Una verificación de antecedentes laborales es un proceso que utiliza una organización para verificar los antecedentes y las calificaciones de una persona y detectar señales de alerta mediante la verificación de antecedentes penales, informes de crédito, historial de manejo y más. Antes de realizar verificaciones de antecedentes, es importante implementar una política de verificación de antecedentes. Esta política debe describir cuándo es apropiado realizar una verificación de antecedentes y cómo determinar qué elementos se verificarán.
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Su política de verificación de antecedentes generalmente debe incluir cinco secciones principales que abordan las circunstancias en torno a la realización de verificaciones de antecedentes, la información obtenida, el uso de esa información y lo que sucede a la luz de los hallazgos.
1. Circunstancias y frecuencia de la verificación de antecedentes
Esta sección debe usarse para notificar a los nuevos empleados y al personal actual que todos los empleados están sujetos a una verificación de antecedentes como parte de su empleo. Es posible que desee incluir una cláusula para las nuevas contrataciones y otra separada para los empleados actuales, ya que estas decisiones serán diferentes. Por ejemplo:
- Nuevas contrataciones: el empleo puede depender de los resultados de la verificación de antecedentes
- Empleados actuales: las promociones o transferencias pueden depender de los resultados de la verificación de antecedentes si no se ha realizado en los últimos tres años.
2. Información Obtenida en Investigaciones de Antecedentes
Haga referencia a cada tipo de verificación de antecedentes que puede realizar y la información que se recopilará en cada nueva contratación. También es bueno tener en cuenta que una verificación de antecedentes penales no descalificará automáticamente a un candidato para el empleo.
Hay varios tipos de verificación de antecedentes, cada uno con un propósito diferente. A menudo, las verificaciones de antecedentes se pueden personalizar, según el rol y la política de la organización. Tenga en cuenta que cada consulta adicional incurre en costos y que solo querrá solicitar información pertinente al puesto y dentro de las pautas de las regulaciones estatales donde se encuentra el empleado.
Haga clic en las pestañas a continuación para obtener más información sobre los tipos más comunes de verificación de antecedentes:
- Antecedentes penales
- Reporte de crédito
- Examen de drogas
- Informe de Verificación de Empleo/Educación
- Informe del historial de conducción
- Verificación de referencia
- Comprobación de redes sociales
Los antecedentes penales de un candidato pueden incluir cualquier condena (tanto por un delito grave como por un delito menor) a menos que hayan sido eliminados e, incluso así, algunas organizaciones pueden ordenar el acceso a los registros eliminados, según la autorización de seguridad requerida para el puesto. También es probable que aparezcan casos penales pendientes, aunque esto indica que el candidato no ha sido oficialmente declarado culpable.
Recuerde consultar las leyes de su estado con respecto al uso de antecedentes penales para tomar decisiones de contratación. Algunos estados han aprobado leyes para dar a los solicitantes con antecedentes penales una oportunidad más justa de ser contratados (lo que se conoce como ban-the-box). El objetivo es exigir a los empleadores que evalúen a los candidatos según su experiencia, educación y aptitud general para el puesto antes de considerar sus antecedentes.
Los informes crediticios, que detallan un historial de préstamos y de devolución del dinero, pueden arrojar algo de luz sobre el desempeño de un empleado. La información que las empresas buscan obtener de un informe de crédito puede incluir un historial de manejo de dinero, capacidad de toma de decisiones y potencial de actividad delictiva. Los empleadores no podrán ver los puntajes de crédito. Este control puede ser necesario para su industria (como banca, préstamos o impuestos); sin embargo, varios estados prohíben el uso de verificaciones de crédito como requisito previo para el empleo en la mayoría de las circunstancias, así que conozca las pautas en los estados en los que está ejerciendo.
Una prueba de drogas previa al empleo es una prueba que usan los empleadores para determinar si los candidatos para el trabajo están usando o han usado sustancias ilegales; los resultados pueden confirmar su oferta de trabajo o llevar al empleador a rescindir la oferta de trabajo.
Los empleados existentes también pueden someterse a pruebas de drogas aleatorias para asegurarse de que aún cumplen con los requisitos de la empresa sin drogas; a veces, los empleados son evaluados después de exhibir un comportamiento sospechoso o estar involucrados en un accidente laboral. En estos casos, su empleo puede ser terminado o no, dependiendo de la política de la empresa y la tolerancia a la adicción y el uso de drogas.
Los empleadores pueden verificar el historial de empleo y/o educación como parte del proceso de verificación de antecedentes para confirmar la experiencia laboral de los solicitantes y asegurarse de que el solicitante tenga la educación requerida para el puesto.
