Las empresas pueden optar por utilizar un sistema de inventario periódico de período perpetuo para calcular el costo de los bienes vendidos (COGS). Un sistema de inventario periódico calcula el COGS siguiendo un recuento de inventario físico al final del período, mientras que un sistema de inventario perpetuo calcula el COGS después de cada venta.
A la mayoría de las empresas les encantaría tener un inventario actualizado y saldos COGS provistos de un sistema de inventario perpetuo. Sin embargo, limitaciones como la dificultad para mantener registros y la necesidad de un software de contabilidad potente impiden que algunas pequeñas empresas utilicen el sistema de inventario perpetuo. Como se analiza a continuación, la contabilidad en un sistema de inventario periódico es mucho más simple que en un sistema de inventario perpetuo.
Sistema de inventario frente a suposición de flujo de costos: perpetuo y periódico son sistemas de inventario que determinan cuándo calcula el COGS. Las suposiciones de flujo de costos como último en entrar, primero en salir (LIFO), primero en entrar, primero en salir (FIFO) y el costo promedio determinan cómo asigna los costos entre unidades idénticas de inventario. Las empresas deben elegir tanto un sistema de inventario como un supuesto de flujo de costos.
El inventario perpetuo es mejor para
- Empresas con software de contabilidad que incluye contabilidad de inventario: el sistema de inventario perpetuo requiere un sistema de contabilidad computarizado para registrar los COGS de manera eficiente para cada transacción de venta. QuickBooks Online es nuestro mejor software de contabilidad para pequeñas empresas que puede manejar un sistema de inventario perpetuo con un supuesto de flujo de costos LIFO. Además, también puede consultar Xero, una de nuestras mejores alternativas de QuickBooks, para el inventario perpetuo con el método de costo promedio.
- Empresas que pueden permitirse sistemas de gestión de inventario: un sistema de gestión de inventario (IMS) es un software que realiza un seguimiento de su inventario a lo largo de la cadena de suministro. El uso de un sistema de inventario perpetuo junto con un IMS crea un flujo de información sincronizado.
- Negocios con múltiples puntos de venta o sucursales: Los conteos físicos periódicos interrumpen las operaciones normales. Para las tiendas minoristas, sería ineficiente contar los productos periódicamente debido al volumen y los costos del inventario. Es por eso que un sistema de inventario perpetuo puede beneficiar a los minoristas, ya que puede informar los COGS y el inventario final sin realizar un conteo.
- Empresas que venden productos de alta rotación que son susceptibles de robo o roturas: bajo un sistema de inventario periódico, no puede detectar la escasez de inventario ya que el COGS se basa en el inventario final. El costo de los bienes robados o rotos no se puede separar del COGS. En un sistema de inventario perpetuo, las diferencias entre el inventario por libros y por conteo pueden proporcionar información sobre las pérdidas de inventario debido a roturas o hurtos.
El inventario periódico es mejor para
- Pequeñas empresas en general: dado que el sistema periódico es más fácil de implementar, este método es más fácil para las pequeñas empresas, ya que no requiere un mantenimiento constante de registros.
- Empresas con pequeños porcentajes de ingresos por ventas de inventario: las empresas con pequeñas ventas de inventario pueden beneficiarse de un sistema periódico ya que las cantidades de inventario no son significativas.
- Empresas con un nivel estable de inventario: la diferencia entre el COGS y las compras del año en curso es el cambio en el inventario. Si una empresa tiene un nivel estable de inventario, entonces las compras están muy cerca de COGS y el método periódico simple generará los mismos resultados que el método perpetuo que consume más tiempo.
