Como empleador, debe cumplir con todas las leyes de nómina para evitar sanciones financieras, cargos por intereses, demandas o incluso verse obligado a cerrar su negocio. Las leyes de nómina rigen específicamente cómo paga a sus empleados e impuestos y cómo informa esta información.
Algunas áreas que cubren las leyes de nómina incluyen requisitos de pago de horas extras, impuestos sobre la nómina y formularios de impuestos trimestrales y anuales. Debe seguir las leyes federales y estatales para mantener el cumplimiento de la nómina; las leyes estatales, que varían según su ubicación, parecen hacer tropezar más a algunos empleadores.
Estas son las leyes y reglamentos a los que creemos que es importante prestar mucha atención:
1. Los impuestos sobre la nómina deben calcularse correctamente y pagarse a tiempo
Al hacer la nómina, debe retener las cantidades correctas de impuestos sobre la nómina de los cheques de pago de los empleados y pagarlos según sea necesario (mensual, trimestral o anual). Existen impuestos sobre la nómina federales y estatales, y deberá determinar las tasas impositivas apropiadas para asegurarse de que sus cálculos sean correctos.
Específicamente, debe retener los siguientes impuestos federales de los cheques de pago de los empleados (los impuestos estatales varían según el estado): impuesto sobre la renta, Seguro Social y Medicare.
También hay impuestos sobre la nómina del empleador que debe pagar de su propia cuenta bancaria. Pagará la misma cantidad en impuestos del Seguro Social y Medicare (a menudo denominados FICA) que retiene de los cheques de pago de los empleados. Además de FICA, los empleadores son responsables de pagar FUTA (impuesto federal de desempleo).
2. El seguro de compensación para trabajadores es una compra obligatoria en la mayoría de los estados
Otra ley importante que afecta el cumplimiento de su nómina es el requisito del seguro de compensación para trabajadores. La mayoría de los estados requieren que compre compensación de trabajadores para cubrir los gastos potenciales de las lesiones en el trabajo de los empleados. Por lo general, se financia a través de entidades privadas y está regulado y supervisado por el estado.
Hay muy pocas excepciones al requisito de compensación para trabajadores, y Texas es el único estado en el que los empleadores pueden optar por no comprar el seguro. Entonces, si usted es un negocio nuevo que no opera fuera de Texas, no se salte este paso. Muchos servicios de nómina le dan la opción de comprar compensación de trabajadores a través de uno de sus socios o sus propios productos internos.
3. Los empleadores son responsables de administrar los embargos ordenados por la corte
Puede haber ocasiones en las que reciba una orden judicial para retener fondos del cheque de pago de un empleado para cubrir una deuda. Esto es grave y debe actuar con rapidez, o podría ser responsable de pagar los fondos más tarde.
Por lo general, recibirá una orden de retención de ingresos si un empleado está atrasado en la manutención de los hijos. También puede recibir una orden de retención de ingresos por otras deudas que otras partes hayan obtenido en un juicio.
4. Los formularios de impuestos deben presentarse antes de su fecha límite
Los empleadores deben informar los impuestos que retuvieron y pagaron al IRS y otras agencias tributarias para que puedan verificar. Algunos informes también deben mostrar los ingresos totales pagados, en particular los formularios W-2 de fin de año que deben enviarse por correo antes del 31 de enero.
Si utiliza contratistas, deberá enviar los formularios 1099. Es importante asegurarse de que su equipo esté clasificado correctamente. Para hacerlo, asegúrese de conocer las diferencias entre los empleados W-2 y los contratistas 1099. Hay muchos otros formularios de nómina que los empleadores pueden necesitar, algunos al comienzo de una relación laboral y otros más regularmente, como trimestralmente.
Consejo profesional: es importante recordar que los formularios de impuestos difieren según el tipo de entidad que opera. Los empleadores agrícolas están sujetos a impuestos y presentaciones diferentes a los del empleo doméstico, como una niñera o un ama de llaves. Estos también difieren de los negocios por cuenta propia, los contratos gubernamentales que requieren una nómina certificada, las organizaciones sin fines de lucro e incluso las empresas internacionales. Asegúrese de estar familiarizado con su tipo de entidad específico para seguir cumpliendo.