El informe del historial de conducción de un candidato puede incluir información sobre cualquier infracción de tráfico que haya recibido, como exceso de velocidad, conducción imprudente o conducción sin licencia. También se deben mostrar las suspensiones y cualquier restricción de manejo actual.
Los informes del historial de conducción son muy recomendables y más comunes para todos los empleados o candidatos a puestos de trabajo que conducirán vehículos u operarán equipos como condición de su empleo.
Una verificación de referencia es cuando un empleador se comunica con los empleadores anteriores, compañeros y otras fuentes de un candidato para obtener más información sobre su desempeño en el trabajo, historial de empleo y calificaciones para un trabajo. Las partes contactadas generalmente son proporcionadas por el posible empleado, y las verificaciones de referencia se pueden realizar por correo electrónico o por teléfono a través de una serie de preguntas sobre la experiencia que tuvo con el candidato.
Una verificación de referencia de canal secundario es cuando un gerente de contratación se pone en contacto con un antiguo colega del candidato (generalmente uno que conocen personalmente) para analizar cómo fue para ellos trabajar con la posible contratación. Este tipo de verificación de referencias puede ser muy eficaz porque es más probable que las personas divulguen información cuando conocen a la persona que llama.
Una forma común de obtener más información informal sobre un candidato es ver sus perfiles de redes sociales (Instagram, Facebook, Twitter, Snapchat, etc.). Sin embargo, tenga cuidado al investigar la vida personal de los posibles empleados, ya que esto puede generar sesgos.
Consultar el perfil de LinkedIn de un candidato es gratuito y esperado por los candidatos. También puede dar una idea de los logros laborales, la ética laboral y las relaciones de sus candidatos al mostrar quién podría estar en su red y si alguien ha escrito una referencia para ellos en su perfil.
3. Uso de la información obtenida en una investigación de antecedentes
Su política de verificación de antecedentes siempre debe reconocer que cualquier información recopilada durante una investigación de antecedentes se utilizará para determinar la elegibilidad para el empleo. Además, notifique al candidato o empleado que toda la información proporcionada se revisará minuciosamente para determinar la elegibilidad.
Antes de realizar cualquier verificación de antecedentes, debe notificar al candidato o empleado y recibir su consentimiento para investigar. Asegúrese de incluir este lenguaje en su política de verificación de antecedentes en esta sección.
Varios estados tienen leyes específicas sobre la verificación de antecedentes y lo que se puede y no se puede considerar al determinar la elegibilidad para la contratación. Aunque esta lista no es exhaustiva, las limitaciones en algunos estados incluyen:
- Informe de condena limitado a siete años: California, Kansas, Maryland, Massachusetts, Montana, New Hampshire, New Mexico, New York y Washington
- Prevención de denuncias de no condenas: California, Kentucky, Nueva York y Nuevo México
- Los casos penales pendientes no son denunciables: Kentucky
- Leyes de prohibición de cajas: más de 31 estados y 100 ciudades y condados
4. Adjudicación
La adjudicación es el acto de revisar la información recibida para determinar una acción. En el caso de su política de verificación de antecedentes, notifique al candidato o empleado que revisará su verificación de antecedentes, en caso de que se encuentre algo adverso.
Puede incluir las siguientes razones para revisar:
- Relevancia del incidente
- Naturaleza del trabajo a realizar
- Tiempo desde el incidente
- Edad del candidato o empleado en el momento del incidente
- Gravedad del incidente
- Número de delitos
- Cargos pendientes
- Evidencia relevante, o falta de ella
5. Acción adversa
Tenga en cuenta en su política que si encuentra algo en la verificación de antecedentes que podría impedirle contratar al candidato (o hacer que despida a un empleado actual), les proporcionará una copia del informe obtenido, la política de verificación de antecedentes de la empresa, y un Resumen de derechos de la FCRA. También informará al candidato qué parte de la verificación de antecedentes lo hizo inelegible para el empleo y le ofrecerá la oportunidad de disputar los hallazgos.
Realización de verificaciones de antecedentes durante el proceso de contratación
Una amplia gama de organizaciones utiliza la verificación de antecedentes como una parte importante del proceso de contratación. El hecho de que decida o no utilizar una empresa de selección de terceros para realizar una verificación de antecedentes a menudo está determinado por el tamaño de su organización, la naturaleza de su negocio y los tipos de empleados que trabajan para usted.
Por ejemplo, mientras que un empleador solo puede necesitar una verificación básica de antecedentes penales de cada empleado, otro puede decidir solicitar específicamente el historial de manejo de sus empleados que conducirán un vehículo emitido por la empresa. De manera similar, si la organización es una firma de CPA, puede solicitar el historial crediticio de cada uno de sus nuevos empleados que estarían tratando con negocios financieros.
