Los mejores sistemas telefónicos comerciales ofrecen un valor que simplemente no se puede encontrar en planes móviles o residenciales diseñados para uso personal. Por un lado, un número de teléfono independiente de la empresa ayuda a proporcionar un equilibrio entre el trabajo y la vida personal. También hay características como correo de voz dedicado, manejo de llamadas y enrutamiento de llamadas para ayudar a que los procesos comerciales sean más eficientes. Hemos creado esta guía para ayudarlo a comprender sus opciones para que pueda elegir el servicio telefónico comercial que sea mejor para usted.
Los mejores sistemas telefónicos comerciales de un vistazo
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Lea más sobre los proveedores en nuestra guía sobre el mejor servicio VoIP para pequeñas empresas.
Tipos de sistemas telefónicos comerciales
Los modernos sistemas telefónicos comerciales de VoIP se basan en un amplio conjunto de funciones. Estos sistemas no solo son poderosos, sino que sus costos también suelen ser mucho más baratos que los sistemas de telefonía fija. Esto ha llevado a muchas empresas a adoptar VoIP como la tecnología subyacente detrás de sus pilas de comunicación empresarial.
Otro beneficio de la tecnología VoIP sobre su contraparte tradicional de telefonía fija es su portabilidad. Los sistemas telefónicos VoIP solo necesitan una conexión a Internet para funcionar. Algunos sistemas con menos funciones ni siquiera requieren que usted mantenga equipos como teléfonos de escritorio o incluso una oficina física. Estos se conocen como sistemas telefónicos virtuales, y son particularmente buenos para los emprendedores independientes.
También hay sistemas telefónicos que están diseñados específicamente para empresas con un tráfico de llamadas superior al promedio. Estos se conocen como sistemas telefónicos de centro de llamadas y pueden aprovechar la tecnología tradicional de telefonía fija o VoIP. Puede obtener más información sobre los principales proveedores en nuestra guía sobre los mejores sistemas telefónicos para centros de llamadas.
Cómo elegir el mejor tipo de sistema telefónico comercial
No todos los servicios de VoIP para pequeñas empresas se adaptarán a sus necesidades precisas, por lo que se requerirá un poco de diligencia debida para determinar qué tipo de teléfono comercial es mejor para usted antes de buscar proveedores.
1. Determina tu presupuesto
Hay una variedad de opciones de precios cuando busca el mejor sistema telefónico comercial. Como resultado, el servicio que elija puede ser tan económico o tan costoso como desee. Por ejemplo, un proveedor como Google Voice, que es uno de los mejores servicios VoIP baratos, te permite hacer llamadas completamente gratis usando su plan personal, pero te faltarán funciones de llamadas.
Aún así, como regla general, los costos de VoIP tienden a ser mucho más bajos que el costo de un operador de línea fija, incluso cuando escala a más líneas. Estos proveedores también tienden a ofrecer varias funciones, como transferencia de llamadas, enrutamiento de llamadas y grabación de llamadas, como parte de planes específicos, mientras que los operadores de telefonía fija tienden a cobrar de más.
2. Considere sus necesidades de hardware
Equipar sistemas telefónicos de oficina en las instalaciones puede ser costoso. Deberá decidir si desea comprar hardware, como teléfonos de escritorio, por adelantado. Algunos sistemas también requieren equipo adicional. Por ejemplo, si decide utilizar un sistema VoIP PBX local, necesitará un IP PBX, que se alojará dentro de su oficina. También puede terminar pagando tarifas mensuales por el enlace troncal SIP o un circuito de interfaz de tarifa primaria (PRI), que permite 23 llamadas simultáneas o transferencias de datos en la red.
Los requisitos de hardware para VoIP basado en la nube no son muy extensos, pero existen. Por ejemplo, VoIP no funcionará sin una conexión a Internet dedicada, por lo que al menos necesitará un proveedor de servicios de Internet (ISP) para realizar llamadas a través de un teléfono de escritorio con cable, una computadora o a través de Wi-Fi cuando use un dispositivo portátil como un softphone. aplicación en una tableta o teléfono móvil. De hecho, hay varios hardware y accesorios de VoIP que su empresa podría necesitar, como teléfonos para centros de llamadas, adaptadores de teléfonos analógicos y enrutadores de VoIP para empresas.
