Un plan de cuentas es una lista de todas las cuentas de su empresa juntas en un solo lugar. Similar a un archivador para el sistema de contabilidad de su empresa, se utiliza para organizar las transacciones en grupos. Este es uno de los muchos conceptos discutidos en nuestro artículo Contabilidad 101.
Consulte nuestro ejemplo a continuación para comprender mejor lo que se incluye en un plan de cuentas de propiedad única.
| Plan de cuentas de plomería de Paul Cooper | ||
|---|---|---|
| Número | descripción de cuenta | Tipo de cuenta |
| 1010 | Dinero | Activos |
| 1020 | Cuentas por cobrar | Activos |
| 1040 | Maquinaria y equipamiento | Activos |
| 1090 | Bienes raíces | Activos |
| 1100 | Cuenta de cheques comercial de Chase | Activos |
| 1200 | Dinero para gastos menores | Activos |
| 2010 | Cuentas por pagar | Pasivo |
| 2030 | Préstamo pagadero | Pasivo |
| 2100 | Línea de crédito | Pasivo |
| 2200 | Impuestos pagables | Pasivo |
| 3010 | Capital del propietario | Equidad |
| 3020 | Retiros del propietario | Equidad |
| 3100 | Capital aportado | Equidad |
| 3200 | Ganancias retenidas | Equidad |
| 4010 | Honorarios ganados | Ingresos |
| 4100 | Ingresos por servicios | Ingresos |
| 4200 | Venta de productos | Ingresos |
| 5040 | Utilidades | Gastos |
| 5050 | Franqueo y Entrega | Gastos |
| 5060 | Material de oficina | Gastos |
| 5080 | Marketing | Gastos |
| 5100 | Gastos legales | Gastos |
| 5200 | Reparaciones y mantenimiento | Gastos |
| 5300 | Gastos de automóviles | Gastos |
| 5400 | cuotas y suscripciones | Gastos |
| 6020 | Liquidación de seguros | Otros Ingresos |
| 6040 | Ganancias de ventas de acciones | Otros Ingresos |
| 7030 | Pérdida en Ventas de Activos | Otros gastos |
| 7050 | Gastos de inversión | Otros gastos |
Tipos de cuentas para incluir en su catálogo de cuentas
Los principales tipos de cuentas incluyen activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos. Estos estan descritos en mas detalle abajo:
Activos
Los activos son los recursos que una empresa controla para operar y hacer crecer su negocio. Se dividen en dos categorías: corrientes y no corrientes. Los activos corrientes se pueden considerar como activos a corto plazo, que son necesarios para las necesidades inmediatas de una empresa, mientras que los activos no corrientes son a más largo plazo, ya que tienen una vida útil de más de un año.
Las cuentas de activos comunes que debe incluir en su catálogo de cuentas son:
- Dinero para gastos menores
- Cuenta de cheques
- Cuenta de ahorros
- Cuentas por cobrar (A/R)
- Inventario
- Inversiones
- Maquinaria y equipamiento
- Depreciación acumulada
- Tierra
Pasivo
Los pasivos son lo que una empresa debe o ha pedido prestado, generalmente una suma de dinero. Pueden incluir un servicio futuro adeudado a otros o una transacción anterior que creó una obligación pendiente. Al igual que los activos, los pasivos se clasifican en corrientes y no corrientes. Se espera que los pasivos corrientes se concluyan en 12 meses o menos, mientras que los pasivos no corrientes son a largo plazo o mayores a 12 meses.
Las cuentas de pasivo comunes que debe incluir en su catálogo de cuentas son:
- Cuentas por pagar (C/P)
- Línea de crédito
- Gastos acumulados
- Préstamo o documentos por pagar
- Impuestos pagables
Capital del propietario
El patrimonio de los propietarios son los derechos de los propietarios sobre los activos de la empresa o lo que queda después de restar los pasivos de los activos. Incluye el dinero invertido por el dueño del negocio más las utilidades del negocio desde su inicio. Si resta el dinero que el dueño sacó del negocio y el dinero que le debe a otros, se quedará con el monto del capital del dueño.
