Cuarenta y nueve estados requieren que la mayoría de los empleadores tengan un seguro de compensación para trabajadores. Texas es el único estado que les da a los empleadores la opción de ofrecer cobertura. Las reglas varían, por lo que es importante investigar los requisitos del seguro de compensación para trabajadores por estado. Algunos estados exigen compensación de trabajadores para cada negocio y otros basan el requisito en la cantidad de empleados.
¿Qué es el seguro de compensación para trabajadores?
El seguro de compensación para trabajadores cubre a los empleados que experimentan una lesión relacionada con el trabajo o una enfermedad ocupacional durante el curso de sus funciones regulares. Dependiendo de su estado, la compensación de trabajadores puede pagar los gastos médicos, un porcentaje de los salarios semanales de los empleados lesionados y, a veces, los costos de viajar a los proveedores de atención médica. Las pólizas también pueden cubrir los gastos funerarios y los beneficios por fallecimiento.
A cambio de los beneficios de compensación para trabajadores, los empleados esencialmente renuncian a su derecho a demandar por lesiones en el lugar de trabajo. Sin embargo, algunos estados permiten que los empleados presenten una demanda civil en ciertas situaciones, como reclamos por daño intencional o negligencia grave. En estos casos, muchos estados ofrecen cobertura de responsabilidad civil a los empleadores en su seguro de compensación para trabajadores para pagar la defensa legal de los empleadores.
Leyes de Compensación de Trabajadores por Estado
Con la excepción de Texas, 49 estados requieren que los empleadores tengan un seguro de compensación para trabajadores, pero cada estado tiene su propio conjunto de reglas. Estas reglas determinan no solo quién tiene que tener cobertura, sino también cómo pueden obtenerla y qué sucede cuando no la tienen.
Por ejemplo, la mayoría de los estados exigen que los empleadores brinden beneficios de compensación para trabajadores a los empleados de tiempo completo, pero algunos también requieren cobertura para los trabajadores de medio tiempo, contratistas, trabajadores temporales y empleados de temporada. También hay estados que solo exigen cobertura una vez que llega a un cierto número de empleados, y otros que requieren compensación laboral para industrias específicas como la construcción.
Las leyes de compensación de trabajadores por estado también pueden enumerar exenciones. Ciertos tipos de empleados, como los miembros de la compañía de responsabilidad limitada (LLC), los miembros de la junta y los miembros de la familia, a menudo están exentos de la cobertura de WC.
En la mayoría de los estados, puede comprar un seguro de compensación para trabajadores de una compañía de seguros privada como otros tipos de seguros comerciales. En algunos estados, sin embargo, debe comprarlo exclusivamente a través del fondo estatal de compensación para trabajadores o de un grupo de riesgo asignado si su negocio es difícil de asegurar. Algunos estados también permiten a los empleadores la opción de autoasegurarse.
¿Quién está obligado a proporcionar un seguro de compensación para trabajadores?
Casi todos los estados requieren que los empleadores tengan un seguro de compensación para trabajadores para cubrir los costos asociados con una lesión o enfermedad en el lugar de trabajo. Algunos estados requieren que los empleadores tengan cobertura tan pronto como contraten a su primer empleado. En otros estados, los empleadores no necesitan comprar compensación de trabajadores hasta que lleguen a un cierto número de empleados.
En un extremo, tiene estados como California, Hawái e Illinois que requieren que los empleadores tengan un seguro de compensación para trabajadores en el momento en que contratan a su primer empleado. Otros estados, como Mississippi, tienen un umbral de cinco empleados regulares antes de que la ley exija la cobertura. Generalmente, los estados con un umbral requieren cobertura de compensación para trabajadores una vez que las empresas tienen entre tres y cinco empleados.
Es posible que necesite un seguro de compensación para trabajadores si su negocio se encuentra en una o más de varias categorías:
- Empresas ubicadas en los Estados Unidos: la mayoría de los estados de los EE. UU. requieren un seguro de compensación para trabajadores para cualquier empresa que emplee trabajadores.