3. Verifique su velocidad de Internet disponible
Si está operando en un área particularmente rural, entonces un teléfono tradicional puede ganar en el debate VoIP vs línea fija. Esto se debe al hecho de que no todas las áreas tienen las velocidades de Internet para acomodar un sistema telefónico comercial basado en Internet.
Si no está seguro de si su oficina tiene las velocidades de conexión, considere aprovechar nuestra prueba de velocidad de VoIP gratuita. Mide cosas como la velocidad de carga y descarga, el ping y el jitter.
Cómo elegir el mejor proveedor de telefonía empresarial
Hay mucha competencia en este espacio, por lo que tomará un poco de prueba y error antes de que pueda encontrar el sistema adecuado para satisfacer sus necesidades comerciales específicas. Aquí hay algunas cosas que debe buscar antes de decidirse por un proveedor en particular.
Calidad de llamada y tiempo de actividad garantizados
Como regla general, la mayoría de los proveedores de VoIP tienen un acuerdo de nivel de servicio (SLA). Esta es una garantía de que su servicio seguirá siendo confiable hasta un porcentaje preestablecido. Una base confiable para esto es una garantía de tiempo de actividad del 99 %, pero muchos proveedores superan con creces esto, y algunos ofrecen garantías de hasta el 100 %. Es importante entender que esto ofrece una gran cantidad de variación.
Por ejemplo, si bien el 99 % y el 99,999 % pueden no parecer muy distantes entre sí, en realidad representan una diferencia enorme. Aquí hay un desglose:
- 99%: por año, esto equivale a tres días de tiempo de inactividad potencial del servicio.
- 99,9%: por año, esto equivale a casi nueve horas de tiempo de inactividad potencial del servicio.
- 99,99 %: por año, esto equivale a 52 minutos de tiempo de inactividad potencial del servicio.
- 99,999%: por año, esto equivale a cinco minutos de tiempo de inactividad potencial del servicio.
Números de teléfono admitidos
Los sistemas telefónicos comerciales suelen ofrecer varias opciones de números de marcación interna directa (DID). Los números DID también se denominan números virtuales y le permiten a su empresa tener un número dedicado para el contacto con el cliente. Hay cuatro tipos de números virtuales a considerar:
- Local: este número presenta un código de área local y puede atraer a más clientes cercanos.
- Llamada gratuita: el prefijo para este tipo puede ser 800, 833, 844, 855, 866, 877 u 888 y lo hace más accesible en todo el país.
- Vanidad: estos pueden presentar un prefijo local o gratuito, pero terminan con una combinación de números que deletrearía algo para hacerlos más memorables.
- Internacional: los números internacionales brindan a los clientes globales un número local para su país o área. Esto es muy útil si tiene agentes que hablan el mismo idioma que los que llaman.
Algunos proveedores, como Google Voice, brindan un número de teléfono comercial completamente gratuito que puede usar en su teléfono personal para separar llamadas. Sin embargo, la mayoría requiere que se suscriba al servicio mensual para números de teléfono comerciales, y los números de teléfono adicionales tienen un costo adicional.
Además, no todos los proveedores tienen todos los tipos. Por ejemplo, 800.com tiene casi todos los prefijos gratuitos, pero este proveedor no tiene números en territorios internacionales. Por esta razón, es fundamental evaluar sus necesidades antes de seleccionar un proveedor. Puede obtener más información sobre las diferentes opciones y su mejor caso de uso en nuestro artículo más detallado sobre números de teléfono comerciales.
Capacidad básica de enrutamiento de llamadas y soporte de menú
El enrutamiento efectivo de llamadas entrantes es absolutamente crítico para las empresas. Los sistemas telefónicos de nivel profesional le permiten crear sistemas de menú que ayudarán a los clientes a navegar por los distintos departamentos de su empresa. Los sistemas de respuesta de voz interactiva (IVR) y de operador automático ayudan a sus clientes a encontrar el departamento que necesitan, y los sistemas más complejos ayudarán a sus clientes a realizar tareas como el pago de facturas y la programación de devolución de llamadas.