Las cuentas de patrimonio de los propietarios que se deben incluir varían según el tipo de entidad del negocio.
Los propietarios únicos deben tener lo siguiente:
- Capital aportado
- Ganancias retenidas
- Retiros del propietario (o sorteos)
Una sociedad o sociedad de responsabilidad limitada (LLC) debe tener una cuenta de capital separada para cada socio, como Pat Doe, Capital. Las sociedades no incluyen cuentas de retiro porque las distribuciones de los socios se eliminan directamente de la cuenta de capital de los socios. Tampoco tienen una cuenta de utilidades retenidas ya que la utilidad neta al final del año se distribuye a las cuentas de capital.
Mientras tanto, las corporaciones deben incluir lo siguiente:
- Acciones comunes
- Acciones preferentes
- Pago adicional en capital
- Ganancias retenidas
Ingresos
Los ingresos son el dinero generado por las operaciones comerciales normales y, esencialmente, lo que recauda de sus clientes antes de deducir los costos. Excluya los ingresos no operativos, como los intereses, en sus cuentas de ingresos.
Una muestra de las cuentas de ingresos a incluir son:
- Ingresos por servicios
- Venta de productos
Gastos
Un gasto es un costo incurrido por una empresa en sus operaciones para producir ingresos. Debe excluir las cuentas de gastos no operativos y pérdidas con sus gastos, pero debe incluir:
- Gastos salariales
- Gastos de alquiler
- gasto fiscal
Otros Ingresos
Otros ingresos se refiere a los ingresos obtenidos fuera de la forma normal en que hace negocios. Algunas cuentas a incluir son:
- Ganancia en la venta de un activo
- liquidación de seguros
- Ganancia en una venta de acciones
- Alquile desde un edificio de su propiedad
Otros gastos
Esto se refiere a los gastos que están fuera de su actividad operativa normal. Una cuenta que debe incluir es la pérdida en la venta de un activo. Si bien es útil comprender los diferentes componentes de un plan de cuentas, es posible que desee considerar contratar a un tenedor de libros para que lo ayude a configurarlo y personalizarlo para su negocio. Consulte nuestra guía sobre qué es la contabilidad para obtener más información sobre las tareas que realizan los tenedores de libros.
Sistema de numeración de muestra
Con un sistema de numeración de plan de cuentas, a cada cuenta se le asigna un código según la complejidad del negocio y la cantidad de detalles requeridos de su sistema de información financiera. El propósito del sistema de numeración es agrupar cuentas similares para proporcionar un método fácil de recordar y hacer referencia a una cuenta al preparar asientos de diario.
Para una pequeña empresa sin la necesidad de desarrollar información departamental o de ubicación, se puede usar un sistema de numeración de plan de cuentas de cuatro dígitos. Por ejemplo, se pueden asignar los siguientes rangos:
| Cuenta | Código |
|---|---|
| Activos | 10001999 |
| Pasivo | 20002999 |
| Capital del propietario | 30003999 |
| Ingresos | 40004999 |
| Gastos | 50005999 |
| Otros Ingresos | 60006999 |
| Otros gastos | 70007999 |
Dentro de cada rango hay subcategorías para cada cuenta. Por ejemplo, al gasto de material de oficina se le puede asignar el código 5600, o al pasivo de una tarjeta de crédito el código 2200.
Adición de códigos de departamento o ubicación
Si su empresa tiene varios departamentos o ubicaciones, puede distinguirlos agregando un código de dos dígitos al final del número de cuatro dígitos. Por ejemplo, puede asignar a diferentes departamentos los siguientes códigos:
- -10 Contabilidad
- -20 Administrativo
- -30 Recursos Humanos
- -40 Ventas y Mercadeo
Supongamos que los gastos de suministros tienen un número de cuenta de 5200. Los suministros comprados por el departamento de contabilidad se registrarían en el número de contabilidad 5200-10, mientras que los de recursos humanos (HR) irían a la cuenta 5200-30.
