Un sistema de punto de venta (POS) administra el punto en el que se paga un artículo o servicio en tiendas minoristas, restaurantes, bares, salones y otros negocios que realizan transacciones de ventas en persona. Los sistemas POS son el software y el hardware que gestionan las transacciones de compra, devolución e intercambio. El punto de venta suele ser la caja registradora, el mostrador de pago o el envoltorio de efectivo. Pero no siempre sucede en un mostrador. El punto de venta también puede estar en la acera si un cliente está recogiendo un pedido de clic y cobrar o en el piso de ventas a través de un POS móvil.
Pero los sistemas POS hacen mucho más que manejar el proceso de pago. Aquí encontrará todo lo que necesita saber sobre los sistemas POS, desde cómo funcionan hasta cómo elegir el adecuado para su pequeña empresa.
¿Cómo funcionan los sistemas POS?
En lugar de cajas registradoras toscas, los sistemas POS modernos funcionan en tabletas, computadoras y teléfonos inteligentes. Básicamente, los sistemas POS pueden funcionar dondequiera que estén sus clientes, lo que hace que sea rápido y fácil aceptar pagos siempre que tenga una conexión a Internet estable. Algunos también aceptan pagos fuera de línea, en cuyo caso ni siquiera necesita una conexión.
Por lo general, es sencillo descubrir cómo usar los sistemas POS para procesar transacciones, pero hacen mucho más que eso. Una vez que se completa el pedido, el POS trabaja detrás de escena para ayudar a actualizar los niveles de inventario disponibles, rastrear los datos del cliente y más.
Características comunes de los sistemas POS
Al buscar el mejor sistema POS para su pequeña empresa, comience identificando qué funciones necesita tanto hoy como en el futuro. Recuerde, las características específicas que tiene su POS dependen tanto de la plataforma que elija como del plan en el que se suscriba. Algunos tipos de sistemas POS tienen características más limitadas o incluso especializadas, como el mapeo de mesas y la gestión de menús para negocios basados en alimentos, por ejemplo.
Ventas y pago
Un sistema POS crea una experiencia de pago rápida y sin fricciones tanto para usted como para sus clientes. Al finalizar la compra, agregue fácilmente artículos a una venta a través del escáner de código de barras o la entrada en la pantalla táctil. El total aparecerá instantáneamente con la opción de agregar cupones, puntos de fidelidad u otros descuentos con solo tocar un botón.
El proceso de pago también es un momento perfecto para recopilar información del cliente que conduzca a datos que les sirvan mejor. Aquí hay algunas formas en que los sistemas POS pueden ayudar:
- Recopilar información general de contacto del cliente
- Crear perfiles de clientes para almacenar el historial de compras
- Recopile suscripciones para boletines y promociones de marketing por correo electrónico
- Inscribir a los clientes en los programas de fidelización
Procesando pago
Las terminales de tarjetas de crédito significan informes de cargos y conciliación de boletos con ventas. Con los sistemas POS, ya está hecho para usted, haciendo que su final del día sea simple y rápido.
Además, los sistemas POS facilitan la aceptación de tarjetas de crédito dondequiera que realice una venta. Los métodos de cifrado conectan de forma segura los lectores de tarjetas a los teléfonos inteligentes y las tabletas para las ventas móviles y le permiten aceptar pagos en línea a través de su sitio web e ingresar pagos por teléfono utilizando la terminal virtual de su sistema POS.
La gestión del inventario
Las funciones de gestión de inventario son una de las principales razones por las que las empresas adoptan un sistema POS. Y ahora, casi todos los sistemas POS le permiten crear números de SKU y almacenar datos clave del producto, como:
- Información del proveedor
- Costo al por mayor (precios regulares, de oferta y de descuento para artículos)
- Variables (tamaño o color)
- Cantidades de existencias actuales
Los sistemas de punto de venta minorista a menudo tienen funciones para crear e imprimir códigos de barras y etiquetas de envío, así como para realizar un seguimiento de los pedidos para la recogida en la acera.
Los mejores sistemas POS también ofrecen funciones de inventario avanzadas que lo ayudan a administrar las órdenes de compra y pronosticar la demanda de productos. Si necesita realizar un seguimiento del inventario en cualquier lugar, un POS mejorará el proceso.