También es importante considerar cómo desea que se respondan las llamadas. Algunos proveedores tienen un software similar a un asistente virtual (donde una computadora dice sus mensajes de texto a las personas que llaman), otros le permiten grabar sus propios mensajes y algunos tienen actores de voz pagados que hablan cada opción del menú.
Funciones de llamadas añadidas
En pocas palabras, hay varias funciones de llamadas que necesitarán muchas empresas. También hay algunos que su empresa podría no necesitar en absoluto. Por ejemplo, si tiene empleados que a menudo tienen que atender sus llamadas sobre la marcha, una función como el desvío de llamadas remotas puede ser realmente útil, pero sería casi inútil para una empresa con agentes en la oficina.
Las empresas que necesitan soluciones avanzadas de desvío de llamadas deben considerar RingCentral. (Fuente: YouTube)
Las funciones avanzadas de llamadas comerciales pueden incluir cosas como el enrutamiento de llamadas, la grabación de llamadas, el análisis de llamadas y la integración del administrador de relaciones con el cliente (CRM). Idealmente, debe evaluar sus necesidades de llamadas para determinar qué proveedor tiene las mejores características generales para su empresa.
El mejor sistema telefónico para pequeñas empresas también incluirá llamadas en conferencia. Ya sea que esté utilizando conferencias de audio o video, su equipo podrá colaborar ampliamente con varios colegas simultáneamente.
Además de la gestión de llamadas, se deben tener en cuenta varias características esenciales del teléfono comercial. Consulte nuestra guía detallada de las principales funciones de teléfonos VoIP para empresas para obtener más información.
Número de extensiones admitidas
Las extensiones y los directorios de marcación por nombre son formas muy útiles de vincular ubicaciones de oficinas remotas y proporcionan un medio fácil de contacto con el cliente. Por ejemplo, Grasshopper, uno de los principales proveedores de telefonía virtual, ofrece tres extensiones para su plan de nivel básico, que escala a extensiones ilimitadas en el nivel superior.
Esto proporciona a su empresa números de uno a tres dígitos que se pueden marcar directamente dentro del sistema de enrutamiento de llamadas para comunicarse con un departamento o un empleado específico. Por ejemplo, sus clientes pueden comunicarse rápidamente con John Smith marcando 299 cuando llamen a su empresa. Los colegas también pueden marcar este número de tres dígitos cuando necesitan colaborar.
Integraciones y Escalabilidad
Una de las mejores características de un sistema telefónico comercial es su capacidad para adaptarse y crecer con su empresa, especialmente si está basado en la nube. Por ejemplo, proveedores como RingCentral tienen cuatro planes con numerosas funciones telefónicas comerciales a considerar. Cuando recién comienza y es más pequeño, puede elegir el plan uno. Cuando comience a necesitar análisis e integraciones más detallados, puede escalar fácilmente hacia arriba para incorporar más funciones con niveles de planes superiores.
RingCentral ayuda a las empresas a realizar un seguimiento del estado general de sus sistemas telefónicos. (Fuente: RingCentral)
Esto también se extiende a la cantidad de teléfonos y terminales que necesitará a medida que crezca. Los proveedores como Nextiva también ofrecen descuentos por volumen, por lo que en realidad termina pagando menos por mes a medida que aumenta el número de agentes. También hay opciones de VoIP de pago por uso y prepago que brindarán beneficios a las empresas con volúmenes de llamadas altos y bajos.
Configurar un sistema de VoIP dentro o fuera de las instalaciones requiere una planificación seria, pero no tanto como un sistema comercial de línea fija tradicional. Para obtener más información sobre cómo configurar un sistema VoIP, consulte nuestra guía.
Por qué las empresas necesitan un sistema telefónico de nivel profesional
Como empresa, necesita un servicio dedicado para llegar a sus clientes. Si bien algunos emprendedores individuales usan sus propios teléfonos inteligentes y teléfonos domésticos para sus negocios, esto es problemático para el equilibrio entre el trabajo y la vida personal. Además, un teléfono celular privado o de casa generalmente carecerá de funciones de llamadas.
