En este tutorial, aprenderá a conectar su tarjeta de crédito a QuickBooks Online e importar transacciones de tarjetas de crédito. También explicaremos cuándo y cómo importar transacciones de tarjetas de crédito a QuickBooks Online mediante un archivo de QuickBooks Online o Excel y un archivo de valores separados por comas (CSV). Si completó el tutorial anterior, Cómo importar transacciones bancarias, este tutorial será muy sencillo ya que el proceso es muy similar.
Este tutorial está diseñado para aquellos que usan o desean usar QuickBooks Online, que clasificamos como el mejor software de contabilidad para pequeñas empresas. Obtendrá el mayor beneficio del tutorial si lo sigue en su propia cuenta de QuickBooks. Si aún no está suscrito a QuickBooks, tiene la opción de una prueba gratuita de 30 días o un 50 % de descuento durante tres meses.
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Este tutorial es uno de nuestra serie de tutoriales gratuitos de QuickBooks. Puede ver el video a continuación o seguir las instrucciones paso a paso que incluyen ilustraciones.
Paso 1: prepare las credenciales de inicio de sesión de su tarjeta de crédito
Para conectar su tarjeta de crédito a QuickBooks, necesita el nombre de usuario y la contraseña que se usa para iniciar sesión en su cuenta de tarjeta de crédito en línea. Si no ha configurado el acceso en línea a su cuenta de tarjeta de crédito, debe hacerlo antes de continuar con estos pasos. Visite el sitio web de la compañía de su tarjeta de crédito para obtener información sobre cómo activar su acceso en línea.
Paso 2: Localice la compañía de su tarjeta de crédito en QuickBooks Online
Seleccione el menú desplegable Banca en Banca en la barra de menú de la izquierda del panel de su empresa de QuickBooks Online, como se muestra a continuación.
Ir al Centro bancario en QuickBooks Online
Si esta es la primera cuenta bancaria o de tarjeta de crédito que está conectando a QuickBooks, verá la siguiente pantalla y debe hacer clic en el botón verde Conectar cuenta para agregar su cuenta de tarjeta de crédito.
Conecta tu primera cuenta bancaria en QuickBooks Online
Si ya conectó otra cuenta bancaria o de tarjeta de crédito, será dirigido al Centro Bancario. Haga clic en el botón Vincular cuenta en la esquina superior derecha de la pantalla para continuar.
Vincular una cuenta de tarjeta de crédito a QuickBooks Online
Ingrese el nombre de la compañía de su tarjeta de crédito para determinar si está disponible para conectarse a QuickBooks Online. Nuestra empresa de muestra ficticia, Pauls Plumbing, tiene una tarjeta de crédito comercial con Capital One.
Busque la compañía de su tarjeta de crédito en QuickBooks Online
Si su empresa no figura en la lista, deberá importar las transacciones de su tarjeta de crédito con un archivo QBO o a través de Excel usando un archivo CSV, que se explicará más adelante.
Después de seleccionar su banco, haga clic en el botón verde Continuar para acceder automáticamente a la página de inicio de sesión de su banco.
Vaya a la página de inicio de sesión de su tarjeta de crédito
Paso 3: inicie sesión en su cuenta de tarjeta de crédito
QuickBooks abrirá una nueva ventana del navegador para que inicie sesión en su cuenta de tarjeta de crédito.
Inicie sesión en su cuenta de tarjeta de crédito en una nueva ventana
Después de iniciar sesión, es posible que su banco le pida que confirme que desea compartir su información bancaria con Intuit y proporcione un resumen de la información que se compartirá. Si está de acuerdo, haga clic en el botón correspondiente en la página de confirmación de su banco y volverá a QuickBooks.
Paso 4: vincular la cuenta de la tarjeta de crédito al plan de cuentas
Al regresar a QuickBooks, se le proporciona una lista de cuentas que tiene con esa compañía de tarjeta de crédito o banco:
Seleccione la cuenta o cuentas bancarias que desee y vincúlelas al Plan de Cuentas
Seleccione todas las cuentas bancarias que le gustaría vincular a QuickBooks Online. Si tiene una cuenta corriente y una tarjeta de crédito en el mismo banco, conecte ambas durante este paso. Después de hacer clic en una cuenta, un cuadro desplegable enumerará las cuentas bancarias incluidas en su plan de cuentas. Si su cuenta de tarjeta de crédito ya está incluida en su plan de cuentas, selecciónela.
