Los empleadores agrícolas generalmente obtienen ayuda de familiares, trabajadores a tiempo parcial, jóvenes y, a veces, contratistas; sin embargo, siguen siendo responsables de procesar la nómina y los impuestos como cualquier otro negocio no agrícola. El proceso para hacer la nómina agrícola es similar al que siguen la mayoría de los empleadores, pero hay algunas excepciones.
Dependiendo de cuánto pague en salarios, a quién le pague y cómo les pague, usted (y sus empleados) pueden estar exentos de impuestos sobre la nómina.
Pasos para hacer la nómina agrícola
Aquí hay un breve resumen de los pasos que deberá seguir para procesar la nómina agrícola:
Pasos iniciales para configurar el sistema de nómina agrícola
- Configura tu empresa como empleador. Solicite números de identificación de empleador federal y estatal, cuentas electrónicas de pago de impuestos y una cuenta bancaria de nómina.
- Establecer proceso de nómina. ¿Pagará por hora, salario o por pieza? ¿Cómo controlará el tiempo? ¿Pagará semanal, quincenal o quincenalmente? ¿Beneficios? ¿Tercerizar versus hacer la nómina internamente? ¿Paga en efectivo, mediante depósito directo, cheque o productos que no son en efectivo?
- Reúne la documentación de las nuevas contrataciones. Formularios de nómina como formularios I-9, formularios W-4 y formularios W-9 (para contratistas).
Pasos para ejecutar la nómina en cada período de pago
- Verificar el tiempo de trabajo de cada empleado o las unidades producidas. Los empleados deben presentar hojas de tiempo que muestren las unidades que produjeron durante el período de pago. Pueden registrarlo en una aplicación o sistema en línea para agilizar el proceso.
- Calcule la nómina adeudada, incluidos los impuestos. Use una calculadora de tarjeta de tiempo, una calculadora de cheques de pago y/o Excel para ayudar a calcular los montos de la nómina.
- Retener dinero para impuestos y otras deducciones. Retenga dinero para impuestos federales, estatales y locales (si corresponde; hay algunas excepciones), además de cualquier otra deducción o embargo que deba retenerse de los cheques de pago.
- Prestaciones de pago a proveedores o deudores. Remitir el pago a todos los proveedores de seguros o deudores, si es necesario, por cualquier cantidad deducida de la nómina.
- Pagar a los empleados. Realice los pagos a los empleados con prontitud.
- Pagar impuestos. Hacer los pagos de impuestos a tiempo. La frecuencia depende de cuánto deba.
Pasos periódicos para la declaración de impuestos sobre la nómina
- Presentar el Modelo 943 anualmente. El formulario federal 943 (Declaración de impuestos federales de empleadores para empleados agrícolas) debe presentarse anualmente para informar los impuestos pagados tanto del empleado como del empleador.
- Presente los formularios W-2 y 1099 antes del 31 de enero del año siguiente. Envíe copias de W-2 a los empleados y 1099 a los contratistas de manera oportuna. También debe proporcionar una copia al IRS y conservar una copia para usted.
Si usted es completamente nuevo en la nómina, puede serle útil revisar primero nuestra guía para procesar la nómina. Deberá tener en cuenta las diferencias señaladas en este artículo, ya que algunas responsabilidades y regulaciones de nómina son específicas de la industria agrícola.
Tasa de pago para trabajadores agrícolas
Cuando se trata de pagar a los trabajadores agrícolas, muchos empleadores agrícolas optan por pagar por hora o unidades producidas. Independientemente de la tarifa que elija, los trabajadores agrícolas deben recibir al menos el salario mínimo federal de $7.25 por hora (o el salario mínimo estatal, si es más alto), a menos que pueda obtener una exención de los requisitos de salario mínimo.
Salario Mínimo para Trabajadores Agrícolas
Es fácil confirmar que ha pagado a los empleados el monto del salario mínimo si tiene un sistema para rastrear sus horas de trabajo (puede imprimir sus propias hojas de tiempo); sin embargo, algunos empleadores agrícolas optan por no realizar un seguimiento del tiempo de trabajo si pagan una tarifa por pieza. Esto es un error.
Si un empleado al que se le paga por pieza no produce lo suficiente para ganar el monto del salario mínimo, legalmente debe pagarle la diferencia. Para evitar problemas de cumplimiento, debe mantener registros del tiempo de trabajo de todos los empleados, independientemente de la tarifa que se les pague.
