Rigbooks es un sistema de administración de camiones (TMS) basado en la nube que lo ayuda a administrar y rastrear pedidos, viajes, gastos y millaje de combustible, así como a enviar facturas y preparar impuestos del Acuerdo Internacional de Impuestos sobre el Combustible (IFTA). Sus principales características incluyen el seguimiento detallado de la carga, el mantenimiento de la flota, la facturación y la gestión de documentos. El plan Rigbooks Basic Entry comienza en $19 por mes. Puedes probarlo gratis durante 30 días antes de comprar el producto.
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Para qué recomendamos los Rigbooks
Rigbooks es ideal para empresas de camiones que operan hasta cinco camiones. Los camioneros lo utilizan para comprender cuáles de sus cargas son las más rentables según el costo por milla, lo que a menudo es una lucha con otro software de contabilidad. Si usted es un administrador de flotas o un conductor que registra miles de millas y necesita llevar un registro de los motivos del viaje, las fechas, las lecturas del odómetro y otros datos necesarios para las deducciones de impuestos, entonces Rigbooks es una excelente opción para usted.
Rigbooks es mejor para
- Pequeñas empresas de camiones que necesitan un seguimiento de carga asequible: con Rigbooks, puede realizar un seguimiento del costo por milla, la ganancia por milla y el promedio de millas (para ayudarlo a comprender qué cargas son las más rentables) por tan solo $ 19 por mes. Debido a esto, Rigbooks se ganó un lugar en nuestra mejor guía de software de contabilidad para camiones.
- Camioneros que necesitan un TMS fácil de usar: Rigbooks tiene la interfaz más simple y fácil de usar entre los software de contabilidad de camiones que hemos revisado, lo que lo convierte en una opción ideal para los camioneros que no tienen mucha experiencia en contabilidad.
- Empresas de camiones que necesitan un cálculo fácil de IFTA: Rigbooks importa las entradas de millaje y las últimas tasas de impuestos sobre el combustible automáticamente para todas las jurisdicciones para facilitar los informes de IFTA.
Rigbooks no es adecuado para
- Grandes empresas de camiones con muchos camiones: los Rigbooks pueden ser costosos para las grandes empresas con muchos camiones. Su plan más caro, que cuesta $ 149 por mes, solo admite hasta cinco camiones. Agregar camiones a cada plan tiene un cargo adicional. Una alternativa más económica es TruckingOffice, que admite más de ocho camiones por solo $79 por mes.
- Empresas de camiones que necesitan una solución completa de contabilidad y administración de camiones: aunque Rigbooks ofrece servicios de facturación, no tiene las características principales de un programa de contabilidad, como la capacidad de conciliar cuentas bancarias, realizar un seguimiento de activos y pasivos e imprimir un balance. Si necesita una solución de contabilidad completa sin renunciar a funciones especializadas de transporte por carretera, puede integrar QuickBooks Online con TruckingOffice para obtener una potente solución combinada de gestión de transporte y contabilidad. QuickBooks Online, cuando se integra con TruckingOffice, es nuestra elección para el mejor software de contabilidad de camiones.
- Propietarios-operadores que reservan cargas directamente de los transportistas: a diferencia de Rigbooks, Tailwind TMS tiene un portal dedicado que permite a sus transportistas acceder a las cargas disponibles, las cantidades que les debe y los envíos que ha despachado con ellos.
Si cree que el software de contabilidad general puede satisfacer sus necesidades de contabilidad de camiones, consulte nuestro artículo sobre el mejor software de contabilidad para pequeñas empresas.