Gestión de la relación con el cliente (CRM)
Los sistemas POS rastrean cada compra hasta el más mínimo detalle, lo que ayuda enormemente en los esfuerzos de marketing de su pequeña empresa. El seguimiento de la información de contacto del cliente, las compras, los totales, los métodos de pago y las devoluciones no solo es útil en las ventas generales, sino también en las campañas de marketing dirigidas.
Cuando sabe quién compra qué, quién frecuenta más su tienda y quiénes son los grandes consumidores, sus esfuerzos de marketing pueden ser mucho más exitosos.
Herramientas de marketing
Las campañas de marketing por correo electrónico son una de las herramientas de marketing más populares dentro de los sistemas POS, ya que crean y administran su lista de contactos de correo electrónico por usted.
Cuando esté listo para enviar correos electrónicos de marketing con promociones, puede usar los historiales de pedidos de sus clientes para dirigirse a los que tienen más probabilidades de responder. Con los sistemas POS, vincular su historial de pedidos a las campañas de correo electrónico lo ayuda a crear campañas mucho más efectivas. Algunos también ofrecen soluciones para vender en plataformas de redes sociales como Facebook e Instagram, así como programas integrados de lealtad y referencia.
Gestión de empleados y equipos
Los sistemas POS también ofrecen una variedad de herramientas de administración de empleados, con funciones para el seguimiento del tiempo, la programación, las comisiones, los programas internos de recompensas, los permisos y más.
Algunos también le permiten acceder o integrar la gestión completa de la nómina para que sus herramientas de seguimiento de tiempo y nómina estén en un sistema automatizado. Algunos sistemas ofrecen esta función directamente, mientras que otros ofrecen esta solución a través de integraciones de terceros.
Informes y análisis
Los sistemas POS rastrean cada venta en detalle, incluso los informes más básicos pueden decirle qué artículos son los más vendidos y los que se mueven lentamente, lo que lleva a decisiones de compra más informadas.
El seguimiento de ventas también lo ayuda a identificar y predecir aumentos estacionales en ciertas categorías o ventas generales para que pueda planificar su inventario y personal para cumplir con sus ciclos ocupados. En general, los sistemas POS facilitan estar al tanto del análisis de datos minoristas.
Ventas multicanal centralizadas
Un sistema POS que ofrece ventas multicanal puede conectar sus actividades de ventas en la tienda y en línea en un sistema conveniente y centralizado.
Muchos sistemas POS se integran con muchas plataformas de ventas en línea para sincronizar sus ventas, pagos, clientes e incluso recuentos de inventario entre el sistema de la tienda y los canales de ventas en línea.
Beneficios de los sistemas POS
Los sistemas POS están diseñados para ahorrarle tiempo y aumentar la productividad.
- Ahorra tiempo: tanto si es el propietario como si es un asociado, los sistemas POS ayudan a ahorrar tiempo en lo que respecta a las tareas administrativas y el proceso de pago.
- Ofrece información: los sistemas POS brindan una gran cantidad de datos sobre sus clientes que lo ayudan a tomar mejores decisiones con respecto a su inventario, marketing, objetivos y procesos.
- Escala con su negocio: por lo general, el software POS siempre vendrá con actualizaciones oportunas que lo ayudarán a mantenerse a la vanguardia a medida que la tecnología inevitablemente evoluciona.
- Automatiza las cosas menos divertidas: desde la gestión del inventario hasta la programación de los empleados, los sistemas POS manejan este trabajo por usted para que pueda concentrarse en sus tareas pendientes más importantes.
- Aumenta la precisión: cuando no tiene que ingresar precios y artículos manualmente, el margen de error se reduce.
- Brinda opciones de pago flexibles: dado que la mayoría de los sistemas POS vienen con actualizaciones periódicas, su pequeña empresa puede ofrecer los mejores y más recientes métodos de pago. Un estudio de la Reserva Federal muestra la disminución constante de los pagos en efectivo y con cheque junto con un aumento en los pagos de débito, crédito y electrónicos.
Para ver más de cerca, consulte nuestros principales beneficios de usar un sistema POS.