Hay casos en los que se le puede exigir que pague más que el salario mínimo federal o estatal:
- Si acordó pagar una tarifa por pieza y el empleado produjo o recogió lo suficiente para ganar más del salario mínimo
- Si acordó pagar un salario más alto al contratar al empleado
Pago de horas extras para trabajadores agrícolas
A nivel federal y en la mayoría de los estados, los empleadores agrícolas no están obligados a pagar a sus empleados horas extras. En otras industrias, se requiere el pago de horas extras: es una tarifa de pago mayor (tiempo y medio) por cualquier hora trabajada más de 40 en una semana laboral.
Si está en California o Nueva York, debe pagar las horas extras a los trabajadores agrícolas. Y si está en Washington, le recomendamos que esté atento a la legislación pendiente, ya que va en una dirección similar, aunque no ha pasado nada.
Para obtener ayuda para calcular el pago de horas extras, utilice nuestra calculadora de horas extras.
Tiempo de trabajo en la granja
Dado que el salario mínimo y las horas extraordinarias se basan en las horas trabajadas, es esencial que definamos el tiempo de trabajo. Se debe incluir cualquier tiempo que el empleado pase activamente haciendo aquello para lo que lo contrató (cuidando animales, limpiando terrenos, etc.). Además, también debe tener lo siguiente en el cálculo del tiempo de trabajo de sus empleados:
- Pausas de descanso cortas (duración de 10 o 15 minutos)
- Cada vez que el empleado no tiene permitido salir del lugar de trabajo
- Desplazamiento entre campos durante la jornada laboral
- Tiempo dedicado a esperar que un campo se seque
- Tiempo de espera para reparar una máquina
Para obtener más información sobre el salario mínimo, las horas extra y el tiempo de trabajo en cada estado, diríjase a nuestras guías de nómina estatales:
Frecuencia de pago y opciones de pago
Si bien cada estado tiene sus propias leyes que rigen la frecuencia con la que debe pagar a los empleados, la ley federal requiere que pague a los empleados no menos de cada dos semanas o dos veces al mes. Además, no se le permite pagar tarde a ningún trabajador agrícola. Los trabajadores agrícolas generalmente reciben salarios bajos y, por lo tanto, reciben algunas protecciones del Departamento de Trabajo.
Puede pagar a los empleados en efectivo, cheque, giro postal e incluso depósito directo si lo desea. Si los salarios son bastante bajos, menos de $ 100 por año, pagar electrónicamente no tendrá sentido porque generalmente cuesta más.
Pagar a los empleados agrícolas con artículos que no son en efectivo
También puede optar por pagar a los empleados de la granja con artículos que no sean en efectivo, como granos u otros productos producidos en su granja. Si hace esto, no tendrá que retener ni pagar impuestos sobre la nómina sobre el valor de los artículos entregados. Sin embargo, para asegurarse de no tener ningún problema con el IRS en el futuro, le recomendamos que haga lo siguiente:
- Documente el pago que no sea en efectivo. ¿Con qué artículos le está pagando al empleado? ¿Cuánto valen los artículos? ¿Qué trabajo le está pagando al empleado? ¿Horas? ¿Unidades producidas? ¿Qué período de pago cubre el pago?
- Asegúrese de que el empleado asuma todo el riesgo. Asegúrese de completar la transferencia de bienes en su totalidad; por ejemplo, no sería una buena idea invitar a un comprador a que se presente en el momento en que desea transferir los artículos que no son en efectivo a su empleado. Si el empleado planea vender los artículos por dinero en efectivo, déjelo hacerlo en su propio tiempo y después de que los artículos estén en su posesión.
- Presentar informes de nómina. Aunque no es responsable de pagar los impuestos sobre los bienes que emite como pago a los empleados, aún debe informarlo al IRS. Asegúrese de estimar el valor de los artículos para que pueda documentarlo correctamente. Agregue la cantidad en su cheque de pago total para el período para asegurarse de que ha cumplido con los requisitos de salario mínimo.
Leyes Laborales Juveniles que los Empleadores Agrícolas Deben Cumplir
Si tiene a alguien que trabaja para usted y es menor de 16 años, está sujeto a las leyes federales agrícolas para jóvenes. Esto difiere de otras industrias que están obligadas a tratar a los empleados menores de 18 años como jóvenes.
Los trabajadores agrícolas que tienen entre 12 y 15 años pueden trabajar fuera del horario escolar siempre que el trabajo no sea considerado peligroso por el Secretario de Trabajo. Sin embargo, para los trabajadores agrícolas de 12 y 13 años, debe tener el consentimiento de los padres por escrito o también emplear a sus padres o tutores en la misma granja.