Pros y contras de los Rigbooks
| PROS | CONTRAS |
|---|---|
| Admite un número ilimitado de usuarios | Caro para empresas con más de cinco camiones |
| Ofrece una prueba gratuita que incluye todas las funciones principales | No es un software de contabilidad completo |
| Seguimiento detallado de la carga | Informes limitados disponibles |
| Pague a los conductores por milla, porcentaje de carga o tarifa fija | La facturación solo está disponible en los planes de nivel superior |
| Realice un seguimiento de las millas por jurisdicción para facilitar los informes de IFTA | Sin aplicación móvil |
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Precios de Rigbooks
Rigbooks está disponible en cuatro paquetes con precios que comienzan en $19 por mes por un solo camión. Todos los planes incluyen funciones básicas de Rigbooks, como seguimiento de gastos, seguimiento de millas e informes IFTA. Si necesita una funcionalidad adicional como la facturación al cliente, deberá actualizar al plan Independiente. Los usuarios que necesitan la gestión de registros de conductores deben suscribirse a Small Fleet. Puede probar Rigbooks gratis durante 30 días para decidir si es adecuado para usted antes de comprarlo.
| Entrada básica | arrendado | Independiente | Flota pequeña | |
|---|---|---|---|---|
| Precios ($/Mes) | $19 | $29 | $49 | $149 |
| Camiones Incluidos | 1 | 1 | 5 | |
| Costo por camiones adicionales | $19 | $24 | $29 | $29 |
| Administración de gastos | ||||
| Informes de pérdidas y ganancias | ||||
| Seguimiento de viajes | ||||
| Seguimiento de combustible y kilometraje | ||||
| Registro de mantenimiento | ||||
| Seguimiento y cálculo de IFTA | ||||
| Registro detallado de carga | N / A | |||
| Base de datos de cliente | N / A | |||
| Facturación | N / A | N / A | ||
| Gestión de registros de conductores | N / A | N / A | N / A |
Características de los Rigbooks
Rigbooks ofrece muchas funciones que ayudan a los propietarios-operadores y administradores de flotas a realizar un seguimiento de diferentes aspectos de su negocio de camiones, incluidos pedidos, gastos, viajes, compras de combustible y mantenimiento. A continuación se muestra una lista de algunas de las características más notables de Rigbooks.
Tablero
Rigbooks tiene una interfaz muy simple y ordenada que es extremadamente fácil de navegar. El tablero proporciona enlaces rápidos a todas las funciones que pueda necesitar, así como accesos directos para agregar instantáneamente nuevas transacciones como viajes, camiones, ingresos, gastos y compras de combustible. Hay una lista de verificación de funciones en la parte superior que le permite ver su progreso. El menú de navegación de la izquierda está bien organizado y los botones + junto a cada menú facilitan el inicio de una transacción. Los formularios son muy completos y se pueden completar en unos segundos, siempre que tenga los detalles requeridos listos para ingresar.
Tablero de Rigbooks
Rastreo de orden
El módulo de gestión de pedidos le ayuda a realizar un seguimiento de todas sus cargas y realizar un seguimiento del progreso de cada envío. Puede monitorear las cargas según el estado, y cada estado tiene una pestaña separada para facilitar el seguimiento. Los pedidos en Rigbooks se rastrean según los siguientes estados:
- Ingresado: Cargas que están esperando confirmación de tarifas
- Confirmado: Cargas que están confirmadas y listas para despachar
- Despachado: Cargas que se despacharon pero aún no están en tránsito
- En Tránsito: Cargas que están siendo entregadas al destinatario
- Entregado: Cargas que se entregaron con éxito al receptor pero que aún no se han facturado
- Completado: Cargas que se facturan
- Cancelado: Cargas canceladas por el remitente o receptor
Seguimiento de cargas en Rigbooks (Fuente: Rigbooks)
Para agregar un nuevo pedido en Rigbooks, puede hacer clic en el botón Agregar pedido en la pantalla Pedidos o tocar el botón + junto a Pedidos en el menú de navegación izquierdo. Aparecerá la pantalla Agregar un pedido, solicitando detalles como el número de pedido, el estado del pedido, la frecuencia y las partes contratantes.
Agregar un pedido en Rigbooks
Seguimiento de gastos
Puede usar Rigbooks para realizar un seguimiento de los costos de seguimiento fijos y variables. Los costos fijos son gastos en los que se incurre ya sea que esté conduciendo o no. Los ejemplos de costos fijos incluyen pagos de préstamos de equipos, costos de permisos y costos de contabilidad. Los costos variables como el combustible, el mantenimiento y la reparación de neumáticos cambian según la cantidad de millas que conduzca. Puede realizar un seguimiento de los totales de gastos de forma semanal, mensual, trimestral o anual.