Pauls Plumbing necesita crear una nueva cuenta para su tarjeta de crédito de Bank of America, así que haga clic en Agregar nuevo (que se muestra arriba) en la parte superior del cuadro desplegable.
Paso 5: cree una nueva cuenta de tarjeta de crédito en el plan de cuentas
Después de hacer clic en Agregar nuevo, se le pide que proporcione información para agregar una cuenta a su plan de cuentas. Puede echar un vistazo a Cómo configurar el plan de cuentas si desea obtener más información, pero, por ahora, puede proporcionar algunos detalles.
Agregar una nueva tarjeta de crédito al plan de cuentas en QuickBooks Online
El Tipo de cuenta y el Tipo de detalle deben ser Tarjeta de crédito. Se requiere un nombre de cuenta, y recomendamos incluir el nombre de la compañía de la tarjeta de crédito para una fácil identificación. Si tiene más de una tarjeta de crédito con la misma compañía, también puede incluir los últimos cuatro dígitos de la tarjeta de crédito. Cuando haya ingresado toda la información, haga clic en el botón verde Guardar y cerrar y regresará a la pantalla anterior con la nueva cuenta seleccionada.
Paso 6: seleccione el intervalo de fechas adecuado
Después de vincular su tarjeta de crédito a una cuenta de su plan de cuentas, debe decidir cuándo QuickBooks debe comenzar a importar transacciones.
Seleccione la fecha de inicio para transferir transacciones bancarias
La fecha de inicio predeterminada para extraer transacciones es el comienzo del año. Debe intentar recuperar las transacciones hasta la fecha en que desea comenzar a usar QuickBooks Online. Si su compañía de crédito o QuickBooks no le permiten retroceder tanto, deberá transferir las transacciones más antiguas utilizando un archivo QBO o CSV.
Pauls Plumbing está importando transacciones con tarjeta de crédito a partir del 1 de enero del año en curso. Haga clic en el botón verde Conectar cuando haya terminado.
Paso 7: Revisar las Transacciones Descargadas en el Centro Bancario
QuickBooks Online lo llevará al Centro bancario después de conectar su cuenta bancaria. El Centro Bancario incluye las siguientes opciones:
- Transacciones para revisión: el número naranja (que no se muestra) en el cuadro Capital One es el número de transacciones que se han importado, pero que aún no se han revisado ni clasificado.
- Pestaña Revisar: La pestaña etiquetada Para revisión enumera todas las transacciones importadas de su banco seleccionado o tarjeta de crédito que están a la espera de revisión.
- Agregar cuenta: para conectar otro banco o compañía de tarjeta de crédito a QuickBooks Online, haga clic en el botón verde Agregar cuenta en la esquina superior derecha de la pantalla y repita el proceso.
Puede echar un vistazo a Cómo administrar las fuentes bancarias en línea de QuickBooks si desea obtener más información sobre la clasificación de transacciones, pero le recomendamos que espere hasta que completemos algunos tutoriales de configuración más. Es importante tener su plan de cuentas finalizado antes de comenzar a asignar transacciones.
Ahora que su cuenta de tarjeta de crédito está conectada, las transacciones nuevas se importarán automáticamente a QuickBooks Online todos los días, o puede hacer clic en Actualizar en la esquina superior derecha para importar cualquier transacción nueva de inmediato. Puede visitar el Centro bancario en cualquier momento haciendo clic en el menú desplegable Bancario en Banca en la barra de menú de la izquierda (como lo hizo al principio de este tutorial).
Cómo importar transacciones de tarjetas de crédito manualmente a QuickBooks Online con un archivo CSV o similar
Paso 1: descargue un archivo de transferencia de su compañía de tarjeta de crédito
QuickBooks Online puede importar transacciones de tarjetas de crédito desde los siguientes tipos de archivos:
- CSV: estos archivos se usan comúnmente para exportar datos para una multitud de propósitos y se pueden abrir y editar con Excel.
- QBO: los archivos QBO son archivos QuickBooks WebConnect diseñados específicamente para exportar información de cuentas bancarias o de tarjetas de crédito a QuickBooks.
- QFX: los archivos QFX son archivos de intercambio financiero creados para exportar información a Quicken, pero también funcionan con QuickBooks Online.
- OFX: un archivo OFX es un archivo de texto diseñado específicamente para exportar datos financieros.
- TXT: los archivos de texto se pueden importar, pero es posible que primero requieran alguna edición. Es posible que desee abrir el archivo TXT con Excel y convertirlo en un archivo CSV para una transferencia más fluida.