5. Los registros de nómina deben mantenerse archivados durante tres o cuatro años
Usted es responsable de varios requisitos de mantenimiento de registros para la nómina, que pueden no parecer intuitivos cuando se piensa en la nómina. Una de las mejores prácticas que siguen muchos empleadores es mantener todos los registros de nómina, como talones de cheques, formularios de impuestos de fin de año, formularios de impuestos de nuevas contrataciones, hojas de tiempo, etc., durante al menos cuatro años. La ley permite conservar algunos de ellos durante un mínimo de tres años.
Los empleadores pueden usar cualquier método de cronometraje que deseen, pero los registros deben estar completos y precisos y no haber sido manipulados por el empleador, aparte de la aprobación del supervisor. Los empleadores no pueden modificar las tarjetas de tiempo. El siguiente es un formato de tarjeta de tiempo de muestra que los empleadores pueden usar. Asegúrese de incluir el total de horas trabajadas, comidas y descansos, y la firma del empleado.
Si bien no existen reglas del DOL relacionadas con el aspecto que deben tener las hojas de asistencia, es importante que incluya suficiente información para que el empleado, el supervisor, la nómina/contabilidad y los auditores externos puedan entender el registro cuando sea necesario.
6. A algunos empleados se les debe pagar horas extras y se requiere un salario mínimo
La ley federal requiere que pague extra a los empleados si trabajan horas extras. Además, hay montos de salario mínimo que debe pagar a cada empleado según el estado en el que opere. Existen exenciones de horas extras y salario mínimo, pero deberá familiarizarse con ellas para asegurarse de que la situación del empleado que está considerando sea elegible.
- Reglas de pago de horas extras
- Reglas de salario mínimo
Deberá separar a sus empleados exentos de los no exentos. A los empleados no exentos se les debe pagar horas extra cuando trabajan más de 40 horas durante una semana (generalmente trabajadores por horas, pero también pueden ser asalariados); los empleados exentos no tienen derecho al pago de horas extras.
El pago de horas extras se paga a la tarifa de tiempo y medio (1,5 veces su tarifa por hora regular). Si no reconoce las horas extra cuando es necesario, infringirá la Ley Federal de Normas Laborales y tendrá que devolver el dinero más los recargos por mora y las multas, por no mencionar que también tendrá que pagar impuestos adicionales sobre los salarios.
¿Sabías?
A partir del 1 de enero de 2020, cualquier empleado que gane menos del nuevo umbral salarial, $35,568 por año para un trabajador de tiempo completo, es elegible para el pago de horas extras. La otra forma de calcular esto es evaluando el nivel de salario semanal estándar, que se elevó de $455 a $684.
No puede simplemente pagar a los empleados lo que cree que valen; el gobierno federal y muchos estados han establecido un monto de salario mínimo que debe pagar para mantener el cumplimiento de la nómina. El salario mínimo federal es de $7.25 por hora, pero muchos estados tienen tarifas aún más altas, de hasta $15.00 por hora.
Para obtener más información sobre las horas extra y el salario mínimo en cada estado, consulte nuestras guías estatales para ejecutar la nómina:
7. Los empleados deben ser pagados a tiempo
Cuando comience a pagar a los empleados, es importante establecer un programa de pago en el que se les pague regularmente. Los períodos de pago más comunes son semanales, quincenales y quincenales, pero algunas empresas pagan mensualmente. Cada estado tiene sus propios requisitos de frecuencia de pago mínimo, así que asegúrese de verificar el suyo.
No existe ningún requisito de que las empresas deban pagar a sus empleados mediante depósito directo. La mayoría de los empleadores ofrecen eso, ya que es más fácil procesar la nómina y permite que los empleados obtengan su dinero más rápido. Aproximadamente el 93% de los empleados reciben su pago mediante depósito directo.
Muchos estados también tienen regulaciones con respecto a los cheques de pago finales cuando un empleado se va voluntariamente o es despedido. Estados como Nueva York y Washington les dan a los empleadores hasta el próximo día de pago programado para saldar cualquier dinero adeudado, mientras que California requiere que todos los pagos adeudados se paguen a los empleados en el momento de la terminación.
