Fundado en 2015, Botkeeper es un servicio automatizado basado en computadora destinado a reemplazar el trabajo manual en las empresas de contabilidad. Es un tenedor de libros virtual que respalda su práctica contable a través del aprendizaje automático (ML) y la inteligencia artificial (AI). Fue desarrollado para manejar su contabilidad con más precisión y eficiencia que un tenedor de libros regular.
El precio del servicio de contabilidad no está publicado. Sin embargo, Botkeeper cobra una tarifa de plataforma de $1000 por mes más $55 por cliente o entidad.
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Para qué recomendamos Botkeeper
Botkeeper, clasificado entre nuestras opciones para los mejores servicios de contabilidad en línea, se adapta mejor a los contadores y otros profesionales financieros que desean optimizar sus procesos de contabilidad con un equipo que siempre está disponible para ayudarlos. Debido a que solo es compatible con QuickBooks y Xero, Botkeeper es mejor para las empresas que utilizan una de estas aplicaciones. Botkeeper también es una buena opción para grandes empresas con varias ubicaciones que podrían beneficiarse de la contabilidad automatizada.
Para quién es mejor Botkeeper
- Empresas de contabilidad que ofrecen servicios de contabilidad: si posee una empresa de contabilidad que ofrece servicios de contabilidad, puede usar Botkeeper para manejar el procesamiento básico de transacciones. En lugar de ingresar transacciones, puede concentrarse en servicios al cliente más rentables, como consultoría comercial y planificación fiscal.
- Directores financieros (CFO), contadores públicos autorizados (CPA) u otros profesionales contables: Botkeeper ayudará a descargar las tareas diarias de contabilidad, como entrada de datos, conciliaciones y clasificaciones, y permitirá a los contadores concentrarse en servicios de asesoramiento al cliente de mayor nivel.
- Empresas que buscan soporte de contabilidad de servicio completo: al inscribirse, se le asignará su propio Botkeeper personal, un contador robótico que utiliza IA para realizar todas sus tareas de contabilidad. Para garantizar la precisión, el trabajo es supervisado por un equipo de contadores calificados y CPA.
- Empresas multiubicación y empresariales: si bien está orientado principalmente a firmas de contabilidad, Botkeeper permite que su gran empresa lleve a cabo la contabilidad de varias entidades, yendo más allá de su canal de negocios principal para automatizar la contabilidad de sus asociados, afiliados y subsidiarias.
Para quién no es adecuado Botkeeper
- Trabajadores autónomos y pequeñas empresas: dado que Botkeeper está destinado a firmas de contabilidad y empresas con varias empresas, no es una buena opción para empresarios independientes y empresas que buscan asistencia básica de contabilidad. En su lugar, consulte nuestras selecciones de los mejores servicios de contabilidad en línea.
- Empresas que buscan un controlador o CFO: Botkeeper no manejará el trabajo de fin de año ni creará programas de respaldo para los libros, como la depreciación y los ingresos diferidos. Pilot ofrece servicios de CFO que van desde el compromiso mensual hasta la elaboración de presupuestos y pronósticos anuales. También proporciona estrategia y apoyo para la recaudación de fondos.
- Empresas que buscan una solución de contabilidad de bricolaje: recomendamos QuickBooks Online, que elegimos como el mejor software de contabilidad general para pequeñas empresas, para pequeñas empresas que desean llevar su propia contabilidad. Junto con QBO, los propietarios-gerentes también pueden obtener QuickBooks Live para la contabilidad asistida. QuickBooks Live Bookkeeper categorizará las transacciones, corregirá sus errores en la entrada de datos, cerrará los libros y generará informes financieros.
Si no está seguro de que Botkeeper sea el servicio de contabilidad asistida para usted, consulte nuestro artículo sobre los mejores servicios de contabilidad en línea para encontrar una solución para su negocio.
