Open-to-buy (OTB) es una estrategia de gestión de inventario y una fórmula que utilizan las empresas para crear presupuestos de compra para períodos de tiempo específicos. Tiene en cuenta el inventario esperado al principio y al final del mes, las ventas planificadas y las rebajas planificadas. Básicamente, un presupuesto abierto a la compra les dice a los minoristas cuánto pueden gastar en inventario en una fecha futura, ya sea la temporada navideña o el mes de mayo.
Con la planificación abierta a la compra, los minoristas pueden pronosticar y gastar proporcionalmente a las ventas, satisfacer la demanda de productos populares y prepararse para los aumentos repentinos de temporada. Al ayudar a los minoristas a realizar un seguimiento del inventario disponible en comparación con lo que realmente se necesita, la planificación abierta a la compra reduce el gasto excesivo y minimiza el desperdicio.
Utilice nuestra plantilla gratuita abierta para comprar a continuación para hacer planes de compra de seis meses o diez semanas que mantendrán su negocio en marcha.
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Calculadora y fórmula de presupuesto disponible para comprar
Como cualquier herramienta efectiva de elaboración de presupuestos, la fórmula OTB ayuda a las empresas a hacer predicciones razonables basadas en el desempeño anterior al considerar circunstancias que podrían alterar esas expectativas en el futuro. La fórmula crea un marco para las mejores prácticas y lo ayuda a detectar cambios mensuales en el volumen de ventas. Use la calculadora a continuación para su presupuesto OTB:
También puedes calcularlo a mano usando esta fórmula:
Abierto para comprar = ventas planificadas + rebajas planificadas + inventario planificado de fin de mes inventario de comienzo de mes
- Ventas planificadas: el monto en dólares de las ventas proyectadas dentro de un período de tiempo
- Rebajas planificadas: la cantidad total de descuentos planificados durante el período de ventas en dólares
- Inventario planificado de fin de mes: el valor en dólares del inventario que se prevé que permanezca al final del mes*
- Inventario al comienzo del mes: el valor en dólares del inventario disponible para la venta al comienzo del mes
*Tenga en cuenta que el inventario de fin de mes planificado se transfiere al mes siguiente como el nuevo inventario de comienzo de mes.
Aunque la fórmula generalmente se expresa en meses, puede usarla para calcular compras abiertas para comprar durante un período más largo, como en nuestro ejemplo a continuación.
Supongamos que desea crear un plan abierto para comprar para la temporada navideña (de noviembre a enero) en su tienda de ropa. Anticipa comenzar la temporada con $7,000 de inventario. El año pasado hiciste $78,000 en ventas durante este tiempo. Este año, sin embargo, su base de clientes ha crecido y su negocio está ganando un poco más, por lo que anticipa ganar cerca de $90,000. Además, planea rebajar los artículos de verano valorados en $3000 en un 20 % ($600) y anticipa tener alrededor de $5000 de inventario en existencia una vez que finalice el período de vacaciones. Con todo esto, tu cálculo de OTB sería:
Abierto para comprar = ventas planificadas + rebajas planificadas + inventario planificado de fin de mes inventario de comienzo de mes
Abierto para comprar = $ 90,000 + $ 600 + $ 5,000 $ 7,000
Abierto para comprar = $ 88,600
Con base en sus predicciones, debe gastar $88,600 en inventario para la temporada navideña para asegurarse de tener suficientes artículos en existencia, pero sin gastar demasiado y terminar desperdiciando o sacrificando su balance final.
Puede hacer que su plan abierto a la compra sea tan granular o tan macro como tenga sentido para sus necesidades. Simplemente aplique la misma fórmula a un solo producto para hacer predicciones por producto.
Tasa de rotación de inventario y planificación abierta para comprar
Los presupuestos abiertos a la compra miden múltiples factores, pero una de las cosas más importantes que miden es el índice de rotación de inventario. Identificar este número ayuda a los arquitectos de los planes OTB a comprender el nivel de demanda de cada artículo en su inventario y cuánto de su presupuesto OTB asignar para cada producto vendido.
