico, correo electrónico enviado.
3. Configure su sistema de seguimiento de clientes potenciales
Una vez que haya determinado lo que desea rastrear, comience a configurar su sistema de seguimiento de clientes potenciales. Comience agregando los campos de datos que considere importantes. Si está utilizando un software CRM, cada producto tendrá campos predeterminados para trabajar o su propia configuración personalizada para agregar y editar campos personalizados para cada módulo.
Zoho CRM, por ejemplo, le permite seleccionar tipos de campo como texto de una sola línea, fecha, correo electrónico o una casilla de verificación y luego etiquetar el campo con el nombre relevante, como el número de seguro social, el nombre del cliente potencial o la fuente del cliente potencial. Los usuarios también pueden editar las propiedades de cada campo en el CRM si necesita la entrada de datos para el registro, desea evitar duplicados o desea proteger los datos con cifrado.
Tipos de campos de datos personalizados de Zoho CRM (Fuente: Zoho)
Campo de datos de etiquetado de Zoho CRM (Fuente: Zoho)
Propiedades de campo de datos de Zoho CRM (Fuente: Zoho)
4. Genere clientes potenciales e ingrese sus datos
Una vez que todos los campos estén diseñados a su gusto en CRM, comience a agregar registros de contactos y prospectos a medida que se generan los prospectos. Aunque puede ingresar registros de datos manualmente, esto también puede automatizarse vinculando un formulario web a su sistema CRM.
Por ejemplo, HubSpot te permite personalizar formularios para campañas de marketing, como suscripciones a boletines, formularios de redes sociales o anuncios en línea. A partir de ahí, si un cliente potencial interesado envía su información, sus datos se transfieren automáticamente al CRM como un registro de cliente potencial.
Formulario de generación de prospectos personalizado de HubSpot (Fuente: HubSpot)
Sin embargo, si elige tomar la ruta manual, asegúrese de agregar toda la información que necesita inicialmente. Por ejemplo, digamos que estaba realizando una investigación en línea para encontrar prospectos y configurar su proceso de CRM para requerir un número de teléfono como campo de datos antes de poder crear un registro. En ese caso, querrá asegurarse de encontrar ese número de teléfono, incluso si solo significa usar el número principal de su organización.
5. Asignar clientes potenciales para divulgación
A medida que los clientes potenciales comiencen a llegar, tenga listo un proceso que los asigne a un representante de ventas o ejecutivo de cuenta dedicado. Puede considerar hacer esto de forma manual, pero si el volumen de clientes potenciales que ingresan es alto, se vuelve un desafío mantenerse organizado.
Algunos CRM, como Zoho CRM, tienen funciones de asignación de prospectos automatizadas que puede usar. Los usuarios pueden configurar su sistema para asignar oportunidades y notificar a representantes específicos en función de características como la fuente de clientes potenciales, la línea de productos o el tamaño potencial de la negociación.
Reglas de asignación automática de clientes potenciales de Zoho CRM (Fuente: Zoho)
Si está utilizando una hoja de cálculo o una alternativa de CRM, indique qué representante es el responsable. Una vez asignados, los miembros de su equipo de ventas pueden comenzar a hacer contacto inicial a través de llamadas en frío o correo electrónico y actualizar sus registros o celdas en el progreso de cada cliente potencial. Por ejemplo, pueden actualizar el estado de la canalización en el registro si llamaron y programaron una presentación de ventas o una demostración del producto.
6. Nutrir clientes potenciales
La mayoría de los prospectos no le darán una respuesta directa de sí o no de inmediato. Una estimación muestra que el 63% de los clientes potenciales que consultan no se convertirán hasta al menos tres meses. Durante ese tiempo entre las conversaciones iniciales y la actividad de cierre del trato, nutre continuamente a tus clientes potenciales. Nutrir es mantener relaciones con clientes potenciales y actuales a través de las comunicaciones.
Puede utilizar campañas de marketing por correo electrónico automatizadas para mantenerse constantemente en contacto con los que están en proceso. Además, sus representantes de ventas pueden realizar una atención más personalizada enviando correos electrónicos directos a los clientes potenciales o haciendo llamadas telefónicas de seguimiento para ver cuál es la posición de sus clientes potenciales.
Tal como lo haría con los pasos de generación y asignación de prospectos, registre su actividad en sus registros, tablas de hojas de cálculo o tableros de proyectos para que todos puedan ver dónde se encuentra un prospecto en la canalización. Los CRM, incluido Salesforce, tienen seguimiento de actividad en sus registros de clientes potenciales. Desde un perfil, los usuarios pueden documentar notas para rastrear llamadas de ventas, correos electrónicos, tareas o información de eventos.
Seguimiento de actividad de registro de clientes potenciales de Salesforce (Fuente: Salesforce)
7. Priorizar clientes potenciales
Finalmente, la priorización de clientes potenciales es el último paso en el proceso de seguimiento de clientes potenciales. Esto se refiere a concentrar los esfuerzos y el tiempo en los prospectos con la mejor oportunidad de convertirse en clientes ganados. Manualmente, puede usar sus instintos para ver qué clientes potenciales se destacan como grandes oportunidades en función de sus interacciones y los atributos de los clientes, como el poder adquisitivo, la adecuación a las ofertas y el interés expresado, todo lo cual ha estado siguiendo.