- Negocios en industrias de alto riesgo: Las industrias de alto riesgo, como la construcción, necesitan compensación laboral para ayudar a reducir el costo total de las lesiones de los trabajadores; muchos estados requieren cobertura en estas industrias sin excepción
- Empresas que actúan como subcontratistas: los clientes pueden exigir a los subcontratistas que tengan compensación de trabajadores para evitar la responsabilidad por sus lesiones o las de sus empleados; algunos estados, como Virginia, requieren que los empleadores cubran a los subcontratistas en situaciones particulares
- Empresas que desean reducir el riesgo: es menos probable que los empleados demanden si su empleador paga los costos de atención de lesiones en el lugar de trabajo con compensación para trabajadores
Si bien las leyes estatales de compensación para trabajadores rara vez lo exigen, algunos dueños de negocios obtienen un seguro de compensación para trabajadores por cuenta propia, incluso si no tienen empleados. De esa manera, su negocio está protegido si sufren una lesión que les impide obtener ingresos.
Exenciones del seguro de compensación para trabajadores
Cada estado tiene sus propios requisitos cuando se trata de quién debe estar cubierto por el seguro de compensación para trabajadores. Cada estado también tiene sus propias exenciones. A menudo, los contratistas independientes, los funcionarios corporativos, los miembros de la LLC, los propietarios y socios comerciales, los trabajadores domésticos y los propietarios únicos están exentos de las regulaciones de compensación de trabajadores.
Para saber si su empresa necesita un seguro de compensación para trabajadores, comuníquese con el departamento oficial de compensación para trabajadores de su estado. El Departamento de Trabajo de EE. UU. proporciona un directorio de las páginas de compensación de trabajadores de cada estado.
Cómo cubrir a los empleados fuera del estado
Recuerde, lo que se aplica en un estado puede no aplicarse en otro. Las exenciones de compensación para trabajadores se rigen por las normas y reglamentos propios de cada estado. Es importante tenerlo en cuenta si su empresa tiene empleados en otros estados. Las pólizas de compensación para trabajadores están sujetas al estado o estados enumerados en la póliza, pero es posible que pueda agregar un estado adicional a su póliza.
Por ejemplo, supongamos que su negocio está ubicado en Texas, donde normalmente no se requiere un seguro de compensación para trabajadores. Pero tiene un equipo distribuido de empleados que trabajan en Nueva York, donde la cobertura es obligatoria para todos los empleados. Deberá obtener cobertura de compensación para trabajadores para que los empleados de Nueva York cumplan con la ley estatal.
Sin embargo, si tiene empleados distribuidos que trabajan en un estado monopólico, es posible que deba comprar una póliza por separado, ya que no puede comprarla en el mercado privado. En algunos casos, los gobiernos estatales pueden tener acuerdos recíprocos con otros estados. Por ejemplo, el estado de Washington ha firmado acuerdos recíprocos con otros ocho estados que designan cobertura bajo las leyes del estado de origen de los trabajadores cuando trabajan temporalmente en otro estado.
Sanciones estatales por incumplimiento de compensación de trabajadores
No cumplir con los requisitos estatales de seguro de compensación para trabajadores puede significar multas graves o incluso tiempo en la cárcel. Las sanciones por incumplimiento varían según el estado, pero a menudo dependen de la cantidad de empleados en la empresa y el tiempo de incumplimiento. La razón por la que no tiene la cobertura de compensación laboral requerida también puede tenerse en cuenta.
Estos son algunos ejemplos de sanciones estatales por incumplimiento de compensación de trabajadores:
- California: el incumplimiento se considera un delito penal y puede dar lugar a multas del doble de la cantidad que la empresa habría pagado en primas de compensación para trabajadores o $1,500 por empleado, lo que sea mayor
- Illinois: el incumplimiento suele ser un delito menor a menos que se demuestre que un empleador no cumplió a sabiendas, entonces el cargo es un delito grave; los empleadores pueden recibir multas de hasta $ 500 por cada día de incumplimiento
- Nueva Jersey: el incumplimiento se considera un delito penal y los infractores enfrentan multas de hasta $ 10,000 o penas de prisión de hasta 18 meses.
- Nueva York: las empresas con más de cinco empleados que no cumplen pueden enfrentar multas de hasta $ 50,000
- Virginia: las empresas pueden enfrentar hasta $250 por cada día de incumplimiento, hasta una multa máxima de $50,000
Como se indicó, cada estado maneja las sanciones por incumplimiento de manera diferente, y muchos imponen fuertes multas.
El monto de la multa que debe pagar una empresa que no cumple a menudo depende de:
- Número de empleados: no es una regla general, pero a veces las empresas más pequeñas enfrentan multas más bajas
- Duración del incumplimiento: muchos estados cobran a las empresas que, a sabiendas, no obtienen cobertura de compensación para trabajadores por cada día de incumplimiento.