El índice de rotación del inventario, o tasa de rotación, se calcula dividiendo las ventas por el inventario. Por ejemplo, si una empresa vende $20 000 y tiene un inventario de $12 000, su tasa de rotación de inventario es de 1,7. Eso significa que pasa por su suministro de inventario aproximadamente 1,7 veces durante ese período.
Debido a que los productos se venden a diferentes tasas, la mayoría de las empresas establecen tasas de rotación individuales para cada categoría de producto o artículo individual, lo que permite un cálculo más preciso de la cantidad de producto que necesita para cada unidad de almacenamiento (SKU) .
Cómo aplicar la planificación abierta para comprar a su negocio
Mientras que las empresas y corporaciones más grandes hacen planes abiertos a la compra a más largo plazo (trimestrales, semestrales, etc.), aquellas que ejecutan operaciones más pequeñas con presupuestos más ajustados deben usar planes a más corto plazo.
Para las empresas que ven grandes picos estacionales, cree planes abiertos a la compra para cada semana. Esto asegurará que esté al tanto de los flujos estacionales y también ayudará a sus compradores a comprender qué productos deben solicitarse en volúmenes más altos con mayor frecuencia durante los períodos de mayor actividad.
A continuación se muestra un plan de muestra abierto a la compra sobre cómo un pequeño minorista de videojuegos podría manejar las vacaciones:
| Noviembre | Diciembre | |
|---|---|---|
| Inventario planificado de inicio de mes | $40,000 | $30,000 |
| Ventas planificadas | $20,000 | $15,000 |
| Rebajas planificadas | $500 | $300 |
| Inventario de fin de mes | $30,000 | $20,000 |
| Planeado Abierto para comprar Presupuesto | $10,500 | $5,300 |
Un plan abierto para comprar a más largo plazo para una tienda familiar de artículos de arte podría verse así:
| enero | Febrero | Marzo | Abril | Mayo | Junio | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Inventario planificado de inicio de mes | $35,000 | $25,000 | $20,000 | $18,000 | $28,000 | $22,000 |
| Ventas planificadas | $30,000 | $35,000 | $19,000 | $27,000 | $40,000 | $25,000 |
| Rebajas planificadas | $800 | $400 | $250 | $450 | $100 | $500 |
| Inventario de fin de mes | $25,000 | $20,000 | $18,000 | $28,000 | $22,000 | $30,000 |
| Planeado Abierto para comprar Presupuesto | $20,800 | $30,400 | $17,250 | $37,450 | $34,100 | $33,500 |
Independientemente del tipo de plan abierto a la compra que utilice su empresa, es fundamental que los compradores revisen todos los montos previstos para asegurarse de que sean prácticos. Si bien es importante observar los datos actuales y los hábitos de compra, también es beneficioso observar las cifras de ventas anteriores para hacer estimaciones.
Comprender su inventario y hacer proyecciones precisas es una parte clave de la planificación abierta a la compra, y todo se reduce a una buena gestión del inventario. Haga su vida más fácil con un sistema POS completamente integrado con controles de inventario, para que pueda obtener informes automatizados, perspectivas y datos en tiempo real sobre su inventario.
Pros y contras de la planificación abierta para comprar
La planificación abierta a la compra es un proceso de gestión de inventario utilizado ampliamente en la industria minorista por una razón: es una forma eficaz de hacer predicciones sobre el futuro de su tienda y cómo debe asignar fondos. Sin embargo, la estrategia predictiva OTB tiene sus inconvenientes y debe conocerlos antes de aplicar la planificación OTB a su negocio. Echemos un vistazo a sus pros y sus contras:
Profesionales abiertos a la compra
- Estructura de planificación flexible y reactiva: la mayoría de las empresas tienen planes abiertos para comprar semanales o mensuales. Esto le permite hacer ajustes a medida que cambian las condiciones y actualizar su plan presupuestario sin estar sujeto a un plan anual o trimestral.
- Mantenga la cantidad correcta de existencias a mano: cuando se hace bien, la planificación abierta a la compra le permite anticipar la cantidad de existencias que debe tener a mano en función de sus ventas anticipadas. Esto significa que podrá evitar los desabastecimientos, el exceso de existencias o el envejecimiento del inventario y mantener contentos a sus clientes.