Pros y contras de Botkeeper
| PROS | CONTRAS |
|---|---|
| Capaz de trabajar con cualquier industria, incluidas las empresas multiubicación y empresariales | Solo compatible con el software QuickBooks y Xero |
| Ofrece una solución de contabilidad de servicio completo | No hay prueba gratuita disponible |
| Ayuda a los contadores a brindar un mejor servicio a sus clientes al reducir la entrada de datos | Requiere una tarifa de plataforma de $ 1,000 por mes |
| Conexiones y transacciones ilimitadas disponibles | No es ideal para autónomos o pequeñas empresas con muy pocas transacciones. |
| Fuerte seguridad de datos | La base de conocimientos de Botkeeper no proporciona recursos detallados |
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Botkeeper en comparación con la competencia
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| Visitar Botkeeper | Visite QuickBooks Live | Banco de visita | |
| Precios | Comienza en $1,000 por mes más $55 por cliente o entidad | Comienza en $ 200 por mes | Comienza en $ 299 por mes |
| Gastos mensuales máximos para el plan de precio más bajo | N / A | $25,000 | N / A |
| Limpieza de cuenta | |||
| Contador dedicado | |||
| Servicios de director financiero | El equipo de impuestos (socio de Botkeeper.com) | N / A | N / A |
| Contabilidad Semanal | N / A | N / A | N / A |
| Efectivo o Devengo | |||
| La declaración de impuestos | El equipo de impuestos (socio de Botkeeper.com) | Plan separado a través de Intuit TurboTax | Incluido solo en el Plan Premium |
Precios de Botkeeper
Botkeeper no proporciona información detallada sobre precios, pero requiere que las empresas paguen una tarifa de plataforma y una tarifa por cliente:
- Plataforma y herramientas: desde $ 1,000 por mes
- Tarifa de entidad cliente: desde $ 55 por mes
Características del guardián de bots
Botkeeper tiene muchas características que lo distinguen de otros servicios de contabilidad en línea y software de contabilidad.
Contabilidad automatizada
El motor de aprendizaje automático (ML) y la inteligencia artificial (IA) facilitan la contabilidad automatizada, que incluye informes financieros completos, conciliaciones de cuentas y categorización de transacciones. El equipo de especialistas de la empresa contrarresta los datos, asegurando el cumplimiento fiscal y la contabilidad sin errores.
Las características de ML e IA de Botkeepers pueden hacer el trabajo manual de categorizar e ingresar gastos en el libro mayor. Sin embargo, Botkeeper marcará ciertas transacciones que no puede procesar. Todas estas transacciones aparecerán en el administrador de transacciones, donde el contable puede resolver manualmente estas transacciones. 
En el extremo derecho del administrador de transacciones, el contador puede categorizar el gasto que no pasó el modelo ML e AI de Botkeepers. Sin embargo, cada transacción marcada le enseña a Botkeeper qué hacer cada vez que encuentre la misma transacción en el futuro. 
Además de la categorización, también puede clasificar las transacciones por clase. Botkeeper también recordará la clase de transacciones no procesadas y clasificará automáticamente transacciones similares en esa clase. 
También puede dejar notas para el equipo de Botkeeper sobre transacciones desconocidas. Los clientes pueden explicar la naturaleza de la transacción para que el equipo de Botkeeper esté al tanto en el futuro.
Contabilidad de entidades múltiples
Botkeeper le permite cubrir entidades complementarias que forman parte de una organización completa, como subsidiarias junto con la empresa matriz.
Escáner Bot
ScanBot es una aplicación móvil que se integra con Botkeeper. Puede extraer datos financieros directamente de una foto de un recibo o factura tomada con su teléfono móvil. Simplemente puede arrastrar y soltar archivos en ScanBot, y leerá el archivo automáticamente.
Función de arrastrar y soltar de ScanBots
(Fuente: Botkeeper)
Botkeeper utiliza el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) al escanear documentos. Con OCR, puede organizar archivos como recibos, facturas pendientes de pago e ingresos automáticamente.