Sin embargo, un método más avanzado es utilizar lo que se denomina puntuación de clientes potenciales, que utiliza un sistema de puntos para identificar a los mejores clientes potenciales. Si bien puede diseñar criterios a mano, obtendrá resultados más optimizados y automatizados al hacerlo en un sistema CRM. Freshsales es un excelente ejemplo de un CRM que le permite personalizar los criterios de puntaje de los clientes potenciales para agregar puntos en función de la actividad y los atributos de los clientes potenciales, y luego asigna puntos a medida que ocurren los eventos.
Freshsales configurando criterios de puntuación de clientes potenciales (Fuente: Freshsales)
Cliente potencial de Freshsales con puntuación (Fuente: Freshsales)
Beneficios de organizar y rastrear oportunidades de ventas
El seguimiento de clientes potenciales de ventas se considera su propia etapa en el proceso de gestión de clientes potenciales. Después de que se genera un cliente potencial y se captura su información, debe tener un sistema que organice y actualice esos datos a medida que pasan por el proceso de ventas. La importancia y los beneficios de realizar un seguimiento de los clientes potenciales de ventas se pueden clasificar en varias razones principales:
- Mantiene los datos de contacto organizados: tener un sistema centralizado que almacena los nombres, la información de la empresa, las direcciones, los números de teléfono y las direcciones de correo electrónico de un cliente potencial facilita la búsqueda de información cuando necesita contactarlos o encontrar su registro de datos.
- Le permite ver el historial de actividades: el seguimiento de la actividad de los clientes potenciales que interactúan con su marca o representantes de ventas lo mantiene informado y actualizado sobre cuándo los interactuó por última vez, lo que le permite planificar su próxima campaña o tareas de divulgación.
- Le permite evaluar el progreso del trato y el estado de la canalización: Tratar a cada cliente potencial como un acuerdo de ventas rastreable que se encuentra en el proceso de ventas le permite ver los estados de etapa de canalización individuales para cada cliente potencial, así como la cantidad total de clientes potenciales dentro de cada etapa. También le permite evaluar las tasas de conversión dentro de la tubería para ver qué tan efectivo es su equipo de ventas para cerrar tratos.
- Ayuda a prevenir la pérdida de oportunidades de ventas: el seguimiento de los clientes potenciales y su asignación a los representantes de ventas garantiza que alguien sea responsable en caso de que se pierda una oportunidad debido a la falta de seguimiento o atención.
- Le permite crear segmentos de marketing: el almacenamiento de información contextual sobre un prospecto, como su puesto de trabajo, industria, necesidades de productos o comportamientos comunes, le permite categorizarlos en segmentos de marketing donde puede venderles de cierta manera o implementar campañas de marketing específicas. hacia ellos
Consejo profesional: las personas de los clientes son excelentes herramientas para determinar sus compradores ideales y sus estrategias para dirigirse a ellos. Nuestra guía sobre cómo crear una personalidad de cliente le enseña cómo definir sus objetivos ideales y utilizar herramientas de seguimiento de clientes potenciales para ver quién encaja en qué segmento.
Línea de fondo
El seguimiento de los clientes potenciales de ventas es almacenar y actualizar la información de los clientes potenciales a medida que se generan y pasan por el proceso de ventas. Es esencial mantener sus datos de ventas organizados para garantizar que los representantes tengan acceso a la información más reciente y relevante para trabajar. Un sistema sólido de seguimiento de clientes potenciales requiere que seleccione un método con el que se sienta cómodo (como un CRM), identifique la información que desea almacenar y actualice los registros a medida que ocurren los eventos.
¿Cómo se organizan las oportunidades de venta?
Cómo organizar prospectos fríos, prospectos de ventas y clientes
- Organice una lista de prospectos.
- Maximice la creación de clientes potenciales.
- Calificar prospectos.
- Implementar un Software de Gestión de Leads.
- Esté al tanto del estado de su cliente potencial.
- Agregue valor a los clientes existentes y concéntrese en nuevos clientes potenciales.
- Ofertas ganadas, ventas adicionales y posventa.
- Administrar sus listas de prospectos en noCRM.io.
¿Qué es una organización líder de ventas?
La gestión de oportunidades de venta es un sistema en el que confían los equipos de ventas para mantener su motor de ventas funcionando sin problemas. Ayuda a los vendedores a generar impulso en su canalización para garantizar que el crecimiento de los ingresos sea constante. En la gestión de prospectos de ventas, los prospectos de ventas se organizan e identifican según la etapa en la que se encuentran.
¿Cómo se organizan los clientes potenciales?
A continuación se presentan siete pasos que puede seguir para organizar y realizar un seguimiento de los clientes potenciales de ventas de manera efectiva.
- Determine y defina sus fuentes de prospectos.
- Evaluar y seleccionar opciones de seguimiento de clientes potenciales.
- Configure su sistema y pruébelo.
- Implemente su sistema de seguimiento de clientes potenciales.
- Entrada y asignación de clientes potenciales.
- Cultive sus clientes potenciales y realice un seguimiento de las actividades.
- Priorice sus clientes potenciales.
¿Cómo se organizan los prospectos de ventas en Excel?
Procedimiento paso a paso para organizar prospectos de ventas en Excel
- Paso 1: crea el esquema principal.
- Paso 2: datos de entrada de clientes potenciales de ventas.
- Paso 3: Calcular el Pronóstico Ponderado.
- Paso 4: Calcule el pronóstico ponderado mensual para organizar los clientes potenciales de ventas.