Los contratistas internacionales complementan su fuerza laboral nacional, agregando trabajadores de calidad para ayudarlo a alcanzar los objetivos de su empresa. Como contratistas independientes extranjeros, no se les paga de la misma manera que a los empleados nacionales con sede en los EE. UU. Las opciones incluyen el pago a través de transferencias bancarias internacionales, billeteras digitales y criptomonedas, así como software de nómina. Los trabajadores extranjeros también manejan sus propios impuestos sobre la nómina. Debe considerar en qué moneda pagará a los contratistas internacionales y presupuestar el costo de cada pago.
Para ayudarlo a administrar estas complejidades, considere asociarse con Remote, un servicio internacional de nómina y recursos humanos que está disponible en casi 180 países y puede actuar como un empleador de registro (EoR). Ofrece herramientas de nómina de contratistas gratuitas, lo que le permite pagar a sus contratistas independientes extranjeros con facilidad. Regístrate hoy.
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Formas de realizar pagos internacionales
Pagar a un contratista extranjero no es tan simple como pagar a los trabajadores domésticos. Hay conversiones de moneda involucradas, y algunos países no tienen las mismas protecciones bancarias que los EE. UU. y la UE.
- Transferencia Bancaria Internacional
- Carteras digitales
- criptomoneda
- software de nómina
Una de las formas más antiguas y confiables de realizar pagos internacionales es a través de transferencias bancarias internacionales. Este sistema SWIFT conecta a la perfección a los bancos de todo el mundo, lo que hace que pagar a los trabajadores internacionales sea simple y rápido. Los costos generalmente oscilan entre $ 30 y $ 50 o más por transferencia, además de que se puede cobrar una tarifa plana adicional por la conversión de moneda.
El uso de transferencias electrónicas internacionales para enviar dinero está disminuyendo lentamente a medida que las empresas se vuelven más conscientes de las tarifas que se les cobran y de la pérdida de dinero durante la conversión de fondos de dólares estadounidenses a moneda local. Las diferencias en las leyes laborales y fiscales entre países también complican este proceso.
Estas empresas creen que PayPal o Payoneer ofrecen una forma digital de enviar y retener dinero fuera de los bancos tradicionales. Le permiten enviar dinero con solo unos pocos clics a personas en casi cualquier lugar de la Tierra. Pagará una tarifa de transacción, que generalmente es un porcentaje de la cantidad que está enviando (puede ser del 1% al 4%) y otra tarifa por el tipo de cambio, pero la simplicidad y la velocidad pueden valer la pena.
La desventaja, además de las tarifas, es más para el contratista independiente extranjero. Se demorarán en recibir su dinero. Aunque puede enviar dinero instantáneamente a su billetera digital, pueden pasar algunos días o incluso semanas antes de que transfieran ese dinero a su cuenta bancaria local, que también puede cobrarles una tarifa.
Todavía ganando terreno y confianza, el pago de contratistas internacionales a través de criptomonedas está ganando popularidad. Con criptografía, no hay tipo de cambio, por lo que no hay pérdida de dinero en la conversión. Puede utilizar plataformas de criptomonedas populares como Coinbase para iniciar el pago. Es bastante sencillo: inicie sesión en su billetera, seleccione el destinatario, ingrese el monto y envíe.
Una advertencia sobre la simplicidad y el bajo costo es que las valoraciones de las criptomonedas pueden fluctuar mucho más rápidamente que las monedas tradicionales. Además, no todos los trabajadores extranjeros tendrán una cuenta criptográfica, por lo que esta es definitivamente una opción para discutir de antemano si es la que desea usar.
También puedes pagar a tu contratista internacional a través de nómina. Es posible que no pueda usar su proveedor de nómina existente, pero tiene opciones de proveedores de nómina internacionales. Estas empresas pueden administrar su nómina nacional e internacional, lo que lo hace conveniente y eficiente para su empresa. La mayoría de las empresas de nómina cobran una tarifa mensual fija por contratista o una tarifa mensual base más la tarifa por contratista (podría ser tan baja como $10 mensuales + $8 mensuales por trabajador). Sin embargo, si se asocia con una empresa de nómina como Remote, puede pagar a los contratistas de forma gratuita.
Cuando se registra en un servicio de nómina internacional, obtiene acceso a una plataforma intuitiva que le permite ver todos sus informes de nómina en un solo lugar. Sus empleados, tanto nacionales como internacionales, pueden acceder a sus propios registros de nómina y talones de pago sin tener que molestarlo a usted ni a su equipo de nómina. También obtiene servicio y soporte dedicados por un precio.
