El uso de una herramienta de gestión de proyectos como Trello para la gestión de las relaciones con los clientes (CRM) es una alternativa rentable a la inversión en el software CRM tradicional. Puede realizar la gestión de clientes potenciales y canalizaciones configurando su proceso de ventas, diseñando sus tableros, listas y tarjetas de Trello como registros en un CRM, asignando a los miembros de su equipo y rastreando su progreso de ventas.
Le mostraremos cómo usar Trello como CRM en siete pasos y discutiremos sus útiles funciones y alternativas de encendido.
1. Determine su proceso de ventas
Debido a que está diseñando y visualizando un canal de ventas a mano, debe determinar cómo se ve ese proceso. Considere las actividades cronológicas o los pasos necesarios para encontrar clientes potenciales, construir su relación con ellos y luego cerrar el trato. Como mínimo, la mayoría de los procesos de ventas implican la generación de prospectos, hacer presentaciones, realizar presentaciones de ventas y cerrar el trato como etapas comunes.
Sin embargo, se deben reconocer otras etapas durante su proceso, así como después de que se cierre el trato. A continuación se presentan algunos ejemplos de otras etapas que podría incorporar en su proceso de ventas:
- Calificación de prospectos: determinar si un prospecto es adecuado para sus productos o servicios y si está potencialmente interesado.
- Demostración del producto: mostrar las características de sus productos y cómo funcionan en profundidad y responder a las preguntas de los clientes potenciales
- Suscripción/Cotización: Revisión de un cliente o cliente potencial y sus necesidades para formular estimaciones de precios.
- Envío de propuestas: generar y enviar una propuesta de contrato a un cliente potencial con precios, entregables y términos de servicios para adquirir su firma.
- Negociación: Conversaciones de ida y vuelta para llegar a un acuerdo entre el cliente y el proveedor sobre precios, entregas de productos o servicios y términos.
- Incorporación de clientes: transición de clientes recién contratados a través de actividades como configurarlos con el producto o servicio, capacitarlos y conectarlos con su administrador de cuenta u otro punto de contacto.
- Venta cruzada o venta adicional: el proceso de intentar vender productos o servicios complementarios a lo que ya compraron y/o actualizarlos a una opción de producto o servicio más premium.
- Reintroducción de ofertas: reintroducción de productos o servicios a prospectos que anteriormente habían perdido tratos, especialmente si hay cambios en sus ofertas que podrían interesarles.
2. Diseñe tableros Trello CRM
Por lo general, el software CRM proporciona automáticamente módulos de canalización predeterminados para realizar un seguimiento del progreso de las ventas. Sin embargo, cuando usa Trello para fines de CRM, debe crear manualmente este módulo usando tableros. Desde el tablero de Trello o un espacio de trabajo específico que esté usando para su negocio, presione el botón crear o +. Cualquiera de los dos le pedirá que vea algunas opciones en las que debe seleccionar crear tablero.
Tablero de creación de Trello (fuente: Trello)
Cada tablero debe representar una tubería diferente requerida para su producto o servicio. Si vende varias cosas que requieren variaciones en su proceso de ventas, cree un tablero para cada una y asígnele el nombre correspondiente.
Por ejemplo, supongamos que dirige una agencia de seguros que vende seguros de propiedad y accidentes (P&C) a empresas y también brinda servicios de consultoría de gestión de riesgos. Por lo tanto, tendría una junta para representar la canalización de productos de seguros de propiedad y daños a terceros denominada Canalización de ventas de seguros comerciales de propiedad y accidentes y otra placa para la consultoría de gestión de riesgos denominada Canalización de ventas de consultoría de gestión de riesgos.
3. Agrega tus listas
Desde el tablero que acaba de crear, cree listas seleccionando agregar una lista. En el contexto de las ventas, cada lista será una etapa diferente en su proceso de ventas que descifró en el paso uno. Al crear las listas, asigne a cada una una etapa diferente de la canalización, como generación de clientes potenciales, servicios introducidos o reunión programada, luego arrástrelas y suéltelas en orden cronológico.
