Microsoft Teams le permite dividir a los participantes de la videoconferencia en grupos más pequeños llamados salas de reuniones. Esto se puede usar para aumentar el compromiso, resolver problemas o facilitar conversaciones paralelas privadas, como las que pueden ser necesarias durante una negociación. Le mostraremos cómo usar las salas de reuniones de Microsoft Teams y detallaremos los pasos para crear sesiones, administrar participantes, unirse a reuniones en curso y aprovechar al máximo esta característica.
Video explicativo de salas de reuniones de Microsoft Teams
Nuestro video explicativo muestra los entresijos de cómo usar las salas de reuniones de Microsoft Teams, ya sea que las esté creando antes de que comience la videoconferencia o durante una reunión en línea. Puede ver el video completo o pasar directamente a las instrucciones específicas que está buscando. El vídeo incluye:
- 0:20 Cómo crear salas para grupos pequeños antes de la reunión
- 1:30 Asignación de participantes
- 1:56 Cómo administrar salas de reuniones en Microsoft Teams
- 3:30 Cómo unirse a salas de reuniones en Microsoft Teams
- 4:18 Cómo cerrar salas de reuniones
Hay dos formas principales de crear salas de reuniones en Microsoft Teams: antes de la reunión y durante la reunión. A continuación te explicamos cómo hacer ambas cosas:
Cómo crear salas de descanso antes de la reunión
Navegue a su calendario de Teams y abra una invitación a una reunión. Suponiendo que usted es el organizador o presentador de la reunión, haga clic en Salas para grupos pequeños y luego seleccione Crear salas. Teams le permite crear hasta 50 salas únicas.
La pantalla después de que haya creado salas y esté a punto de comenzar a asignar participantes (Fuente: Microsoft)
Desde aquí, puede nombrar sus diferentes salas de reuniones y comenzar a asignar participantes invitados a salas específicas. Alternativamente, también puede optar por distribuir automáticamente y de manera uniforme a sus participantes en función de la cantidad de salas de reuniones creadas.
Si planea usar la misma configuración de la sala de reuniones en reuniones futuras, guarde su reunión como una reunión periódica. Una vez que comience su reunión, seleccione la función de salas de descanso cuando esté listo para dividir a los participantes en sesiones más pequeñas.
Cómo crear salas para grupos pequeños durante una reunión
Es mejor crear salas de descanso antes de que comiencen las reuniones para garantizar una creación de salas más intencional y una distribución entre compañeros de equipo. Sin embargo, esa no es siempre una opción. Afortunadamente, crear salas para grupos pequeños durante una reunión es rápido y fácil.
El botón para iniciar la función de salas de reuniones en la reunión
Suponiendo que usted es el organizador o el presentador de la reunión, seleccione Salas para grupos pequeños en la barra de controles de la reunión. Elija cuántas salas crear (hasta 50) y si desea asignar participantes de forma manual o automática.
Elija cuántas salas para grupos pequeños desea y cómo asignar participantes
También puede establecer un límite de tiempo para sus salas de reuniones. Esto les da a los participantes un indicador visual de cuánto tiempo tienen para colaborar en sus grupos más pequeños antes de volver a unirse a la sesión de videoconferencia más grande. Cambie el conmutador para si desea mover automáticamente a las personas a las salas (o volver a la sesión principal) o darles la opción de unirse manualmente a su sala de trabajo asignada.
Establecer un límite de tiempo para una sala de reuniones en Microsoft Teams
Cómo administrar salas de reuniones en Microsoft Teams
Puede asignar administradores de salas de reuniones durante la sesión o mientras crea salas de reuniones en Microsoft Teams antes de la reunión. Los administradores de reuniones pueden agregar o eliminar salas, asignar participantes a salas, unirse a cualquier sala, establecer límites de tiempo y enviar anuncios.
Nombramiento de encargados de sala
Vaya a su invitación a la reunión en su calendario de Teams para asignar un administrador de sala de reuniones antes de la reunión. A continuación, abra Salas para grupos pequeños y seleccione Configuración de la sala. Desde aquí, puede activar el interruptor para asignar presentadores para administrar las salas. Una vez que active la opción, elija los presentadores que desea que administren las salas de reuniones.
