Carolina del Sur es uno de los estados más simples para procesar la nómina ya que la mayoría de sus regulaciones están en línea con las leyes laborales federales. Deberá tener un número de identificación de empleado y registrarse en los departamentos de ingresos y empleo de Carolina del Sur para cuentas de retención y desempleo. Además de los registros de impuestos, hay algunas regulaciones de nómina/RR.HH. a las que se debe prestar mucha atención. El uso de nuestra guía a continuación le asegurará tomar las medidas adecuadas para realizar correctamente la nómina en Carolina del Sur.
Instrucciones paso a paso para ejecutar la nómina en Carolina del Sur
Paso 1: Configure su empresa como empleador. A nivel federal, debe solicitar un número de identificación de empleado (EIN) y registrarse para obtener una cuenta en el Sistema Electrónico de Pago de Impuestos Federales (EFTPS).
Paso 2: Registre su empresa en Carolina del Sur. Puede registrarse para una cuenta de retención en línea a través del Departamento de Ingresos de Carolina del Sur. Recibirá su número de archivo de retención de Carolina del Sur y el cronograma de depósito de impuestos dentro de las 24 horas posteriores a la inscripción en línea.
También deberá registrarse para obtener una cuenta de impuestos de desempleo. Puede registrarse en línea a través del Departamento de Empleo y Fuerza Laboral de Carolina del Sur. Recibirá una identificación fiscal estatal de Carolina del Sur de siete dígitos y una tasa de impuesto de desempleo por correo dos o tres semanas después de registrarse.
Paso 3: Configure su nómina. Ya sea que vaya a hacer la nómina usted mismo o utilice un software de nómina, deberá determinar un proceso de nómina que funcione mejor para su empresa y que cumpla con las normas y reglamentos de Carolina del Sur. Esto incluye decidir cuándo y cómo pagará a los empleados, cómo recopilará y enviará los formularios de nómina cuando sea necesario, cómo y cuándo verificar el tiempo trabajado de los empleados, etc.
Paso 4: recopile los formularios de nómina de los empleados. Es mejor recopilar formularios de empleo de los nuevos empleados durante el proceso de incorporación. Los formularios de nómina federal incluyen el W-4, I-9 y un formulario de autorización de depósito directo. Carolina del Sur también requiere que los empleados llenen un documento adicional para la retención estatal llamado SC W-4.
Paso 5: Recopile, revise y apruebe las hojas de tiempo. La ley de Carolina del Sur establece que los días de pago regulares deben establecerse y proporcionarse a todos los empleados por escrito al momento de la contratación. Para asegurarse de que a su equipo siempre se le pague a tiempo para cumplir, asegúrese de recopilar y aprobar las tarjetas de tiempo un par de días antes del día de pago. Utilice una de nuestras plantillas gratuitas de hojas de tiempo para obtener ayuda si aún no tiene un sistema establecido de tiempo y asistencia.
Paso 6: Calcule la nómina y pague a los empleados. Hay muchas formas de calcular la nómina, y depende de usted decidir cuál es la mejor para su negocio. Puede usar un software de nómina, una calculadora (use nuestra calculadora de tarjeta de tiempo gratuita para hacer algunos cálculos básicos de tiempo) o incluso Excel (tenemos una plantilla gratuita).
Paso 7: Presente los impuestos sobre la nómina ante el gobierno federal. Los pagos de impuestos federales deben hacerse a través de EFTPS. Por lo general, debe depositar el impuesto federal sobre la renta retenido y los impuestos del Seguro Social del empleador y del empleado (6,2 % de las ganancias de cada empleado) y los impuestos de Medicare (1,45 %) según el cronograma asignado a su empresa por el IRS. El IRS puede asignarlo a uno de los siguientes programas de depósito:
- Depositante Mensual: Requiere que deposite los impuestos sobre la nómina sobre los pagos realizados durante un mes antes del día 15 del mes siguiente.
- Depositante bisemanal: requiere que deposite los impuestos sobre la nómina para los pagos realizados los miércoles, jueves y/o viernes antes del miércoles siguiente. Depósito de impuestos por pagos realizados sábado, domingo, lunes y/o martes hasta el viernes siguiente.