Un sistema telefónico dedicado para pequeñas empresas simplemente incluye más funciones dedicadas, y se puede acceder a muchas de ellas mediante múltiples puntos finales, como computadoras portátiles, teléfonos inteligentes, teléfonos IP y de escritorio, y computadoras de escritorio. Con un sistema telefónico comercial, puede mantener su número personal y hacer que sus clientes se comuniquen con usted a través de un número 1-800 dedicado en el mismo dispositivo.
Aquí hay algunas otras ventajas significativas de tener un sistema telefónico comercial sólido:
Para beneficiar a sus clientes
Los sistemas de enrutamiento de llamadas están totalmente automatizados. Usan menús para ayudar a sus clientes a llegar a la persona o departamento correcto. Se puede utilizar un sistema IVR para aumentar la satisfacción del cliente y brindarles opciones de autoservicio.
Los proveedores de telefonía comercial de VoIP tienen estas opciones de enrutamiento casi siempre de forma predeterminada, lo que mejora la experiencia general del cliente. Además de esto, estos sistemas suelen tener voz de alta definición (HD), por lo que las comunicaciones con sus clientes tienden a ser más claras que con las llamadas de línea fija.
Para las necesidades de los empleados
Las llamadas de clientes no son el único uso clave de un sistema telefónico comercial. Estos sistemas son particularmente efectivos para proporcionar a sus agentes un medio para comunicarse entre colegas. Proveedores como RingCentral y Nextiva ofrecen comunicaciones unificadas como soluciones de servicio, ya que también ofrecen múltiples medios de comunicación que se expanden más allá de las llamadas VoIP.
Por ejemplo, un proveedor a menudo incluye este tipo de funciones con una suscripción:
- chat de equipo
- Integración de calendario
- Gestión de proyectos y tareas
Todo esto se puede utilizar para ayudar a los equipos a colaborar a diario. Además, herramientas como IVR de autoservicio ayudarán a los agentes a administrar su tiempo de manera más eficiente. En lugar de atender llamadas que podrían administrarse automáticamente, los miembros de su equipo podrán atender principalmente aquellas que necesitan un toque humano.
Para reducir su balance final
Otro beneficio importante de los sistemas telefónicos para las pequeñas empresas es su naturaleza económica y que ahorra tiempo. Con una configuración de teléfono PBX tradicional, necesitará una sala telefónica para albergar el hardware de comunicaciones asociado. Esto no solo es costoso, sino que también reduce el espacio en una oficina.
Los proveedores de telefonía empresarial basados en la nube redujeron enormemente este requisito. Sus servidores están ubicados geográficamente, por lo que no hay costo de hardware de su parte, y solo cobran una tarifa mensual nominal por acceder a sus servicios. Como cubrimos en nuestro artículo de costos de VoIP, algunos proveedores de servicios de VoIP, como Google Voice, tienen planes de llamadas completamente gratuitos.
En general, una solución VoIP es altamente personalizable. Varios proveedores tienen estructuras en las que solo pagas por lo que necesitas. No todas las empresas necesitan un plan con videoconferencias o amplias integraciones. En lugar de invertir los pocos dólares adicionales al mes en estos servicios, puede optar por pagar solo llamadas ilimitadas y funciones como aplicaciones móviles y de escritorio. Esto es muy conveniente, y si finalmente decide que estas son características valiosas, actualizar su servicio y utilizarlas está a solo una llamada de distancia.
Para llegar a nuevos mercados
Uno de los mayores inconvenientes de los sistemas tradicionales de telefonía fija es que los paquetes de larga distancia suelen ser muy caros. Esto se debe al hecho de que las conexiones que utilizan estos servicios utilizan cableado de cobre antiguo que vincula las llamadas a través de la red. El mantenimiento de esta infraestructura cuesta a los antiguos operadores millones de dólares y, por supuesto, este gasto se traslada al consumidor.
Los modernos sistemas telefónicos comerciales basados en VoIP lo ayudan a evitar este costo, ya que las llamadas se realizan exclusivamente a través de Internet. Si bien Internet aún depende de los cables transatlánticos y transpacíficos, la red es mucho más ágil y económica de usar.
