Registro de llamadas: definición, beneficios para pequeñas empresas y plantillas gratuitas

El registro de llamadas es la práctica de registrar notas del historial de llamadas entrantes y salientes y detalles de llamadas, como el origen, la fecha, la hora, la duración y el resumen de la conversación. Si bien es posible crear manualmente registros de llamadas, muchos sistemas telefónicos comerciales de voz sobre protocolo de Internet (VoIP) realizan el registro de llamadas automáticamente. Esto le permite maximizar la eficiencia, monitorear con mayor precisión el rendimiento del centro de llamadas y organizar la información de las llamadas telefónicas para informes y análisis.

Plantillas de registro de llamadas gratuitas

Recomendamos aprovechar la función de registro automático de llamadas cuando sea posible. Sin embargo, las plantillas de registro de llamadas imprimibles también pueden servir como un marco alternativo para una captura más eficiente de los datos de llamadas. Estas hojas también ayudan a garantizar un mantenimiento de registros de ventas y servicio al cliente más uniforme. Si el sistema telefónico de su empresa no admite el registro automático de llamadas, puede descargar y utilizar una de nuestras plantillas de registro de llamadas gratuitas.

Descargue la plantilla de registro de llamadas de empresa a empresa (B2B)

Descargue la plantilla de registro de llamadas de empresa a consumidor (B2C)

Registros de llamadas manuales vs automatizados

Un registro de llamadas manual es un documento en blanco imprimible o una plantilla de hoja de cálculo de computadora que le permite anotar la información del registro de llamadas mientras una llamada está en curso. Una vez que se completa la llamada, a menudo se espera que los agentes ingresen manualmente estos detalles en el software de gestión de relaciones con el cliente (CRM). Esto hace que el registro manual de llamadas sea menos eficiente y efectivo que los sistemas automatizados, ya que es más propenso a errores y consume más tiempo.

Alternativamente, los sistemas telefónicos comerciales incluyen herramientas de registro de llamadas que capturan, almacenan y organizan automáticamente los datos de las llamadas directamente en su CRM, junto con las notas y disposiciones de llamadas relevantes. Esto permite a los usuarios buscar y filtrar registros de llamadas según el tipo de llamada, intervalos de fechas, destino, duración u origen. El registro automático de llamadas elimina los errores humanos, por lo que es fácil crear informes y usar métricas de llamadas para optimizar su equipo.

Nextiva viene con un tablero que destaca los informes del historial de llamadas, incluido el tipo de llamada, la fecha, el usuario, el origen de la llamada, el costo y la duración. (Fuente: Nextiva)

Las plataformas de VoIP también tienen registros de llamadas que se pueden buscar y que están disponibles en el portal de administración o en la aplicación móvil. Esto permite a los usuarios filtrar los resultados de la búsqueda por duración de la llamada, fecha y llamadas entrantes o salientes. Otras características del teléfono empresarial VoIP le permiten agregar notas de llamadas e integrar herramientas de registro de llamadas con el mejor software de CRM.

Beneficios del registro de llamadas

El registro de llamadas beneficia a las empresas que manejan un gran volumen de llamadas todos los días. Facilita el seguimiento de las llamadas y la retención de detalles de las conversaciones. Si se pregunta si es adecuado para las necesidades de su negocio, estos son los principales beneficios del registro de llamadas:

Admite análisis de centros de contacto

El análisis de los registros de llamadas telefónicas es útil en cualquier negocio, ya que proporciona datos valiosos para medir el rendimiento del centro de llamadas y la calidad del servicio. Estos registros permiten a las empresas organizar la información de las llamadas para el mantenimiento de registros y convertir la información de las llamadas en informes detallados. El registro de llamadas también proporciona patrones de llamadas, útiles para realizar un seguimiento de los gastos, las transacciones y las métricas del centro de llamadas.

Freshdesk Contact Center proporciona métricas de llamadas en tiempo real para analizar los detalles del registro de llamadas, como el resumen de llamadas, el tiempo de facturación y el costo de la llamada. (Fuente: Freshdesk)

Mejora el servicio al cliente

Cuando las llamadas se registran en el CRM, la plataforma le brinda una vista de extremo a extremo de todas las interacciones con los clientes, lo que le permite comprender cada llamada en detalle. Esto permite a los gerentes estar al tanto de cualquier conversación y hacer interpretaciones relacionadas con el desempeño. El acceso a los registros de llamadas de su empresa también le permite anticipar las necesidades de los clientes y determinar quién llama más a su empresa y por qué.

Mejora el rendimiento del agente

En los centros de llamadas, los registros de llamadas telefónicas se utilizan para monitorear el desempeño de los agentes y rastrear si están alcanzando su cuota de ventas. Los detalles de la llamada, como la duración de la llamada por empleado o número de teléfono, ayudan a identificar áreas de mejora. Los que lo están haciendo mal reciben ayuda, mientras que los que lo están haciendo bien reciben crédito.

Más control sobre los costos comerciales

Si tiene un presupuesto fijo para el uso del teléfono, el registro de llamadas utiliza datos históricos para ayudarlo a controlar la cantidad de llamadas realizadas desde sus teléfonos. A su vez, esto lo ayudará a decidir si necesita más o menos líneas telefónicas, números de teléfono, extensiones o funciones adicionales, como música en espera.

Satisfacer los estándares de cumplimiento

De acuerdo con la Guía PCI-DSS, las empresas y los centros de contacto deben mantener registros telefónicos completos por consideraciones reglamentarias y de cumplimiento. Estos incluyen compañías financieras, médicas o legales. Dependiendo de su industria, implementar el registro de llamadas en el sistema telefónico de su empresa ayudará a su empresa a adherirse a la política y seguir cumpliendo con ella.