Para registrar un nuevo gasto, haga clic en el botón Agregar gasto en la parte superior derecha de la pantalla Gastos, o seleccione el botón + junto al menú Gastos en el menú de navegación izquierdo. Los detalles del gasto, como el costo, la descripción y la categoría, son necesarios para completar el formulario Agregar nuevo gasto.
Agregar un nuevo gasto en Rigbooks
Tenga en cuenta que Rigbooks no realiza un seguimiento de la cuenta corriente o de la tarjeta de crédito utilizada al registrar un gasto. Esto significa que no podrá comparar fácilmente su estado de cuenta bancario o de tarjeta de crédito con sus registros de gastos para verificar que ha capturado todos los gastos. Si bien esto lo convierte en un sistema fácil de usar, brinda espacio para errores cuando se pierden los recibos. Recomendamos un sistema de contabilidad de doble entrada como QuickBooks Online para evitar omitir gastos sin querer.
Facturación
Rigbooks tiene una función de facturación muy simple, que lo ayuda a cobrar los pagos de los clientes. Puede crear una factura a partir de registros de viaje existentes, incluidos pagos parciales y notas privadas. Con Rigbooks, tiene la opción de ingresar un cliente para facturar la carga, así como una empresa de terceros como una empresa de factoring, a través de la sección Contratantes en el formulario de factura. En el lado negativo, Rigbooks no es tan completo como QuickBooks Online en términos de facturación. Por ejemplo, no puede configurar facturas recurrentes y no puede calcular el impuesto sobre las ventas automáticamente para aplicarlo a una factura como QuickBooks Online.
Tenga en cuenta que la función de facturación solo está disponible en los planes Independiente y Flota pequeña.
Agregar una nueva factura en Rigbooks
Registro de compra de combustible
Las compras de combustible a menudo representan una gran parte de los gastos totales de un negocio de camiones, por lo que es extremadamente importante realizar un seguimiento. Con Rigbooks, puede registrar los detalles de sus compras de combustible para cada camión para ayudarlo a rastrear los costos de petróleo y gasolina. También lo ayuda a mantener registros detallados del kilometraje del camión para simplificar el reembolso de impuestos.
Se puede acceder al formulario de Compra de Combustible desde el botón Agregar Compra de Combustible en la pantalla Sus Compras de Combustible o el botón + al lado del menú Combustible en la barra de navegación izquierda. Para completar el formulario de compra Agregar combustible, debe proporcionar información sobre el combustible y el millaje.
Agregar compra de combustible en Rigbooks
Gestión de documentos
El módulo de gestión de documentos proporciona una forma sencilla de almacenar, organizar y gestionar el papeleo de los conductores y los recibos de gastos. Esta función le permite adjuntar documentos de conocimiento de embarque (BOL) a sus cargas y luego generar una factura en unos segundos. El sistema de administración de documentos Rigbooks es compatible con la mayoría de las aplicaciones de escaneo móvil, como Adobe Scan y Microsoft Office Lens.
Registro de mantenimiento de flota
Esta función lo ayuda a estar al tanto de sus necesidades de mantenimiento preventivo (PM). Rigbooks proporciona una manera fácil de registrar y organizar sus procedimientos de mantenimiento y monitorear los registros de mantenimiento por categoría, como cambio de aceite, servicio de motor y neumáticos y ruedas. Los informes de mantenimiento se pueden generar de forma semanal, mensual, trimestral o anual.
Asentamientos
Rigbooks le permite pagar a sus conductores y agentes por milla, porcentaje de carga o tarifa fija por viaje. Puede agregar y realizar un seguimiento del pago de todos los viajes asociados con un acuerdo. Las liquidaciones en Rigbooks le permiten ingresar gastos adicionales que debe pagar el conductor, reembolsos adeudados al conductor y pago adicional del conductor, que se usa comúnmente para ajustes que no están relacionados con un viaje.
Para acceder al formulario Agregar nuevo acuerdo en Rigbooks, haga clic en el menú Acuerdo en la barra de navegación izquierda y luego haga clic en el botón Agregar acuerdo en la pantalla Acuerdo.