El uso de software de nómina como Gusto facilita garantizar que los empleados reciban el pago correcto y puntual. Incluso puede configurar su nómina en piloto automático para que se ejecute automáticamente para todo su personal asalariado, por lo que no tendrá que pensar en ello. Pruébalo gratis durante 30 días.
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8. A veces se requieren legalmente múltiples opciones de nómina
Por lo general, los empleadores tienen autonomía para determinar sus preferencias sobre cómo pagar a los empleados, ya sea mediante cheque en papel o depósito directo. Sin embargo, dado que el uso de tarjetas de pago está comenzando a aumentar, algunos estados han aprobado leyes que requieren que los empleadores ofrezcan una opción de pago adicional más allá de eso.
Además, contrariamente a lo que algunos creen, los empleadores pueden pagar los sueldos de los empleados en efectivo. Lo importante es aprender a pagar legalmente a los empleados en efectivo. La documentación adecuada es uno de los factores más importantes que le ayudarán a evitar multas y sanciones.
9. Se deben seguir reglas específicas sobre el pago de propinas a los empleados
Si opera dentro de la industria de restaurantes y si algunos de sus empleados reciben propinas o son parte de un grupo de propinas, entonces debe conocer las leyes de informes de propinas. Esto es increíblemente útil si las piscinas de propinas son parte de su negocio.
Un desafío común que enfrentan muchos empleadores de servicios de alimentos es cómo se puede regular el salario mínimo en los trabajos que también son elegibles para recibir propinas. Si eres nuevo en este campo, es un gran problema. Por ejemplo, muchos estados pueden pagar a sus empleados que reciben propinas un salario mínimo de propinas, que es una tasa que está por debajo del salario mínimo requerido por los estados, con el concepto de que estos empleados reciben el pago del restaurante más sus salarios de propinas.
Algunos estados no permiten esta práctica; estos estados se conocen como estados de igualdad de trato e incluyen a Alaska, California, Hawái, Minnesota, Montana, Nevada, Oregón y Washington. Otras leyes de salarios de propinas difieren significativamente de un estado a otro, así que investigue cuidadosamente las leyes de su estado.
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Cómo mantenerse al día con las leyes de cumplimiento de nómina
Según la Asociación Nacional de Pequeñas Empresas (NSBA), las dos principales cargas sobre las pequeñas empresas son los impuestos sobre la renta y la nómina. Estas cargas administrativas y financieras pueden consumir mucho tiempo y ser complejas debido a su naturaleza cambiante. Debido a esto, los propietarios de pequeñas empresas a menudo se encuentran dedicando una cantidad excesiva de tiempo a completarlos.
Si ha optado por no contratar un servicio de nómina para que lo ayude con estas responsabilidades reglamentarias, deberá aprender a realizar la nómina usted mismo. Además, tendrá que estar al tanto de las leyes de nómina que cambian con frecuencia.
Le recomendamos que tome las siguientes medidas anualmente:
- Contrate a un auditor para revisar sus registros, procesos y procedimientos de nómina. También puede realizar su propia auditoría de nómina.
- Regístrese para recibir el boletín electrónico de la Administración de Pequeñas Empresas (SBA).
- Visite el sitio web del Departamento de Trabajo (DOL), que ofrece información útil y fácil de encontrar sobre las normas de nómina sobre la FLSA y otras leyes relacionadas con la nómina.
- Aunque deberá mantener una membresía anual, consulte la Sociedad de Gestión de Recursos Humanos (SHRM), que conserva una gran cantidad de conocimientos sobre las leyes de cumplimiento de nómina, incluidos los detalles de la FLSA. Una membresía anual de SHRM cuesta $219.
- Consulte la Asociación Estadounidense de Nóminas (APA), que proporciona una lista de recursos sólidos que ningún propietario de una pequeña empresa debería prescindir. Por ejemplo, nos gusta el Calendario de Cumplimiento, que describe las fechas críticas de presentación de la nómina que son difíciles de encontrar en cualquier otro lugar. Es una gran herramienta que puede ayudar a su equipo a mantenerse al tanto de las muchas reglas de declaración de impuestos en evolución y sus fechas a lo largo del año.