Comprobación de registros de llamadas

El método utilizado para verificar sus registros de llamadas depende de su dispositivo o servicio de VoIP. Los teléfonos inteligentes, como los dispositivos Android y iPhone, vienen con un ícono de aplicación de teléfono. Simplemente toque el ícono y vaya a Recientes. Por lo general, las llamadas perdidas aparecen en rojo, mientras que las llamadas respondidas aparecen en negro o azul. Los números marcados se muestran en una fuente verde o como un pequeño icono de teléfono junto al número. Vea los detalles de llamadas individuales tocando cada entrada.

RingCentral permite a los usuarios ver los registros del historial de llamadas y verificar la hora de la llamada, el origen de la llamada y la identificación de la persona que llama. (Fuente: RingCentral)

Si está utilizando un sistema telefónico comercial VoIP, inicie sesión en el portal de administración o en la aplicación softphone y vaya a la sección de registro de llamadas. Algunos proveedores le permiten personalizar la pantalla eligiendo una visualización simple o detallada. Desde allí, puede filtrar los registros de llamadas o hacer clic en números individuales para ver los detalles de las llamadas.

Proveedores de registro de llamadas

El registro de números de teléfono es una función básica que ofrecen muchos proveedores de telefonía comercial. Sin embargo, no todos ofrecen un amplio conjunto de funcionalidades de registro de llamadas para evaluar las llamadas entrantes y salientes en su empresa. Estos son algunos de los mejores proveedores de registro de llamadas a considerar:

  • RingCentral
  • Nextiva
  • Centro de contacto de Freshdesk

RingCentral se clasifica como uno de nuestros principales sistemas telefónicos comerciales debido a su sólida plataforma basada en la nube para administrar las comunicaciones en todos los canales, como voz, video, texto y fax. Todos los planes incluyen una sección de registro de llamadas, que permite a los usuarios generar y exportar informes de registro de llamadas. También tiene la opción de automatizar el informe de registro de llamadas enviándolo a su correo electrónico, ya sea diariamente, semanalmente o mensualmente.

Consulte nuestra revisión de RingCentral y descubra por qué es una de nuestras principales soluciones telefónicas comerciales.

Nextiva es una solución telefónica comercial que ayuda a unificar sus comunicaciones con sus equipos y clientes en una sola plataforma. Es uno de nuestros mejores servicios de VoIP para pequeñas empresas debido a su servicio fácil de usar y sus herramientas que automatizan los flujos de trabajo. Todos los planes incluyen historial de llamadas, informes de registro de llamadas, llamadas nacionales ilimitadas y mensajes de equipo. Los registros de llamadas mejorados requieren una actualización al plan Enterprise para obtener información vital sobre las llamadas realizadas, las llamadas recibidas y las llamadas perdidas.

Si se pregunta si Nextiva se ajusta a las necesidades de su pequeña empresa, lea nuestra revisión de Nextiva para descubrir si es la solución de VoIP adecuada para su empresa.

Freshdesk Contact Center es una plataforma VoIP que ofrece herramientas de administración de llamadas y capacidades de monitoreo de campañas. Viene con amplias capacidades de registro de llamadas, incluida la lista de la velocidad de respuesta, el tipo de llamada y la duración de la facturación de la llamada. Las grabaciones de llamadas están disponibles en la sección de registro de llamadas, lo que permite a los agentes acceder, filtrar y exportar grabaciones desde una única interfaz. Esto permite a los usuarios tener un contexto completo antes de recibir llamadas de clientes.

¿Está buscando una aplicación de grabación de llamadas independiente? Consulte nuestra lista de las mejores aplicaciones de grabación de llamadas para explorar las herramientas que mejor se adapten a las necesidades de su pequeña empresa.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Puedo modificar la información incluida en el registro de llamadas?

La respuesta depende del sistema telefónico de su empresa. Hay proveedores que le permiten cambiar la información para satisfacer las necesidades de su negocio. Un ejemplo es Freshdesk Contact Center, que ofrece más de 40 métricas de llamadas para cada registro de llamadas, como el tiempo de espera, la velocidad de respuesta y el costo de la llamada.

¿Puedo descargar la información del registro de llamadas?

Sí. Los proveedores de sistemas telefónicos o las plataformas de centros de contacto deberían ofrecer esta opción. Deberían permitirle recopilar, analizar y exportar registros del historial de llamadas y convertirlos a un formato de archivo de valores separados por comas (CSV) o una hoja de cálculo de Excel para monitorear el rendimiento general.

¿Cuándo debo usar una plantilla de registro de llamadas?

Es posible que desee utilizar una plantilla de registro de llamadas para personalizar aún más todos los detalles relacionados con las llamadas tomados de las llamadas entrantes y salientes, incluidas las notas de seguimiento y las horas facturables. También lo ayuda a mantenerse dentro de su presupuesto mientras tiene la capacidad de mantener registros de llamadas detallados.

Línea de fondo

El registro de llamadas ofrece un proceso eficiente de recopilación, análisis y generación de informes de datos relacionados con las llamadas. Con el software de registro de llamadas adecuado, su empresa obtendrá varios beneficios, como mejorar el servicio al cliente, mejorar el rendimiento de los agentes y reducir los costos comerciales. Alternativamente, las plantillas de registro de llamadas también están disponibles como una forma rentable de monitorear todas las llamadas entrantes y salientes.

¿Cómo puedo obtener el registro de llamadas de un número?

¿Qué es un registro de llamadas telefónicas?

El registro de llamadas es el proceso de recopilar, analizar y registrar datos sobre llamadas telefónicas. Los datos pueden incluir el origen de la llamada, el destino de la llamada, la duración de la llamada y otros detalles de transmisión. Otras características pueden incluir las horas de inicio y finalización de la llamada y la red específica utilizada.