Es importante tener en cuenta que los horarios para depositar y declarar impuestos no son los mismos. Los patrones que depositan tanto mensual como bisemanalmente sólo deben reportar sus impuestos trimestralmente o anualmente presentando el Formulario 941 o el Formulario 944 .
Paso 8: Presente los impuestos sobre la nómina con el estado de Carolina del Sur. Los empleadores de Carolina del Sur deben presentar y pagar impuestos retenidos de los salarios de los empleados. Las presentaciones vencen trimestralmente y los pagos vencen trimestralmente o mensualmente según la cantidad retenida.
- Si el monto total de la retención es inferior a $500 por trimestre y la remesa vence el último día del mes siguiente al final del trimestre, los pagos vencen trimestralmente .
- Si el monto total de la retención es superior a $500 por trimestre y la remesa vence el día 15 del mes siguiente, los pagos vencen mensualmente .
Las devoluciones y los pagos pueden enviarse por correo a la dirección postal correspondiente o presentarse electrónicamente a través del sitio web MyDORWAY. Los empleadores que retienen $15,000 o más por trimestre o que realizan 24 o más pagos de retención en un año deben presentar y pagar electrónicamente.
Las fechas de vencimiento de la devolución son las siguientes:
| Cuarto | Fecha de vencimiento |
|---|---|
| 1er Trimestre (enero, febrero, marzo) | Vence el 30 de abril |
| 2do Trimestre (abril, mayo, junio) | Vence el 31 de julio |
| 3er trimestre (julio, agosto, septiembre) | Vence el 31 de octubre |
| Cuarto trimestre (octubre, noviembre, diciembre) + declaraciones anuales | Vence el 31 de enero |
Paso 9: Documente y almacene sus registros de nómina. Es importante mantener registros de todos sus empleados, incluso de los despedidos, durante al menos tres o cuatro años. Obtenga más información en nuestro artículo sobre cómo conservar los registros de nómina.
Paso 10: Complete los informes de nómina de fin de año. Deberá completar los formularios W-2 para todos los empleados y 1099 para todos los contratistas independientes. Tanto los empleados como los contratistas deben haber recibido estos documentos antes del 31 de enero del año siguiente. También deberá enviar copias individuales para cada trabajador al IRS junto con un formulario que resuma la información de cada uno (el formulario W3 resume todos los formularios W2 y el formulario 1096 resume todos los formularios 1099).
Para obtener una descripción general más general de lo que debe saber al hacer la nómina de acuerdo con los estándares federales, consulte nuestra guía sobre cómo hacer la nómina.
Ley de Nómina, Impuestos y Regulaciones de Carolina del Sur
Carolina del Sur es un estado bastante simple en el que procesar la nómina, pero hay algunas leyes y reglamentos que debe conocer. A diferencia de algunos de los otros estados que son menos complicados, Carolina del Sur, de hecho, tiene un impuesto sobre la renta personal que deberá retenerse y remitirse de manera oportuna para garantizar que cumpla con los requisitos. Hay algunas otras cosas con respecto a la nómina que también se destacan. Aquí está todo lo que necesitas saber.
Impuestos sobre la nómina de Carolina del Sur
Los empleadores en Carolina del Sur son responsables de pagar los impuestos sobre la nómina, además de los impuestos del Seguro Social, Medicare y el desempleo federal (FUTA). El Seguro Social y Medicare son impuestos tanto para el empleado como para el empleador, lo que significa que la parte del empleado se retendrá de sus cheques de pago y la parte del empleador será su responsabilidad.
Como empleador, será responsable de las siguientes tasas para cada uno de estos montos de impuestos:
- Seguridad Social 6,2% de la paga de cada empleado
- Medicare 1.45% de cada empleado paga
- FUTA 6% de los primeros $7,000 de la paga de cada empleado
Además de las obligaciones tributarias federales, también deberá asegurarse de cumplir con la retención y el envío de impuestos estatales y locales según se requiera.
Impuesto estatal sobre la renta
Carolina del Sur tiene una estructura de impuestos sobre la renta simplificada que sigue el ingreso imponible federal de los empleados. Los ingresos tributables federales de sus empleados son el punto de partida para determinar su obligación tributaria estatal. Las tasas del impuesto sobre la renta de las personas físicas van desde el 0% hasta una tasa máxima del 7% sobre la renta imponible. Los tramos impositivos se ajustan anualmente según la inflación.