Trello agregando una lista. (Fuente: Trello)
Trello editando una lista. (Fuente: Trello)
Listas de Trello en orden. (Fuente: Trello)
4. Crear tarjetas
Una vez que haya diseñado todo su proceso de ventas en orden utilizando la función de listas, estará listo para crear sus tarjetas. Las tarjetas representan el equivalente de clientes potenciales, prospectos y clientes para organizar su información y rastrear dónde se encuentran en su viaje de compra. En la lista de etapas de ventas en la que se encuentran, seleccione Agregar una tarjeta e ingrese sus datos.
Trello Añadir una tarjeta (Fuente: Trello)
Una de las formas más sencillas de organizar su información es hacer que el nombre de la tarjeta (título de la tarjeta) sea el nombre del cliente potencial o de la oportunidad. Para la descripción de las tarjetas, agregue información de identificación, como el nombre de los contactos, la dirección de correo electrónico, el número de teléfono y la fuente de donde proviene el cliente potencial. La función de comentarios se puede utilizar para agregar información sobre su historial de interacción con el cliente potencial.
Trello editando una tarjeta (Fuente: Trello)
Si bien debe pagar el precio de suscripción inicial de $ 5 por usuario, por mes, para usar campos personalizados en una tarjeta de Trello, la versión gratuita le permite asignar etiquetas a los clientes potenciales, lo que podría ser útil para rastrear atributos de clientes potenciales, como el interés. Por ejemplo, un cliente potencial que dijo que está casi listo para comprar puede etiquetarse con una etiqueta roja, mientras que uno que no desea hacer ningún cambio pronto puede etiquetarse con una etiqueta azul.
Otros elementos de la tarjeta que puede agregar incluyen listas de verificación para monitorear tareas asociadas con el cliente potencial y fechas relevantes para el cliente potencial. También tiene la posibilidad de agregar archivos adjuntos a una tarjeta para almacenar documentos y materiales.
Artículos de Trello para tarjetas
(Fuente: Trello)
5. Asignar miembros del equipo
Ahora que su tablero está listo para usar con listas y tarjetas, invite a otros miembros del equipo a colaborar. Desde el tablero, seleccione la opción Compartir y agregue la dirección de correo electrónico (o el nombre si la persona ya está en su espacio de trabajo) de las personas que desea agregar. A medida que las personas aceptan su invitación, puede modificar sus privilegios en términos de tener derechos de administrador, derechos de miembro o solo poder observar el tablero.
Opción de acciones de Trello (Fuente: Trello)
Si desea asignar clientes potenciales a representantes de ventas individuales, tal como agregaría otros elementos a una tarjeta como mencionamos anteriormente, puede agregar miembros de la junta a una tarjeta específica. Esto es útil para circunstancias en las que diferentes representantes manejan ciertas etapas del proceso de ventas. Por ejemplo, un ejecutivo de cuentas podría ser responsable de un cliente potencial hasta que se cierre el trato, luego reasignaría el cliente potencial a un administrador de cuentas.
6. Integrar aplicaciones de terceros (opcional)
Además de las funciones de gestión de proyectos de Trello, que también se pueden incorporar a un sistema CRM, Trello también ofrece una serie de complementos para ayudar a automatizar los flujos de trabajo, comunicarse con los miembros del equipo e integrarse con otras aplicaciones de terceros. Todo esto se hace a través de Power-ups que se pueden encontrar seleccionando el botón Power-Ups en la página del tablero.
A partir de ahí, accederá a la página Power-ups, donde podrá buscar y explorar cientos de opciones excelentes para permitir que su equipo sea más productivo, eficaz y organizado. Trello ofrece integraciones con plataformas populares como Google Drive, Slack, Dropbox, Twitter y Zapier, así como opciones complementarias nativas de Trello.
Página de potenciadores de Trello (Fuente: Trello)
7. Seguimiento del progreso de las ventas en Trello
Una vez que su equipo se agregue a su tablero de ventas y tenga todos sus Power-ups incluidos, estará oficialmente listo para usar Trello para CRM. Realice un seguimiento de su progreso manteniendo las tarjetas de clientes potenciales actualizadas en su historial de actividades y arrastrándolas a las siguientes etapas del embudo a medida que avanzan en el proceso de ventas para cerrar tratos ganados o perdidos.
Tenga en cuenta que la versión gratuita de Trello solo le permite ver la canalización en una vista de estilo Kanban. Sin embargo, si desea monitorear el progreso de las ventas utilizando otras vistas, como la línea de tiempo, la tabla, el calendario o el tablero, puede suscribirse a su plan estándar de pago por $10 por usuario, por mes.