Cuánto pagar a un contratista internacional
Determinar una estructura de compensación justa para todos sus trabajadores es clave para atraer y retener a los mejores talentos. Los contratistas internacionales no son diferentes, pero hay más para considerar:
- Expectativas de pago locales
- Los tipos de cambio
- costo de vida local
- Impuestos estadounidenses y extranjeros
- Si el contratista extranjero trabajará físicamente en los EE. UU. en algún momento
La cantidad exacta que pagará a un contratista internacional también variará según el trabajo que esté realizando. Las habilidades más especializadas pueden requerir una tasa de pago más alta.
Si solo tiene un contratista internacional, puede optar por pagarle en su moneda local o en dólares estadounidenses. Sin embargo, cuantos más contratistas extranjeros tenga, mejor será para estandarizar sus pagos.
Si paga en dólares estadounidenses, puede presupuestar mejor y establecer tarifas estándar para diferentes tipos de trabajo. Si bien esta puede no ser una opción atractiva para los contratistas internacionales en lugares con un costo de vida más alto, mantendrá justas las tarifas de pago de sus contratistas extranjeros.
Pagar a los contratistas en su moneda local le permite ofrecer tarifas competitivas sin pagar de más. También le da a sus contratistas internacionales un pago justo en su moneda local. Pero podría significar que hay más discrepancias entre contratistas extranjeros en diferentes países.
En última instancia, lo que le paga a un contratista extranjero depende de muchos factores. Asegúrese de considerar cada factor y cómo afecta su negocio, presupuesto y capacidad para escalar su fuerza laboral global.
¿Está pensando en contratar a un empleado global? Consulte nuestra guía para contratar empleados internacionales.
Condiciones de pago de contratistas internacionales
La forma en que paga a sus trabajadores internacionales puede estar limitada por las leyes locales. Algunos países exigen el pago al menos dos veces al mes, incluso para contratistas independientes.
Si no existe una ley que le obligue a pagar en un plazo determinado, es libre de pagar como desee. Recomendamos que incluya términos de pago en el acuerdo de contratista independiente, de modo que no haya dudas sobre cómo se le pagará al trabajador.
Estos son los términos de pago más comunes para un contratista independiente extranjero:
- Por adelantado: ya sea el pago total o parcial, muchos contratistas independientes prefieren al menos algún pago por adelantado. Si bien esto garantiza que al contratista independiente se le pague por su tiempo, puede poner en riesgo a su empresa si el trabajo nunca se realiza, es incompleto o no es satisfactorio.
- Al finalizar el proyecto: este plazo de pago es el mejor para su empresa, ya que garantiza que esté satisfecho con el resultado final antes de realizar el pago. Pero muchos contratistas independientes no aceptarán el pago completo al final porque su riesgo es demasiado grande.
- Por hito: Un buen compromiso es pagar por hito a lo largo del proyecto. Puede hacer un pequeño pago por adelantado y luego hacer pequeños pagos a medida que el trabajador extranjero completa una mayor parte del proyecto.
- Mensual: Esta es la forma más sencilla de pagar al contratista independiente extranjero, especialmente para proyectos más largos, y puede ser la más beneficiosa tanto para el contratista como para su empresa. También obtiene el beneficio de saber que se realizarán pagos regulares para que pueda presupuestar mejor.
Consejo profesional: no recomendamos pagar por hora. Si bien puede hacer que el contratista independiente realice un seguimiento de su tiempo, pagar por hora lo acerca un paso más a la clasificación errónea, que analizaremos con más detalle más adelante. Pagar solo por hora no convierte a un contratista independiente en un empleado, pero pone a su empresa en mayor riesgo cuando se combina con otros factores.
Consideraciones operativas
Pagar con precisión a sus contratistas independientes extranjeros requiere un conocimiento profundo de las leyes impositivas y laborales en los EE. UU. y el país extranjero donde reside su contratista independiente. En algunos casos, deberá pagar e informar impuestos al IRS, recopilar formularios y asegurarse de que el contratista internacional pague sus obligaciones fiscales locales.
Impuestos Internacionales
Para fines de declaración de impuestos del IRS, deberá determinar si los ingresos pagados al contratista internacional provienen de los EE. UU. La última pregunta para hacer esta determinación es: ¿Dónde presta servicios el contratista internacional para su empresa?