Inventario perpetuo vs periódico de un vistazo
| Perpetuo | Periódico | |
|---|---|---|
| Inventario en tiempo real y saldos COGS | X | |
| Dificultad para mantener | Difícil | Fácil |
| Software de contabilidad con costo de inventario por unidad | Requerido | No requerido |
| Cuenta debitada por bienes comprados | Inventario | Compras (COGS) |
| Cuenta debitada por bienes vendidos | COGS | n / A |
| Cuenta debitada por cargos de flete | Inventario | Carga de entrada (COGS) |
| Cuenta acreditada por bienes devueltos | Inventario | Devoluciones de compras |
| Cuenta acreditada para descuentos | Inventario | Descuentos en compras |
| Ajuste de fin de período | Innecesario | Necesario |
| Necesidad de un conteo físico | Anual | Fin del periodo |
| Pérdida de inventario | Deducido de los registros de inventario | Enterrado en la COGS |
En la siguiente sección, ilustre bien la diferencia entre el sistema de inventario periódico y el sistema de inventario perpetuo al mostrar los asientos de diario mientras se usa el supuesto de flujo de costos FIFO. Puede visitar nuestro análisis en profundidad del método de costo promedio y el método LIFO para ver cómo se implementan con sistemas periódicos y perpetuos.
Detalles y características del inventario periódico
El sistema de inventario periódico es el sistema más fácil de implementar para las pequeñas empresas. No requiere un mantenimiento de registros constante y facilita las transacciones diarias, lo que lo hace ideal para personas que trabajan por cuenta propia y emprendedores independientes. Estas son las características clave de un sistema periódico:
- Todas las compras de inventario se registran en la cuenta Compras, que se muestra en la sección COGS del estado de resultados.
- Los conteos físicos periódicos son esenciales y se utilizan para determinar el costo del inventario final.
- El inventario en el balance general se ajusta al costo real en función del recuento de inventario físico.
- El COGS se calcula como compras durante el año más el inventario inicial menos el inventario final.
Pros y contras del sistema de inventario periódico
| PROS | CONTRAS |
|---|---|
| Es fácil de implementar para pequeñas empresas. | No revela la contracción del inventario ya que no hay cantidades de inventario de libros para comparar con el conteo físico. |
| Requiere un mantenimiento de registros simple y una contabilidad mínima. | Puede haber posibles interrupciones operativas durante los conteos físicos periódicos. |
| Puede implementarse con o sin un programa de software de contabilidad o un sistema de gestión de inventario. | Es posible que COGS no presente completamente la correspondencia adecuada de costos con ingresos, ya que también contiene mermas de inventario. |
Asientos de diario del sistema de inventario periódico
Los sistemas de inventario periódico y perpetuo requieren diferentes asientos de diario. Primero repasemos las entradas de diario del método periódico y luego pasemos al sistema de inventario perpetuo. En nuestra ilustración, usemos datos de muestra de una empresa ficticia llamada FitTees.
FitTees, una tienda de ropa lista para usar en Nueva York, utiliza el método FIFO para calcular el costo del inventario. En su balance del 31 de diciembre de 2021, reportó un inventario de mercancías de $4,958. Los detalles de la cuenta de inventario de mercancías se presentan en el informe de cantidad de inventario al 1 de enero de 2022:
| INFORME DE CANTIDAD DE INVENTARIO de FitTees A partir del 1 de enero de 2022 | |||
|---|---|---|---|
| Descripción | Cantidad | Costo | Total |
| FitTees – Camisas de diseñador | 125 | $28 | $3,500 |
| FitTees – Vaqueros | 54 | $27 | $1,458 |
| INVENTARIO INICIAL | $4,958 |
Registro de compras en efectivo
El 2 de enero, FitTees compró 2000 unidades de camisetas de diseñador de un nuevo proveedor, FRESH Distributors, Inc. en efectivo a $20 por unidad.
| DIARIO GENERAL | |||
|---|---|---|---|
| Fecha | Descripción | Débito | Crédito |
| 2 de enero | Compras (COGS) | 40.000 | |
| Dinero | 40.000 |
Registro de compras a cuenta
El 3 de enero, FitTees compró 2000 unidades de jeans a $23 por unidad de SMRE Company a cuenta, lo que significa que pueden pagar la factura más tarde, digamos 30 días. Registramos esta transacción de la siguiente manera:
| DIARIO GENERAL | |||
|---|---|---|---|
| Fecha | Descripción | Débito | Crédito |
| 3 de enero | Compras (COGS) | 46,000 | |
| Cuentas por pagar (C/P) – Empresa SMRE | 46,000 |
Registro de ventas en efectivo
FitTees vendió 700 unidades de camisas de diseñador y 900 unidades de jeans a $39 cada una. Todas estas son ventas en efectivo.
| DIARIO GENERAL | |||
|---|---|---|---|
| Fecha | Descripción | Débito | Crédito |
| 7 de enero | Dinero | 62,400 | |
| Ventas | 62,400 |
Como estamos usando el sistema periódico, no hacemos una entrada de diario para registrar el COGS.