- Detecte patrones y tendencias: debido a que la planificación abierta a la compra analiza períodos de tiempo específicos y utiliza datos de ventas anteriores para hacer predicciones, puede detectar tendencias y patrones estacionales que lo ayudarán a tomar mejores decisiones para su negocio.
- Evite gastar de más: la planificación abierta a la compra divide sus gastos en períodos de tiempo, lo que le indica qué dinero es apropiado para gastar y cuándo. Esto significa que puede evitar gastar de más solo comprando de acuerdo con su presupuesto. A su vez, esto asegura que tenga fondos suficientes para futuras compras.
- Asignación inteligente del flujo de efectivo: con la planificación abierta a la compra, puede ver cuánto dinero puede gastar razonablemente solo en inventario. Esto lo ayuda a mantener un flujo de efectivo positivo, asegurando que su presupuesto tenga espacio para otras cosas, como marketing o costos generales.
Si desea obtener más información sobre los otros aspectos de la presupuestación de un negocio minorista, puede consultar nuestra guía sobre cómo presupuestar un negocio minorista.
Contras de la opción abierta para comprar
- Necesidad de complementar con otros datos: si bien su disposición a comprar lo colocará en el camino correcto, no le brindará una imagen completa de su negocio o inventario. Para hacer presupuestos realmente basados en datos, también debe considerar otras métricas, como su pronóstico de ventas, la tasa de rotación de inventario y los márgenes y márgenes.
- No es bueno para los productos básicos de la tienda: para los productos que son productos básicos permanentes en su tienda, la planificación abierta para comprar probablemente no sea la mejor manera de hacer presupuestos de compra. La planificación abierta a la compra dice que debe comprar $ X del artículo en un momento determinado, sin embargo, hay casos en los que es mejor esperar hasta que haya un descuento de envío o por volumen para comprar en mayor cantidad, pero está abierto a la compra. plan de compra no le ayudará a determinar esto.
- Más adecuado para empresas con muchos SKU: para empresas con pocos SKU, la planificación abierta a la compra puede ser más trabajo de lo que vale. Si no tiene muchos productos, a menudo puede hacer predicciones de compra simplemente viendo el inventario anterior y los datos de ventas.
- Poco margen de maniobra: si bien su plan abierto a la compra le dará un número duro y rápido para usar para tomar decisiones presupuestarias, no deja margen para el error. En general, querrás ahorrar unos cuantos dólares de tu predicción de disponibilidad para comprar en caso de que surja una situación inesperada.
Línea de fondo
Teniendo en cuenta el panorama minorista cambiante, es más importante que nunca crear pronósticos precisos y presupuestos ajustados para mantenerse a flote. Con números históricos de minoristas que cierran todos los días, mantener su tienda abastecida con los artículos que sus clientes más necesitan será de gran ayuda a medida que las cadenas de suministro globales se vuelvan menos confiables. Al final, la planificación abierta a la compra es una herramienta esencial en su arsenal.
Puede abrir para comprar ser negativo
Si el pedido coincide razonablemente bien en comparación con los números de recepción planificados, y el abierto para comprar todavía parece negativo varios meses después, no está sobrecomprado, sino sobreabastecido.
¿Cómo te las arreglas para abrir a comprar?
También puedes calcularlo a mano usando esta fórmula:
- Abierto para comprar = ventas planificadas + rebajas planificadas + inventario planificado de fin de mes – inventario de comienzo de mes.
- El índice de rotación del inventario, o tasa de rotación, se calcula dividiendo las ventas por el inventario.
¿Cómo manejas OTB?
Para calcular su OTB al costo, multiplique el valor de OTB por el margen de beneficio inicial. Si su margen de beneficio inicial es del 75%, por ejemplo, su costo abierto para comprar es $10,350 x 0.25 = $2,587.50.
¿Qué significa OTB en merchandising?
Open-to-buy (OTB) es una estrategia de gestión de inventario que ayuda a los minoristas a calcular cuántos productos necesitan comprar. Esto incluye el inventario físico disponible y en tránsito, así como cualquier pedido pendiente.