Considere estos tres escenarios:
1. Una empresa con sede en EE. UU. le paga a un contratista internacional que vive y trabaja en otro país.
Siempre que el contratista extranjero no ingrese a los EE. UU. para realizar ningún trabajo, su empresa no tendrá que retener impuestos ni informar los pagos realizados al IRS.
2. Una empresa con sede en los EE. UU. le paga a un contratista internacional que vive y trabaja en los EE. UU. con una visa relevante.
Realizar el trabajo dentro de los EE. UU. genera una obligación tributaria ante el IRS a una tasa base del 30%, que su empresa debe retener e informar al IRS.
Excepción: si el contratista extranjero es residente de un país que tiene un tratado fiscal con los EE. UU., el monto del impuesto retenido puede reducirse o eliminarse. Si el contratista extranjero reclama una exención, pídale al trabajador que complete y le devuelva el Formulario 8233 del IRS. Este formulario le ayudará a calcular el monto de la retención de impuestos.
3. Una empresa con sede en EE. UU. le paga a un contratista internacional que vive en otro país pero que a veces viene a trabajar a EE. UU.
Incluso si el contratista extranjero vive y trabaja la mayor parte del tiempo en su país de origen, realizar cualquier trabajo en los EE. UU. requerirá que usted retenga impuestos e informe al IRS a una tasa base del 30 %, a menos que exista un tratado fiscal con el país de residencia de los contratistas extranjeros.
Excepción: si el contratista internacional trabaja dentro de los EE. UU. durante menos de 90 días en un año, los pagos realizados son inferiores a $3,000 y el contratista realiza servicios para una entidad u oficina en su país de origen, no está obligado a retener impuestos o informe al IRS.
La mayoría de los países no le exigirán que pague impuestos locales a menos que establezca una entidad legal. Establecer una presencia en otro país podría generar responsabilidad fiscal. A veces denominado establecimiento permanente, un país extranjero cobrará impuestos sobre su negocio si ese país determina que está operando dentro de sus fronteras.
Si bien cada país tiene diferentes mecanismos de aplicación, los siguientes escenarios pueden generar obligaciones tributarias extranjeras para su empresa:
- Emplear trabajadores o contratistas independientes que brinden servicios a su empresa que contribuyan directamente a los ingresos de la empresa
- Celebrar contratos a largo plazo con contratistas independientes en el país extranjero
- Recibir pagos de clientes en el extranjero
- Celebrar contratos con cualquier negocio en el país extranjero y generar ingresos de esos contratos
Su empresa podría establecer una presencia en otro país simplemente contratando a un contratista independiente que vive en ese país, aunque, en la mayoría de los casos, eso puede no ser suficiente. De lo contrario, la mayor parte de la carga fiscal internacional recaerá sobre el contratista independiente extranjero.
Tenga en cuenta que algunos países han promulgado protecciones para los contratistas independientes en respuesta al aumento del trabajo por encargo, lo que exige que las empresas brinden beneficios. Francia, por ejemplo, requiere que las empresas en ciertas situaciones retengan impuestos sobre la nómina y proporcionen beneficios como si el contratista independiente fuera un empleado de la empresa. Muchos otros países han aprobado leyes similares. Para asegurarse de que su empresa cumpla con los requisitos, es mejor hablar con un abogado de empleo internacional.
Clasificación
La contratación de empleados internacionales ya es bastante difícil y la contratación de contratistas independientes nacionales conlleva peligros de clasificación errónea. Lo mismo ocurre con los contratistas internacionales.
Puede clasificar a sus trabajadores individuales como empleados o contratistas independientes. Sin embargo, no puede clasificar a los empleados como contratistas independientes para evitar pagar impuestos, beneficios y otros costos generales. Esa es una clasificación errónea y podría causarle problemas con las agencias gubernamentales, lo que generaría costosas multas y sanciones como:
- Impuestos atrasados sobre retenciones tanto para su empresa como para el empleado clasificado erróneamente
- Beneficios
- Reembolso de horas extras
- demandas de empleados
Eso es exactamente lo que podría enfrentar en los EE. UU. La mayoría de los países tienen leyes laborales más estrictas y, dependiendo de dónde viva su trabajador extranjero, podría enfrentar sanciones aún más severas:
- La Unión Europea (UE) requerirá que su empresa pague al empleado mal clasificado cuatro semanas de vacaciones más todos los salarios no pagados, horas extra e impuestos.