Usted será responsable de retener y remitir los impuestos sobre la renta al Departamento de Ingresos de Carolina del Sur de manera regular y oportuna. Siempre puede consultar el SC1040 para obtener las tablas de impuestos más actualizadas.
Impuesto Local sobre la Renta
No hay impuestos locales o municipales en Carolina del Sur, lo que lo convierte en uno de los estados más fáciles para declarar impuestos sobre la nómina. Solo tendrás que preocuparte por la retención estatal.
Impuesto al Seguro de Desempleo
Carolina del Sur tiene un fondo de seguro de desempleo estatal que protege a los trabajadores contra la pérdida de empleo proporcionando ingresos temporales a personas calificadas. A los empleadores se les cobran los primeros $14,000 que gana cada empleado en un año calendario, que es el principal financiamiento del programa. Las tasas de los empleadores oscilan entre el 0,06 % y el 5,46 % y se calculan en función de un par de factores diferentes. Los empleados recién registrados suelen comenzar con una tasa del 0,49%.
Según la ley de Carolina del Sur, los programas de tasas impositivas se ajustan anualmente en función de una fórmula que considera el costo de los beneficios proyectados para el año o la tasa base y la cantidad proyectada requerida para devolver el Fondo Fiduciario a un saldo adecuado o el recargo por solvencia. Las tasas impositivas se establecen cada año para financiar estos componentes.
Cada empleador también es responsable de un recargo de 0.06% de Evaluación de Contingencia Administrativa Departamental (DACA) que se agrega a la tasa base y al recargo de interés. La tasa impositiva total es: Tasa Impositiva Total = Tasa Base + Recargo por Solvencia (cero) + DACA (0.06%).
Es importante recordar que usted también será responsable de los impuestos FUTA. La tasa estándar es del 6% sobre los primeros $7,000 del salario imponible de cada empleado. El impuesto máximo que pagará por empleado es de $420 ($7,000 x 6%).
Consejo: cuando paga impuestos estatales de desempleo, puede calificar para un descuento de hasta 5.4% en sus impuestos FUTA. Esto puede reducir significativamente lo que paga al IRS del 6% al 0,6%.
Seguro de compensación de trabajadores
Todas las empresas con cuatro o más empleados, incluidos los trabajadores a tiempo parcial y los miembros de la familia, deben tener cobertura de compensación para trabajadores en Carolina del Sur. La cobertura se puede obtener de cualquier proveedor de seguros privado.
Hay algunas excepciones a esta regla, que incluyen:
- Agentes inmobiliarios autorizados que trabajan para un corredor
- empleados federales del estado
- Empleados ocasionales, lo que significa que no trabajan regularmente o solo trabajan cuando es necesario
- Empleadores con menos de $3,000 en nómina anual del año anterior
- Empleados agrícolas o personas que venden productos agrícolas.
- Empleados de compañías ferroviarias o exprés ferroviarias
Leyes de salario mínimo en Carolina del Sur
Carolina del Sur no tiene un salario mínimo estatal. En cambio, sigue el salario mínimo federal de $7.25 por hora, que se aumentó por última vez en 2008.
Las empresas deben pagar a los empleados que reciben propinas al menos $ 2.13 por hora, siempre que sus propinas les permitan alcanzar el salario mínimo por hora. De lo contrario, la empresa debe compensar la diferencia.
Regulaciones de horas extras de Carolina del Sur
Los empleados en Carolina del Sur tienen derecho al pago de horas extras a 1,5 veces su tarifa de pago regular por cualquier hora trabajada más de 40 en una sola semana laboral. Según la Ley de normas laborales justas (FLSA), una sola semana laboral son siete días trabajados de forma consecutiva.
Mientras que algunos estados tienen límites diarios de horas extras que requieren que los empleadores paguen horas extras por una cierta cantidad de horas trabajadas en un solo día, Carolina del Sur no lo hace.
Para obtener ayuda para calcular las horas extra, utilice nuestra calculadora de horas extra gratuita.