Registro de ventas a cuenta
FitTees vendió 1200 unidades de camisas de diseñador y 800 unidades de jeans a $35 cada uno a WP Clothing, un revendedor en California.
| DIARIO GENERAL | |||
|---|---|---|---|
| Fecha | Descripción | Débito | Crédito |
| 7 de enero | Cuentas por cobrar (A/R) – WP Clothing | 70.000 | |
| Ventas | 70.000 |
Conteo físico
FitTees realiza un conteo físico mensual para determinar los bienes existentes disponibles.
Durante el conteo físico, FitTees descubrió que hay 225 unidades de camisas de diseñador y 354 unidades de jeans disponibles.
| Camisas de diseñador (225 unidades x $20) | $ 4,500 |
| Jeans (354 unidades x $23) | 8,142 |
| Acabando el inventario | 12,642 |
En la fecha de conteo, las unidades restantes disponibles para camisas de diseñador cuestan $20 y $23 para jeans. Como estamos usando el método FIFO, las primeras unidades compradas son las primeras unidades vendidas. Por lo tanto, las unidades del inventario final son las unidades compradas más recientemente.
En el sistema de inventario periódico, necesitamos actualizar nuestros registros de inventario después del conteo físico. Pero primero, calculemos el COGS usando la fórmula COGS:
| Inventario inicial (basado en el informe de inventario) | 4,958 |
| Compras (40.000 + 46.000) | 86,000 |
| Costo de los bienes disponibles para la venta | 90,958 |
| Inventario final como contado | ( 12,642) |
| COGS | 78,316 |
Los asientos de diario para ajustar nuestros registros son los siguientes:
| DIARIO GENERAL | |||
|---|---|---|---|
| Fecha | Descripción | Débito | Crédito |
| 31 de enero | Inventario de mercancías (costo final) | 12,642 | |
| COGS (cifra de equilibrio) | 73,316 | ||
| compras | 116,000 | ||
| Inventario de mercancías (costo inicial) | 4,958 |
Detalles y características del inventario perpetuo
En un sistema de inventario perpetuo, mantenemos registros en el libro mayor auxiliar para cada artículo del inventario. El principal beneficio de tener varios libros mayores es que puede realizar un seguimiento de los saldos de inventario y COGS durante todo el año. Además, no es necesario que realice recuentos de inventario frecuentes porque los registros perpetuos siempre proporcionan la información más reciente.
Pros y contras del sistema de inventario perpetuo
| PROS | CONTRAS |
|---|---|
| Los saldos de inventario y los COGS se rastrean en tiempo real | El mantenimiento de libros mayores auxiliares puede ser difícil y costoso para las pequeñas empresas. |
| No hay necesidad de realizar conteos físicos frecuentes en un año. Los conteos físicos se pueden realizar una o dos veces al año solamente. | Las empresas deben tener un poderoso programa de software de contabilidad para implementar un sistema perpetuo. |
| La información oportuna sobre los saldos de inventario existentes puede optimizar los volúmenes de pedido de inventario y evitar los desabastecimientos. | El uso de registros perpetuos no vale la pena para empresas con muy poco inventario. |
| El sistema de inventario perpetuo puede revelar mermas de inventario. |
Para ilustrar el sistema perpetuo, usemos los mismos datos de FitTees.