En comparación con las llamadas internacionales realizadas a través de un teléfono fijo, VoIP es mucho más económico. Las llamadas internacionales de VoIP cuestan tan solo 2 centavos por minuto. Los mejores proveedores de llamadas internacionales, como 88, GoTo Connect y Ooma, incluso tienen llamadas ilimitadas a algunas ubicaciones internacionales.
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Hay alguna diferencia entre un sistema de teléfono empresarial VoIP y un sistema de teléfono virtual?
Sí. Por lo general, un sistema VoIP completo incluirá algunas capacidades extendidas, como funciones de comunicaciones unificadas como servicio (UCaaS). Con un sistema telefónico virtual, el enfoque tiende a estar en las funciones de llamadas y llamadas. Para una inmersión más profunda, eche un vistazo a nuestra guía VoIP vs sistema telefónico virtual.
¿Podré enviar faxes a mis socios con VoIP?
Sí. De forma predeterminada, muchos proveedores de VoIP y de telefonía virtual incluyen alguna forma de envío de faxes electrónicos, lo que se conoce como e-fax. Hemos creado una guía completa sobre cómo usar el fax VoIP para que puedas enviarlo a través de tu proveedor.
¿Necesito teléfonos dedicados para llamadas VoIP?
Las llamadas VoIP son muy versátiles. Por ejemplo, puede llamar usando la mayoría de los proveedores que utilizan un teléfono IP, y algunos proveedores, como Ooma, incluso tienen adaptadores telefónicos para que pueda llamar desde dispositivos fijos. Para aquellos que no tienen un hardware de llamadas extenso, existen aplicaciones de llamadas llamadas softphones que puede usar para hacer llamadas desde computadoras de escritorio y dispositivos móviles.
¿Son seguros estos tipos de sistemas telefónicos comerciales?
Esto depende de su proveedor y sus prácticas de encriptación. Eche un vistazo a nuestra guía sobre cifrado en reposo y en tránsito para obtener más información sobre la seguridad de VoIP.
Línea de fondo
Encontrar el proveedor adecuado puede parecer un poco desalentador al principio, pero la transición a un sistema telefónico dedicado para pequeñas empresas le ahorrará dinero y le brindará excelentes funciones. Hay tantos proveedores excelentes por ahí que nunca tendrá que conformarse.
¿Cuál es el mejor sistema telefónico para una pequeña empresa?
Las funciones de ahorro de tiempo son clave para una gestión de llamadas eficiente. Los mejores sistemas telefónicos para pequeñas empresas ofrecen asistente automático o IVR.
Aquí hay 10 de los mejores sistemas telefónicos para pequeñas empresas que puede considerar.
- OpenPhone: el mejor sistema telefónico comercial para pequeñas empresas.
- Voz de Google.
- Teclado.
- Ooma.
- Vonage.
- Saltamontes.
- Línea de banda.
- Nextiva.
¿Cuál es el mejor sistema telefónico para una oficina?
Nuestros mejores sistemas telefónicos comerciales de 2022
- #1 Teclado.
- #3 Teléfono Zoom.
- #3 RingCentral.
- #5 Llamada aérea.
- #6 Ir a conectar.
- #6 Saltamontes.
- #6 Oma.
- #9 8×8. #9 Vonage.
¿Cuánto cuesta un sistema telefónico comercial?
Un sistema de gama baja puede costarle a su organización alrededor de $200 por dispositivo, según la cantidad de servicios complementarios que elija. Un sistema de marca costará entre $400 y $600 por dispositivo. Un sistema de marca de primera línea totalmente equipado puede costar hasta $1,000 por teléfono.
¿Vale la pena VoIP para una pequeña empresa?
Una solución de VoIP es perfecta para las pequeñas empresas porque puede crecer con usted. Puede agregar fácilmente líneas adicionales o reducir líneas y se le facturará en consecuencia. Es una manera económica de comunicarse. Con PSTN, tu compañía telefónica solo te dará el mantenimiento incluido en tu contrato.