Potenciador Trello CRMble
Un encendido que puede resultarle útil y que le permite omitir todos los pasos de esta guía es el encendido de CRMble. Esta característica es una plantilla de CRM prefabricada que ya tiene un tablero con listas (etapas de ventas), tarjetas (clientes potenciales) y campos de datos de contacto dentro de cada tarjeta. Desde la página de encendido, busque CRMble y luego agréguelo a su tablero.
El plan gratuito de Trello incluye un Power-up con algunos Power-ups no incluidos y que requieren suscripción a un plan pago. Los planes pagos comienzan en $5 por usuario, por mes, para el plan Estándar, $10 por usuario, por mes, para el plan Premium, y alrededor de $17.50 por usuario, por mes, para el plan Enterprise (dependiendo de la cantidad de usuarios) .
Trello CRMble Power-Up (Fuente: Trello)
Alternativas al uso de Trello como CRM
Si bien el uso de una herramienta de administración de proyectos como Trello es una excelente alternativa de CRM, es posible que prefiera otra solución que también se ajuste a los beneficios de usabilidad y bajo costo de Trello. Airtable y monday.com son excelentes herramientas de gestión de proyectos que puede diseñar y utilizar como un sistema CRM. Al igual que Trello, estas plataformas también vienen con plantillas de CRM prefabricadas en caso de que no desee construir el sistema manualmente.
En términos de qué alternativa elegir, Airtable será mejor para las empresas que desean vistas más dinámicas de sus clientes potenciales, canalizaciones y operaciones de ventas. Monday.com, por otro lado, será un poco más fácil de usar que Trello.
Airtable como CRM (Fuente: Airtable)
Monday.com como CRM (Fuente: Monday.com)
Alternativamente, puede estar listo para invertir directamente en un producto de software de CRM tradicional que es conocido por sus opciones de bajo precio y su interfaz fácil de usar. HubSpot, por ejemplo, ofrece un plan gratuito para usuarios ilimitados y es conocido por sus funciones fáciles de usar y sus sólidas herramientas de automatización de marketing.
Gestión de canalización de HubSpot (Fuente: HubSpot)
Otra gran alternativa es Freshsales, que también ofrece una opción gratuita y un sistema intuitivo para navegar y operar sus herramientas. Una característica destacada que puede gustar a ciertos equipos de ventas es el teléfono integrado que le permite realizar llamadas a clientes potenciales directamente desde el CRM en el perfil de contactos, así como tomar notas sobre sus conversaciones.
Llamada de Freshsales desde el registro de contacto (Fuente: Freshworks)
Línea de fondo
El uso de Trello para los objetivos de CRM es una alternativa sólida y rentable para los usuarios que están más familiarizados con el software de gestión de proyectos. Al evaluar su proceso de ventas y tratar los elementos del tablero, la lista y la tarjeta como canalizaciones, etapas y clientes potenciales, respectivamente, puede utilizar esta popular herramienta de gestión y colaboración de proyectos para realizar un seguimiento de la actividad de ventas y el progreso de los clientes potenciales de su equipo de ventas.
Cómo usar Trello paso a paso
Cómo usar Trello
- Cree un tablero nuevo y agregue miembros del equipo.
- Crea tus listas.
- Agregue tarjetas a sus listas.
- Asigne tarjetas y déles fechas de vencimiento.
- Agregue etiquetas a sus tarjetas.
- Busque sus tarjetas con accesos directos.
- Vea sus tareas en un calendario (o use otros potenciadores)
Para qué se utiliza mejor Trello
Trello es la herramienta visual que le permite a su equipo administrar cualquier tipo de proyecto, flujo de trabajo o seguimiento de tareas. Agregue archivos, listas de verificación o incluso automatización: personalícelo todo para que su equipo funcione mejor.
¿Cómo uso Trello para tontos?
¿Es Trello difícil de usar?
Trello es una herramienta de gestión de proyectos fácil de usar, flexible y divertida. Incluye una práctica función de arrastrar y soltar cuando trabaja en sus tableros. Esta interfaz simple hace que mover proyectos a través de un sistema sea fácil y sin inconvenientes. La configuración es sencilla y solo toma unos minutos.