Los presentadores son esencialmente administradores de salas de reuniones
Para designar a un administrador durante una reunión, vaya a Salas para grupos pequeños en los controles de su reunión. Seleccione Configuración de la sala y active la opción para asignar presentadores para administrar las salas. De forma predeterminada, cualquier presentador de la reunión se convertirá en administrador de la sala de reuniones, pero también puede elegir sus presentadores en el menú desplegable proporcionado.
Asignación manual de participantes
La asignación manual de participantes es casi idéntica tanto si lo hace antes como durante una reunión. Navegue a la configuración de su sala de reuniones y seleccione Asignar participantes. Haga clic en la flecha hacia abajo junto a cada participante y elija a qué sala desea asignarlos. También puede usar las casillas de verificación junto al nombre de cada participante para mover grupos de personas a una reunión en lugar de asignarlos manualmente.
Asignar manualmente participantes a las salas de grupos de Microsoft Teams
Asignación automática de participantes
En la configuración de su sala de reuniones, puede optar por asignar participantes de forma manual o automática antes o durante la reunión. Si elige la opción automática, distribuye uniformemente a las personas según el número de salas que haya creado.
Decidir cómo asignar participantes durante una reunión
La asignación automática es la forma más rápida de asignar participantes, especialmente cuando no es importante en qué sala terminan. Además, puede mover manualmente a las personas más tarde para asignar gerentes, líderes de discusión o participantes individuales a la sala adecuada.
Cómo unirse a las salas de reuniones en los equipos de Microsoft
Desde la configuración de su sala de reuniones en Microsoft Teams, puede alternar para mover automáticamente a las personas a las salas. Si habilita esto, los participantes serán trasladados automáticamente a su sala de trabajo asignada cuando inicie la función. Si lo desactiva, los participantes recibirán un mensaje solicitando que se unan a una sala de grupo, pero no ingresarán a la sala a menos que seleccionen Unirse a la sala.
Como organizador de reuniones o administrador de salas de reuniones, tiene la opción de unirse a cualquiera de las salas sin necesidad de estar asignado a una sala específica. Desde los controles de su reunión, haga clic en Salas para grupos pequeños.
A continuación, desplace el cursor sobre una sala, seleccione Más opciones y luego haga clic en Unirse a la sala para ingresar a una sala específica. Si desea abandonar esa sala de grupo para unirse a otra, haga clic en Regresar en los controles de su reunión.
Cómo cerrar salas de reuniones en Microsoft Teams
Cerrar una sala finaliza esa sesión de grupo y devuelve a los participantes a la reunión principal. Si ha desactivado la opción de trasladar automáticamente a las personas a las salas de reuniones, los participantes recibirán un mensaje que les preguntará si desean volver a la reunión principal o irse.
Pantalla en la reunión donde el gerente puede cerrar salas
Solo el organizador de la reunión y el administrador de la sala para grupos pequeños pueden cerrar las salas para grupos pequeños. Para cerrar una sala de grupo individual, vaya a los controles de la reunión y seleccione Salas de grupo. Pase el cursor sobre una sala específica, seleccione Más opciones y luego haga clic en Cerrar sala. O bien, cierre todas las salas al mismo tiempo haciendo clic en Cerrar desde las salas de grupo en los controles de la reunión.
Las salas de grupo también se cerrarán si ha configurado un temporizador y finaliza la duración de la sesión. Una vez que haya cerrado sus salas de reuniones, haga clic en el botón Reanudar para volver a reunirse como un solo grupo más grande.
Por qué debería usar las salas de reuniones de Microsoft Teams
Ya sea para facilitar una sesión de lluvia de ideas, fomentar la colaboración, participar en un taller o tener una conversación paralela, las salas de reuniones son una forma sencilla de hacer que suceda durante las videoconferencias. Estos son espacios virtuales para comunicaciones unificadas donde los participantes pueden participar y, en última instancia, producir un mejor trabajo. De hecho, el 89 % de las personas dice que las videollamadas permiten completar tareas y proyectos más rápido.