Diferentes formas de pagar a los empleados en Carolina del Sur
Si bien hay muchas formas diferentes de pagar a los empleados, la Oficina de Salarios y Trabajo Infantil de Carolina del Sur especifica que un empleador debe pagar los salarios de una de las siguientes maneras:
- Dinero
- cheque en papel
- Deposito directo
Consejo: es importante tener en cuenta que la ley de Carolina del Sur no permite ni prohíbe explícitamente el uso de tarjetas de pago como forma de pago a los empleados. Para pecar de precavido, su mejor práctica es utilizar uno de los métodos de pago mencionados explícitamente por las regulaciones laborales estatales.
Leyes de comprobantes de pago de Carolina del Sur
Muchos estados tienen regulaciones que requieren que los empleadores proporcionen documentación con la nómina que incluya ciertos detalles sobre el pago. Los empleadores de Carolina del Sur deben proporcionar a cada empleado una declaración detallada que muestre lo siguiente:
- El salario bruto de los empleados
- Todas las deducciones hechas de su salario.
Sugerencia: Si bien el pago bruto y las deducciones son los únicos requisitos oficiales de comprobantes de pago en Carolina del Sur, le recomendamos que incluya toda la información de pago importante como mejor práctica. Utilice una de nuestras plantillas gratuitas de comprobantes de pago para comenzar.
Frecuencia de pago mínimo
En Carolina del Sur, no existen regulaciones que especifiquen los días de pago obligatorios. Los empleadores privados tienen derecho a decidir cuándo y con qué frecuencia pagar a los empleados. Los empleados del gobierno estatal deben ser pagados quincenalmente (dos veces al mes). Aunque no existen regulaciones con respecto a los días de pago para los empleadores privados, la mayoría elige quincenales o quincenales. La ley federal solo requiere que sea consistente.
Los empleadores con cinco o más empleados deben dar un aviso por escrito en el momento de la contratación que incluya los salarios a pagar, las horas de trabajo previstas y la hora y el lugar de pago (ya sea que los pagos se realicen en efectivo, depósito directo o controlar).
Reglas de deducción de cheques de pago
Los empleadores en Carolina del Sur no pueden retener ninguna parte del salario de un empleado a menos que:
- Está permitido por la ley estatal o federal (Seguro Social, impuestos sobre la renta, etc.)
- El empleador le ha dado al empleado un aviso por escrito de la deducción en el momento de la contratación.
- El empleador le ha dado al empleado al menos siete días de aviso por escrito de la deducción.
Pago de indemnización en Carolina del Sur
Como empleador en Carolina del Sur, no tiene que proporcionar a sus empleados una indemnización por despido si son despedidos o se van voluntariamente. No existen requisitos legales que exijan el pago de una indemnización después de un cierto período de tiempo o en función de ciertos términos de empleo.
Las leyes laborales de Carolina del Sur solo exigirán que pague indemnizaciones por despido a sus empleados si existe un acuerdo escrito firmado entre una organización y un empleado. Si un empleador opta por pagar una indemnización por despido, debe cumplir con los términos de ese acuerdo.
Leyes finales de cheques de pago en Carolina del Sur
Carolina del Sur requiere que los empleadores paguen a un empleado todos los salarios adeudados dentro de las 48 horas posteriores al día de la separación o en el próximo día de pago programado regularmente. El período de tiempo entre la separación y el último cheque de pago no puede exceder de 30 días.
Separarse de un empleado a menudo puede ser un proceso difícil para los dueños de negocios, a menudo comenzando con la notificación de su terminación. Para obtener orientación y una plantilla gratuita, consulte nuestra guía de cartas de terminación.
Pagos de tiempo libre pagado acumulado
Las leyes estatales de Carolina del Sur no exigen que los empleadores paguen el PTO acumulado o el tiempo de vacaciones al momento de su terminación, a menos que esté específicamente detallado en la política del empleador.
Leyes de recursos humanos de Carolina del Sur que afectan la nómina
Carolina del Sur no tiene muchas leyes de recursos humanos que no se alineen con las leyes laborales federales. La mayoría de sus regulaciones son bastante sencillas y no requieren mucha atención o documentación adicional. Siempre que registre todas las nuevas contrataciones a tiempo y cumpla con las normas sobre trabajo infantil, le resultará fácil cumplirlas.