- Argentina impone multas e incluso puede responsabilizar personalmente a las personas, condenándolas a tiempo en prisión.
¿Cómo sabe si su contratista internacional es realmente un empleado? Considere estas preguntas generales:
- ¿Le dice al trabajador cuándo debe trabajar?
- ¿Le dice al trabajador qué hacer cada día?
- ¿Le da al trabajador tiempo libre y otros beneficios?
Si respondió afirmativamente a alguna de estas preguntas, su trabajador internacional puede ser en realidad un empleado de su empresa. Es aconsejable buscar el asesoramiento legal de un abogado laboral especializado en derecho laboral internacional, ya que las leyes de cada país varían.
¿Necesita pagar a un empleado global en lugar de a un contratista? Consulte nuestra guía sobre cómo pagar a un empleado internacional.
Formularios
Según el país en el que viva su contratista internacional, es posible que deba completar formularios de impuestos y empleo para que ese país los pague. También debe asegurarse de que su trabajador internacional informe correctamente sus ingresos a las autoridades locales en su país de origen, lo mejor que pueda.
Para los impuestos de EE. UU., deberá hacer que su contratista internacional complete uno de los dos formularios: W-8BEN o W-8BEN-E. Ambos formularios provienen del Servicio de Impuestos Internos (IRS) y los completa el trabajador internacional. El formulario W-8BEN es para trabajadores internacionales individuales y el formulario W-8BEN-E es para trabajadores internacionales que han formado su propia empresa. Ambos formularios son similares al formulario W-9 que se usa para registrar pagos a contratistas independientes nacionales, pero son mucho más largos y requieren información extensa.
Cuando el contratista independiente extranjero completa el formulario, no necesita enviarlo al IRS. En cambio, lo usa para asegurarse de que está reteniendo los impuestos nacionales a la tasa adecuada antes de pagarle a su trabajador internacional.
No es obligatorio tener un acuerdo de contratista independiente, pero se recomienda encarecidamente. Este documento define claramente las funciones y responsabilidades de cada parte, analiza la relación como empresa y contratista independiente, y proporciona un ámbito de trabajo para el trabajador internacional. Esto puede servir para limitar el riesgo de clasificación errónea de su empresa, aunque aún debe asegurarse de no actuar como el empleador de los trabajadores en la práctica.
Línea de fondo
Trabajar con contratistas independientes extranjeros le brinda a su empresa muchas ventajas, pero no está exento de desafíos y obstáculos. Navegar por esta relación puede parecer desalentador; sin embargo, con las herramientas y la orientación adecuadas, puede expandir su fuerza laboral para incluir contratistas independientes internacionales y continuar en su camino de crecimiento y éxito.
¿Necesita obtener más información sobre la nómina y los recursos humanos? Usted puede estar interesado en:
- Cómo hacer la nómina
- Diferentes formas de pagar a los empleados
- Cómo contratar empleados en Filipinas
¿Cómo le pago a un contratista internacionalmente?
¿Cuáles son las mejores formas de pagar a los contratistas en un país extranjero?
- Transferencia SWIFT – El sistema de pagos Swifty.
- Moneygram – El Telegrama del dinero.
- PayPal: la plataforma pionera.
- Transferwise: una aplicación de pagos inteligente.
- Payoneer: el método de pago 'sin cargo'.
¿Cómo pago a un empleado internacional?
Hay dos formas principales de pagar legalmente a los empleados extranjeros en el extranjero: 1) establecer e incorporar una entidad legal o 2) usar un servicio GEO con un empleador local registrado. (Algunas empresas eligen contratar trabajadores extranjeros como contratistas, pero esa estrategia es más adecuada para roles más cortos y basados en proyectos).
¿Necesito presentar un 1099 para un contratista extranjero?
Por lo general, no se requiere el Formulario 1099 para pagos a contratistas extranjeros o servicios prestados fuera de los EE. UU. y no se requiere retención (siempre y cuando el contratista extranjero no sea una persona de los EE. UU. y los servicios se realicen en su totalidad fuera de los EE. UU.).
¿Cómo pago a contratistas internacionales en QuickBooks en línea?
Vaya a Nómina y luego elija Contratistas. Seleccione Agregar un contratista. Ingrese el nombre y el correo electrónico.
Consulte estas guías para obtener más detalles:
- Envía pagos internacionales usando Bill Pay.
- Regístrese para Pago de facturas en línea (impulsado por Bill.com)
- ¿Qué es Pago de facturas en línea para QuickBooks Online?