Es importante recordar que aún deberá considerar las leyes laborales estatales para asegurarse de que su negocio agrícola las cumpla.
Impuestos sobre la nómina para trabajadores agrícolas
Como empleador agrícola, es posible que deba recaudar y pagar impuestos sobre la nómina; esto depende de a cuántas personas le pagues y cuánto pagues en total. Antes de hablar sobre los escenarios en los que puede estar exento de ciertos impuestos, enumeremos los impuestos sobre la nómina (o empleo) de los que los empleadores son generalmente responsables:
- Impuestos del Seguro Social y Medicare (FICA): Usted paga el 7,65 % y retiene el otro 7,65 % de la paga de los empleados.
- Seguridad Social Se paga el 6,2% y se retiene el otro 6,2% al trabajador.
- Medicare Usted paga el 1,45 % y retiene el otro 1,45 % del empleado.
- Impuestos federales sobre la renta: debe retener dinero de los cheques de pago de los empleados para cubrir esta factura del impuesto federal sobre la renta. El monto que retiene se basa en las tablas de retención del IRS y la información que los empleados brindan en su formulario W-4.
- Impuestos sobre la renta estatales y locales: debe retener dinero de los cheques de pago de los empleados para cubrir el dinero adeudado. El monto que retiene se basa en el estado individual en el que reside el empleado. Algunos estados no cobran un impuesto estatal sobre la renta, mientras que otros cobran impuestos estatales y locales/municipales.
- Impuestos federales de desempleo (FUTA): Usted paga esta cantidad de su cuenta comercial agrícola; es un 6% fijo sobre los primeros $7,000 de las ganancias de un empleado, pero se puede reducir a 0.6% si está al día con los impuestos estatales de desempleo.
- Impuestos estatales de desempleo (FUTA): Usted paga esta cantidad de su cuenta comercial agrícola; las cantidades varían según el estado.
Tome nota de qué impuestos debe pagar de su cuenta bancaria como empleador y cuáles puede pagar de los cheques de pago de los empleados.
Exenciones de impuestos sobre la nómina para empleadores agrícolas
Ahora que hemos cubierto los impuestos que puede necesitar pagar, veamos si califica para alguna exención.
- No necesitará pagar o retener dinero para los impuestos FICA si pagó menos de $150 a cualquier empleado durante el año O menos de $2,500 a todos los empleados durante el año.
- No estará sujeto a pagar impuestos federales de desempleo si pagó menos de $20,000 en cualquier trimestre calendario dentro del año fiscal actual o anterior O empleó a 10 o más trabajadores agrícolas durante al menos una parte del día durante 20 o más semanas calendario diferentes en el año fiscal actual o anterior.
- Si está pagando a ciudadanos extranjeros H-2, están exentos de FICA (y usted también).
Exenciones de impuestos sobre la nómina cuando se paga a la familia por mano de obra agrícola
Si contrata a cualquiera de sus hijos menores de 18 años para que trabaje para usted, no necesitará retener dinero para impuestos sobre la renta o impuestos FICA. Si su hijo tiene 17 años y cumplirá 18 durante el año, cualquier salario ganado después de esa fecha no estará exento de impuestos.
En cuanto a los impuestos federales de desempleo, estará exento de pagarlos sobre las ganancias de sus hijos si son menores de 21 años. Además, si sus padres trabajan en la granja para usted, no tendrá que pagar impuestos de desempleo sobre sus ganancias. .
Consejo profesional: incluya los salarios pagados a sus hijos y/o padres en su cálculo para determinar si necesita o no pagar impuestos de desempleo (la prueba de $2,500), incluso si no tiene que pagar impuestos por ello.
Reglas de depósito de impuestos sobre la nómina
Retener y reservar dinero para los impuestos sobre la nómina es solo una parte de lo que usted es responsable como empleador agrícola. También deberá presentar y remitir esos pagos a las agencias tributarias correspondientes de manera oportuna para asegurarse de que cumple con los requisitos.
Recomendamos utilizar el Sistema electrónico de pago de impuestos federales (EFTPS, por sus siglas en inglés) del IRS para realizar sus pagos. Debe depositar y presentar FICA, FUTA e impuestos federales sobre la renta ante el IRS. Muchos empleadores pagan estos impuestos trimestralmente, pero la frecuencia con la que debe depositarlos depende de cuánto debe.