Registro de compras en efectivo
El 2 de enero, FitTees compró 2000 unidades de camisetas de diseñador de un nuevo proveedor, FRESH Distributors, Inc. por un valor en efectivo de $20 por unidad.
| DIARIO GENERAL | |||
|---|---|---|---|
| Fecha | Descripción | Débito | Crédito |
| 2 de enero | Inventario de mercancía | 40.000 | |
| Dinero | 40.000 |
Tenga en cuenta que en el sistema de inventario perpetuo, registramos directamente nuestras compras en la cuenta de inventario en lugar de la cuenta de Compras COGS.
Registro de compras a cuenta
El 3 de enero, FitTees compró 2000 unidades de jeans a $23 por unidad de SMRE Company a cuenta, lo que significa que pueden pagar la factura más tarde, digamos 30 días. Registramos esta transacción de la siguiente manera:
| DIARIO GENERAL | |||
|---|---|---|---|
| Fecha | Descripción | Débito | Crédito |
| 2 de enero | Inventario de mercancía | 46,000 | |
| C/P – Empresa SMRE | 46,000 |
Registro de ventas en efectivo
FitTees vendió 700 unidades de camisas de diseñador y 900 unidades de jeans a $39 cada una. Todas estas son ventas en efectivo. El COGS total bajo el método FIFO es de $35,916.
| DIARIO GENERAL | |||
|---|---|---|---|
| Fecha | Descripción | Débito | Crédito |
| 7 de enero | Dinero | 62,400 | |
| Ventas | 62,400 | ||
| COGS | 35,916 | ||
| Inventario de mercancía | 35,916 |
| Cálculo de COGS: | |
| 125 camisas de diseñador a $28 cada una | $ 3,500 |
| 575 camisas de diseñador a $20 cada una | 11,500 |
| 54 jeans a $27 cada uno | 1,458 |
| 846 jeans @ 23 cada uno | 19,458 |
| COGS totales | $ 35,916 |
En el sistema perpetuo, necesitamos registrar el COGS al mismo tiempo que registramos la venta. La entrada resaltada representa los costos transferidos del inventario a COGS. Este asiento debe realizarse cada vez que haya una venta, por lo que el sistema perpetuo solo debe utilizarse con un software de contabilidad que hará los cálculos necesarios.
Registro de ventas a cuenta
FitTees vendió 1200 unidades de camisas de diseñador y 800 unidades de jeans a $35 cada uno a WP Clothing, un revendedor en California. El COGS bajo el método FIFO es de $42,400
| DIARIO GENERAL | |||
|---|---|---|---|
| Fecha | Descripción | Débito | Crédito |
| 7 de enero | A/R – Ropa WP | 70.000 | |
| Ventas | 70.000 | ||
| COGS | 42,400 | ||
| Inventario de mercancía | 42,400 |
| Cálculo de COGS: | |
| 1,200 camisas de diseñador a $20 cada una | $ 24,000 |
| 800 jeans a $23 cada uno | 18,400 |
| COGS totales | $ 42,400 |
Ver COGS e inventario
En un sistema de inventario perpetuo, siempre actualizamos nuestra cuenta COGS con cada transacción. Por lo tanto, no hay ningún asiento de diario de ajuste al final del período. Nuestro COGS e Inventario bajo el método perpetuo están determinados por las entradas de diario ya realizadas.
| Totales del período | |||
|---|---|---|---|
| Fecha | Descripción | Inventario | COGS |
| 1 de enero | Saldo inicial | $4,958 | -0- |
| 2 de enero | Compra | $40,000 | |
| 3 de enero | Compra | $46,000 | |
| 7 de enero | Rebaja | ($35,916) | $35,916 |
| 7 de enero | Rebaja | ($42,400) | $42,400 |
| Total al final del período | $12,642 | $78,316 |
Línea de fondo
La elección entre los sistemas de inventario perpetuo y periódico depende del tamaño, la complejidad y la naturaleza de su pequeña empresa. Incluso si es una pequeña empresa, eso no significa que el sistema de inventario perpetuo no sea beneficioso para usted. Al elegir un sistema de inventario, debe sopesar los costos y los beneficios. Siempre que los beneficios superen el costo, puede utilizar cualquiera de los dos sistemas de inventario.