La clave para establecer un proceso efectivo es comprender las regulaciones específicas de su industria y ser consistente incluso al aplicar los estándares de verificación de antecedentes específicos del rol.
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- Cuándo ejecutar verificaciones de antecedentes
- Por qué ejecutar verificaciones de antecedentes
Los empleadores tienen la opción de realizar una verificación de antecedentes tanto durante la etapa previa a la contratación (solo para los candidatos finales) como posterior a la contratación. Sin embargo, las mejores prácticas sugieren que se debe hacer una oferta condicional antes de que comience el proceso de selección.
Una verificación de antecedentes que ocurre antes de que comience el empleo se denomina verificación previa al empleo, mientras que una verificación de antecedentes posterior al empleo se refiere a una verificación que ocurre después de que un empleado ha comenzado a trabajar; este último podría ser continuo a lo largo de su tiempo con la empresa, dependiendo de la política específica de la organización.
Si un candidato se está convirtiendo de un empleo temporal o un estado de contratista a un empleado permanente, las mejores prácticas dictarían la realización de una verificación de antecedentes antes de ser contratado en una capacidad permanente, incluso si esa persona ha estado afiliada a la organización durante algún tiempo. Sin embargo, asegúrese de aplicar estándares coherentes en todos los ámbitos, de modo que todos los candidatos que se sometan a verificaciones de antecedentes estén sujetos al mismo proceso en el mismo punto de su recorrido como candidato.
Ya sea que se evalúe a un candidato antes o después de la contratación, la Ley de informes crediticios justos o FCRA (15 USC 1681) exige que los empleadores obtengan el consentimiento por escrito de un candidato o empleado antes de realizar una verificación de antecedentes.
Las empresas tienen la responsabilidad y la obligación de proteger a sus empleados, clientes y reputación. Una de las formas más efectivas de hacer esto es llevar a cabo la diligencia debida adecuada al considerar convertir a un solicitante en un empleado permanente. Si el mejor indicador del comportamiento futuro es el comportamiento pasado, entonces las consideraciones importantes para llevar a cabo la diligencia debida adecuada incluyen investigar tanto las actividades pasadas como los detalles de empleo divulgados por el solicitante para confirmar su legitimidad.
Puede ser beneficioso agregar una nota a su anuncio de trabajo publicado que indique que los candidatos estarán sujetos a una verificación de antecedentes. Esta nota no reemplaza un formulario de consentimiento claro que deberá ser firmado por el solicitante antes de realizar el control.
Línea de fondo
La verificación de antecedentes puede ser una parte vital del proceso de diligencia debida. Los empleadores los llevan a cabo para conocer mejor a los empleados potenciales y proteger la empresa y su reputación. Sin embargo, para proteger al candidato, existen pautas, leyes y políticas que deben cumplirse estrictamente. La creación de una política coherente y compatible que se aplique en toda la organización evitará posibles problemas legales y sentará las bases para un entorno seguro para todos.
Qué incluye una política de verificación de antecedentes
Las verificaciones de antecedentes pueden incluir, pero no se limitan a:
- Revisión de antecedentes penales.
- Verificación del número de seguro social.
- Verificación de expedientes educativos.
- Verificación de registros de empleo.
- Búsqueda en el registro de delincuentes sexuales.
- Historial crediticio (para puestos con responsabilidades financieras)
¿Pueden los gerentes de contratación compartir verificaciones de antecedentes?
Ningún empleador puede compartir la información de verificación de antecedentes de un empleado con un tercero a menos que tenga el consentimiento por escrito de ese empleado. Los empleados tienen numerosos derechos que están protegidos por la Ley de informes crediticios justos, incluido el derecho a la privacidad.
¿Cuáles son los dos tipos de verificación de antecedentes?
7 tipos de verificaciones de antecedentes laborales
- Verificación de identidad.
- Comprobaciones de antecedentes penales.
- Verificaciones de antecedentes crediticios.
- Informes MVR.
- Licencia profesional y verificaciones de antecedentes educativos.
- Comprobaciones de antecedentes de huellas dactilares.
- Verificación de antecedentes de E-Verify.
¿Qué dos tipos de verificación de antecedentes son aceptables para que use un empleador?
11 diferentes tipos de verificaciones de antecedentes que los empleadores deben realizar
- Verificación de antecedentes penales.
- Verificación de Empleo Previo.
- Verificación de la educación.
- Verificación de referencia.
- La detección de drogas.
- Verificación del Registro de Delincuentes Sexuales.
- Verificación de antecedentes crediticios.
- Verificación de redes sociales e Internet.