QuickBooks Online hace que los códigos de departamento o ubicación queden obsoletos porque realiza un seguimiento de las clases de departamento, ubicación y producto por separado.
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Por qué es importante el plan de cuentas?
El plan de cuentas es importante porque le permite organizar los datos financieros de su empresa y dividirlos en categorías claras y lógicas. También es la base de los informes financieros. Tener todos los datos financieros en un solo lugar y ver cómo las diferentes cuentas se relacionan entre sí puede brindar información importante sobre el desempeño de su empresa. También puede ayudarte con:
- Declaración de impuestos: un plan de cuentas correctamente organizado simplificará su temporada de impuestos al agrupar los ingresos y los gastos en los elementos que requieren una lista separada en la declaración de impuestos.
- Separación de gastos: un plan de cuentas efectivo proporcionará una cuenta de gastos separada para cada tipo de gasto que desee realizar un seguimiento. Evite combinar diferentes gastos en una sola cuenta ya que esto disminuirá la utilidad de sus informes contables.
¿Cuáles son las mejores prácticas para mantener un plan de cuentas preciso?
Hay algunas mejores prácticas que se pueden adoptar para mantener un plan de cuentas preciso. Éstos incluyen:
- Apunta a la coherencia: el objetivo es crear un plan de cuentas que no cambie mucho de un año a otro. Esto le permite comparar el rendimiento de diferentes cuentas a lo largo del tiempo, lo que le proporcionará información valiosa sobre cómo está administrando las finanzas de su empresa.
- No se exceda con los detalles: su plan de cuentas debe brindarle información importante, pero no necesita una cuenta separada para cada producto que vende, por ejemplo. Ciertos artículos se pueden agrupar juntos.
- Esperar para eliminar cuentas antiguas: es una buena idea esperar hasta fin de año para eliminar cuentas antiguas. Cambiar el nombre o fusionar cuentas puede crear dolores de cabeza cuando llega el momento de los impuestos.
- Cierre o desactive las cuentas antiguas: establezca una política para revisar todas sus cuentas cada año para determinar si existe la oportunidad de consolidar algunas de ellas. Esto hará que sea más manejable manejar sus cuentas.
Línea de fondo
El plan de cuentas está diseñado para ser un mapa de su negocio y sus diversas partes financieras. Un plan de cuentas bien diseñado debe separar todas las cuentas más importantes de la empresa y facilitar la determinación de qué transacciones deben registrarse en qué cuenta. También puede usar un sistema de numeración para agrupar cuentas similares y proporcionar más detalles con la clasificación.
¿Cómo se debe numerar el plan de cuentas?
Código de cuenta
Por ejemplo, una empresa con múltiples divisiones tendría las cuentas de gráficos numeradas de la siguiente manera: ZZ-AA-123, la ZZ representa la división, AA para el departamento y 123 para las cuentas. Si la empresa es una sola división con varios departamentos, el patrón numérico podría ser algo así como AA-123. Hace 4 días
¿Cuál es el orden del plan de cuentas?
En un plan de cuentas, las cuentas se muestran en el orden en que aparecen en sus estados financieros. En consecuencia, los activos, pasivos y patrimonio de los accionistas (cuentas de balance) se muestran primero, seguidos de los ingresos y gastos (cuentas de resultados).
¿Cómo se numeran las cuentas de activos?
Por lo general, a las cuentas de activos se les asignan números que comienzan con 1000. Por ejemplo, su cuenta de efectivo puede ser 1000 y las cuentas por cobrar pueden ser 1010. Las primeras cuentas enumeradas en su categoría de activos deben ser activos corrientes, que son activos que se pueden convertir rápidamente en efectivo.
¿Qué significa el primer número en un plan de cuentas?
La lista de cada cuenta que posee una empresa generalmente se muestra en el orden en que aparecen las cuentas en sus estados financieros. Eso significa que las cuentas del balance general, los activos, los pasivos y el patrimonio de los accionistas se enumeran primero, seguidos por las cuentas en el estado de resultados: ingresos y gastos. 2.