Tablero
Botkeeper cuenta con un panel interactivo que le otorga acceso directo a sus indicadores clave de rendimiento, análisis de tendencias y visualizaciones de datos. También puede compartir el tablero con sus clientes. Al compartir paneles con clientes, puede otorgar permisos específicos y seguridad adicional, como configurar permisos de solo visualización, agregar una fecha de vencimiento del permiso de visualización y proteger el panel con una contraseña.
Panel de control del cliente
(Fuente: Botkeeper)
Administración de Nómina
Botkeeper lo ayudará a optimizar la nómina de los empleados al mantener un cronograma constante y un registro detallado de los datos de los empleados.
Seguimiento de inventario
Botkeeper se integra con su tienda en línea para realizar un seguimiento de los artículos involucrados en cada transacción y luego genera informes detallados sobre los niveles de existencias posteriores de cada producto.
Facturación de clientes
Si necesita ayuda para facturar a sus clientes, generar y enviar estados de cuenta y aplicar pagos a facturas abiertas, Botkeeper se encargará de esto por usted.
Seguridad de datos y gestión de archivos
Botkeeper aplica cifrado de 256 bits para proteger los datos de los usuarios y utiliza la infraestructura en la nube de Amazon Web Services (AWS), lo que significa que sus servidores están protegidos por algunas de las mejores herramientas de seguridad de datos del mundo. El sistema de administración de archivos de Botkeepers mantiene las cosas organizadas al crear carpetas por tipo, año o etiqueta. Dentro del sistema de administración de archivos, puede comentar directamente sobre el archivo para comunicar sus inquietudes o preguntas a su cliente fácilmente.
Carpetas principales
(Fuente: Botkeeper) 
Subcarpetas por fecha
(Fuente: Botkeeper) 
Comentar directamente en los archivos
(Fuente: Botkeeper) 
Adición de credenciales de inicio de sesión
(Fuente: Botkeeper)
Botkeeper también tiene un administrador de contraseñas que compila todas las credenciales de inicio de sesión de los clientes de bancos, plataformas de comercio electrónico y otro software de terceros. El Administrador de contraseñas es una forma conveniente para que Botkeeper acceda fácilmente a las contraseñas de los clientes sin tener que molestar a los clientes pidiéndoles sus credenciales de inicio de sesión.
Las contraseñas almacenadas en Password Manager se guardan en una base de datos cifrada. De esta manera, los clientes pueden fortalecer los controles de acceso almacenando todas las contraseñas en una base de datos cifrada en lugar de colocarlas en notas adhesivas, hojas de cálculo de Excel o cuadernos.
Conexión inteligente
Además de la seguridad de la contraseña, dar acceso a Botkeeper a sus credenciales bancarias acelera el proceso de contabilidad a través de Smart Connect. Esta función recopila automáticamente las fuentes bancarias de la cuenta bancaria de sus clientes. Smart Connect puede incluso recopilar fuentes bancarias antes de fin de mes a través de una solicitud. Con Smart Connect y Password Manager, no hay necesidad de molestar al cliente para proporcionar una copia de los extractos bancarios.
Botkeeper: trabajar con su contable
Con Botkeeper, el soporte está incluido en cada plan. Tan pronto como se registre, se le asignará un administrador de cuenta dedicado que revisará la estructura de su negocio y lo ayudará a migrar todo su marco de contabilidad a Botkeeper. También proporcionarán asistencia para la incorporación y personalización de los componentes esenciales del sistema.
Página de descripción general de la plataforma de socios
(Fuente: Botkeeper) 
1) Clientes: en este lado de la página de descripción general de la plataforma, verá la lista de clientes que incluyó en el sistema. La lista de clientes también lo redirigirá a sus respectivos portales de clientes cuando haga clic. 
2) Notas de discusión, archivos y tareas: en la sección central, verá sus tareas enumeradas con casillas de verificación. El nombre del cliente se encuentra junto a la tarea, por lo que sabrá de inmediato con qué cliente está trabajando. Debajo de la sección de tareas hay archivos y listas de discusión que también incluyen el nombre del cliente entre paréntesis. 