- Motivo del incumplimiento: si deliberadamente tergiversa la cantidad de empleados de su empresa o el tipo de trabajos que realizan, es posible que se le cobren multas más altas.
Cualquiera que sea la razón, el incumplimiento puede costarle a su empresa miles de dólares en multas o incluso podría enfrentar la cárcel. Además, si no brinda beneficios de compensación para trabajadores, existe un mayor riesgo de que un empleado lesionado pueda presentar una demanda contra su empresa para recuperar el costo de los gastos médicos y la pérdida de salarios.
Cómo obtener un seguro de compensación para trabajadores
En la mayoría de los estados, los dueños de negocios pueden comprar un seguro de compensación para trabajadores de compañías privadas. Algunos estados también ofrecen compensación de trabajadores financiada por el estado para empresas que luchan por encontrar cobertura de aseguradoras privadas. Cuatro estados son monopolísticos, lo que significa que el fondo estatal es la única vía. Además, algunos proveedores de contabilidad y nómina pueden ayudarlo a adquirir un seguro de compensación para trabajadores.
Aquí hay cuatro formas de obtener un seguro de compensación para trabajadores:
Compañías de seguros privadas
La mayoría de los estados, incluidos muchos con fondos estatales, permiten que las empresas obtengan cobertura de compensación para trabajadores de una compañía de seguros privada. Comprar directamente de una aseguradora o corredor privado a veces puede ser más rápido y sencillo, al mismo tiempo que le permite consolidar su experiencia de compra de seguros comerciales y administrar todas sus pólizas en un solo lugar.
Fondos Estatales Competitivos de Compensación para Trabajadores
Un fondo competitivo de compensación para trabajadores administrado por el estado es establecido por un estado y se utiliza para proporcionar a los empleadores compensación para trabajadores. Los fondos estatales son una opción alternativa a las compañías privadas de seguros de compensación para trabajadores. Si su negocio está en una industria de alto riesgo o tiene reclamos de compensación de trabajadores existentes, el fondo estatal podría ser la opción correcta.
No todos los estados que tienen fondos son administrados por el estado, algunos son compañías de seguros privadas que emiten cobertura de compensación para trabajadores para empresas difíciles de asegurar. Las tarifas tienden a ser más asequibles con fondos estatales para industrias o negocios de alto riesgo que luchan por encontrar cobertura con una aseguradora privada.
Estos estados tienen fondos estatales competitivos:
- Arizona: Punto de cobre
- California: Fondo de Seguro de Compensación del Estado
- Colorado: garantía de Pinnacol
- Hawái: compañía de seguros mutuos de empleadores de Hawái
- Idaho: Fondo de Seguros del Estado
- Kentucky: Autoridad de seguros mutuos de empleadores de Kentucky
- Luisiana: Corporación de Compensación para Trabajadores de Luisiana
- Maine: Maine Employers Mutual Insurance Co.
- Maryland: Compañía de seguros para empleadores de Chesapeake
- Minnesota: State Fund Mutual Insurance Company
- Missouri: Compañía de seguros mutuos de empleadores de Missouri
- Montana: Fondo Estatal de Montana
- Nuevo México: Compañía de accidentes mutuos de Nuevo México
- Nueva York: Fondo de Seguros del Estado de Nueva York
- Oklahoma: compañía de seguros mutuos CompSource
- Oregón: Corporación SAIF
- Pensilvania: Fondo de Seguro de Trabajadores del Estado
- Rhode Island: Beacon Mutual Insurance Co.
- Texas: compañía de seguros mutuos de Texas
- Utah: Fondo de Compensación para Trabajadores de Utah
Si bien no todos los estados tienen un fondo administrado por el estado, algunos, como Alaska y Carolina del Sur, ofrecen un grupo de riesgo asignado para empresas difíciles de asegurar. Estos grupos a menudo son administrados por el Consejo Nacional de Seguros de Compensación (NCCI) . Es posible que los fondos administrados por el estado no siempre proporcionen la compensación de trabajadores más completa para los empleadores, por lo que es importante investigar sus opciones para encontrar la cobertura adecuada.
Fondos estatales monopolísticos de compensación de trabajadores
Cuatro estados (Dakota del Norte, Ohio, Washington y Wyoming) prohíben que las empresas obtengan cobertura de compañías de seguros privadas. Estos se conocen como estados monopólicos de compensación de trabajadores porque el fondo estatal es la única opción para el seguro de compensación de trabajadores. Los empleadores deben obtener cobertura del fondo estatal o ser aprobados para autoasegurarse.