Equipo de punto de venta
Para las pequeñas empresas físicas, necesitará un hardware que se conecte con su sistema POS. La buena noticia: la más simple de las pequeñas empresas solo necesita un dispositivo conectado (computadora de escritorio o tableta, por ejemplo) y un lector de tarjetas de crédito.
Aquí hay algunos tipos de hardware a considerar, pero tenga en cuenta que lo que necesitará depende principalmente del tipo y tamaño de su empresa:
Registro
La mayoría de las cajas registradoras ahora tienen la forma de una computadora de escritorio (con monitor), pero muchas empresas todavía usan cajas registradoras simples. Las cajas registradoras suelen ser útiles para aquellos que solo necesitan lo mínimo, ya que ya vienen con cajones de efectivo y no se necesitan otras campanas o silbatos.
Dispositivo conectado
Un dispositivo como una tableta o un teléfono inteligente puede reemplazar fácilmente a una computadora de escritorio. Las tabletas también se pueden usar con un soporte para facilitar su uso.
Cajón de dinero
Los cajones de efectivo no son solo un espacio seguro para el efectivo, sino que pueden ser un excelente lugar para organizar y guardar recibos de pago con tarjeta.
Impresora de recibos
En estos días, los recibos pueden enviarse por correo electrónico, imprimirse o ninguno de los dos. Las impresoras de recibos le brindan la capacidad de brindar opciones preferidas para sus clientes y también lo ayudan a tener recursos para su propio seguimiento y administración de ventas.
Escáner de código de barras
Los escáneres de códigos de barras no solo ayudan a agilizar el proceso de pago, sino que también pueden brindarle a su pequeña empresa la capacidad de administrar y rastrear precios, niveles de existencias y más.
Obtenga más información sobre monitores de pantalla táctil, lectores de tarjetas y accesorios con nuestra guía de hardware de POS.
Costos del sistema POS
Tener la capacidad de agilizar sus transacciones tanto para usted como para su cliente no tiene por qué implicar un alto precio. Ahí es donde entra en juego la comprensión de la diferencia entre el servidor y los sistemas de punto de venta en la nube.
Los sistemas POS de servidor se almacenan localmente y, por lo general, cuestan más que los sistemas en la nube debido a las tarifas de instalación y licencia. Algunos también pueden incluir tarifas mensuales y de mantenimiento, además de los costos de hardware.
Los sistemas POS en la nube tienen tarifas de instalación más bajas, pero las tarifas mensuales pueden ser un poco más altas que los sistemas POS de servidor. Sin embargo, existen opciones asequibles (e incluso gratuitas) como Square, por ejemplo, que siguen ofreciendo flexibilidad, seguridad y facilidad de uso.
La forma de determinar cuánto debe pagar por un sistema POS radica en lo que su pequeña empresa necesita para prosperar. Aquí hay algunas preguntas que debe hacerse al decidir su presupuesto:
- ¿Este software satisface mis necesidades?
- ¿Es fácil de usar?
- ¿Me ahorra tiempo?
- ¿Debo arrendar, comprar o financiar mi hardware?
- ¿El software y el hardware escalarán con mi negocio?
- ¿He tenido en cuenta las tarifas de procesamiento de tarjetas de crédito?
- ¿Debo pagar mensualmente o anualmente?
Cómo elegir un sistema POS
Lo primero es lo primero: siempre tenga en cuenta las necesidades de su pequeña empresa, tanto ahora como en el futuro. Cualquier sistema POS que elija será tan bueno como las funcionalidades que su negocio necesita para prosperar.
Estas son las 10 cosas principales a considerar al elegir un sistema POS:
Precio
Mire siempre los costos, ya sean tarifas mensuales, de configuración o de procesamiento de pagos.
El siguiente en la línea es el costo del hardware que pueda necesitar. Los mejores sistemas POS ofrecen financiamiento sin intereses o planes de pago a plazos en hardware y tienen múltiples planes de precios de software para que pueda comenzar con una opción asequible y actualizar a medida que crece su negocio.
Facilidad de uso
Los sistemas POS deben ser fáciles de usar y requieren poca capacitación para el personal. Algunos de los mejores sistemas tienen videos instructivos, foros comunitarios y demostraciones o modos de capacitación para que los nuevos empleados puedan sentirse cómodos con el sistema.