Agregar nuevo asentamiento en Rigbooks
Informes IFTA
Al igual que otro software de camiones, Rigbooks es compatible con el Acuerdo Internacional de Impuestos sobre el Combustible (IFTA). Le ayuda a cumplir con la IFTA mediante el seguimiento del kilometraje por jurisdicción. Facilita la presentación de informes al proporcionar información detallada sobre el kilometraje y las compras de combustible por jurisdicción. La función de informes IFTA en Rigbooks muestra el total de millas recorridas en todas las jurisdicciones, el total de combustible consumido en todas las jurisdicciones y el promedio de millas por galón. Los informes IFTA se pueden descargar como un archivo PDF o Excel.
Informes
Los Rigbooks generan varios informes, incluidos estados de pérdidas y ganancias, informes de gastos, millaje de combustible, informes de mantenimiento, informes de liquidación e informes de viaje. Todos los informes se pueden imprimir y descargar en formato PDF o Excel.
Atención al cliente de Rigbooks
Rigbooks proporciona una línea directa gratuita si necesita atención al cliente. También puede enviar un correo electrónico con su consulta y esperar la respuesta de uno de sus agentes. Intentamos enviar un correo electrónico y tardamos unas siete horas en obtener una respuesta.
Una de las cosas que más nos gusta de Rigbooks es que tiene un gran Centro de recursos de camiones al que puede acceder fácilmente en la barra de menú principal de la página de inicio de los sitios web. El centro de recursos incluye consejos útiles e información sobre el negocio del transporte por carretera. Por ejemplo, tiene algunos blogs informativos sobre cómo iniciar un negocio de camiones, los mejores lugares para comprar combustible y cómo realizar un seguimiento de las millas para los informes de IFTA.
Alternativas a Rigbooks
| CamionesOficina | Libros rápidos en línea | TMS de viento de cola |
|---|---|---|
| Ideal para: grandes empresas de camiones con muchos camiones | Lo mejor para: empresas de camiones que necesitan un sistema de contabilidad completo | Ideal para: Propietarios-operadores que trabajan directamente con transportistas |
| Costo: Desde $20 por mes | Costo: Desde $25 por mes | Costo: $117 por mes |
Línea de fondo
Ya sea propietario-operador o propietario de una pequeña flota de camiones con no más de cinco camiones, los Rigbooks pueden ser una excelente opción. Tiene las herramientas que necesita para despachar y rastrear sus cargas, controlar el combustible y otros gastos, facturar a los clientes y cumplir con el IFTA. Es muy fácil de usar y tiene informes de costo por milla simples pero poderosos que ayudan a las empresas de camiones a comprender la rentabilidad de cada carga que envían.
¿Es bueno Rigbooks?
Rigbooks es mejor para
Camioneros que necesitan un TMS fácil de usar: Rigbooks tiene la interfaz más simple y fácil de usar entre los software de contabilidad de camiones que hemos revisado, lo que lo convierte en una opción ideal para los camioneros que no tienen mucha experiencia en contabilidad.
¿Rigbooks tiene una aplicación?
Ahora puede agregar viajes, ingresos, combustible, gastos, facturas y millaje IFTA con un solo clic desde cualquier lugar de la aplicación.
¿Cómo hago un seguimiento de mi negocio de camiones?
Muchos dueños de negocios de camiones realizan un seguimiento de sus gastos a través de una hoja de cálculo en Excel. Otros prefieren usar lápiz y papel para ingresar datos. Sin embargo, TMS, también conocido como software de administración de camiones, es la forma más eficiente de realizar un seguimiento de los gastos y otros datos.
¿Cómo inicio un operador propietario de un negocio de camiones?
Estos son los pasos que debe seguir para convertirse en un exitoso conductor de camión propietario.
- Evalúa tu situación personal.
- Evalúe sus finanzas.
- Obtenga una licencia de conducir comercial (CDL).
- Formar un negocio.
- Archivo para el número USDOT.
- Obtenga su autoridad de camiones.
- Compra un seguro de camiones.
- Decide si comprar o arrendar un camión.