Para obtener un archivo de transferencia, inicie sesión en su cuenta de tarjeta de crédito y busque la opción para descargar las transacciones de su cuenta. Es probable que tenga la opción de descargar sus transacciones en múltiples formatos. Elija el formato QBO o QFX, si está disponible, ya que están diseñados específicamente para QuickBooks. La siguiente mejor opción es un archivo OFX. Si ninguno de esos tipos de archivos está disponible, un archivo CSV o TXT será suficiente, pero requerirá un par de pasos adicionales.
Guarde el archivo de transferencia en una ubicación de su computadora que pueda recordar fácilmente para importar el archivo.
Paso 2: seleccione el archivo de transferencia para cargar en QuickBooks
Desde el Centro bancario, abra el menú desplegable junto a Actualizar en la esquina superior derecha y luego seleccione Cargar desde archivo .
Seleccione Cargar desde archivo desde el Centro bancario en QuickBooks Online
Arrastre y suelte su archivo de transacciones o haga clic en Seleccionar archivos para buscar su archivo en su computadora, como se muestra a continuación. Haga clic en el botón verde Continuar para continuar.
Seleccione el archivo de transferencia para importar a QuickBooks Online
Paso 3: seleccione una cuenta de QuickBooks
A continuación, debe seleccionar una cuenta de su plan de cuentas para registrar las transacciones bancarias importadas.
Seleccione una cuenta para registrar transacciones importadas en QuickBooks Online
Si es necesario, puede hacer clic en Agregar nuevo para configurar una nueva cuenta de tarjeta de crédito como se demostró anteriormente. Pauls Plumbing creó una nueva cuenta de QuickBooks denominada Tarjeta de crédito local. Una vez que haya seleccionado una cuenta de QuickBooks para registrar las transacciones importadas, haga clic en el botón verde Siguiente en la esquina inferior derecha.
Si su archivo de transferencia es un archivo QBO, QBX u OFX, ha terminado y puede pasar al paso 6.
Si su archivo de transferencia es un archivo CSV o TXT, tiene que completar un par de pasos más.
Paso 4: asigne columnas a campos de QuickBooks (solo archivos CSV y TXT)
Antes de completar este paso, debe abrir su archivo CSV o TXT en Excel para determinar exactamente qué información exportó su banco y cómo está formateada. Pauls Plumbing exportó el siguiente archivo CSV desde su cuenta de cooperativa de ahorro y crédito local.
Consejo:
Cuando abre un archivo CSV en Excel, se le puede pedir que guarde el archivo como un archivo de Excel para conservar las características. No haga esto porque el archivo debe seguir siendo un archivo CSV para importarse a QuickBooks.
Archivo CSV para importar a QuickBooks Online
Observe que los montos de las transacciones se muestran en la columna C con los cargos de la tarjeta de crédito como números positivos y los pagos para reducir el saldo de la tarjeta de crédito como números negativos. Algunas compañías de tarjetas de crédito pueden incluir cargos en una columna y pagos en otra columna. De cualquier manera está bien, pero necesitará saber cómo se organizan las cantidades en el siguiente paso.
Después de completar el paso 3, si está importando un archivo CSV o TXT, QuickBooks lo llevará a la pantalla Columnas del mapa (no se muestra), donde deberá proporcionar información, que incluye:
- La primera fila del archivo es una fila de encabezado: coloque una marca de verificación en esta casilla si la primera fila de su hoja de cálculo de transferencia proporciona el título de cada columna.
- Fecha: haga clic en la flecha desplegable y seleccione la columna en su hoja de cálculo de transferencia que contiene la fecha. En el siguiente campo, seleccione cómo formatea la fecha su hoja de cálculo.
- Descripción: seleccione la columna que contiene una descripción de la transacción. Recomiendo seleccionar la columna que le proporcione la mayor cantidad de información para ayudar a clasificar la transacción sin realizar más investigaciones. Pauls Plumbing eligió la columna Aparece en su estado de cuenta como en lugar de la columna Descripción debido a la información más detallada.
- Monto: Primero, elija si su hoja de cálculo tiene todos los montos en una columna o si los cargos y pagos están en columnas separadas. Como vimos anteriormente, la hoja de cálculo de Pauls Plumbings tiene todas las cantidades en una columna y están ubicadas en la columna C. Si indica que las cantidades se muestran en dos columnas, deberá especificar una columna para el dinero gastado (cargos) y otra para el dinero recibido ( pagos).
Cuando esté satisfecho con su mapeo, haga clic en el botón verde Siguiente en la esquina inferior derecha de la pantalla.