Informes de nuevas contrataciones de Carolina del Sur
Todos los empleados nuevos y recontratados deben informarse en línea mediante el portal de informes de nuevas contrataciones de Carolina del Sur. Los empleadores tienen 20 días después del primer día de trabajo del empleado para informar todas las nuevas contrataciones.
La siguiente información debe incluirse al presentar la documentación de nueva contratación:
| Informacion del empleador: | Información del empleado: |
|---|---|
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La información de nuevos empleados solo se puede usar para los fines prescritos por la ley, que incluyen:
- Establecer y hacer cumplir las órdenes de manutención de los hijos
- Detectar sobrepagos de prestaciones por desempleo y fraude
- Detectar sobrepagos y fraudes de compensación de trabajadores
- Detectar sobrepagos y fraudes en programas gubernamentales (bienestar, cupones de alimentos, etc.)
La sanción para un empleador que no informe a los empleados recién contratados o recontratados es:
- $25 por la segunda infracción y $25 por cada infracción posterior
- $500 por todas y cada una de las infracciones, si la falta de informe es el resultado de una conspiración entre el empleador y el empleado para no proporcionar la información requerida o para proporcionar información falsa o incompleta
Pausas para comer
No existe ningún requisito bajo la ley de Carolina del Sur para que un empleador proporcione a los empleados descansos o un período para almorzar.
Aunque la ley no le exige ofrecer descansos o períodos para comer, es posible que desee considerar cómo el ofrecer descansos puede afectar la moral de los empleados. Si elige ofrecer descansos, asegúrese de incluir los detalles de cuánto tiempo, con qué frecuencia y si los descansos se pagarán o no en su manual del empleado.
Licencia por enfermedad pagada y tiempo libre pagado
No existe una ley de Carolina del Sur que requiera que los empleadores del sector privado proporcionen a los empleados tiempo de enfermedad o tiempo de vacaciones, remunerado o no remunerado.
Si bien la ley no exige proporcionar tiempo libre, es importante recordar que prometerlo a los empleados puede crear una obligación legal de hacerlo. Sea muy claro con los empleados y en toda la documentación de los empleados sobre cuáles son sus políticas.
Leyes de trabajo infantil
Las normas y reglamentos de Carolina del Sur sobre el trabajo infantil se adoptan a partir de los Reglamentos de Horas y Salarios exigidos por el Departamento de Trabajo. En general, los menores de 14 años no pueden trabajar, ya que el empleo de menores de 14 años se define como trabajo infantil opresivo.
Sin embargo, hay bastantes restricciones:
| Rango de edad | Horas Laborales | Trabajos permitidos | Trabajos Prohibidos |
|---|---|---|---|
| 12 y 13 años |
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| 14 y 15 años |
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| 16 y 17 años |
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Además, a cualquier edad, los menores pueden repartir periódicos y/o trabajar en un negocio que sea 100% propiedad de sus padres y esté operado por ellos.
Para obtener más información sobre las leyes federales de trabajo infantil, consulte nuestra guía para la contratación de menores.
Formularios de nómina
Carolina del Sur tiene su propio formulario para la retención de impuestos estatales sobre la renta, así como otros formularios de retención. Estos son algunos de los documentos importantes que querrá asegurarse de tener a mano cuando procese la nómina en Carolina del Sur.
Formularios del estado de Carolina del Sur
El Certificado de asignación de retención de Carolina del Sur ( SC W-4 ) es el formulario de retención específico del estado que todos los empleados de Carolina del Sur deben completar para su retención de impuestos sobre la renta personal. Esto deberá ser completado por cada empleado, además del W-4 federal.
- WH-1601 (Pago de retención de impuestos): este formulario debe completarse y devolverse con todos los pagos que se envían al DOR para la retención de impuestos sobre la renta personal, ya sea mensual o trimestralmente.
- WH-1605 (Declaración de impuestos trimestrales de retención): Este formulario es la declaración de impuestos trimestral que debe presentarse para informar todo el impuesto sobre la renta personal que se ha retenido de los empleados y remitido dentro del trimestre.
- WH-1606 (Cuarto trimestre de retención de SC y declaración de reconciliación anual): todos los empleadores registrados en el Departamento de Ingresos de Carolina del Sur deben presentar una declaración de reconciliación al final del cuarto trimestre, informando todo el impuesto sobre la renta personal retenido durante el año. Si es un contribuyente anual, esta será la única declaración que deberá presentar. Incluso si no se ha realizado ninguna retención durante el último trimestre del año, aún se requerirá un WH-1606.