3) Actividad del usuario: la parte más a la derecha de la página de resumen es la sección de notificación o actividad del usuario. En esta sección, verá notificaciones relacionadas con los cambios en las tareas.
Una vez que se haya completado, Botkeeper entregará su cuenta a su Bot Team, un equipo experto de contadores experimentados. Su administrador de cuentas actúa como el contacto principal, mientras que su equipo de bots apoya sus procesos de contabilidad básicos.
Botkeeper también viene con soporte especializado multinivel para ayudarlo con problemas técnicos y de contabilidad. Puede enviar un correo electrónico a su Botkeeper asignado y, por lo general, sus preguntas serán respondidas dentro de las 24 horas posteriores al envío. También se puede acceder al soporte a través de chat en vivo o por teléfono.
Informes de Botkeeper
Botkeeper ofrece informes personalizados ilimitados para ayudarlo a rastrear todos los datos relevantes para su negocio. Estos informes están disponibles en el Financial Hub del software. Financial Hub ofrece una vista de 360 grados de su negocio al mismo tiempo que brinda administración y almacenamiento seguro de documentos, agiliza los flujos de trabajo de administración de tareas y proyectos y protege la integridad de los datos.
Al personalizar las herramientas de software según sus preferencias y necesidades comerciales, Botkeeper automatizará todas las funciones de informes y análisis. Además de los informes de pérdidas y ganancias, puede realizar un seguimiento del flujo de caja, las cuentas por pagar (A/P), el rendimiento laboral, los niveles de inventario, el crédito y los activos fijos.
Alternativas de Botkeeper
| QuickBooks en vivo | Contabilidad Merritt | Piloto | |
|---|---|---|---|
| Mejor para | Empresas que buscan contabilidad asistida para Quickbooks Live | Empresas que buscan un servicio de contabilidad económico | Empresas que buscan contabilidad y otros servicios como asesoría de CFO |
| Tarifa de servicio | A partir de $ 200 por mes | Tarifa plana de $ 190 por mes | Desde $ 599 por mes |
Línea de fondo
Botkeeper brinda soporte de contabilidad automatizado para empresas y empresas de contabilidad mediante el uso de una poderosa combinación de contadores calificados, ML e IA. Con Botkeeper, los clientes reciben soporte contable las 24 horas del día, los 7 días de la semana, así como información sobre sus finanzas, con paneles interactivos e informes ilimitados. Sin embargo, Botkeeper no es adecuado para pequeñas empresas. Si cree que las funciones de Botkeepers son demasiado avanzadas para sus necesidades, le recomendamos que elija cualquiera de las alternativas mencionadas anteriormente.
¿Qué hace Botkeeper?
Botkeeper proporciona a las empresas y empresas de contabilidad una contabilidad de alta calidad mediante el uso de IA asistida por humanos, automatización avanzada y contadores calificados para administrar los libros, además de un potente software para generar y analizar las finanzas.
¿Cuándo se creó Botkeeper?
En 2015, Enrico fundó Botkeeper, que creó el primer contador robot mediante la combinación de aprendizaje automático y contadores expertos. Al ofrecer la contabilidad más rápida, precisa y de menor costo disponible, Botkeeper ha recaudado $ 22,5 millones y presta servicios a miles de empresas y firmas de contabilidad.
¿Qué es un bot de contabilidad?
Los bots de IA leerán correos electrónicos con facturas e ingresarán los datos en su ERP o software de contabilidad. Desde empresas de fabricación hasta firmas financieras, la adopción de esta poderosa tecnología de inteligencia artificial puede ahorrarle tiempo y dinero en el procesamiento de facturas.
Por qué Botkeeper
Botkeeper aprovecha el aprendizaje automático y las herramientas de flujo de trabajo que automatizan el trabajo de contabilidad más manual y lento, lo que simplifica su carga de trabajo y le devuelve su recurso más preciado: TIEMPO.