Recuerde prestar especial atención a las normas y reglamentos de compensación de trabajadores si su empresa está ubicada en un estado monopólico, por ejemplo, si sus empleados trabajan en otro estado donde no existe un fondo monopólico. A menos que su estado o el otro estado tenga leyes de reciprocidad, es posible que no tenga suficiente cobertura.
Autoseguro
Algunos estados permiten que los dueños de negocios aprobados se aseguren a sí mismos para la compensación de trabajadores. En lugar de pagar una prima a una aseguradora privada oa un fondo estatal, un empleador paga el costo de cada reclamo de su bolsillo. Para autoasegurarse, muchos estados requieren que las empresas demuestren que tienen la estabilidad financiera adecuada para respaldar los reclamos por su cuenta. Los dueños de negocios también pueden encontrar que necesitan asistencia administrativa y de procesamiento de reclamos.
Requisitos de Compensación para Trabajadores Preguntas Frecuentes (FAQ)
El seguro de compensación para trabajadores puede ser un tema complicado y confuso para los dueños de negocios debido a su amplia variedad de regulaciones y requisitos. A continuación se presentan algunas preguntas frecuentes.
¿Necesito un seguro de compensación para trabajadores?
En la mayoría de los casos, los empleadores están obligados por ley a obtener compensación laboral para pagar los costos cuando un empleado sufre una lesión relacionada con el trabajo. El seguro de compensación para trabajadores está regulado por el estado y hay muchas excepciones, por lo que es importante verificar las reglas de su estado.
¿Necesito compensación laboral para los empleados que trabajan en un estado diferente?
Si tiene empleados que viven o trabajan en más de un estado, es posible que necesite una cobertura adicional de compensación para trabajadores. Las empresas con equipos remotos o distribuidos deben investigar cuidadosamente los requisitos de seguro de compensación laboral de cada empleado por estado para asegurarse de que están operando legalmente allí.
¿Necesito un seguro de compensación para trabajadores si soy propietario único?
Si trabaja por cuenta propia o es un propietario único sin empleados, los requisitos de cobertura de compensación para trabajadores dependen del estado en el que opera. Algunos estados permiten que los propietarios únicos opten por no tener cobertura, pero es probable que aún tenga la opción de obtenerla. Verifique los requisitos de su estado para asegurarse de que su empresa cumpla con todos los mandatos de cobertura.
¿Cómo manejo mantener bajas las primas de compensación para trabajadores?
Puede ayudar a mantener baja la prima de compensación para trabajadores al mantener operaciones comerciales seguras para reducir la probabilidad de reclamos. Implementar capacitación de seguridad para los empleados para ayudar a prevenir lesiones. Por lo general, las empresas con menos reclamos ven primas de compensación para trabajadores más bajas.
Línea de fondo
Los requisitos del seguro de compensación para trabajadores varían según el estado, la industria e incluso según el tamaño, la estructura y la nómina de su negocio. Las empresas que no cuentan con un seguro de compensación para trabajadores pueden enfrentar severas multas, demandas o incluso tiempo en la cárcel por incumplimiento. Revise las leyes de compensación de trabajadores por estado para saber si la cobertura es obligatoria para su negocio.
¿Se requiere compensación de trabajadores en Carolina del Norte?
La Ley de Compensación para Trabajadores de Carolina del Norte (NCWCA) establece que todas las empresas con tres o más empleados deben tener un seguro de compensación para trabajadores.
¿El estado de Indiana requiere un seguro de compensación para trabajadores?
Seguro de compensación para trabajadores de Indiana
La mayoría de los empleadores están obligados a tener compensación de trabajadores en Indiana. El seguro de compensación para trabajadores brinda beneficios a los trabajadores que se enferman o lesionan como resultado de su trabajo.
¿Cómo funciona Workmans Comp en Idaho?
La compensación para trabajadores es un seguro sin culpa. Brinda compensación por trabajo perdido, lesiones permanentes y rehabilitación en caso de que un empleado se lesione en el trabajo. Los empleadores están protegidos contra el pago de facturas médicas costosas y la defensa contra demandas sin importar quién tuvo la culpa en un accidente.
¿Necesita compensación de trabajadores en Delaware?
Los requisitos de cobertura en Delaware requieren que todas las empresas con empleados tengan un seguro de compensación para trabajadores. La única excepción son las empresas agrícolas, pero aún pueden brindar cobertura a sus empleados si así lo desean. Si no lo hacen, pueden ser responsables de cualquier lesión relacionada con el trabajo.