Formularios de nómina federal
- Formulario W-4: para ayudar a los empleadores a calcular los impuestos a retener de los cheques de pago de los empleados
- Formulario W-2: Para reportar los salarios anuales totales ganados (uno por empleado)
- Formulario W-3: para informar el total de salarios e impuestos de los empleados al IRS (resumen de W-2)
- Formulario 940: para informar y calcular los impuestos de desempleo adeudados al IRS
- Formulario 941: Para declarar impuestos trimestrales sobre la renta y FICA retenidos de cheques de pago
- Formulario 944: Para informar impuestos anuales sobre la renta y FICA retenidos de cheques de pago
- Formulario 1099-MISC: para proporcionar información de pago de no empleados que ayude al IRS a recaudar impuestos sobre el trabajo por contrato
Para una discusión más detallada de los formularios federales, consulte nuestra guía de formularios de nómina federales que pueda necesitar.
Recursos y fuentes de nómina de Carolina del Sur
- Departamento de Trabajo, Licencias y Regulación de Carolina del Sur: Solicite una licencia (comisión de bienes raíces, examinadores de trabajo social, patología del habla y lenguaje y audiología, cosmetología, junta de cementerios, consejo de códigos de construcción, etc.), presente una queja, lea sobre OSHA reglamentos y recabar información sobre salarios y trabajo infantil.
- Departamento de Empleo y Fuerza Laboral de Carolina del Sur: obtenga información sobre las leyes y regulaciones de desempleo, regístrese para obtener una cuenta de desempleo, mantenga su cuenta de empleador y presente informes de salarios.
- Departamento de Ingresos de Carolina del Sur: Registre una nueva cuenta comercial o fiscal, busque problemas de cumplimiento, como licencias revocadas o suspendidas, solicite una licencia de alcohol, realice pagos y más.
Además, verifique con su software o servicio de nómina los recursos y las características específicas del estado.
Línea de fondo
En general, procesar la nómina en Carolina del Sur es un proceso bastante simple. Aunque deberá retener el impuesto estatal sobre la renta y asegurarse de remitirlo al DOR a tiempo, no tendrá que preocuparse por los impuestos locales o municipales ni por los complicados cálculos de horas extra. Esta es una gran noticia para las empresas de Carolina del Sur o para cualquiera que busque expandirse allí. En su mayor parte, siempre que siga las pautas federales, no tendrá que cambiar mucho cuando comience a procesar la nómina en Carolina del Sur.
¿Cuánto tiempo tiene que pagarle un empleador después de que renunció en Carolina del Sur?
Generalmente, bajo las Leyes Codificadas de SC § 41-10-50, un empleador debe emitir un cheque de pago final a un empleado que ha sido despedido, o que ha renunciado a su trabajo, dentro de las cuarenta y ocho (48) horas o en el siguiente día regular. fecha de pago programada que no supere los treinta (30) días a partir de la fecha de terminación.
¿Están obligados los empleadores a pagar PTO SC?
En Carolina del Sur, los empleadores no están obligados a proporcionar a los empleados beneficios de vacaciones, ya sean pagas o no. Preguntas frecuentes del Departamento de Trabajo de Carolina del Sur.
¿Carolina del Sur requiere el pago de vacaciones al momento de la terminación?
Carolina del Sur
La política del empleador o el contrato del empleado rigen si las vacaciones ganadas y no utilizadas se pagan en el momento de la separación. Un empleador que infrinja los requisitos de pago por despido está sujeto a una sanción civil de no más de $100 por cada infracción. Cada falta de pago es un delito separado.
¿Qué puede hacer si su empleador no le paga en Carolina del Sur?
Departamento de Trabajo, Licencias y Regulación, disponible en (803) 896-4470, hace cumplir la Ley de Pago de Salarios. El Departamento de Trabajo de EE. UU., disponible en el 1-866-4-USWAGE, hace cumplir la FLSA. La Ley de Pago de Salarios le permite recuperar hasta tres veces los salarios no pagados, más los costos y honorarios de abogados.