Aquí hay algunas razones por las que su empresa debería usar la función de salas de reuniones en Microsoft Teams
- Mejore la colaboración: el noventa por ciento de las personas dice que es más fácil transmitir su punto de vista cuando son vistos y escuchados, pero es más difícil contribuir cuando hay docenas de participantes en una reunión. Una sala de reuniones fomenta un mejor compromiso e interacción, brindando espacio para conversaciones de ida y vuelta en una escala más pequeña. Los compañeros de equipo pueden abordar las inquietudes y hay menos posibilidades de que se ignore o se hable accidentalmente de un participante.
- Reduzca la fatiga de las reuniones: la mayoría de los empleados pasan alrededor del 15 % de su tiempo en reuniones, pero esa cifra aumenta al 35 % para los gerentes intermedios y al 50 % para la gerencia de nivel superior. Con el aumento de trabajadores remotos e híbridos desde la pandemia, la fatiga de las reuniones remotas es un problema real, especialmente para aquellos que pasan horas cada semana en videoconferencias. Las salas de reuniones ayudan a los participantes a sacar más provecho de cada llamada y reducen la monotonía de las reuniones.
- Divide y vencerás estratégicamente: las investigaciones muestran que la diversidad y la inclusión conducen a una mayor eficiencia y rendimiento financiero, pero crear el entorno adecuado es más fácil decirlo que hacerlo. Las salas de reuniones le permiten asignar estratégicamente a los participantes según elementos como el equipo, el departamento, el género, la edad, el cargo y más para disminuir la posibilidad de pensar en grupo y aumentar la diversidad de puntos de vista.
Si bien las salas de reuniones son una función muy solicitada, no todas las soluciones de videoconferencia la ofrecen. Descubra cuáles tienen salas de reuniones en nuestra lista del mejor software de videoconferencia.
Línea de fondo
Las salas de reuniones de Microsoft Teams hacen que las reuniones virtuales, las presentaciones, los talleres y los seminarios web sean más colaborativos y atractivos. Experimente con todas las funciones y configuraciones de la sala de reuniones de antemano para asegurarse de que funcionen sin problemas. Sin embargo, es posible que Microsoft Teams no sea la plataforma de comunicaciones adecuada para su negocio. En ese caso, echa un vistazo a las mejores alternativas de Microsoft Teams.
¿Cómo se hacen las salas de reuniones en Teams?
Crear salas de descanso durante la reunión
- Comience la reunión.
- En los controles de la reunión, seleccione Salas para grupos pequeños.
- Haz lo siguiente: Elige el número de habitaciones que quieras (hasta 50). Elija si desea que Teams asigne personas a las salas de manera uniforme (automáticamente) o que asigne personas usted mismo (manualmente).
- Seleccione Crear salas.
¿Por qué no puedo usar salas de reuniones en Teams?
¿Por qué no puedo usar salas de reuniones en mi reunión de Teams? en los controles de su reunión, debe ser un organizador de reunión de una reunión privada programada, una reunión Reunirse ahora, una reunión de canal programada o una reunión Reunirse ahora de canal. Además, debe unirse a la reunión desde un cliente de Teams compatible para Windows o macOS.
¿Puedes configurar salas de reuniones en Teams por adelantado?
Las salas para grupos pequeños se pueden configurar antes de su reunión o seminario; debe asistir a la reunión con anticipación para hacerlo. Tenga en cuenta que las salas de grupo caducan después de 24 horas, así que hágalo dentro de las 24 horas posteriores al inicio real de la reunión (o puede hacerlo una vez que la reunión haya comenzado).
¿Cómo se utilizan las salas de reuniones?
Cómo crear salas de reuniones
- Inicie una reunión instantánea o programada.
- Haga clic en Salas para grupos pequeños.
- Seleccione la cantidad de salas que le gustaría crear y cómo le gustaría asignar a sus participantes a esas salas: Asignar automáticamente: deje que Zoom divida a sus participantes de manera uniforme en cada una de las salas.
- Haz clic en Crear.