Paso 5: Seleccionar transacciones para importar (solo archivos CSV y TXT)
Puede seleccionar qué transacciones de su archivo importar. Recomendamos encarecidamente importar todas las transacciones al archivo. Incluso las transacciones personales en su cuenta de tarjeta de crédito comercial deben importarse. Conciliar la cuenta de su tarjeta de crédito de QuickBooks con el extracto de su tarjeta de crédito es un paso importante para asegurarse de que sus libros sean precisos. La conciliación no es posible si no importa todas las transacciones.
Asegúrese de que todas las transacciones estén seleccionadas y luego haga clic en el botón verde Siguiente en la esquina inferior derecha de la pantalla para completar la importación de sus transacciones.
Consejo:
Si no hay transacciones enumeradas en esta pantalla, realice los siguientes cambios en su archivo:
- Eliminar todo el formato de la columna de cantidad, incluidos los signos de dólar
- Elimine las filas en blanco para que todo comience en la fila 1, columna 1 de la hoja de cálculo
Si realiza cambios en su hoja de cálculo, debe guardarla y luego retroceder al paso 2 y volver a seleccionar el archivo para importar.
Paso 6: Regrese al Centro Bancario
Regrese al Centro Bancario. Su cuenta bancaria ahora se muestra en la esquina superior izquierda con el número de transacciones pendientes de revisión. Es posible que deba actualizar su navegador para que su centro bancario refleje sus transacciones recién importadas.
Centro Bancario con transacciones pendientes de revisión
Aprenda cómo revisar las transacciones y aceptarlas, excluirlas o hacerlas coincidir con una transacción existente en Cómo administrar las fuentes bancarias de QuickBooks Online, pero recomiendo completar los tutoriales en orden.
La importancia de conectar su tarjeta de crédito a QuickBooks
Conectar su cuenta de tarjeta de crédito para descargar transacciones automáticamente es uno de los mayores ahorros de tiempo que ofrece QuickBooks Online. Una vez conectado, todo lo que necesita hacer es iniciar sesión en QuickBooks y clasificar las transacciones que se transferirán diariamente automáticamente. La mayoría de las compañías de tarjetas de crédito le permiten conectarse a QuickBooks usando sus credenciales de inicio de sesión en línea. Si su tarjeta de crédito no permite una conexión a QuickBooks, aún puede importar las transacciones de su tarjeta de crédito utilizando un archivo QBO o un archivo CSV con la ayuda de Excel.
Consejo:
La combinación de actividades personales y comerciales en la misma tarjeta de crédito genera una contabilidad desordenada, le hace perder tiempo y probablemente aumentará sus tarifas contables en el momento de la declaración de impuestos. Recomendamos encarecidamente que obtenga una tarjeta de crédito comercial y la use únicamente para negocios. Puede consultar nuestra lista de las mejores tarjetas de crédito para pequeñas empresas del mercado.
Envolver
Ahora ha aprendido a conectar su tarjeta de crédito a QuickBooks Online e importar transacciones de tarjeta de crédito manualmente cuando sea necesario. Volveremos a la gestión de fuentes bancarias en un tutorial posterior. Sin embargo, primero debemos terminar de configurar su empresa de QuickBooks Online. El próximo tutorial en nuestro curso de capacitación en línea de QuickBooks es Configuración de usuarios múltiples de QuickBooks en línea, donde aprenderá cómo permitir que su contador externo y otros empleados tengan acceso completo a su QuickBooks en línea.
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¿Cómo descargo transacciones de tarjetas de crédito en el escritorio de QuickBooks?
¿Cómo importo transacciones en el escritorio de QuickBooks?
Importación de transacciones
- Vaya al menú Archivo, luego seleccione Importar.
- Seleccione Transacciones, luego seleccione el tipo de transacción que desea importar.
- Continúe con el menú Engranaje, luego haga clic en Exportar plantilla de tabla.
- Introduzca el nombre de la plantilla y guárdela.
- Abra la plantilla en su aplicación de hoja de cálculo.
¿Cómo agrego extractos de tarjetas de crédito al escritorio de QuickBooks?
¿Cómo exporto transacciones de tarjetas de crédito en QuickBooks?
Puedo ayudarlo a descargar la transacción de la tarjeta de crédito en QuickBooks Desktop,
- Haga clic en Banca.
- Elija Fuentes bancarias.
- Seleccione Centro bancario.
- En la lista Cuentas bancarias, elija la cuenta que necesita conectar.
- Haga clic en Descargar transacciones para recibir transacciones.
- Seleccione Sincronizar.