Procesando pago
Elija un sistema POS que incluya procesamiento de pagos incorporado o integración con procesadores de pagos populares.
Hardware
Algunos sistemas se ejecutan en hardware genérico como iPads o tabletas Android, mientras que otros funcionan en sistemas de hardware propietario. El hardware POS patentado puede ser más duradero; sin embargo, no se puede reutilizar si cambia los sistemas más adelante.
Herramientas de inventario
Todos los sistemas POS tienen algún tipo de seguimiento de inventario, pero los mejores ofrecen niveles de existencias en tiempo real con alertas automatizadas, gestión de órdenes de compra y herramientas de previsión.
Informes y análisis
Un buen sistema POS ofrece información sobre ventas, inventario, clientes y datos de empleados. Un gran sistema POS también proporciona datos sin procesar, incluye un tablero de informes automatizado, ofrece consejos sobre cómo leer y actuar sobre los informes y presenta opciones para exportar informes.
Escalabilidad
El mejor sistema POS crece con su negocio. Por ejemplo, si tiene una tienda minorista pero planea vender en línea en el futuro, asegúrese de que su sistema POS tenga una solución de comercio electrónico integrada para que pueda administrar todo su inventario y los datos de los clientes en un solo lugar.
¿Planea abrir tiendas adicionales? Su sistema POS debería poder administrar varias ubicaciones de forma centralizada.
integraciones
Si confía en otro software para comercio electrónico, contabilidad o nómina, elija un sistema POS que se integre con esos productos. Nota: muchos sistemas POS también ofrecen esas funciones, por lo que es posible encontrar un software que lo haga todo.
Atención al cliente
Asegúrese de que su sistema POS ofrezca soporte telefónico en vivo durante su horario comercial normal para que siempre pueda obtener ayuda de inmediato si surge un problema.
Opiniones de los usuarios
Lea siempre las opiniones de los usuarios antes de tomar una decisión final. Y, si es posible, hable con los dueños de negocios en su área para obtener su cuenta de primera mano.
Sugerencia: si tiene una empresa establecida que busca cambiar a un sistema POS desde una caja registradora, es posible que deba cambiar los procesadores de pago. Sin embargo, muchos sistemas están dispuestos a negociar tasas de procesamiento para empresas que superen un determinado volumen. Cuando pruebe diferentes sistemas, pregunte si pueden igualar o superar sus tarifas actuales.
¿Cómo es el futuro de los sistemas POS?
En los últimos años, ha habido un cambio importante en la forma en que los sistemas POS no solo han hecho evolucionar el proceso de pago, sino que también pueden optimizar las tareas comerciales entre bastidores.
Pero una de nuestras mayores conclusiones para el próximo año son las oportunidades de cumplimiento flexibles. Según el Informe de participación del cliente y POS de Retail Consulting Partners 2021, más de la mitad de los minoristas están priorizando las opciones de entrega y recogida y señalan que esto es clave para que las tiendas físicas lo implementen para reducir los impactos continuos en los ingresos de COVID-19 y otros eventos no planificados. .
Estas son solo algunas formas en las que seguiremos viendo cómo los sistemas POS dan forma al futuro de las pequeñas empresas:
- Mayor flexibilidad para las opciones de pago móvil
- Mayor acceso a los datos de ventas a través de la tecnología en la nube
- Soluciones de marketing más personalizadas
- Datos y análisis que conducen a decisiones de compra más informadas
- Las soluciones todo en uno conectan las ventas en persona, en línea y en las redes sociales
- Opciones de hardware simplificadas
Línea de fondo
Los sistemas POS son imprescindibles para las pequeñas empresas, ya que ayudan a agilizar las compras, conectan los datos de ventas con los esfuerzos de marketing, brindan flexibilidad a los clientes, administran el inventario de productos y brindan herramientas para ayudar a administrar su personal.
Ahora que sabe qué considerar y cómo funciona un sistema POS, tenga en cuenta estos tres consejos:
- Pide siempre una demo
- Pruebe múltiples sistemas POS
- Hable con otros propietarios de pequeñas empresas