Reglas de depósito de impuestos FUTA para empresas agrícolas
- Si debe y no ha pagado más de $500 en impuestos FUTA para el año en curso al final de cualquier trimestre, debe hacer un depósito al final del mes siguiente.
- Si descubre que debe menos de $ 500 en impuestos FUTA al final de cualquiera de los primeros tres trimestres del año, no tiene que hacer un depósito todavía.
- Si debe y no ha pagado $500 o menos en impuestos FUTA al final del cuarto trimestre, puede optar por hacer un depósito o pagar el saldo con su declaración anual de impuestos (Formulario 940) .
FICA y reglas de depósito de impuestos federales sobre la renta para empresas agrícolas
- Si su FICA total y los impuestos federales sobre la renta adeudados son menos de $2,500 para el año, puede pagar cuando presente su Formulario 943 anual.
- Si estima que su FICA total y los impuestos sobre la renta federales adeudados serán menos de $2,500 para el año, puede pagar cuando presente su Formulario 943 anual.
- Si estima que su FICA total y los impuestos federales sobre la renta adeudados serán más de $2,500 por año, deberá pagar durante todo el año, de acuerdo con el cronograma que requiere el IRS para su situación laboral particular, quincenalmente o mensualmente.
Informes de impuestos de fin de año
Al igual que los empleadores generales, los empleadores agrícolas deberán completar y presentar formularios de impuestos de fin de año. Estos incluirán formularios de impuestos y formularios del empleador.
Formulario 943
Todos los empleadores agrícolas que deben pagar FICA y/o retener impuestos federales sobre la renta deben presentar el Formulario 943, Declaración de impuestos anual para empleadores agrícolas, ante el IRS antes del 31 de enero del año siguiente. 10 si estás al día en impuestos y los radicas electrónicamente durante todo el año. También deberá presentar el Formulario 940 para declarar sus impuestos federales de desempleo.
Nota: Es importante tener en cuenta que los empleadores agrícolas no están obligados a presentar el formulario 944 además del formulario 943. El formulario 943 reemplaza al formulario federal 944 en la declaración de impuestos federales.
Formularios de empleados
Sus empleados también tendrán que declarar impuestos con el IRS para el año, y deberá proporcionarles la documentación adecuada para hacerlo.
Deberá presentar un formulario W-2 para cada empleado y un formulario 1099 para cada contratista que muestre sus ganancias totales del año. Estos formularios deben estar disponibles para los empleados y enviarse al IRS antes del 31 de enero del año siguiente.
Línea de fondo
Administrar la nómina y los impuestos es un desafío común que enfrentan todos los empleadores, pero ciertas nóminas específicas de la industria, como la agricultura, tienen algunos matices. Usted y sus empleados pueden estar exentos de pagar ciertos impuestos, pero deberá evaluar cuidadosamente para estar seguro. E independientemente del método que utilice para pagar a sus trabajadores, debe mantener una documentación cuidadosa y asegurarse de cumplir con todas las leyes de salario mínimo y horas extra requeridas.
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¿Cuál es el salario mínimo para los trabajadores agrícolas en Canadá?
Sí. Todos los trabajadores agrícolas a los que se les paga por hora, por salario o por cualquier otro método (que no sea a destajo, como se explica a continuación), tienen derecho al salario mínimo general. A partir de , el salario mínimo general es de $15,65 por hora. Las reglas son un poco diferentes para los trabajadores agrícolas a quienes se les paga por pieza.
¿Los granjeros en Illinois tienen que pagar horas extras?
Los empleados que están empleados en la agricultura según se define ese término en la Ley están exentos de las disposiciones de pago de horas extras. No se les tiene que pagar tiempo y medio de sus tarifas regulares de pago por horas trabajadas en exceso de cuarenta por semana.
¿Cuál es el salario mínimo para los trabajadores agrícolas en Nueva York Stat
Dado que el salario mínimo federal para las granjas es de $7.25 por hora. Los empleadores que contrataron trabajadores agrícolas por más de 500 días de cualquier trimestre calendario del año calendario anterior están cubiertos por el salario mínimo federal.
¿Qué es el trabajo agrícola?
Los trabajadores agrícolas se definen en la orden salarial 14 e incluyen a los empleados que se dedican a la preparación y el tratamiento de las tierras de cultivo, así como al cuidado y la cosecha de los cultivos. Los trabajadores agrícolas incluyen a los empleados que se dedican al pastoreo de ovejas, la irrigación y los miembros de la tripulación con licencia en embarcaciones pesqueras comerciales. Recursos.