Agencias que regulan las leyes de nómina: IRS y DOL
Las instituciones que rigen la ley de nómina en todo el país, el Servicio de Impuestos Internos (IRS) y el Departamento de Trabajo (DOL), son lo que buscamos a medida que evolucionan las leyes de nómina. El IRS es responsable, en gran parte, de la parte tributaria del cumplimiento de la nómina. Mientras tanto, el DOL administra aspectos que difieren de un estado a otro, pero más específicamente, cómo la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) afecta el procesamiento de la nómina.
- Regulaciones de Nómina del IRS
- Regulaciones de Nómina del DOL
Si tiene preguntas relacionadas con los impuestos sobre la nómina, visite el sitio web del IRS, que describe lo que necesita saber en relación con qué ingresos imponibles son para los empleados, cómo mantener los registros de impuestos correctamente, cómo los impuestos sobre la nómina se ven afectados por las fusiones de empresas, cómo declarar el impuesto sobre la nómina de un empleado fallecido, y más.
Si tiene preguntas sobre la FLSA en constante expansión, visite el sitio web del DOL, que lo ayuda a navegar por las regulaciones de nómina que pueden variar significativamente de un estado a otro.
Por ejemplo, en los estados de Alabama, Arkansas, Florida y Mississippi, los empleadores no están obligados a ofrecer talones de pago a los empleados, mientras que aproximadamente otros 41 estados exigen que los empleadores proporcionen talones de pago a los empleados.
El sitio web del Departamento de Trabajo establece cómo la FLSA afecta el cumplimiento de la ley de nómina para el empleador promedio. Estas categorías de nómina van desde los períodos de descanso mínimos requeridos (pagados) y los salarios mínimos de un estado a otro hasta las regulaciones de nómina relacionadas con el empleo agrícola. La guía de salario mínimo del DOL ayuda fácilmente a los empleadores a determinar cuáles son sus responsabilidades salariales para con sus empleados.
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Línea de fondo
El procesamiento de nóminas y sus requisitos de cumplimiento relacionados pueden ser complicados de administrar a largo plazo debido a una multitud de leyes de nóminas que son complejas y en constante evolución. Los recursos útiles y los socios de nómina pueden ayudar.
Aunque el IRS y el DOL ofrecen una gran cantidad de recursos, cada uno de ellos es algo implacable con respecto a los descuidos y las malas prácticas; puede enfrentarse a multas costosas incluso por fallas involuntarias, por lo que es importante mantenerse al tanto de los cambios.
¿Cómo se mantiene el cumplimiento de la nómina?
7 consejos para mantener el cumplimiento de la nómina en su organización
- Mantenga actualizados los registros de los empleados.
- Clasificar a los empleados correctamente.
- Administre sus registros de auditoría.
- Pista de Regulaciones Locales y Nacionales.
- Utilice las herramientas de nómina.
- Haga los impuestos correctamente y a tiempo.
- Calcular las horas extras correctamente.
¿Qué es la ley del impuesto sobre la nómina?
Los nuevos empleadores pagan 3.4 por ciento (. 034) por un período de dos a tres años. Notificamos a los empleadores de su nueva tarifa cada diciembre. El impuesto máximo es de $434 por empleado por año (calculado a la tasa impositiva de UI más alta de 6.2 por ciento x $7,000).
¿Cuáles son las leyes laborales en Indiana?
La tasa de salario mínimo de Indiana es de $7.25 por hora, la misma que la tasa federal. Hay ciertas exenciones (por ejemplo, empleados que reciben propinas). La Ley de salario mínimo de Indiana se aplica a los empleadores que tienen dos o más empleados y que no están cubiertos por la Ley federal de normas laborales justas.
¿Cuáles son las leyes laborales en Florida?
No existen leyes laborales con respecto a los salarios por hora en Florida, pero existen disposiciones federales en la FLSA para los trabajadores por hora que garantizan su protección y un salario mínimo que incluye horas extras. Los contratistas independientes no están incluidos en las disposiciones de protección de horas y salario mínimo que establece la ley.